Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Сущность коммуникационных процессов и понятие «информационные технологии»).pdf

Введение

Невозможно недооценивать важность коммуникаций в управлении. Любой руководитель организации делает все возможное, чтобы сотрудники понимали главные цели и задачи фирмы, а для этого просто необходимо эффективный обмен информацией. Если сотрудники не могут правильно и четко обмениваться информацией, то они просто не сумеют работать вместе, правильно формулировать цели и успешно достигать их, ведь цели должны диктовать действия.

Всем известно, что коммуникации имеют немаловажное значение для успеха любой деятельности, но особенно это огромная отрасль, которая изучается в сфере менеджмента. Нельзя забывать, что любая организация, даже самая небольшая – основа мира менеджеров, а также причина их существования, но это работает только в том случае, если эти специалисты в совершенстве владеют искусством коммуникации.

Так что же такое коммуникация в организации? Это процесс, который руководитель использует для развития системы предоставления нужной информации большой аудитории внутри своей компании и отдельным индивидуумам вне организации. Коммуникация мощный инструмент в руководстве и координации получения необходимой информации на всех уровнях управления. Эффективность работы данного инструмента определяется качеством реализации тех или иных решений, если сотрудникам четко и доступно донесли информацию о целях и задачах проекта, то результат работы будет успешным.

Сам процесс коммуникации в любой организации является одним из самых важных моментов, если каким-то образом остановить поток информации во внутренней среде компании, то организация фактически подлежит ликвидации.

В связи с этим данная тема очень актуальная.

Целью изучения темы является: анализ ключевых понятий и процесса коммуникации в организации.

Задачи, поставленные мной в достижении данной цели:

1. изучить сущность коммуникационного процесса и раскрыть понятие «информационные технологии»;
2. изучить понятия и виды коммуникаций в организации
3. выявить роль коммуникаций в системе управления
4. изучить коммуникации между организацией и внешней средой
5. выделить элементы и этапы процесса коммуникации
6. изучить межличностную коммуникацию и роль обратной связи
7. изучить информационные технологии осуществления коммуникационных процессов;
8. выявить проблемы коммуникационного процесса в организации;
9. выявить качество коммуникаций и эффективность управления;
10. сделать выводы и предложения.

Для решения задачи достижения цели были изучены многие материалы по данной теме.

1. Сущность коммуникационных процессов и понятие «информационные технологии»

Коммуникационный процесс и информационные технологии тесно связаны между собой, информация двигатель коммуникации. Но для начала предлагаю рассмотреть эти понятия раздельно.

Итак, что же такое коммуникация в целом и коммуникационный процесс?

Коммуникация представляет собой процесс информационного обмена сообщениями, различными людьми, их социальными группами, организациями и т.д.. Для руководителя той или иной организации коммуникация – это источник информации для принятий эффективных решений, которые он должен донести до своих сотрудников доступным языком. Если коммуникация плохо налажена, то решения могут оказаться ошибочными или плохо исполнимыми сотрудниками.

Процесс коммуникации осуществляется при наличии следующих элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель. Рассмотрим каждый из них:

1. Отправитель – человек, который должен донести идеи с помощью передачи им информации.
2. Сообщение – информация, имеющая определенную форму, и может быть закодированной.
3. Канал связи – это средство передачи сообщения или какой-либо другой информации
4. Получатель – человек, которому предназначено данное сообщение. (эти элементы взаимосвязаны, что можно наглядно посмотреть в таблице 1)

(Таблица 1)

Формулирование идеи

и отбор информации

Кодирование информации

Формирование сообщения

Выбор канала связи

Передача сообщения

Передача ответа отправителю

Интерпретация сообщения

Формирование ответа на него

Декодирование сообщения

Восприятия сообщения

Из всего этого следует, что основная цель коммуникационного процесса обеспечение восприятия обмена информацией. Однако, сам факт такого обмена информацией не дает гарантию эффективности общения людей.

Очень важно понимать, кто же могут быть субъектами коммуникации? Ими могут быть, как группы людей, юридические лица, так и отдельные личности. Именно тогда коммуникация будет проходить путем факторов, мнений, идей от одного лица к другому в устной, письменной или какой-либо другой форме с целью получения обратной реакции.

Организационная коммуникация – это многоуровневая и сложная система, которая охватывает всю деятельность организации, а также ее внутренние элементы и внешнее окружение. Поэтому эффективность работы управляющего менеджера зависит от его коммуникационных навыков и делового общения.

2. Понятие и виды коммуникаций в организации

Понятие «коммуникация» употребляется в различных значениях, можно услышать, как говорят об инженерных, транспортных и других коммуникациях как о формах связи. Коммуникация — это одно из наиболее важных условий жизни человека в социуме, а коммуникабельность — одна из необходимых характеристик, которая сопутствует успеху. Под коммуникабельностью в разных группах понимают способность к общению и способность к совместной работе.

По этому вопросу очень часто возникают недоразумения, приводящие к неправильному их толкованию. Но в нашем случае актуально понятие в организационном контексте. Тут «коммуникация» рассматривается:

1. как процесс, то есть общение людей;
2. как объект, то есть совокупность технических средств, обеспечивающих процессы передачи информации.

Надо помнить, что если руководитель и сотрудники организации эффективны в коммуникации, то организация эффективна и во всех видах деятельности.

Коммуникация в организации подразделяется на внешнюю и внутреннюю.

Основная задача внешних коммуникаций сводится к трансформированию нужной стратегии в поведение организации, ее послания на организационном, производственном и функциональном уровнях.

Прежде всего, это разработка имиджа организации и донесения его до общественности посредством следующих средств:

1. определение коммуникационных задач;
2. выбор целевых групп;
3. формулирование подходящих сообщений;
4. выбор средств и планирование;
5. координация действий.

Основная задача внутренних коммуникаций – это формирование единого информационного пространства. Важно, чтобы сотрудники были осведомлены обо всей деятельности компании и принимали активное участие в ее жизни. Внутренние коммуникации представляют собой область, которая находится между связями с общественностью и работой с персоналом.

Внешняя коммуникация — это обмен информации со средой, которая находится вне организации. Если мы попробуем проанализировать, о чем пишут или читают люди в организации, то основное внимание нам пришлось бы сосредоточить на вопросах, связанные с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет на организацию.

Как пример, мы можем рассказать такой случай: в 1982 г. и в последующий раз в 1985 г., когда компания «Джонсон энд Джонсон» выявила, что некоторые капсулы «Тиленола» ядовиты, президиуму компании пришлось искать четкие методы коммуникации со средствами массовой информации и потребителями, а также с Управлением санитарного надзора за качеством пищевых продуктов и медикаментов. Наладили связь с руководством среднего звена, которое во главе лабораторий и заводов в разных странах мира, в свою очередь, они установили связь с менеджерами, а те подчинённым им. После чего благодаря этому руководители компании «Джонсон энд Джонсон» оповестило о своих проблемах всех своих сотрудников. Сочетание таких средств коммуникации, как совещания, телефонные переговоры, формальные отчеты, видеоленты позволили в конечном счете охватить многих работников компании. Этот способ называется вертикальным (таким образом руководство проекта (организации) оповещает всех сотрудников).

Каждой организации приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах компания сообщает информацию по финансам, а также подробно описывает сведения о возможностях карьеры, льготах, о своем размещении и т.д. Организация, в которой имеется профсоюз, обязана поддерживать связь с законными представителями людей, которые работают по договору найма. Это лишь малая часть примеров из всего разнообразия способов реагирования организации на события внешнего окружения. Но все мы знаем, что не менее важны и внутриорганизационные коммуникации. Коммуникация внутри организации включает в себя, чаще всего, инструктирование и обучение. Основная цель – создание среди сотрудников поддержки целей и задач фирмы, а также политики, проводимой руководством организации.

Коммуникативный поток подразделяется на горизонтальный и вертикальным (о нем мы рассказали ранее). Внутриорганизационные коммуникации включают также:

- нисходящий и восходящий уровни вертикальных коммуникаций,

- коммуникации по горизонтали,

- коммуникации между руководителем и подчиненными,

- коммуникации между формальными и неформальными группами.

Коммуникационные процессы внутри организации призваны удовлетворить потребности разного уровня.

Рассмотрим, как информация перемещается внутри организации с уровня на уровень? Информация может переходить по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Так подчиненным разного уровня сообщается о текущих заданиях, изменении приоритетов, конкретных задачах, рекомендуемых процедурах и т.д. Например, вице-президент может сообщать управляющему заводом о предстоящих изменениях в производстве. А управляющий заводом обязан проинформировать уже своих подчиненных ему об особенностях изменений. Помимо обмена внутри организации по нисходящей, компания нуждается в коммуникациях по восходящей. К примеру, служащий магазина может заметить, что новый компьютер иногда заставляет клиента ждать на несколько минут дольше, чем прежде, потому что компьютер зависает. Служащий заметил, что ожидание раздражает клиентов и он должен доложить об этом начальнику, чтобы тот в свою очередь информировал директора. Только с помощью передачи информации с низших уровней на высшие, чаще всего, значительно влияет на эффективность производительности. Таким же путем до руководства доходит вся информация о первичных проблемах и многое другое. Принятые такие системы коммуникаций способствуют развитию новаторства и предприимчивости, что очень важно.

Необходимо помнить, что общение людей бывает вербальное и невербальное. Вербальные коммуникации реализуются посредством устных или письменных сообщений, невербальные — осуществляются посредством языка телодвижений и параметров речи.

Способы обеспечения коммуникации известны, это:

- слушание,

- речь,

- чтение,

-письмо.

По значимости слушание находится на первом месте, занимая до 45% времени межличностных коммуникаций. Речь занимает до 30% времени межличностных коммуникаций. Для того, чтобы добиться большую эффективность коммуникаций необходимо уделять внимание культуре речи. Чтение составляет около 15% времени.

Тип личности человека имеет огромное значение в процессе коммуникации. Важно своевременно распознать тип личности собеседника, это позволит вам адаптировать предложения и даст больше шансов добиться успеха в переговорах.

Всегда в любой организации важнейшее звено между руководителем и сотрудниками являются коммуникации, они считаются мощным инструментом внутрисистемной координации. Эффективность коммуникаций тесно связана с рациональностью выбранной структуры управления.

Каким образом на практике сотрудники получают информацию, которая дает им возможность выполнять свои задачи? Для этого следует прибегнуть к различению формальных и неформальных коммуникаций.

Формальными, или, как их еще называют по-другому – официальными, коммуникациями являются те, которые создаются руководством организации и чаще всего они устанавливаются нормативными актами. Как пример, мы можем назвать официальную административную корреспонденцию – это формальные коммуникации в органе государственного управления. Но такие коммуникации могут быть не только письменные, но и устные. Их формальный характер определяется тем обстоятельством, что они официально предусмотрены и осуществляются согласно правилам, которым подчинено функционирование организации. Например, совещание директоров компании или ежедневные утренние собрания с сотрудниками для обмена информацией и постановки задач на рабочий день.

Неформальные коммуникации – это вид внутриорганизационной коммуникации, при котором информационный обмен совершается между сотрудниками вне связи с их обязанностями.

Основным методом неформального общения является передача устных сообщений, это когда информация передается от одного участника информационной цепи к другому. Эта особенность обусловливает две характеристики неформальной коммуникации: относительно высокую скорость распространения информации и относительно высокий риск ее искажения. Ведь зачастую канал неформальных коммуникаций – это канал слухов. Как говорил известный исследователь Кит Дэаис «происхождение этого термина относится к временам Гражданской войны в США. Провода телеграфной связи, протянутые с дерева на дерево, напоминали побеги виноградной лозы и широко использовались армией Севера и Юга. Сообщения, передаваемые по такому телеграфу, часто фальсифицировались и запутывались. В конечном счете стало общепринятым квалифицировать неточные сообщения и сведения как «слухи»».