Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (Теоретические аспекты построения проектного офиса).pdf

Введение

При построении проектно-ориентированной системы управления в компании важным становится вопрос создания Проектного офиса (Project Management Office, PMO, Офис управления проектами).

Проектный офис – подразделение, отвечающее за методологическое и организационное обеспечение проектного управления в организации, планирование и контроль портфеля проектов, внедрение и развитие информационной системы планирования и мониторинга проектов, формирование сводной отчетности по программам/проектам.

Очевидно, что влияние проектного офиса в организации, огромно, с чем и связана насущная важность темы курсовой работы.
Актуальность темы – степень важности построения проектного офиса в организации.

Целью данной работы является разработка и внедрение модели управления на основе «проектного офиса» в школе № 15. Для достижения выше поставленной цели необходимо решить ряд задач:

- изучить понятие и сущность проектного офиса и его виды;

-изучить этапы построения проектных офисов;

-выявить проблемы управления в школе №15 г. Ташкента при помощи SWOT–анализа и методике жизненных циклов И.Адизеса;

-разработать комплекс мероприятий, направленных на решение выявленных проблем через создание проектного офиса.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка используемой литературы.

Согласно структуре, в первой главе последовательно раскрыто понятие, сущность и виды проектных офисов.

Во второй главе проведен подробный анализ школы № 15 и предложено внедрение проектного офиса.

В заключении приведены выводы и результаты анализа.

Глава 1. Теоретические аспекты построения проектного офиса

1.1. Понятие и сущность проектного офиса

При построении проектно-ориентированной системы управления в компании важным становится вопрос создания Проектного офиса.

Проектный офис – подразделение, отвечающее за методологическое и организационное обеспечение проектного управления в организации, планирование и контроль портфеля проектов, внедрение и развитие информационной системы планирования и мониторинга проектов, формирование сводной отчетности по программам/проектам.

Он включает обученный штат менеджеров и технического персонала, оснащен необходимыми современными программными и техническими системами. В зависимости от вида и назначения проектный офис может занимать соответствующее положение в организационной иерархии. В компании одновременно идет не один проект, а несколько (или много), и при определенном уровне зрелости управлять множеством проектов становится сложно. Кроме того, проекты могут быть разнонаправленными (например, внедрение нового IT – обеспечения, строительство нового объекта и т.д.). Часто возникают трудности с распределением человеческих ресурсов, так люди одни, а проектов, в которых они участвуют, - много; из-за этого возникают перегрузки. Предоставляемые руководству отчеты по проектам либо содержат недостаточно информации для принятия управленческих решений, либо излишне много, поэтому нужны люди, процедуры и механизмы, специальные методы и инструменты. Офис Управления Проектами как раз и позволяет решить эти задачи.

Функции проектного офиса представлены на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1. Функции проектного офиса

Стадии развития проектного офиса можно разделить следующим образом:−сопровождающий: «обслуживающее подразделение», второстепенные функции;

−управляющий: именно отсюда происходит управление проектами компании;

−программный: появление крупных проектов программ и портфелей, инструменты управления массивами проектов. Ранжировать компании можно и с точки зрения зрелости. Самая известная модель зрелости – модель Гарольда Керцнера. Проектный офис тоже претерпевает подобную «эволюцию» (рисунок 1.2.)

Рисунок 1.2. Проектный офис в соответствии с моделью Гарольда Керцнера

1.2. Виды проектных офисов

 Существует несколько названий проектного офиса, которые зависят, прежде всего, от тех целей, для которых офис организуется.

Проектный Офис (ПО) – это временное подразделение, которое создается в компании для одного конкретного проекта. Предположим, Вы решили внедрить новое программное обеспечение в масштабе всей компании. Проекты автоматизации по времени могут занимать от нескольких месяцев до года и более. Для этой цели организуется проектный офис, который решает все задачи по реализации данного проекта и будет расформирован по его завершению.

Офис Управления Проектами (ОУП) - это подразделение компании, осуществляющее централизацию и координацию управления приписанных к нему проектов (PMBok Guide. Third edition). Это наиболее распространенное название в его классическом варианте, и в мире 59% всех проектных офисов называются именно так. При внедрении системы управления проектами в компании, где проекты являются основным видом деятельности (например, девелоперские, строительные, инжиниринговые, IT – компании и т.п.), такой проектный офис наиболее эффективен. Другое название, также часто встречающееся в компаниях, - это центр управления проектами (ЦУП).

При достаточном зрелом уровне управления проектами в крупных корпорациях организуют Офисы Управления Проектами и Программами(ОУПП). В мире около 12% проектных офисов существуют с таким названием.

Главная задача– это найти и дать нужную информацию. Выбирая модель проектного офиса следует обращать внимание на цели и задачи его создания. В зависимости от уровня зрелости проектного менеджмента, различают несколько видов офиса управления проектами.

«Хранилище информации». Служит для сбора информации о проведенных проектах, накапливает опыт и формирует базу знаний по проектам для последующего применения. По сути такой проектный офис является подобием архива по проектам.

«Скорая помощь». Название данного вида не случайно, ведь такой офис управления проектами служит сервисным центром ответов на вопросы, возникающие у руководителей проектов, кураторов, администраторов

«Наставник». Предназначен для распространения предыдущего опыта реализации проектов компании на другие проекты, доведения методологии до сотрудников, организации обучения персонала методам и инструментам в области управления проектами.

«Управляющий». Такой проектный офис достаточно «продвинутый» и служит настоящим центром управления проектами. В его задачу входит:− определение содержания каждого проекта,− планирование и распределение ресурсов,

− контроль графиков исполнения проектов,− контроль исполнения бюджетов проектов,− оценка допущений, предположений, рисков

«Интегрированный». Его основными задачами в компании являются:

− применение единой методологии для определения приоритетов проектов,

− единые принципы объединения проектов в Программы,

− координация управления на уровне Программ проектов,

− постоянное совершенствование и развитие корпоративной методологии управления проектами,

− обучение и повышение квалификации персонала, участвующего в проектной деятельности, по мере необходимости,– для разных групп участников проектных команд.

1.3. Этапы разработки проектного офиса

Для того, чтобы проектный офис работал на достижение не столько краткосрочных, сколько на долгосрочных стратегических целей, используется четырехступенчатый подход :

1 ступень – закладка фундамента;

2 ступень – запуск краткосрочных мероприятий;

3 ступень – развертывание долгосрочных решений;

4 ступень – поддержка и совершенствование.

На первой ступени устанавливаются границы проектного офиса и определяются актуальные задачи и долгосрочные цели.

1. Традиционно все начинается с оценки своих текущих возможностей и целей. Определение степени зрелости компании помогает в планировании будущих задач и действий.

2. Проводится ряд мероприятий для выявления текущих задач, возможностей и вопросов.

3. На основе полученных данных создается обзорный документ, охватывающий текущее состояние и видение будущего; план усовершенствований с рекомендуемыми краткосрочными мероприятиями и долговременными целями.

4. Затем определяются функции и штатная структура проектного офиса; определяются категории участников проектов; подготавливается стратегия взаимодействия. Ступень считается завершенной после набора штата в проектный офис и начала финансирования.

На второй ступени начинается работа по организации выполнения краткосрочных мероприятий и запускается поддержка проектов. Наряду с краткосрочными инициативами должно также осуществляться курирование проектов, которое включает помощь проектам, находящимся на начальной стадии или нуждающимся в поддержке.

Ступень заканчивается, когда все краткосрочные инициативы и мероприятия запущены, и команда может полностью посвятить себя достижению долгосрочных целей, начатых на первой ступени.

Основной целью третьей ступени является улучшение и ускорение процессов, обучение персонала и организация стабильной поддержки проектов.

Задачи определяются как:

- настройка методологии/ процессов и продолжающееся развитие;

- разработка программ обучения;

- внедрение инструментария управления проектами;

- управление ресурсами;

- управление портфелями проектов;

- организационные изменения и планирование развития.

На четвертой ступени проектный офис функционирует и поддерживает организацию, выполняя повседневные задачи, совершенствуя управление проектами и увеличивая степень участия проектного офиса в достижении стратегических целей организации.

Создавая систему управления проектами, необходимо выполнение следующих действий:

- сформулировать цели и задачи; - выбрать соответствующий вид проектного офиса;

- разработать организационную структуру проектного офиса;

- организовать работу проектного комитета.

Под проектным комитетом подразумевается совещательный орган, существующий в организации для принятия решений о проектам. В его состав как правило входят представители высшего руководства, функциональные руководители, менеджеры проектов. Именно проектный комитет решает, какие проекты будут реализованы в организации, утверждает планы и графики проектов, распределяет бюджет, принимает отчеты и осуществляет контроль за достижением целей проектов и соотнесению их стратегическим планам организации.

Таким образом мы делаем вывод, что первоочередная задача проектного офиса как инструмента повышения эффективности работы организации в целом – это достижение стратегических целей и задач. Решение текущих вопросов – второстепенная функция проектного офиса.

Глава 2. Создание проектного офиса на примере школы №15 г. Ташкента

2.1. Предпосылки формирования проектной системы управления в школе №15 г. Ташкента

Рассмотрим деятельность школы №15, оценим стадию жизненного цикла развития организации, степень развития проектной деятельности в школе, внешние и внутренние ресурсы школы на текущий момент. Применяя к школе методику Адизеса «жизненный цикл компании», можно говорить о том, что школа №15 с 2012 по 2019 год находилась на этапе «Давай- давай» Для данного этапа жизненного цикла характерно следующее:

1 А. Организация пытается двигаться одновременно во многих различных направлениях. Компании «Давай-Давай» подобны детям, только что научившимся ползать. Они пытаются быть везде. Они не видят проблем – только возможности. В компаниях «Давай-Давай» всё представляется возможностью. Патологические компании «Давай-Давай» – мини- конгломераты. Они увязли во многих связанных и не связанных между собой бизнесах. К несчастью, подобная диверсификация означает лишь то, что компания растеклась слишком тонким слоем. Для «Давай-Давай» каждая возможность представляется приоритетной. Разговор о том, чего не делать, преждевременный; для типичного пути «Давай-Давай» подобный разговор почти святотатство.