Файл: Делопроизводство.doc

10

ДОУ

ЗАДАНИЯ

Задания для практической работы

Блок 1. «Служебное письмо»

1. Оформить реквизит «Адресат» (№ 15) для писем:

1. В Московскую бизнес-школу «ЭКСПЕРТ»

2. В школу № 341, директору Сычевой Н.Т.

3. Начальнику отдела кадров ЗАО «Маяк» Видову Л.Д.

4. В транспортный отдел ОАО «Метеор»

5. Баринову Ивану Петровичу. (физическое лицо)

6. Начальникам всех лабораторий ЦНИИГрадостроительства

2.Оформите реквизит «ссылка на индекс и дату документа» при оформлении ответа на письмо № 214/04-09 от 10.07.20хх.

3.Оформите отметку о наличии приложения, когда вместе с письмом пересылается:

1. Акт экспертизы (3 листа, 2 экз.) и заявление (1 лист, 1 экз.)

2. прейскурант (8 листов, 2 экз.),о котором говориться в тексте письма.

4. Оформить письмо Директора ЗАО «Дорис» Дорохова директору ООО «Тайм» Поргину:

«К сожалению, Вашу просьбу об изменении срока отправки партии компьютерных столов выполнить не можем ввиду ее отсутствия на складах компании. Столы будут поставлены в сроки, предусмотренные действующим договором.»

5. Оформить письмо коммерческого директора ЗАО «Старт» Некрасова директору выставочного центра «Экспо-бизнес» и ответ на него:

«Ознакомившись с программой работы Вашего Выставочного центра, направляем заявку на участие в осенней экспозиции.

Просим включить нашу организацию в число участников и предоставить нам 400 квадратных метров выставочной площади»

«Сообщаем, что Ваша заявка на участие в выставке одобрена отборочным Советом.

Для подготовки экспозиции Вам необходимо командировать к нам не позднее 10.09.20хх сроком на три дня ответственного исполнителя»

6.Оформить письмо директора ООО «Сити-стар» во Всероссийский институт документоведения и архивного дела:

«Просим оказать техническую помощь нашему специалисту в сборе необходимых материалов по унификации управленческих документов и организации документационного обеспечения организации.

7. Оформить письмо директора ООО «Вихрь» в Ассоциацию малых предприятий России и ответ на него (текст ответа придумать):

«Направляем протокол совещания Совета учредителей ООО «Вихрь» от 20.07.20хх

---

№234 с решением о вступлении в Ассоциацию.

В случае положительного решения, просим выслать в наш адрес пакет вступительных документов».

8. Оформить гарантийное письмо ЗАО «Кедр» начальнику технического отдела ОАО «Сигма» с просьбой об оказании технической помощи в установке и наладке машин вычислительного центра.

9. Оформить ответное письмо директора ООО «Вымпел» главному инженеру ЗАО «Пирамида» о согласии рассмотреть их предложения по капитальному ремонту санатория.

Блок 2 . «Внутренняя переписка»

1.Докладная записка начальника планово-экономического отдела ЗАО «ЭКО» Витина генеральному директору Зубревой об обеспечении отдела тремя компьютерами, необходимыми для своевременного выполнения работ по контракту № 12/24.

2.Справка главного бухгалтера ЗАО «Х» Медведевой директору Ивлеву:

В соответствии с планом модернизации оборудования и офисной мебели в первом квартале сего года были закуплены следующие комплекты:

Вид комплекта	Количество (шт.)	Стоимость (руб)	Место установки

3.Докладная записка бухгалтера Синицыной коммерческому директору

ООО «Полимер» Шилову: «Предлагаю применить штрафные санкции к Серпуховскому филиалу ЗАО «Спецоснастка», задерживающему в течение двух месяцев оплату поставленной продукции, несмотря на неоднократные письменные напоминания».

4. Объяснительная записка менеджера отдела маркетинга Юдина директору ООО «Консультант» Устиновой: «28.00.20хх я опоздал на работу на 45 минут из-за транспортной аварии. Справку, выданную автотранспортным предприятием, прилагаю».

5..Комплекс документов:

5.1. Докладная записка начальника отдела капитального строительства (ОКСа) Деева директору ЗАО «Тема» Седову о необходимости командировать в г. Сочи на три дня менеджера отдела Лазареву для уточнения объемов работ, выполненных на строительстве гостиницы «Европа».

5.2.Справка об объемах выполненных работ, присланная Лазаревой из Сочи на имя Деева.

5.3.Объяснительная записка начальника строительства Ветрова, присланная из Сочи Седову. (Ветров подчинен Седову напрямую)

---

6. Оформить внутренние документы ЗАО «Гранд»:

6. 1. Докладная записка начальника отдела готовой продукции Белова директору Чернову:

«10.03.20хх в канцелярию для оформления и размножения были переданы материалы, необходимые для проведения намеченной на апрель рекламной компании. До настоящего времени работа не выполнена. Начальник канцелярии Фокина В.А. ссылается на низкую производительность и неисправность офисной техники. Если документы не будут готовы в течение трех дней, мы не сможем начать рекламную кампанию в намеченные сроки.»

Наложена резолюция директора Фокиной: «Дать объяснения»

6.2. Объяснительная записка Фокиной. Составить текст со ссылкой на то, что техника старая, маломощная, часто выходит из строя, постоянно требует ремонта, а объемы копировально-множительных работ за последнее полугодие резко увеличились. Записка содержит просьбу рассмотреть вопрос о возможности замены копира. К ней приложены: техническая характеристика копира и справка об объемах копировально-множительных работ, выполненных канцелярией за последнее полугодие, подготовленная секретарем канцелярии Мишиной.

Резолюция директора Фокиной с заданием подготовить письмо-запрос в ЗАО «Формоза».

6. 3. Справка Мишиной.

6.4. Письмо, подготовленное Фокиной за подписью Чернова.

6.5. Ответное письмо с приложенными прайс-листами, обработанное в «Гранде» как

входящее. (+отметка о поступлении, резолюция, отметка о контроле, отметка общение исполнении). Зарегистрировать его на РКК.

7. Исправить ошибки в оформлении документа; отредактировать текст.

Директору авторемонтного салона

Пескареву

Обращаюсь к Вам с настоящей докладной запиской по следующему вопросу. Контрольные испытания отремонтированных машин часто требуют задержки слесарей и шоферов на сверхурочную работу. Мы подчас сталкиваемся с трудностями по оформлению сверхурочных в бухгалтерии. Поэтому Вам срочно необходимо разобраться в этом вопросе и принять необходимые меры по вышеизложенному.

Начальник мастерской № 3 Смирнов В.И.

Блок 3. «Распорядительные документы»

1. Приказ генерального директора ООО «Эра» Ольнева, в котором начальнику Оптового отдела Никитиной поручается организовать работу своего отдела в субботу 25.00.0000; начальнику службы безопасности Дмитриеву – обеспечить допуск сотрудников оптового отдела в помещение ООО 25.00; бухгалтеру Сомовой – подготовить предложения по оплате сверхурочных до 20.00.0000; контроль за исполнением приказа возлагается на исполнительного директора Коренева.

---

2. Распоряжение зам. директора по персоналу ООО «Эра» Сафоновой от 10.11.20хх № 19, в котором начальникам структурных подразделений дается поручение составить графики отпусков своих сотрудников на 20хх год и представить их в отдел кадров до 01.12.20хх; отделу кадров – составить сводный график отпусков сотрудников ООО на 20хх год до 10.12.20хх; контроль за исполнением распоряжения оставляет за собой Сафонова.

3. Приказ по ЗАО «Космос» об итогах документальной проверки организации документационного обеспечения. В акте ревизии были отмечены следующие недостатки:

• В отделе кадров предприятия в личных делах работников отсутствуют некоторые необходимые документы.

• В канцелярии не ведется журнал регистрации приказов по основной деятельности.

• В бухгалтерии выдача зарплаты по трудовым соглашениям механику по ремонту оргтехники не подтверждена актами о выполнении работ.

4. Проект указания об организации дежурства в праздничные дни с 31 декабря по 10 января, в котором зам. директора по АХЧ Федотову поручается организовать дежурства сотрудников во время праздников; 31.12 до 17-00 проверить и опечатать служебные помещения; представить на утверждение график дежурств до 29.12.

5. Приказ директора школы № 242, изданный на основании письма от 11.01.20хх № 01-пр Северо-Восточного управления образования «О проведении инвентаризации в период с 20 по 25 января». В приказе указан срок проведения инвентаризации; определен состав инвентаризационной комиссии; установлен срок представления акта по итогам работы комиссии; назначен ответственный за исполнение приказа.

6. Решение Совета директоров ЗАО «Российские меха», в котором коммерческому директору Носовой поручается для подготовки к участию в выставке «Экспо-2012» продумать ассортимент изделий; направить заявку на участие в оргкомитет выставки; организовать обучение стендистов; разработать концепцию стенда и представить свои предложения Совету директоров.

7. Приказ директора ОАО «Эпоха» Борисова: «В целях совершенствования работы с документами приказываю утвердить Инструкцию по делопроизводству в ООО «Эпоха»; ввести в действие Инструкцию с 01.08.20хх; всем подразделениям и сотрудникам ОАО с 01.08.20хх руководствоваться правилами работы с документами, изложенными в Инструкции (ответственные – начальники подразделений); секретарю-референту Ивиной В.А. обеспечить тиражирование Инструкции и ее передачу в подразделения до 30.07.20хх; контроль за исполнением приказа возложить на зам. директору Ефимову Л.Л.

---

8. Оформить заголовочную часть Инструкции.

9. Оформить выписку из приказа Ольнева (задание 1) для Дмитриева.

10. Оформить выписки и других распорядительных документов.

Блок 4. Оформить документы, созданные в ОАО «Дионис-клуб»

1. Докладная записка начальника коммерческого отдела Никитина коммерческому директору Волковой, в которой излагается просьба увеличить объемы закупок шампанских вин из ЗАО «Новый свет» в период с ноября по январь, так как, согласно прилагаемой справке (см. п. 2), в эти месяцы значительно увеличиваются объемы реализации.

2. Справка менеджера коммерческого отдела Ерохина Никитину о динамике продаж шампанских вин с 1998 по 2011 год.

3. Резолюция к докладной записке с заданием Никитину подготовить письмо генеральному директору ЗАО «Новый свет» Ярцеву с просьбой изменить график поставок…

4. Письмо, подготовленное Никитиным за подписью Волковой.

5. Объяснительная записка начальника Центрального склада Митина Генеральному директору ОАО Кириллову, в которой он объясняет причины нарушений сроков комплектования заказов увеличившимися объемами поставок из «Нового света» и просит установить график обслуживания складом подразделений ОАО для его более ритмичной работы.

6. Резолюция Кириллова с заданием логисту Прохорову подготовить проект соответствующего приказа.

7. Приказ.

Блок 6.

Подготовить РКФ и зарегистрировать в них:

1. В журнале регистрации внутренних документов ЗАО «Тема» докладную и объяснительную записки.

2. В журнале регистрации исходящих документов – письмо 6.4.

3. В журнале регистрации входящих документов – письмо 6.5.

Функциональное назначение групп организационно-распорядительной документации

№	Наименование группы	Функциональное назначение группы	Основные виды документов
1	Документация по созданию пред­приятия	Документирование факта формирования (учреждения) пред­приятия в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством РФ	Заявительные до­кументы, организа­ционно-распоряди­тельные документы, документы прото­кольных мероприя­тий
2	Документация по реорганизации предприятия	Документирование факта реорганизации предприятия в поряд­ке и по основаниям, предусмотренным за­конодательством РФ	Протокол собрания, решение Совета ди­ректоров, приказ
3	Документы по ликвидации пред­приятия	Документирование факта ликвидации предприятия в поряд­ке и по основаниям, предусмотренным за­конодательством РФ	Организационно-распорядительные документы, докумен­ты протокольных ме­роприятий, Уведомительные документы
4	Документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий	Документирование перехода права соб­ственности в порядке и по основаниям, предусмотренным за­конодательством РФ	Заявка на участие в конкурсе, про­токол собрания, свидетельство о го­сударственной ре­гистрации
5	Документация по распорядительной деятельности пред­приятия	Документирование основных управлен­ческих решений по руководству повсе­дневной деятельно­стью предприятия	Постановление (ре­шение), протокол, приказ, распоряже­ние, указание
6	Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности пред­приятия	Документирование основных управлен­ческих решений организационно-норма­тивного характера	Правила внутрен­него трудового распорядка, штатное расписание, поло­жение о подразде­лении, должностная инструкция
7	Документация по оперативно-информационному регу­лированию деятель­ности предприятия	Документирование мероприятий опера­тивно-информацион­ного регулирования деятельности пред­приятия	Акт, письмо, справка
8	Документация по кадровому обеспе­чению деятельно­сти предприятия1	Документирование ме­роприятий кадрового обеспечения деятель­ности предприятия	Документация по приему, переводу, увольнению работников; по оформлению отпусков, командировок, взысканий, поощрений

---