Файл: Проектирование организации (Планирование организации. Определение целей.).pdf

— производительность при переработке информации;

— оперативность принятия управленческих решений;

— надежность аппарата управления, выражающаяся в качестве исполнения решений по срокам и ресурсам;

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

— адаптивность и гибкость как способность своевременного выявления проблем.

Особое значение приобретает экономичность аппарата управления. Однако не следует при этом экономический критерий сводить непременно к сокращению численности персонала. Экономичность — это обеспечение максимизации результатов по отношению к затратам на управление.

Содержание процесса формирования организационной структуры в значительной мере универсально. Оно включает:

— формулировку целей и задач;

— определение состава и места подразделений, их ресурсное обеспечение;

— разработку регламентирующих процедур, документов, положений.

Этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям:

1. Формирование общей структурной схемы аппарата управления; на этой стадии определяются главные характеристики организации: цели, виды подсистем, число уровней, степень централизации полномочий, формы взаимоотношений с внешней средой, требования к различным видам обеспечения.

2. Разработка состава основных подразделений и связей между ними; к основным подразделениям относятся отделы, управления, бюро, секции, лаборатории и прочие виды, которые имеют свою внутреннюю структуру.

3. Регламентация организационной структуры, которая предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности.

При формировании структур управления необходимо разрабатывать карты распределения прав и ответственности, где фиксируются права принятия решений. Совокупность документов, разработанных на всех

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

стадиях проектирования, составляет «проект организационной структуры управления».

Структура как объект проектирования — сложная система. Специфика подобного проектирования состоит в том, что нет однозначного критерия оптимальности. Как всякая многокритериальная проблема, она для своего решения требует сочетания различных методов. Проектирование организационных структур управления обычно осуществляется на основе следующих методов: аналогий, экспертно - аналитического, структуризации целей и организационного моделирования.

---

Метод аналогий состоит в применении организационных форм управления, которые оправдали себя в организациях со сходными характеристиками. Здесь происходит выработка типовых структур управления и определение условий их применения. Использование метода аналогий основано на двух подходах. Первый из них заключается в том, что выявляются главные организационные характеристики и соответствующие им организационные формы, которые эффективны для определенного набора исходных условий. Второй подход представляет, по сути, типизацию наиболее общих принципиальных решений построения и функционирования организаций. Типизация решений является средством повышения общего уровня организации управления. Однако типовые решения не должны быть

однозначными и их необходимо регулярно корректировать и допускать отклонения по ряду параметров.

Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации, проводимыми квалифицированными специалистами с привлечением руководства организации. Данный метод имеет многообразные формы реализации: диагностический анализ проблем и

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

«узких мест» в управлении, проведение экспертных опросов, применение научных принципов формирования орг. структур управления, разработка графических и табличных описаний процессов управления и орг. структур.

Метод структуризации целей предусматривает выработку целей организации и оценку орг. структур с точки зрения соответствия их системе целей. использование этого метода предусматривает выполнение следующих этапов:

— разработка дерева целей исходя из конечных результатов;

— экспертный анализ предлагаемых вариантов орг. структур с точки зрения обеспечения целей;

— составление карт прав и ответственности за достижение целей.

Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математико ‑ кибернетических, графо ‑ аналитических, математико ‑ статистических и натуральных моделей

организационных структур. Процесс проектирования основан на совместном использовании названных методов. Выбор метода зависит от характеристики организации, от возможностей проведения исследований, квалификации разработчиков.

Оценка эффективности является важным элементом разработки проектов и проводится с целью выбора наиболее рационального вари‑

анта структуры или способа ее совершенствования. Критерии эффективности системы управления формируются по двум направлениям:

---

— по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям,

— по степени соответствия процесса функционирования системы требованиям к его содержанию, организации и результатам.

Критерием эффективности при сравнении различных вариантов

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно малых затратах на ее функционирование. Принципиальное значение имеет выбор базы для сравнения или того уровня эффективности, который принимается за нормативный. Показатели, используемые при оценке эффективности аппарата управления и его организационной структуры, могут быть разбиты на следующие три группы:

1. Группа показателей, характеризующих эффективность системы управления. Они выражаются через конечные результаты деятельности и затраты на управление. В качестве эффекта может рассматриваться: увеличение объема выпускаемой продукции, прибыли,

снижение себестоимости, экономия на капитальных вложениях, повышение качества выпускаемой продукции и др.

2. Группа показателей, характеризующих содержание и организацию процесса управления, в том числе затраты и результаты управленческого труда. В качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, на эксплуатацию технических средств, на содержание зданий и сооружений, на подготовку и переподготовку кадров, а также единовременные затраты на исследования, связанные с созданием систем управления, приобретение компьютерной техники и др.

При оценке эффективности процесса управления используются показатели количественные и качественные. Эти показатели приобретают нормативный характер и могут использоваться в качестве критерия эффективности, когда организационная структура изменяется в отношении одного или групп показателей при неизменности остальных. К таким

характеристикам относятся:

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

— производительность аппарата управления определяется как количество произведенной организацией конечной продукции на одного работника, занятого в аппарате управления;

— под экономичностью аппарата управления понимаются затраты на его функционирование, соизмеренные с результатами деятельности: это удельный вес затрат на содержание аппарата управления в стоимости реализованной продукции;

---

— адаптивность системы управления определяется ее способностью эффективно выполнять заданные функции в определенном диапазоне изменяющихся условий; чем шире этот диапазон, тем более адаптивной считается система;

— гибкость характеризует свойство органов аппарата управления изменять в соответствии с возникающими задачами свою роль в процессе принятия управленческих решений, она может оцениваться по многообразию форм взаимодействия управленческих органов, по номенклатуре решаемых задач,

по уровню централизации и другим признакам;

— оперативность принятия управленческих решений характеризует своевременность выявления и решения управленческих проблем;

— надежность аппарата управления в целом характеризуется его безопасным функционированием, способностью обеспечивать выполнение заданий в рамках установленных сроков и выделенных ресурсов.

3. Группа показателей, характеризующих рациональность организационной структуры и ее организационный уровень. К ним относятся: число звеньев системы управления, уровень централизации функций управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность в распределении прав и ответственности и другие.

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

Необходимо отметить, что для оценки эффективности управления важное значение имеет определение соответствия системы управления и ее организационной структуры объекту управления.

Одной из важнейших задач управления на современном этапе является приведение структуры организации в соответствие с изменяющимися условиями. Принять решение о необходимости корректировки структуры может только первый руководитель. Перечислим основные ситуации, когда оправданы затраты на корректировку структуры:

— неудовлетворительное функционирование предприятия, т. е. не снижаются издержки, не растет производительность, сужаются внешние и внутренние рынки и т. д.;

— перегрузки высшего руководства, что вызывает необходимость перераспределения функций;

— отсутствие ориентации на перспективу из ‑ за отвлечения внимания руководителя на решение мелких текущих дел, что всегда связано с необходимостью преобразований, введения новых способов стратегического планирования;

— разногласия по организационным вопросам, которые нарушают стабильность, не разрешают осуществление чьих либо амбиций, приводят к несправедливому распределению власти, положений, привилегий и т. д.;

---

— рост масштаба деятельности, что приводит к усложнению процесса координации и перегрузке руководителей;

— увеличение разнообразия: развитие или внедрение различной продукции или услуг, выход на дополнительные рынки и др. неизбежно приводит к необходимости структурных изменений;

— объединение хозяйствующих субъектов вносит изменения в

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

организационную структуру из ‑ за проблемы совпадения функций, излишнего персонала, совпадении прав и т. д. Если же объединяются два или более крупных предприятия, то за этим последуют серьезные структурные изменения;

— изменение технологии управления, т. е. внедрение прогрессивных методов обработки информации, что приводит к появлению новых должностей;

— влияние технологии производственных процессов, т. е. научные и технические новшества приводят к изменениям структур;

— внешняя экономическая обстановка вынуждает предприятия

переходить к новым методам и средствам управления, а значит, к организационным изменениям.

Каждое из отмеченных обстоятельств приводит к необходимости изменения организационной структуры. Выработка решений об изменении организационной структуры — весьма сложный процесс. Структура больших предприятий из ‑ за многочисленных изменений может быть весьма запутанной. Процесс внесения коррективов в организационную структуру управления должен предусматривать:

— систематический анализ функционирования организации с целью выявления проблемных зон;

— разработку генерального плана совершенствования орг. структуры;

— гарантию того, что план нововведений содержит максимально простые и конкретные предложения по изменению;

— последовательную реализацию планируемых перемен;

— достаточную степень информированности сотрудников о при‑

чинах и способах изменений в организации.

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

Заключение:

При рассмотрении объемов и количества необходимых для проведения операций, при проектировании организации, становится понятно, что это требует значительных усилий, знаний и вложений от менеджмента и/или владельцев.

Необходимо иметь высокий уровень компетенций в надлежащих вопросах для планирования будущей организации. Формулировка целей, определение критериев их достижения, характеристика будущей мотивации сотрудников. Так же важно владение и способность обработки входящей информации. Ее полнота, своевременность и актуальность для проведения качественного прогнозирования. В комплекте к необходимым знаниям и средствам должна прилагаться команда экспертов с соответствующем будущей организации уровнем подготовки для разработки подходящей организационной системы управления. Данный этап имеет особое значение, так как именно в ОСУ будут заложены основополагающие организационные структуры, системы и методы. В зависимости от правильно сформулированной, спланированной и внедренной ОСУ компания сможет родиться и продолжить свой жизненный цикл на лидирующих позициях. При разработке ОСУ особое значение должно уделяться будущему менеджменту организации. Эффективность работы данного звена определяет успешность , прибыльность, долговечность предприятия, а так же соответствие поставленным целям и достижение намеченных результатов организацией, которые ставились при планировании. Затем определение номенклатуры и характеристик отделов, их полномочий и прав, планирование изменений этих прав и полномочий в зависимости от колебаний внешних факторов.

---