Файл: Делопоизводство лекция 1,2.doc

На протяжении ХIХ в. издавались сборники образцов документов, называемые «письмовниками», с целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами.

В ХIХ в. начинается процесс формирования теории делопроизводства. Он связан с именами М.М. Сперанского, Ф.Русанова, Н.В. Варадинова и д.р.

Начиная с 1884 г. в России издавалось восемь специализированных журналов, рассматривающих делопроизводства и секретарского труда.

Период министерского делопроизводства ХIХ – начала ХХ вв. положил основу современным основам и правилам делопроизводства.

1.5. Организация делопроизводства в Советское время (1917-1991гг.)

В 1917 г. в результате Октябрьского переворота старый аппарат управления был сломан, традиции дело- и документо-производства были нарушены. Новому советскому правительству много сил и внимания пришлось уделять созданию нового государственного аппарата. В 1917 г. Был разработан проект декрета об улучшении «письмоводства» и сокращения переписки, в 1918г. – постановление Совета Рабочей и крестьянской Обороны «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». Проекты декретов по вопросам упрощения делопроизводства в советских учреждениях были подготовлены в конце 1918 – начале 1919 г. В 1921 г. Состоялась I Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве впервые были поставлены вопросы научной организации управленческого труда и работы с документами, а также создания в стране органов, координирующих эту работу. Руководство этой работой было возложено на отдел нормализации Народного комиссариата рабочее - крестьянской инспекции СССР, созданный в 1922 г.

В 1923 г. При ВСНХ СССР было создано бюро «Стандартизация», которое занималось вопросами документационного обеспечения управления. В стране издавались специальные журналы: «Стенография и машинопись», «Вопросы организации и управления», «Техника управления» и др. В 1926 г. При НК РКИ был создан Государственный институт техники управления, который стал заниматься совершенствованием государственного аппарата.

В состав советского государственного аппарата вошла должность «секретарь», так как с этой категорией работников в первую очередь сталкиваются граждане и судят по ним об учреждении и стиле работы управленческого аппарата.

Однако, в 1925 г. секретарей включили в канцелярско-техническую группу специалистов и уравняли их с машинистками, рассыльными, конторщиками и архивариусами, на которых были возложены чисто механические функции: печатание, простые канцелярские работы, оформление и хранение документов.

Во время Великой Отечественной войны многие работники аппарата ушли на фронт, разработки по рационализации работы с документами, стандартизации их были приостановлены. Послевоенный период потребовал значительных усилий по восстановлению и перестройке работы аппарата. Был принят ряд постановлений, регламентирующий такие направления работы аппарата, как механизация документационных процессов, внедрение достижений НОТ, улучшение работы в области стандартизации и унификации. Определенной вехой в области оптимизации работы с документами было утверждение постановлением Совета Министров РСФСР

в 1958 г. «Примерной инструкции о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР», в которой основной акцент был сделан на унификации делопроизводственных работ. В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР, которое стало правомочно контролировать организацию делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. 25 июля 1963 г. Было принято постановление Совета Министров СССР № 829 «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», оно ввело в действие «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов», подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной система делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений.

В 1964г. В Московском государственном историко-архивном институте был открыт факультет государственного делопроизводства.

В 1966 г. В системе Главного архивного управления СССР был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

В 1969-1970гг. была разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, однако после пересмотра и доработки утверждены были только два: ГОСТ 6.38 – 72 «Требования к оформлению документов» и ГОСТ 6.39-72 «Формуляр-образец».

С 1972г. В стране начали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов и единые правила организации работы с документами. Началась активная разработка отраслевых стандартов и стандартов предприятий, содержащих требования к документам.

Постановлением от 04.09.73г. № 435 Госкомитет СССР по науке и технике ввел в действие основные положения ЕГСД. В 1975г. Был принят ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения», определяющий основные требования к унифицированным фондам организационно-распорядительных документов.

Общее научно-методическое руководство работами по унификации и стандартизации документов, разработке соответствующих унифицированных систем документации (УСД) и унифицированных форм документов осуществляет Госстандарт. К началу 1984г. Было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общесоюзных классификаторов технико-экономической информации. Всего унифицировано более 4,5 тысячи форм документов.

В 1984-1986 гг. ВНИИДИД разработал стройную систему документационного обеспечения управления, получившую название «Единая государственная система документационного обеспечения управления» (ЕГС ДОУ).

В 80-х годах в СССР начала разрабатываться общегосударственная автоматизированная система сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Концепция ОГАС была в дальнейшем реализована в народном хозяйстве лишь частично, а большинство унифицированных систем документации и общероссийские классификаторы технико-экономической информации – ОКУД, ОКПО, ОКОНХ, ОКВЭД и др.- разработанные в рамках ОГАС,

в настоящее время широко используется в автоматизированных информационных системах. Сегодня в условиях кардинальной перестройки всей экономики России резко возросли роль и значение документационного обеспечения управления, которое полностью переходит на машинную (цифровую) основу ведения делопроизводства.

Лекция 2. Раздел 1. Современное государственное регулирование делопроизводства

1.1. Законодательное регулирование делопроизводства

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирова­ние, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информа­ции, информатизации и защите информации» закрепил обяза­тельность документирования информации, установил ряд тер­минов (информация, информатизация, информационные ресур­сы, документированная информация и др.), урегулировал отно­шения, возникающие при создании и использовании информа­ционных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указал, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непре­рывного и документального учета всех хозяйственных опера­ций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформ­ления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти до­кументы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных электронных носителях информа­ции. В последнем случае организация должна изготовлять ко­пии таких документов на бумажных носителях для других уча­стников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуще­ствляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выда­ваемого одним лицом другому.

В ряде статей установлены требования к составу информа­ции (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как дове­ренность; в ст. 878 определен формуляр чека.