Файл: Программа Полные трибуны.docx

По поручению 10-го визита Координационной Комиссии Международного Олимпийского Комитета (далее – МОК) АНО «Оргкомитета «Сочи 2014» (далее – Оргкомитет) осуществляет разработку программы «Полные трибуны».

Цель программы – обеспечение заполнения стадионов на период XXII Олимпийских зимних игр и XI Паралимпийских зимних игр 2014 года в г. Сочи (далее – Игры).

Предпосылки разработки программы

Низкий прогноз продаж и явки зрителей на определенные сессии: утренние сессии, непопулярные виды соревнований;
Непрогнозируемая явка аккредитованных лиц, которая может привести к большому количеству незанятых мест в аккредитованной зоне, которые находятся в центре внимания как зрителей на трибунах, так и приоритетны для Вещателей Игр;
По опыту предыдущих Игр – неявка зрителей по уже распространенным билетам.

Направления программы «Полные трибуны»

Программа «Полные трибуны» включает в себя два направления. Первое направление – стимуляция продаж билетов – продажи общественности на последних этапах и официальному сайту перепродажи билетов Fan-2-Fan. Второе направление - специальные программы, включающее:

(а) мотивационную программу для сотрудников, подрядчиков и волонтеров Оргкомитета;

(б) программу «Зритель» Администрации Краснодарского Края (пункт 20.1 Комплексного плана мероприятий по подготовке к XXII Олимпийским зимним играм и XI Паралимпийским зимним играм 2014 года в г. Сочи.

Программа «Зритель»

В соответствии с поручением Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации Д.Н. Козака № ДК-П12-8149 от 13 ноября 2013 года Оргкомитет предоставил в Администрацию Краснодарского края предложение по включению мероприятий в программу «Зритель». Данное предложение впоследствии было включено в распоряжение Губернатора Краснодарского Края 937-р от 03 декабря 2013 г. «Об утверждении программы «Зритель» XXII Олимпийских зимних игр и XI Паралимпийских зимних игр 2014 года в г. Сочи» (далее – Распоряжение Губернатора 937-р).

Оргкомитет разработал механизм расчета необходимого количества участников на каждую сессию, текущие данные были утверждены Администрацией Краснодарского Края (Распоряжение Губернатора 937-р). Программа «Зритель» состоит из основной группы участников и «мобильной группы». Основная группа участников посещает мероприятия с низким прогнозом продаж. Привлечение специальной «мобильной группы» - частного случая программы «Зритель» - планируется для оперативного заполнения пустующих мест в случае фактической неявки зрителей или аккредитованных лиц.

Для оперативного прибытия «мобильной группы» на объект, ее участники должны находиться в режиме ожидания в Олимпийском парке (для объектов Прибрежного кластера) и/или на нижней станции «Роза Хутор» (для объектов Горного кластера).

Все участники программы «Зритель» должны четко выполнять инструкции Ответственных исполнителей со стороны Администрации Краснодарского Края и представителей Оргкомитета. Участники программы «Зритель» должны быть проинформированы, что билеты свободного размещения предполагают те места, которые не заняты зрителями с билетами на конкретные места (коммерческие продажи). Участники «мобильной группы» должны быть проинформированы о том, что попадание на мероприятие им не гарантировано.

Участники программы «Зритель»

Участники программы «Зритель» будут организованы в группы с назначенным старшим. Каждый участник программы «Зритель» должен иметь «Паспорт болельщика». По распоряжению Губернатора 937-р каждый участник должен получить «Паспорт болельщика» до 31 января 2014 года (ответственные – Оргкомитет, Администрация г. Сочи, Администрация Краснодарского Края, Министерство физической культуры и спорта Краснодарского Края).

Транспортное обеспечение участников Программы «Зритель» на данный момент прорабатывается.

По Распоряжению Губернатора 937-р в январе-феврале 2014 года совместно с Оргкомитетом планируется проведение для участников программы «Зритель» и ответственными лицами от Администрации Краснодарского Края семинаров, лекций и инструктажей по реализации программы «Зритель». Ввиду того, что «мобильная группа» будет привлекаться для оперативного заполнения трибун, необходимо проведение инструктажа для каждого участника «мобильной группы».

Операционное взаимодействие по программе «Зритель» в период Игр

На текущий момент Оргкомитетом был утвержден внутренний регламент реагирования по программе «Полные трибуны», учитывающий следующие сценарии:

Непроданные билеты
Неявка аккредитованных лиц
Нехватка участников «Программы зритель»
Неявка зрителей с билетами

В соответствии с данным регламентом, разрабатывается операционный план (см. Приложение 1), рабочий вариант которого был направлен в Администрацию Краснодарского края.

Операционное взаимодействие осуществляется следующим образом:

Операционное взаимодействие по основной группе «Программы Зритель»

За 2 дня до соревнования к 20:45 Оргкомитет и Администрация Краснодарского Края согласуют базовое число участников (например, вечером 6 февраля согласуют привлечение 1000 человек на сессии 8 февраля)
За день до соревнования до 14:00 представитель Администрации Краснодарского Края получает базовое число билетов для программы «Зритель»
До 18:00 за день до соревнования Оргкомитет, в случае необходимости, согласует с Администрацией Краснодарского Края привлечение дополнительного числа участников (общее количество на сессию не может превышать согласованное прогнозное количество) (например, вечером 7 февраля согласует привлечение дополнительно 300 человек на сессии 8 февраля)
В день соревнования старшие групп, привлеченных дополнительно, получают билеты в Билетном Центре по адресу ул. Горького, 56, ЖД Вокзал «Сочи» (не подтверждено) (например, утром 8 февраля получают 300 билетов на сессии 8 февраля).
Старшие групп обеспечивают своевременное прибытие участников программы «Зритель» на сессии (например, 1300 человек на сессии 8 февраля).
За 1 день до соревнования Оргкомитет и Администрация Краснодарского Края согласуют число участников «мобильной группы» (например, 7 февраля согласуют привлечение 500 человек на сессии 8 февраля – 300 в Прибрежный кластер и 200 – в Горный)
За день до соревнования представитель Администрации Краснодарского Края получает билеты в Олимпийский парк для «мобильной группы» в Прибрежном кластере (например, 7 февраля получает 300 билетов в Олимпийский Парк на 8 февраля).
За 30 минут до первого соревнования в кластере Ответственный исполнитель от Администрации Краснодарского Края контролирует прибытие «мобильной группы» в кластер.
По команде Оргкомитета определенное количество участников «мобильной группы» под руководством старшего группы направляется к входу на объект, где участников «мобильной группы» встречает представитель Оргкомитета.
На объекте участники «мобильной группы» следуют инструкциям представителей Оргкомитета и старших групп.

Необходимо детально проработать схему операционного взаимодействия с представителями Краснодарского Края.

Участие в Мероприятиях операционной готовности мок

По поручению Международного Олимпийского Комитета (далее – МОК) Оргкомитет должен провести серию Мероприятий Операционной Готовности (далее - МОГ) с ответственными исполнителями программы «Зритель» от Администрации Краснодарского Края, которая является основной составляющей проекта «Полные трибуны».

Для успешной подготовки проекта «Полные трибуны», Оргкомитет направил в Администрацию Краснодарского края письмо (ИС-29692 от 06 декабря 2013) с просьбой назначить ответственных исполнителей за программу и принять участие в ближайшем МОГ, которое состоится 18 декабря 2013 года в 12:00 в офисе Оргкомитета в Сочи, по адресу: г.Сочи, Адлерский район, Триумфальный проезд, д.1. На данном МОГ планируется отработать совместные действия Оргкомитета и ответственных исполнителей Программы «Зритель» от Краснодарского Края.

Для наиболее эффективного проведения первого МОГ, Оргкомитет просит ответственных исполнителей Программы «Зритель» принять участие в совместной разработке Операционного плана Программы «Зритель» и назначить ответственного за разработку данного плана со стороны Краснодарского Края.

Открытые вопросы

Разработка совместного операционного сценария
Транспортное обеспечение участников программы «Зритель» и участников «мобильной группы»
Заблаговременное обеспечение каждого участника данной программы «Паспортом болельщика» (Карты регистрации) – до момента получения билетов на соревнования
Состав участников программы «Зритель» (не более 20% детей в возрасте до 14 лет от участников основной группы)
Формирование публичной позиции и коммуникационных правил по программе «Зритель»

Приложение 1. Операционный план Программы «Зритель»

ПРОГРАММА «ЗРИТЕЛЬ»

Функция / Орган управления		Меры реагирования	Срок	Длительность	Открытые вопросы	Ссылки / Комментарии
1.1	ОРГКОМИТЕТ	ПРОВОДИТ расчет необходимого количества сессию и согласуют с Ответственными Исполнителями программы от Краснодарского Края	к 5 февраля 2014	-		Сочи 2014 периодически обновляет данные исходя из прогноза/статистики продаж и предоставляет данные Администрации Краснодарского Края Следующее обновление намечено на середину-конец декабря
1.2	ОРГКОМИТЕТ	КООРДИНИРУЕТ печать прогнозного количества билетов для использования участниками программы «Зритель»	Декабрь 2013 - январь 2014	-
1.3	ОРГКОМИТЕТ	НАПРАВЛЯЕТ ЗАПРОС ответственному исполнителю программы "Зритель" в администрацию Краснодарского Края о необходимости привлечения участников Специальной региональной программы ("Зритель") с указанием объекта, сессии и кол-ва участников	к 20:00 день х-2	15 мин	Установить ответственное лицо Варианты формы запроса - e-mail, служебная записка, IMS	За 2 дня до соревнования Оргкомитет и Краснодарский Край подтверждают базовое (минимальное) количество привлекаемых участников программы «Зритель».
1.4	ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ СПЕЦИАЛЬНОЙ РЕГИОНАЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ	ПОДТВЕРЖДАЕТ Оргкомитету возможность привлечения участников Специальной региональной программы ("Зритель") на каждую из сессий с указанием точного количества участников в ФНД "Деятельность Города-организатора" (Оргкомитет)	к 20:30 день х-2	30 мин	Установить ответственное лицо Варианты формы запроса - e-mail, звонок	Администрацией Края заранее определены группы, исходя из запрашиваемого кол-ва он подтверждает участие соответствующим старшим групп
1.5	ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ СПЕЦИАЛЬНОЙ РЕГИОНАЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ	ПОЛУЧАЕТ БИЛЕТЫ для участников Специальной региональной программы ("Зритель")	до 14:00 - ? день х-1	-	Определить ответственных за получение билетов	Время получения билетов – до 14:00 Билеты будут передаваться в Административный центр откуда их будут забиратьдля последующего распределения между старшими групп (группы ~по 40 чел) Старшие раздают билеты группы по 40 чел - в администрации центр где будут собираться ответственные за группы которые получают билеты
1.6	ОРГКОМИТЕТ	ПРОВОДИТ ОЦЕНКУ фактических продаж билетов на данный момент В случае необходимости НАПРАВЛЯЕТ ЗАПРОС Ответственным исполнителям Специальной региональной программы "Зритель" о привлечении дополнительных участников программы «Зритель»	к 18:00 день x-1	-	Способ взаимодействия – звонок (опционально – е-mail при наличии возможности оперативного доступа к почте)	К 18:00 накануне соревнования Оргкомитет и Краснодарский Край подтверждают дополнительное количество привлекаемых участников программы «Зритель», если это возможно
1.7	ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ СПЕЦИАЛЬНОЙ РЕГИОНАЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ	ПОДТВЕРЖДАЕТ возможность привлечения дополнительного количества участников программы «Зритель»)	день x-1		Подтверждение в течении не более чем 2-х часов	Администрацией Края заранее оценивает возможность привлечь группы программы "Зритель", которые не были подтверждены на этот день
1.8	ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ СПЕЦИАЛЬНОЙ РЕГИОНАЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ	ИНФОРМИРУЕТ Старших групп дополнительного привлечения (сессии следующего дня)	день x-1		Способ взаимодействия – звонок (опционально – е-mail при наличии возможности оперативного доступа к почте)
1.9	ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ СПЕЦИАЛЬНОЙ РЕГИОНАЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ	ПОЛУЧАЕТ БИЛЕТЫ (дополнительное привлечение) для участников Специальной региональной программы ("Зритель") в Главном Билетном Центре (Сочи) или кассах объекта	в день соревнования	-	определить удобный способ получения и время получения билетов. Предположительно - в ГБЦ в Сочи или в кассах объектов
1.10	СТАРШИЕ ГРУПП	РАСПРЕДЕЛЯЕТ билеты между участниками программы	день соревнования		Получение билетов: в зависимости от бесплатного проезда на транспорте с билетом Либо точка сбора своей группы Либо ответственный направляется в олимпийский парк и там раздает билеты непосредственно перед входом
1.11	ОТВЕТСТВЕННЫЕ ИСПОЛНИТЕЛИ СПЕЦИАЛЬНОЙ РЕГИОНАЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ	ОБЕСПЕЧИВАЮТ своевременное прибытие участников программы к периметру объекта	за 30 мин до начала соревнования			При возникновении нештатных ситуаций по дороге на объект старшие группы информируют ответственного исполнителя Специальной Региональной Программы, а он - Оргкомитет
1.12	КОМАНДА ОРГКОМИТЕТА НА ОБЪЕКТЕ	ВСТРЕЧАЕТ участников Специальной Региональной программы СООБЩАЕТ старшему группы конкретный сектор для заполнения ОБЕСПЕЧИВАЕТ проход и рассадку участников сценария на трибунах	по мере прибытия	-		ЕСЛИ ВО ВРЕМЯ СОРЕВНОВАНИЯ ПРИХОДИТ ЗРИТЕЛЬ С БИЛЕТОМ НА ЭТО МЕСТО, УЧАСТНИК ПРОГРАММЫ БУДЕТ ПЕРЕСАЖЕН НА ДРУГОЕ МЕСТО
1.13	КОМАНДА ОРГКОМИТЕТА НА ОБЪЕКТЕ	ОБЕСПЕЧИВАЮТ выход участников программы с территории объекта	не позднее чем 1 ч после окончания соревнования	1 ч