Файл: проджект-практикум.doc

2. Щелкнуть на командной кнопке Связать задачи (рис. 4) или из меню Правка выбрать команду Связать задачи.

Рис. 3. Чтобы связать задачи проекта, нужно выделить эти задачи и щелкнуть на кнопке Связать задачи

Рис. 4. Кнопки установки связи и разрыва связи между задачами

Чтобы связать задачи, которые в списке не следуют одна за другой, надо:

1. Выделить первую задачу цепочки (щелкнуть левой кнопкой мышки на номере задачи).

2. Нажать клавишу <Ctrl> и, удерживая ее нажатой, выполнить щелчок левой кнопкой мышки на номерах остальных задач цепочки.

3. Щелкнуть на командной кнопке Связать задачи или из меню Правка выбрать команду Связать задачи.

В качестве примера на рис. 5 приведен вид диаграммы Ганта после установки связей между задачами проекта.

Рис. 5. Диаграмма Ганта – график реализации проекта

Время задержки (опережения) выполнения задачи

Иногда между завершением одной задачи и началом другой должно пройти некоторое время. Например, после покрытия лаком, пол должен сохнуть 48 часов. Следовательно, задача Оборудование может начаться только через 48 часов после завершения задачи Ремонт. Такая ситуация моделируется при помощи связывания задач связью типа ОН и заданием запаздывания для задачи приемника. Для приведенного примера в поле Предшественники задачи Оборудование надо ввести 2ОН+2д, где: 2 - номер задачи Ремонт, ОН - тип связи между задачами, 2д - величина задержки начала выполнения задачи Оборудование после завершения задачи Ремонт. Время запаздывания также можно ввести во вкладке Предшественники окна Сведения о задаче, которое становится доступным в результате щелчка на соответствующей командной кнопке или в результате выбора в меню Проект команды Сведения о задаче.

Контрольные точки

Существуют особые задачи, которые называются контрольными точками. Эти задачи представляют собой важные события, а не задачи как таковые. Типичным примером контрольной точки является событие Начало работы. Чтобы ввести в график реализации контрольную точку, надо ввести задачу и задать, что время ее выполнения равно нулю.

Ресурсы проекта

Для выполнения проекта необходимы ресурсы – люди и оборудование. Чтобы задача была выполнена, на ее выполнение должен быть назначен соответствующий ресурс.

Процесс назначения ресурсов на выполнение задач называется распределением ресурсов. Здесь следует обратить внимание, что Microsoft Project позволяет рассчитать стоимость выполнения задач путем учета стоимости ресурсов, назначенных на их выполнение. Однако, на начальном этапе планирования проекта целью распределения ресурсов является назначение ответственных за решение задач, а не вычисление стоимости задач, путем детального учета рабочего времени, необходимого для решения задачи. Поэтому здесь не рассматриваются вопросы вычисления стоимости задач, контроля загрузки ресурсов.

Список ресурсов

Перед тем как приступить к распределению ресурсов, надо составить список ресурсов. Для этого надо в меню Вид выбрать команду Лист ресурсов и в появившуюся таблицу ввести названия и характеристики ресурсов. Применительно к рассматриваемой задаче достаточно ввести только названия ресурсов. В качестве названия ресурса можно указать должность или имя (фамилию) участника проекта.

Ресурсами проекта Консалтинговый центр являются директор, бухгалтер, секретарь и лаборант. Предполагается, что лаборант отвечает за обслуживание вычислительной техники (поэтому ему можно поручить вопросы, связанные с покупкой и настойкой вычислительной техники). Секретарю можно поручить решение задач связанных с рекламой, директор возьмет на себя задачи покупки оборудования, разработки рекламных материалов и методического обеспечения.

Распределение ресурсов

Чтобы приступить к распределению ресурсов, надо активизировать режим отображения диаграммы Ганта – выбрать в меню Вид команду Диаграмма Ганта. Затем надо выбрать задачу (щелкнуть на ее номере) и щелкнуть на командной кнопке Назначить ресурсы.

Затем в появившемся окне Назначение ресурсов (рис. 6) надо выбрать ресурс, в поле Единицы ввести долю рабочего времени, который ресурс будет тратить на решение задачи, и щелкнуть сначала на кнопке Назначить, затем – на кнопке Закрыть. Следует обратить внимание, что ресурсы следует назначать только элементарным задачам (задачам нижнего уровня).

Рис. 6. Назначение ресурса на решение задачи

Сохранение проекта

Чтобы сохранить проект надо:

1. В меню Файл выбрать команду Сохранить.

2. В открывшемся окне Сохранение документа выбрать папку, в которой надо сохранить проект.

3. В поле Имя файла ввести имя файла проекта.

4. Щелкнуть на кнопке Сохранить.

Базовый план

После того как график реализации будет готов (согласован с участниками проекта и утвержден руководством), необходимо сохранить его как базовый план. Для этого в меню Сервис надо выбрать команду ОтслеживаниеСохранить базовый план.

С этого момента все изменения будут фиксироваться в рабочем плане, а базовый план будет оставаться неизменным. Это дает возможность сравнивать текущее состояние проекта с запланированным.

Печать графика реализации проекта

График реализации проекта можно распечатать. Перед тем как приступить непосредственно к печати графика реализации проекта можно скрыть ненужные столбцы таблицы задач проекта (как правило, на графике реализации проекта выводят названия задач и даты начала их выполнения). Чтобы это сделать, надо установить курсор мыши на заголовок столбца, сделать щелчок правой кнопки и из контекстного меню выбрать команду Скрыть столбец.

Если время реализации проекта значительно, то график будет напечатан на нескольких листах, что не всегда удобно. Чтобы уменьшить количество листов, на которых будет выведен график, надо изменить масштаб его отображения. Наиболее просто это можно сделать при помощи командных кнопок Увеличить и Уменьшить,

первая из которых увеличивает масштаб отображения графика, вторая – уменьшает.

Чтобы напечатать график реализации проекта, выберите из меню Файл команду Печать. В результате этого действия на экране появляется диалоговое окно Печать, в котором можно задать количество печатаемых копий, активизировать режим настройки принтера и режим просмотра результата печати (кнопка Просмотр). Печать активизируется в результате щелчка на кнопке OK.

Упражнение № 2. Создание нового проект в Microsoft Project 2007 на основе одного из имеющихся в программе шаблонов.

Создавать новый проект в Microsoft Project 2007 целесообразнее всего на основе одного из имеющихся в программе шаблонов. Для этого в самой программе необходимо нажать в меню «Файл» на вкладку «Создать» и выбрать из имеющихся, например на компьютере. Просмотрев список доступных шаблонов, вы сможете получить представление о том, какие задачи удобно решать средствами этой программы. Так, есть шаблоны для создания таких проектов, как разработка программного обеспечения, строительство торгового комплекса, подготовка годового отчета, расширение отдела обслуживания клиентов и т.д. Если среди более чем четырех десятков шаблонов не нашлось подходящего, вы можете выбрать тот, который больше всего подходит по смыслу, или же создать проект "с чистого листа".

Создав документ на основе шаблона, вы увидите множество разнообразных полей, которые уже заполнены. Рассмотрим в качестве примера проект переезда компании в новый офис. Если компания достаточно велика, то на это может уйти несколько месяцев. Проект можно разделить на несколько этапов и включить в каждый из них те задания, которые необходимо выполнить. Например, такими этапами могут быть: от двух до шести месяцев до дня переезда, один-два месяца до переезда, две-четыре недели до переезда, от одного дня до двух недель, день переезда и день после переезда.

Для каждого этапа определяется набор задач, например, за две-четыре недели до переезда необходимо заказать систему безопасности, подключить международную телефонную связь, избавиться от старой офисной мебели и т.д.

Для каждой задачи указывается, сколько дней понадобится на ее решение, какая задача обязательно должна быть выполнена перед ней, выбирается человек, ответственный за выполнение. Очень удобно, что если время, требуемое на выполнение задачи, будет уменьшено или увеличено, то и общее время работы над проектом сразу же изменится соответствующим образом.

Щелкнув по задаче, можно вызвать окно, в котором при необходимости указываются ее расширенные настройки. Например, если пока что точно неизвестно, сколько времени займет выполнение задачи, то можно установить флажок "Предварительная оценка". Тут же указывается приоритет задачи и процент ее выполнения.

Для некоторых задач важнее всего сроки исполнения, для других сроки не так важны, зато обязательно нужно вписаться в определенный бюджет. Все эти нюансы могут быть учтены при настройке параметров каждой задачи. При необходимости для задач можно устанавливать ограничения по срокам, выбирая фиксированную дату начала или окончания или же указывая дату, не раньше или не позже которой нужно начать или завершить работу над ней. На вкладке "Предшественники" можно просмотреть список задач, которые должны быть выполнены для того, чтобы можно было перейти к данной задаче. Если выполнение предварительных задач задерживается, это можно увидеть тут.

На вкладке "Ресурсы" можно указать тех сотрудников, которые будут работать над выполнением задачи. Во многих случаях удобно снабжать задачи заметками, которые могут помочь в их выполнении. Например, если стоит задача по избавлению от устаревшей офисной техники, в заметках можно указать, что ее можно решить, проведя аукцион среди сотрудников компании.

Интересно, что если для задачи не указано время, требуемое на ее выполнение, Microsoft Project автоматически пометит ее как веху. Вехой, например, может быть задача под названием "Окончание второго этапа". В категории "Предшественники" для такой задачи можно указать те задачи, которые необходимо выполнить в рамках второго этапа, сама же эта задача станет предшественником для всех задач третьего этапа, к которому нужно будет перейти после завершения второго. При необходимости как веху можно пометить любую задачу, а не только ту, для которой указана нулевая продолжительность.

Одно из преимуществ Microsoft Project перед Excel в том, что для оценки продолжительности выполнения проекта пользователю не нужно строить формулы, так как в программе есть календарь, на котором можно отмечать даты выполнения задач. Работа с календарем очень удобна: например, если сроки сдвинулись, можно просто захватить мышью ту или иную задачу и передвинуть ее на другую дату. На календаре также можно устанавливать связи между задачами. Существует три основных типа связей: когда задачи должны выполняться параллельно и полностью совпадать по времени, когда время их выполнения может частично совпадать и когда вторая должна начинаться лишь тогда, когда будет завершена первая.