ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 16.10.2024
Просмотров: 8
Скачиваний: 0
Автоматизация управленческого учета: акценты в кризис
В последнее время стало модно рассматривать все события и явления через призму кризиса. Не стану отходить от сложившейся за последние месяцы «традиции». В условиях жесткой конкуренции на кризисном рынке как никогда возрастают требования к управленческой информации. Нужно точно понимать, насколько эффективен бюджет и бизнес в целом, какие клиенты наиболее перспективны, достигает ли компания поставленных целей, почему не все идет по плану… Причем чтобы не остаться за бортом, на все эти и многие другие вопросы нужны четкие, актуальные, грамотно обоснованные ответы. В статье расскажу об автоматизации управленческого учета как способе реанимировать торговый бизнес в сложившихся условиях.
Автоматизация – способ превосходить конкурентов
Автоматизация – отличный способ повысить качество, оперативность и достоверность управленческого учета. Попытаемся систематизировать преимущества, которые дает автоматизация управленческого учета с точки зрения потенциального влияния на эффективность бизнеса:
· Сокращение времени и трудозатрат на подготовку отчетности
Автоматизация позволяет подготавливать управленческую отчетность практически без задержек. Информация не устаревает, а, следовательно, и реакция на изменения становится более быстрой. Эта же возможность позволяет оперативнее проследить изменения, которые происходят под влиянием управленческих решений, и проводить коррекцию, не давая происходить негативному развитию событий. Автоматизация процесса подготовки отчетности снижает трудозатраты, а учитывая, что отчетность должна готовиться регулярно – это позволяет сэкономить приличный объем трудозатрат.
· Повышение достоверности данных
Автоматизация влияет на повышение достоверности тремя путями:
1) Путем создания «единого информационного пространства». Если учетная деятельность ведется в единой КИС не возникает таких досадных явлений, как например разные данные об объеме продаж в отделе продаж и в финансовом отделе.
2) Путем интеграции учетных процедур в рабочий процесс. Когда накопление учетных данных идет одновременно с выполнением оперативной работы, резко уменьшается возможность умышленного и неумышленного искажения отчетных данных, подготавливаемых вручную в конце отчетного периода.
3) Отладив процедуру подготовки отчета, можно быть уверенным, что все последующие отчеты не будут содержать ошибок обработки данных и составлены по единому алгоритму.
· Улучшение качества информации
Автоматизированный управленческий учет дает возможность применять более тонкие методы анализа и прогнозирования, которые недостижимы в отсутствии средств автоматизации. Применение средств анализа, интегрированных в большинство OLAP-систем и BI-систем, позволяет без обращения к программисту анализировать отчетные данные в разных аспектах, «на лету» меняя представление данных. Кроме того, применение встроенных средств прогнозирования и анализа позволит найти ответ на сложные вопросы. Например: «Какие методы рекламы и продвижения товаров наиболее эффективно сказываются на продаже каких товаров в разных регионах?», - на этот вопрос без средств автоматизации отвечать можно только умозрительно.
Управленческий учет – вещь индивидуальная
Однако все эти преимущества только потенциальные. И также как верно то, что без автоматизации достичь такого качества информации и анализа невозможно, также верно и то, что если мы не знаем, что анализировать, то никакая автоматизация нам не поможет.
Не следует сводить управленческий учет только к финансовым показателям. Доходность, кэш-флоу, EBITDA и EVA – эти показатели характеризуют бизнес в целом, без относительно к специфике менеджерских задач. Они хороши для инвесторов. Для управленцев, от действия которых фактически зависят результаты деятельности компании, эти показатели бесполезны. Бесполезны в том смысле, что они слишком общи и скорее являются результатом их деятельности, чем подспорьем. Управленцам нужны более тонкие показатели, например, средняя стоимость перевозки 1 тонны товара объемом 1 кубометр на 1 километр или количество позиций заказа набираемых одним оператором склада в день. Как можно заметить, эти показатели очень специфичны, они связаны с самой сутью бизнеса и его конкурентоспособности. Но именно такие отчеты позволяют управлять бизнесом и обеспечивать его конкурентоспособность. В этой связи не совсем правильно, а вернее совсем неправильно называть внедрение системы бюджетирования[1] постановкой управленческого учета, что нередко встречается в литературе и в рекламных проспектах продавцов таких систем. Финансовая составляющая присутствует в большинстве управленческих показателей, однако исключительно финансовые показатели, как и бюджетный учет скорее являются контрольными показателями. Они являются «сырьем» для подготовки управленческих отчетов, необходимых менеджерам для управления.
Программы для автоматизации управленческого учета. OLAP и OLTP системы.
Задача автоматизации управленческого учета может быть разделена на две области: организация регистрации учетных данных и получение отчетности. Здесь уместно будет дать характеристику системам, используем для организации сбора управленческих данных и подготовки управленческой отчетности.
OLTP (Online Transaction Processing) – онлайновая (в режиме реального времени) обработка транзакций. Способ организации базы данных, при котором система работает с транзакциями небольшими по размерам, но идущими большим потоком, и при этом клиенту требуется от системы максимально быстрое время ответа. ERP, CRM, WMS и прочие системы для автоматизации оперативной работы – это OLTP системы. Эти системы оптимизированы для небольших дискретных транзакций. А вот сложная комплексная отчетность требует сложного соединения таблиц, в которых система хранит данные, и просмотр таблиц целиком. На один такой запрос уйдет масса времени и компьютерных ресурсов, что затормозит обработку текущих транзакций. Эти ограниченные возможности по подготовке отчетности привели к возникновению OLAP систем.
OLAP (Оnline Analytical Processing) – аналитическая обработка в реальном времени. Технология обработки информации, включающая составление и динамическую публикацию отчётов и документов. Используется аналитиками для быстрой обработки сложных запросов к базе данных, в том числе т. н. data mining – «добыча данных», способ анализа информации в базе данных с целью отыскания скрытых зависимостей и трендов. Причина использования OLAP для обработки запросов — это скорость. Организация хранения данных в OLAP системах базируется на «пространственной безе данных», а в OLTP – на реляционной. Классические OLAP системы «читают» данные, накопленные в OLTP и создают собственную базу данных, требующую, однако большого дискового пространства. На базе этой технологии создаются приложения типа business intelligence (BI), бизнес-анализ, обладающие большим количеством встроенных механизмов анализа.
Упрощенно. С целью обеспечения корректности данных, базы данных в OLTPсистемах опираются на принцип «нормализации данных» - данные регистрируются один раз и хранятся в единственном месте. Это исключает дублирование и возможное расхождение данных. Этот принцип обеспечивает целостность и непротиворечивость данных. В OLAP-приложениях данные денормализованы, предварительно агрегированы, поэтому отчеты создаются в десятки и сотни раз быстрее. Коррекция данных в этих системах исключается. Если необходимо корректируют исходные данные и вновь закачивают в OLAP систему.
Таким образом, для организации управленческого учета сейчас рекомендуется связка OLTP и OLAP системы. OLTP система (например, ERP) используется для сбора учетных данных, а OLAP система для подготовки аналитических отчетов и собственно аналитической работы.
Актуальность автоматизации управленческого учета в период кризиса
Ознакомившись с основными понятиями и реалиями задачи постановки управленческого учета уместно еще раз остановиться на актуальности его автоматизации сейчас. В особенности связки ERP(OLTP) и BI(OLAP) систем. Это легко пояснить. В кризисный период рушатся стереотипы, дают сбой привычные схемы работы, а что делать неясно. Нет никаких рецептов типа «делай раз, делай два». BI-системы позволяют нащупать новые тенденции, понять характер происходящих перемен, сориентироваться в формирующихся трендах. Учитывая, что внедрение этих систем очень быстрое, например 3 месяца, а стоимость систем относительно невелика (например, цена полнофункциональной «не брендовой» системы[2] начинается от 20 тыс.евро.), автоматизация управленческого учета может вполне рассматриваться как антикризисное мероприятие.
Отдача от таких систем может быть очень велика, например еще до окончания внедрения BI системы, ценой 20 тыс.евро. в компании Цезарь Парк были выявлены и возвращены товарные потери на сумму 150 тыс.долларов. Аналитические возможности этой системы позволили «найти» товар, «потерянный» в отчетах, подготавливаемых из их обычной системы.
План автоматизации управленческого учета на основе BI системы
Задача автоматизации управленческого учета распадается на два ключевых аспекта – сбор данных для подготовки управленческой отчетности и собственно подготовка управленческой отчетности.
5 шагов:
1. Разработка показателей и отчетности
На этом этапе необходимо разработать показатели и отчетность, которые отражают специфику конкретного предприятия.
2. Организация работы по сбору учетных данных
На этом этапе необходимо продумать работу операторов по сбору учетных данных.
3. Настройка компьютерных систем для организации необходимой рабочей функциональности.
4. Настройка интеграции систем и отчетной функциональности.
5. Получение требуемой отчетности и аналитическая работа.
Пожалуй, самой важной частью этой работы является бизнес-аспект автоматизации. Сейчас, в кризис, надо тщательно продумать, какие ориентиры важны для управления бизнесом и какими данными следует вооружить менеджмент. Необходимо разработать показатели и отчетность, которые помогут менеджерам решать их задачи. Эта работа выполняется в виде проекта с участием всех руководителей оперативной работой.
В принципе такие концепции как «управление по целям», «внедрение карты сбалансированных показателей (BSC), разработка ключевых показателей деятельности (KPI) помогают систематизировать и структурировать деятельность по разработке показателей и учетных данных, которые необходимо собирать в рамках управленческого учета. Для организации аналитической работы на базе BI-системы нужен опыт в аналитической работе.
Иногда складывается впечатление, что составление ключевых показателей эффективности – не такая уж сложная задача. Практика показывает, что это не так.
Например, одной компании занимающейся производством мебели[3] необходимо было разработать показатели эффективности, характеризующие работу складской службы. Генеральный директор был уверен, что он и сам бы мог разработать эти показатели за полчаса. Но совещание по этому вопросу с участием финансового, генерального директоров, начальника складского хозяйства и консультанта заняло 4 часа, по прошествии которых большого прогресса сделать не удалось. Предлагаемые показатели подвергались критике – то показатель не характеризовал хозяйственную деятельность в таком ключе, как это нужно было собственнику, то позволял манипулировать отчетными данными, то противоречил цели деятельности, то сбор данных для показателя был не понятен.
Поэтому разработка KPI – длительный процесс, подразумевающий время на «продумывание» показателей под специфику организации и ее деятельности. В разработке KPI нужны практические навыки по целеполаганию, которые не всегда есть у компаний. Мы рекомендуем привлекать к работе консультантов (но не перепоручать её им!), имеющих опыт в таких проектах. Их независимость и широкий кругозор помогут улучшить динамику и качество этой работы.
Разработанные показатели фактически дают понимание о том, какие отчеты необходимы менеджменту.
После разработки показателей и отчетности встает вопрос о том, как получить необходимую информацию. Управленческий учет завязан на бизнес-процессах, поэтому для автоматизации учета необходимо в первую очередь учитывать автоматизирован ли сам бизнес-процесс. При автоматизации управленческого учета – идеальное решение интегрировать учетную операцию в сам рабочий процесс. Поэтому далее будем рассматривать 2 сценария – а) рабочий процесс автоматизирован и б) рабочий процесс не автоматизирован.
Если бизнес-процесс уже автоматизирован, например, с помощью ERP-системы, самое логичное решение – внедрить в него учетную функциональность в рамках этой же системы. Это необходимо для того, чтобы организовать единое информационное поле в организации. Если рабочий процесс и управленческий учет будут автоматизированы в разных системах, данные могут расходиться, получится разрыв информации.