Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (Теоретические аспекты построения проектного офиса).pdf

2 А. Недостаточная последовательность и фокус. На этапе развития «Давай- Давай» компания может иметь широкий спектр разнообразных систем стимулирования, и сотрудников с самыми различными способностями. Кто что делает, и за какое вознаграждение, определено случайным набором решений. Компания работает в условиях недостатка систем и учрежденных процедур.

3 А. Организация организована вокруг людей. В «Давай-Давай» люди разделяют ответственность, и поручения пересекаются. Организации «Давай- Давай» организованы вокруг людей, не вокруг заданий. Рост происходит не по плану. Происходит реагирование на возможности, а не на план, организацию, или позиционирование с целью разработки будущих возможностей. Нет контроля окружающей среды. Среда их контролирует. Они движимы возможностями, но не приверженностью использовать возможности.

Применительно к школе №16 данная характеристика этапа выглядит так:

1 Б. Так как школа «лакмусовая бумажка» общества – возможных направлений огромное количество.

- Необходимо было выработать единый методический язык и вектор развития профессиональных компетенций учителя.

- На 2012 год школа с трудом набирала два первых класса. Это было обусловлено и «возрастом» микрорайона и низкой популярностью школы. Необходимо было «выигрывать внешнюю политику

- Были налажены связи фактически со всеми общественными национальными организациями города, профилактическими организациями, с ведущими вузами города, с музеями, театрами и организациями, занимающимися краеведческой деятельностью.

2 Б. Действительно четкой системы осуществления какой-либо деятельности, контроля, вознаграждений, четко очерченных зон ответственности либо не было, либо были на бумаге. В основном – это личная договоренность.

3 Б. Работа школы действительно была организована вокруг людей, т.е. «рождались» из возможности конкретных коллег или наличия внешних партнеров, а не из реальной потребности клиентов. Отчасти еще и потому, что было трудно отличить «ритуальные вопли» от реальных потребностей, а степень отрицания и неприятия всего нового у населения на столько велика, что может загубить любую, даже очень перспективную идею на корню. Так что идее лучше иногда дать окрепнуть и лишь потом предъявлять на «суд общественности».

Оценим внешние и внутренние ресурсы школы, используя SWOT – анализ деятельности школы. Результаты анализа представлены в таблице 1.

Таблица1

SWOT- анализ деятельности школы №15

Данный SWOT- анализ выявляет ряд проблем, над которыми необходимо работать. В основном эти проблемы соответствуют этапу перехода от фазы «Go-Go» к фазе «Юности», т.е. от предпринимательства к профессионализму.

Во время стадии «Юность» компания должна стать более профессиональной – менее интуитивной в процессе выработки решений – управлять возможностями, а не быть движимой возможностями. Лидер должен создать системы, разработать компенсационные пакеты, уточнить роли и обязанности, внедрить набор правил и процедур.

Тут упор должен сместиться в сторону систем, процедур, и администрирования. Если, компания создает эффективную административную систему и институциализирует руководство, то получает возможность перейти в следующую стадию цикла – Расцвет.

Руководствуясь данной логикой, внедрение проектного офиса как раз и будет тем инструментом, сделает управление более демократичным, прозрачным, систематизированным, с определенными процедурами и администрированием.

А перевод всех направлений деятельности школы в проекты, позволит перейти к более четкому целеполаганию. При этом коллектив школы имеет достаточный опыт участия в проектной деятельности. Как правило это либо социальные проекты, выполняемые во внеурочное время, либо учебные, использующие временной ресурс урока.

2.2. Разработка проектного офиса как системы управления школой №15

В рамках школы №15 проектный офис будет выполнять управление портфелем проектов (Рисунок 2.1).

Рисунок 2.1. Портфель проектов

Управление портфелем проектов включает в себя:

- распределение направлений деятельности образовательной организации по модели эффективной структуры управления по Адизесу:

- разработка методики организации и планирования проектной деятельности по направлениям, указанным на вышеуказанной схеме (маркетинг; продажи; разработка новых продуктов; производство; развитие персонала; управление персоналом; финансы; бухгалтерия);

- организация процессов постановки целей; планирования; исполнения; контроля; анализа; формирование управленческого воздействия; корректировки как каждого проекта в отдельности, так и всего портфеля проектов;

- внедрение единых процессов для унификации проектной деятельности, которые включают в себя: использование единых средств календарно- ресурсного планирования; определение и реализацию процессов ведения, согласования, утверждения проектной документации.

Основными потребителями услуг проектного офиса являются учителя школы и ее управленческая команда. В основном он служит для организационной работы внутри коллектива. Основной целью проектного офиса является создание условий для мобильной и прозрачной работы школы, экономя время на выполнении рутинных вопросов, позволяет решать их максимально мобильно, оставляя время для решения стратегических задач.

Проектный офис школы №15 можно считать «управляющим» типом, так как он позволяет осуществить базовые функции управления проектами: определяет содержание проектов; осуществляет планирование и распределение ресурсов; осуществляет контроль за исполнением проектов. Проектный офис школы носит черты как реального, так и виртуального проектного офиса. Сотрудники имеют свои рабочие места, но вместе с тем основные вопросы коммуникации и хранения информации осуществляется в облачной системе Google Apps. Члены проектного совета, т.е. кафедра управления взаимодействует как правило так же в режиме реального времени, обсуждая на совещании динамику того или иного проекта, вопросы управления всего проектного офиса. На данном этапе такие формы работы, как мозговой штурм лучше проходят в реальном времени, но со временем мы планируем и этот вид деятельности перенести в виртуальный режим.

На сайте проектного офиса представлен портфель проектов, который включает в себя программы; программы, в свою очередь, включают проекты, представленные на сайте папками, содержащими паспорта проектов, дополнительные материалы для реализации проекта (по необходимости) и отчет с анализом по окончании проекта. Ежегодно в конце учебного года проводится полный анализ всего портфеля проектов, он корректируется и переносится на следующий год, а старый портфель переносится в архив проектного офиса. Новый портфель проектов в основном включает паспорта проектов прошлых лет, за исключением тех, которые на педагогическом совете решили больше не проводить или вновь инициируемых проектов. Основные даты событий проектов заносятся в общий календарь. Право просмотра есть у всех членов коллектива, право редактирования только у совета проектного офиса. Со следующего года в каждой папке проекта появится нормативная база, но согласно которой действует тот или ной проект.

Описание систем проектного офиса лучше начать с Системы управления знаниями:

1. Портфель проектов представляет собой некую совокупность проектов и/или программ, разделенных на основные блоки модели эффективной структуры управления И. Адизиса: производство (вкл. программа аттестация), персонал (кадры), маркетинг (клиенты), финансы и учет; разработка новых продуктов (блоки: коммуникация и проектирование).

Блок производство включает в себя такие программы, а они в свою очередь проекты, как:

Программа «Галактика детства»:

- проект «Весенние праздники»;

- проект «Здоровый образ жизни»;

- проект «День Победы»;

- проект «За чистую школу»;

- проект «Новый год»;

- проект «Самоуправление»;

- проект «День знаний»;

- проект «Декада Толерантности»;

- проект «Творчество».

Программа «Классное руководство»:

- проект «Портфолио класса»;

- проект «Лучший ученик»;

- проект «Гендерное воспитание»;

- проект «Театры и экскурсии»;

- проект «Последний звонок и выпускной».

Программа «Социально – психологическая служба»:

- проект «Психологическая работа с родителями»;

- проект «Диагностика»;

- проект «Индивидуальная работа с детьми»;

- проект «Психологическая работа с педагогами»;

- проект «Социальная адаптация».

Программа «Библиотека»:

- проект «Книга на параллель»;

- проект «Литературная гостиная»;

- проект «Подари школе книгу»;

- проект «Выставки и презентации»;

- проект «Библиотечные уроки»;

- проект «Буккросинг».

Программа «Летняя занятость»:

- проект «Трудовые бригады»;

- проект «Летний лагерь».

Программа «Одаренные дети»:

- проект «НОУ»;

- проект «олимпиады».

Программа «Внеурочная деятельность»:

- проект «Внеурочная деятельность в начальной школе»;

- проект «Кружки»;

- проект «Платные дополнительные услуги».

Программа «Аттестация»:

- проект «ГИА»;

- проект «Промежуточная аттестация»;

- проект «Текущая аттестация».

Блок «Маркетинг»:

Программа «Сохранность контингента»:

- проект «Кураторство параллелей»;

- проект «Сотрудничество с детскими садами»;

- проект «Субботняя академия».

Программа «Сотрудничество с родителями»:

- проект «Родительские собрания»;

- проект «Совет родителей».

Проект «Сотрудничество с ВУЗами Ташкента».

Блок «персонал»:

Программа «Кадры»:

- проект «Методическая работа кафедр»;

- проект «Портфолио педагога»;

- проект «Профессиональные конференции».

Блок «финансы и учет»:

Программа «Бухгалтерия»

Программа «АХЧ»

Программа «Безбумажная школа»;

Проект «Создание сетевого взаимодействия детские сады – школа - ВУЗ»;

2. Каждый проект как уже отмечалось представлен на сайте паспортом проекта (Приложение 1. Пример паспорта проекта «День победы»); дополнительными материалами, необходимыми для работы с ним (например, шаблонами социального паспорта класса, протоколом родительского собрания, методическими разработками классных часов и других мероприятий и т.д.); по итогам реализации проекта – отчетом и анализом, проводимыми всеми участниками проекта. База проектов размещается на сайте проектного офиса, при этом есть администратор сайта (заместитель директора), который имеет доступ к внесению любых изменений в любой проект портфеля проектов, кураторы проектов имеют право администрирования только своего проекта. Право просмотра и использования материала есть у всех членов педагогического коллектива, право только просмотра есть у любого желающего. (Приложение 2. Форма отчета проекта).