Файл: проджект-практикум.doc

Лабораторная работа №1

Упражнение № 1. Создание проекта.

Начало работы

Чтобы приступить к созданию графика реализации проекта надо запустить Microsoft Project. Для этого надо щелкнуть на кнопке Пуск и из меню Программы выбрать команду Microsoft Project.

График реализации проекта

Процесс разработки графика реализации проекта рассмотрим на примере, создадим график реализации проекта Консалтинговый центр.

Чтобы получить график реализации проекта надо:

• Задать дату начала реализации проекта

• Составить список задач проекта

• Связать задачи проекта

• Составить список ресурсов, необходимых для реализации проекта

• Назначить задачам ресурсы

• Вывести график реализации проекта на принтер

Дата начала реализации проекта

Чтобы задать дату начала реализации проекта, надо:

1. Из меню Проект выбрать команду Сведения о проекте.

2. В поле Дата начала появившегося диалогового окна ввести дату начала реализации проекта (для проекта Консалтинговый центр – 01.02.2010)

3. Щелкнуть на кнопке OK.

Задачи проекта

Задача – это некоторая работа, которую надо выполнить.

Работа над проектом начинается с составления списка задач (работ), которые надо выполнить для достижения цели проекта. Сложные задачи, как правило, разбивают на несколько боле простых задач. Таким образом, получается иерархический список задач проекта.

При составлении списка задач проекта используют метод, который часто называют методом «разбиения задач». Суть метода заключается в том, что сначала составляют список общих задач, затем общие задачи разбиваются на подзадачи, которые, в свою очередь, также могут быть разбиты на подзадачи более низкого уровня. Разбиение задач на подзадачи завершают, когда на выполнение задачи можно назначить конкретный ресурс (исполнителя).

Основной характеристикой каждой задачи проекта является длительность – время, необходимое для ее выполнения задачи. В общем случае длительность измеряется в рабочих днях.

Следует обратить внимание, что длительность общей задачи (задачи, которая разделена на подзадачи) определяется длительностью и порядком следования задач, из которых эта задача состоит. Длительность обобщенных задач вычисляет Microsoft Project.

Длительность подчиненной задачи нижнего уровня (элементарной задачи), т.е. задачи у которой нет подчиненных задач, определяется временем необходимым для ее выполнения. Длительность подчиненной задачи задает менеджер проекта на основе нормативной документации или своего опыта.

Задачи проекта (график реализации) принято изображать в виде диаграммы Ганта. В левой части диаграммы отображается список задач, в правой – прямоугольники, изображающие задачи. Расположение прямоугольников дает наглядное представление о последовательности выполнения задач проекта.

Ниже, в табл. 1, приведены задачи проекта Консалтинговый центр. Обратите внимание, что в качестве первой задачи указано название проекта. Также обратите внимание, что в таблице указана длительность только элементарных задач. Длительность общих задач вычислит Microsoft Project.

Таблица 1. Задачи проекта Консалтинговый центр

Для задач, у которых нет подчиненных задач, в колонку Длительность введите время, необходимое для выполнения задачи, или время, в течение которого задача должна быть выполнена (длительность задачи). Единица измерения длительности задачи задается буквой русского алфавита (ч - час, н - неделя, м - месяц), которая вводиться сразу за числом. Например, если длительность задачи Подготовка рекламных материалов равна трем дням, то в ячейку Длительность этой задачи следует ввести 3д.

На первом этапе работы над проектом, когда задачи проекта представлены в виде списка, Microsoft Project устанавливает, что все задачи начинаются одновременно, в момент начала реализации проекта. Позже, когда будут установлены связи между задачами, колонка Начало будет содержать правильную дату начала выполнения задач, колонка Окончание – дату завершения, а в колонке Длительность будет отражена длительность всех задач, в том числе и обобщенных.

В качестве примера на рис. 1 приведен вид окна Диаграмма Ганта после ввода нескольких задач проекта. Обратите внимание, что в колонке Длительность, после слова день отображается знак вопроса. Это показывает, что длительность задачи установлена «по умолчанию», а не задана пользователем явно.

Рис. 1. Список задач проекта

Способ ввода информации в ячейки таблицы стандартный. Используя клавиши перемещения курсора, выберите нужную ячейку (выбранная клетка выделяется рамкой) и печатайте текст. Для перехода к другой ячейке используйте клавиши перемещения курсора или щелкните левой кнопкой мышки в нужной клетке таблицы. Чтобы изменить содержимое ячейки, нажмите на клавиатуре клавишу <F2> и редактируйте текст обычным образом.

Корректировка списка задач проекта

Во время работы над проектом часто возникает необходимость внести изменения в список задач проекта: добавить новую задачу (в том числе не только в конец списка), удалить ошибочно введенную, изменить порядок следования задач.

Добавление задачи

Чтобы добавить в список новую задачу, надо выделить задачу (щелкнуть левой кнопкой мышки на находящемся в первой колонке номере задачи), перед которой нужно поместить новую задачу, и нажать клавишу <Insert>. В результате этих действий в список задач будет добавлена пустая строка, в которую можно ввести новую задачу.

Удаление задачи

Чтобы удалить задачу, надо выделить эту (щелкнуть левой кнопкой мышки на находящемся в первой колонке номере задачи) и из меню Правка выбрать команду Удалить задачу или нажать клавишу <Del>.

Перемещение задачи

Чтобы переместить задачу (или группу следующих одна за другой задач) в другое место списка, надо выделить нужную задачу (задачи) и из меню Правка выбрать команду Вырезать задачу. Затем выделить задачу, перед которой надо поместить выделенные на предыдущем шаге задачи, и из меню Правка выбрать команду Вставить задачу.

Вместо команд Вырезать задачу и Вставить задачу можно использовать находящиеся на панели инструментов соответствующие стандартные командные кнопки.

Формирование структуры проекта

Представление задач проекта в виде простого списка не достаточно наглядно. Простой список не отражает структуру проекта, связи между задачами, не позволяет видеть главные и подчиненные задачи. Гораздо удобнее задачи проекта представить в виде иерархического списка, в котором задачи разделены по уровням.

Обычно во время работы над проектом сначала формулируется цель проекта (главная задача). Затем главная задача разбивается на фазы (крупные задачи), фазы разбиваются на задачи, задачи - на подзадачи более низкого уровня и т.д. до тех пор, пока не будут определены все задачи, необходимые для завершения проекта. Таким образом, проект можно рассматривать как совокупность общих и подчиненных задач. Общая задача – своего рода заголовок, она суммирует задачи нижнего уровня.

Перевести задачу с одного уровня иерархии на другой, сделать ее подчиненной или перевести на более высокий уровень (если задача является подчиненной) можно при помощи команд На уровень выше и На уровень ниже, кнопки активизации которых находятся на панели Формирование .

Чтобы понизить уровень задачи, сделать ее подчиненной, надо выделить эту задачу (щелкнуть на ее номере) и щелкнуть на кнопке На уровень ниже, на которой изображена направленная вправо стрелка.

Чтобы повысить уровень задачи, сделать ее обобщенной, для задач за ней следующих, надо выделить эту задачу и щелкнуть на кнопке На уровень выше, на которой изображена направленная влево стрелка.

Сформируйте структуру проекта. Сделайте задачи Компьютеры - Локальная сеть – Реклама - УМО подчиненными задаче Консалтинговый центр, задачи Монтаж и Настройка – подчиненными задаче Локальная сеть и т.д.

На диаграмме Ганта задачи, у которых нет подчиненных задач, изображаются прямоугольниками, общие задачи – скобками (рис. 2). Следует обратить внимание, что если подчиненные задачи начинаются одновременно, то длительность общей задачи полагается равной длительности наиболее длительной подчиненной задачи. О том, как связать подчиненные задачи, т.е. указать, что одна задача должна начинаться, например, после окончания другой, будет сказано позже.

Рис. 2. Задачи проекта, представленные в виде иерархического списка

Проект можно просматривать с различной степенью детализации. Управление режимом отображения выполняется при помощи командных кнопок . Чтобы скрыть задачи, подчиненные текущей, щелкните на кнопке Скрыть подзадачи. Чтобы увидеть скрытые подзадачи, щелкните на кнопке Показать подзадачи. Чтобы увидеть всескрытые задачи проекта, щелкните на кнопке Show All Tasks (Показать все задачи).

Следует обратить внимание, что при копировании или перемещении обобщенной задачи все подчиненные задачи также копируются или перемещаются. Если надо переместить только обобщенную задачу, то сначала надо перевести подчиненные задачи на уровень обобщенной.

Связи между задачами

Задачи проекта связаны между собой во времени. Например, некоторые задачи не могут быть начаты до тех пор, пока не завершиться некоторая предыдущая задача, другие могут выполняться одновременно. Поэтому после того как будет составлен список задач и задачи распределены по уровням (определены общие задачи и подзадачи), необходимо установить связи между задачами.

Чтобы связать несколько следующих в списке друг за другом несколько задач (в простейшем случае две задачи), надо:

1. Выделить задачи, которые надо связать (рис. 3). Для этого установить курсор мышки на номер первой задачи цепочки связываемых задач (обычно это задача с меньшим номером), нажать левую кнопку мышки и, удерживая ее нажатой, переместить курсор на номер последней задачи цепочки, отпустить кнопку мышки. В результате этих действий будут выделены несколько строк таблицы.