Файл: Проектирование организации (Планирование организации. Определение целей.).pdf

Строго говоря, без прогнозов невозможно составить качественный и, главное, реалистичный план работы. Ведь при составлении некоторых планов менеджерам часто приходится опираться не на имеющуюся у них (фактическую) информацию о произошедших (или происходящих) событиях, а на предположения о возможности таких событий в будущем. Для этого руководителям приходится использовать различные методы получения так называемых прогнозных оценок.

Прогнозные оценки необходимы для того, чтобы правильно выбрать стратегические цели развития организации. Как правило, прежде чем сформулировать стратегические цели, менеджмент проводит анализ состояния своей компании и ее внешнего окружения. Такой анализ часто называют SWOT-анализом. SWOT - это англоязычная аббревиатура (первые буквы слов) (рис. 2):

SWOT-анализ - это выявление сильных и слабых сторон организации, а также внешних угроз и возможностей, влияющих на ее деятельность.

SWOT-анализ компании

┌──────────────────────────────────────────────────┐

┌────────────┤Strength - сила │

│ └──────────────────────────────────────────────────┘

│ ┌──────────────────────────────────────────────────┐

┌────────┐├────────────┤Weakness - слабость │

│ SWOT ├┤ └──────────────────────────────────────────────────┘

└────────┘│ ┌──────────────────────────────────────────────────┐

├────────────┤Opportunities - возможности │

│ └──────────────────────────────────────────────────┘

│ ┌──────────────────────────────────────────────────┐

└────────────┤Threats - угрозы │

└──────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 2

_____________________

Теория менеджмента Учебник / 2-е издание, переработанное и дополненное Михненко П. А. 2014

SWOT-анализ позволяет ответить на вопросы:

1. Использует ли компания сильные стороны и преимущества в своей стратегии?

2. Являются ли слабости компании ее уязвимыми местами? Какой корректировки они требуют?

3. Какие благоприятные обстоятельства дают компании шансы на успех?

4. Какие угрозы должны быть под пристальным контролем и какие действия необходимо предпринимать?

_____________________

---

Теория менеджмента Учебник / 2-е издание, переработанное и дополненное Михненко П. А. 2014

1.3. Факторы проектирования организации.

Проектирование организации проявляется как структура организации, а так же как процессы протекающие в ней.

Организационное проектирование - разработка таких организационных элементов при реализации которых возникшая организация обладала бы свойствами высокой надежности, устойчивости и экономичности.

Цели организационного проектирования:

1. Создание новой системы

2. Усовершенствование существующей организационной системы

3. Радикальное преобразование действующей организационной системы

Организационная система представляет собой совокупность двух частей: механизма внутреннего функционирования и механизма отношения с внешней средой.

Механизмы внутреннего функционирования включают элементы необходимые для процесса управленческой и производственной деятельности: функциональные и организационные структуры, положения об отделах и службах, должностные инструкции, производственное оборудование, орг. технику, систему документооборота. Механизм отношений с внешней средой состоит из элементов, необходимых для формирования благоприятного делового поля внешних отношений организации - законодательные акты, договоренности, контракты, соглашения и т.п.

_____________________

Учебник В.Н. Парахина, Т.М. Федоренко, Е.Ю. Шацкая / Теория организации

Из вышеизложенного становиться возможным сделать вывод о том, что процесс проектирования организации, который включает планирование, определение целей, выбор критериев управления, определений организационной структуры управления (ОСУ), прогнозирование, является сложным рабочим этапом для менеджеров и в то же время слишком значительным что бы к нему относиться с недостаточной серьезностью. В данной работе закладывается будущая структура организации и от нее будет зависеть успешность начинания проекта. В процессе работы возможно будет пересмотреть отдельные параметры организации или же осуществить новое проектирования и кардинально обновить организацию в зависимости от достигнутых результатов. Однако во избежание дополнительных временных и финансовых затрат к проектированию необходимо подходить ответственно, с привлечением специалистов или же подходящего имеющегося на данное время успешно внедренного опыта.

---

2. Эффективность организационного проектирования.

2.1. Понятие организационной эффективности.

После формирования коллектива организации встает вопрос о том, как добиться эффективности деятельности организации. На этот вопрос должен ответить тот раздел теории организации, который можно назвать «Управленческая экономика». В разделе выделяются две части: теория агентских отношений и теория транзакционных издержек. Это касается, главным образом, негосударственного сектора экономики. Теория агентских отношений рассматривает организацию как систему конкретных отношений между ее собственниками и ее работниками. Собственники инвестируют организацию для увеличения своего богатства через заключение договоров с менеджерами и сотрудниками. Эти контракты заключаются на формальной основе и предполагают осуществление контроля за деятельностью сотрудников, на что требуются определенные затраты времени и средств —так называемые агентские издержки.

Теория транзакционных издержек рассматривает организацию как систему деловых операций, то есть систему обмена товарами и услугами между отдельными лицами и организациями. Каждая операция вносит определенную степень нестабильности, для устранения которой нужны, так называемые, транзакционные издержки.

Обе теории объединяет то, что собственники организаций (фирм, компаний) постоянно требуют от своих работников снижения издержек за счет повышения организационной эффективности. Обе теории пытаются определить границу эффективности фирмы. При этом рассматриваются следующие основные издержки:

— ограниченные возможности людей по накоплению и обработке

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

информации;

— собственники, менеджеры и сотрудники по разному воспринимают свои цели и цели организации;

— имеет место информационная асимметрия, то есть неравномерное и несоответствующее распределение информации между исполнителями, менеджерами и собственниками.

Собственники и менеджеры сталкиваются с различными проблемами в своем стремлении к организационной эффективности. Здесь главная цель собственника — сокращение организационных издержек, посредством использования различных видов контроля.

---

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

2.2. Основные принципы организационного проектирования.

Научно ‑ обоснованное формирование организационных структур управления является актуальной задачей современности, так как в новых условиях хозяйствования нельзя оперировать старыми организационными формами, не удовлетворяющими требованиям рынка. Также необходимо отказаться от прямого переноса методов управления техническими системами в сферу хозяйствования. Нужен переход от практических методов к научным методам организационного проектирования. При этом главная задача по проектированию механизма управления должна возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.

Организационная структура управления (ОСУ) — понятие многоплановое и к тому же изменяющееся в зависимости от принятых базовых понятий. ОСУ как понятие включает в себя систему целей и их распределение между различными звеньями; распределение задач и функций по всем звеньям; распределение ответственности, полномочий и прав внутри организации; коммуникации, потоки информации и документооборот в организации т. д. Наконец, ОСУ — это поведенческая система, включающая весь персонал организации. Поэтому при проектировании ОСУ необходимо сочетание методов проектирования структур (системного подхода, программно ‑ целевого управления, организационного моделирования) с экспертно ‑ аналитической работой. В основу методологии проектирования организационных структур должно быть положено четкое формулирование целей организации и механизма их достижения. При этом особое значение имеет изучение влияния внешней среды по следующим направлениям:

— выявление и описание элементов внешней среды;

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

— выявление основных взаимосвязей между элементами внешней среды;

— определение степени разнообразия элементов внешней среды;

— проектирование каждого элемента организационной структуры с учетом особенностей той среды, в которой данный элемент будет функционировать;

— формирование механизма управления с учетом специфики элементов организационной структуры и ее внешней среды.

---

Системность подхода к формированию организационной структуры проявляется в необходимости:

— не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется невыполнимой;

— выявлять и взаимно увязывать применительно к этим задачам систему функций, прав и ответственности по вертикали управления;

— оформлять организационно все связи по горизонтали управления;

— обеспечивать органическое сочетание горизонтали и вертикали управления с целью нахождения оптимального для данных условий соотношения централизации и децентрализации управления.

Перечисленное требует соблюдения особых процедур проектирования структур управления. До настоящего времени проектирование организационных структур отличалось чрезмерно нормативным характером, методы проектирования не отличались многообразием, уклон был к широкому использованию типовых решений. Одним из главных недостатков

применявшихся методик является их функциональная ориентация

и строгая регламентация процессов управления. Однако в условиях рыночных отношений состав и содержание функций управления меняются, особенно при создании корпораций, акционерных обществ,

_____________________

Учебное пособие / Теория организации Л. С. Ружанская, А. А. Яшин, Ю. В. Солдатова

финансово ‑ промышленных групп, территориально ‑ производственных комплексов и т. д. Новых проблем в области организации управления появляется все больше. В связи с этим особое значение приобретает выявление и анализ возникающих проблем построения и развития организаций.

Методология проектирования предполагает прежде всего определение системы целей организации, которая обуславливает и содержание функций управления. Многообразие целей нельзя свести к одному показателю, поэтому и соответствие между системой целей и организационной структурой управления не может быть однозначным. Организационная структура — это сложная характеристика системы управления. Поэтому эффективность построения организационной структуры не может быть оценена каким либо одним показателем. С одной стороны, здесь следует учитывать, насколько структура обеспечивает достижение запланированных результатов, насколько ее внутреннее построение адекватно объективным требованиям к структурам управления. Конечным критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационных структур является наиболее полное и устойчивое достижение целей, поставленных в области производства, экономики, технического прогресса и социального развития. Однако довести этот критерий до количественных показателей сложно. Поэтому целесообразно использовать набор нормативных характеристик аппарата управления:

---