Файл: Документирование и инвентаризация (на примере ООО «Алтайтара»).pdf

Одной из самых распространенных технологий автоматической идентификации являются штриховые коды. Наибольшее распространение они получили в сфере производства товаров. Применение штрих-кодов позволяет автоматизировать ввод информации о товарах в компьютерные системы. На современном этапе многоотраслевая коммуникационная система идентификации базируется на применении штриховых кодов EAN/UPC. Действие системы обеспечивают две крупнейшие специализированные международные организации - EAN International и AIM International.

Для кодировки каждой цифры предусмотрено определенное количество штрихов и пробелов, имеющих определенную ширину и соотвественное расположение в отведенном для цифры месте, которое называется цифровым знаком. Цифровой знак выступает базовой единицей информации штрихового кода. В большинстве случаев цифровые знаки имеют одинаковую ширину и состоят из одинаковых модулей, поэтому ширина штрихов и пробелов всегда кратна модулю[18, с.133].

Рисунок 3 - Образцы штрих-кодов

Рассмотрим этапы внедрения системы идентификации запасов по штрих-коду и ее преимущества.

Проект внедрения технологии штрих кодирования состоит из следующих этапов:

- Определение основных характеристик ТМЦ, влияющих на ценообразование (например, свойства материалов в разрезе применения для реставрационных работ с объектами разных временных периодов)

- Анализ производственно-хозяйственных процессов, связанных с движением ТМЦ (использование образцов ТМЦ при приеме заказов, проведение инвентаризации склада, порядок приема товара, поступление информации от поставщика, оформление возврата ТМЦ, отгрузка и упаковка в тару ТМЦ и т.д.)

- Расширение процедур в учетной программе (Добавление или настройка процедур обмена данными с терминал-сканером, настройка процедур генерирования собственного штрих-кода для предприятия, включающего все необходимые характеристики и параметры ТМЦ, при отсутствии штрих- кодов производителя, настройка принтеров для печати этикеток и т.д.)

- Закупка необходимого оборудования: терминал-сканеров и принтера для печати этикеток со штрих-кодом

- Настройка программного обеспечения, обучение пользователей

- Ввод в промышленную эксплуатацию технологии штрихового кодирования на предприятии.

Рассмотрим этапы использования системы идентификации в ООО «Алтайтара».

Автоматическая идентификация является таким видом технологии, который обеспечивает получение данных в момент их возникновения, обеспечивая оперативность информации. При ее применении в ООО «Алтайтара» будет обеспечена автоматическая идентификация изделий на различных стадиях: прием сырья и материалов, хранение, осуществление работ, контроль качества.

Рассмотрим эти процессы поэтапно.

1. Прием материалов.

В тех случаях, когда материалы поступают в контейнерах или россыпью использование сканеров позволяет считывать штриховые коды, нанесенные на этикетках контейнеров, упаковке, непосредственно на изделиях или материалах. Так же использование сканеров значительно упрощает процесс работы с сопроводительными документами на груз, так как большинство компаний сегодня снабжает эти документы штриховым кодом, содержащим всю необходимую информацию. Внутри электронной базы данных сразу же происходит процесс идентификации поступившего товара, подтверждается его прием, определяется количество товара, стоимость, количество мест и т.д.

2. Хранение.

На основании поступившей в программу информации на принятые ТМЦ регистрируется их прием или отказ. После этого материалы распределяются по местам хранения, где штриховые коды считываются повторно для подтверждения приема. Затем ТМЦ размещают по секциям и полкам и считывают штриховые коды по позициям, а также по местам хранения или накопления.

3. Производство работ.

Система автоматического считывания штрих кодов позволяет оперативно формировать данные о наличии и движении запасов, помогая избежать пересорта, что позволяет своевременно пополнять запасы необходимых материалов.

Штриховые коды обеспечивают контроль производственной деятельности по всему циклу до окончания работ.

4. Контроль качества.

При отпуске материалов четко контролируется какой именно материал затребован и использован.

При этом общий отлаженный порядок работы склада при внедрении технологии штрихового кодирования практически не изменяется.

Рассмотрим все элементы данной системы.

1. Приход товара

При поступлении ТМЦ приемщик считывает штрих-код с поступившего на склад товара. Формирование приходного документа в системе происходит автоматически - на базе информации, поступающей от сканера или терминала сбора данных. Работа системы практически не требует вмешательства оператора. Данные о немаркированном товаре вносятся вручную. Использование системы обеспечивает оперативное поступление информации о поступившем товаре в базу данных и обеспечивает ее доступность для всех пользователей. При необходимости на немаркированный товар печатаются этикетки со штрих-кодом и другой информацией. Для упрощения этой операции можно использовать этикет-пистолеты. Возможно осуществление и дополнительной маркировка товара - для внутреннего учета: этикетки печатаются на весь приходящий товар. Необходимость дополнительной маркировки возникает при использовании партионного учета на складе либо раздельного учета однородного товара, поступающего от различных поставщиков. В этом случае в штрих-код может быть внесена информация о партии, сроке годности, поставщике.

2. Внутренние перемещения

Внутренние движение товара между местами хранения лучше так же осуществлять с помощью технологии штрихового кодирования. Это позволяет избежать путаницы или потери товара.

3. Инвентаризация

Использование штриховое кодирование можно значительно упростить процесс инвентаризации. Инвентаризация поводится на основе применения платформы по сбору данных, которая позволяет в автономном режиме сформировать отчеты по актуальному наличию остатков на складе, показать их движение. Отчет о проведении инвентаризации после считывания штрих кодов фактически находящейся на складе продукции формируется автоматически. Большим преимуществом является невысокая стоимость оборудования.

Для выявления целесообразности применения предложенных мер необходимо определить экономический эффект от их использования.

Стоимость установки программного обеспечения на 1 аппарат составляет 1500 руб. Это разовые затраты. Лазерный сканер Zebex 3001 стоит 3200 руб.

Стоимость принтера этикеток CITIZEN CLP-521 составляет 14400 руб.

Потребность предприятия в точках сканирования – 5 точек.

Стоимость проекта:

(1500*5) + (3200*5) + 14400 = 37900 руб.

Полученные расчеты представлены в таблице 6.

Таблица 6

Затраты на проект^[7]

Низкая стоимость проекта оправдается в течении первых трех месяцев его применения, но позволит ускорить оборачиваемость запасов, позволит рационализировать их использование, избегать пересортицы, оптимизировать расходование дорогих материалов. Таким образом, при относительно низкой стоимости предлагаемых мер они позволят существенно повысить эффективность учета и инвентаризации на самом проблемном участке.

Вывод по главе: Исследование показало, что в основе совершенствования документирования в ООО «Алтайтара» должны лежать общепринятые аспекты организации и упорядочения документооборота. Для упрощения и прозрачности бухгалтерского учета необходимо разработать и утвердить такие документы как: Табель форм документов, Альбом документов и Сборник типовых и трафаретных текстов документов.

Для повышения эффективности инвентаризации необходимо внедрить систему идентификации материалов, что позволит повысить достоверность учета и снизить сложность инвентаризации материалов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведенное исследование позволило отметить, что документирование и инвентаризация выступают ключевыми взаимосвязанными методами бухгалтерског учета. Под бухгалтерским документом понимается письменное свидетельство, которое подтверждает законность и реальность совершаемых хозяйственных операций. Бухгалтерские документы отражают факт совершения хозяйственных операций, выступая при этом основой отражения операций по счетам и средством предупреждения хищений ТМЦ (товарно-материальных ценностей).

Инвентаризация представляет собой метод контроля имущества организации, финансовых потоков, правильности ведения бухгалтерского учета в части отражения операций на счетах. Целью инвентаризации выступает выявление расхождения между документальными и фактическими данными и внесение соответствующих корректив.

Практическое исследование проводилось на материалах ООО «Алтайтара». Основным направлением деятельности предприятия выступает производство тары из гофрокартона.

Краткая характеристика деятельности предприятия показала, что ООО «Алтайтара» обеспечено факторами производства. Показатели экономической эффективности имеют динамику роста. У предприятия не отмечается дефицита чистого оборотного капитала, что говорит об эффективности управления оборотными фондами. На всем протяжении исследования предприятие не испытывает дефицита финансирования.

Исследование организации документирования на предприятии показало, что в ООО «Алтайтара» разработана эффективная система документооборота, учитывающая его интересы и соответствующая нормативно-правовым требованиям.

Инвентаризация проводится в соответствии с законодательными требованиями, ее основные положения закреплены в учетной политике. Положительным аспектом выступает наличие постоянной рабочей инвентаризационной комиссии. Сложности при инвентаризации отмечаются на участке учета и хранения товарно-материальных ценностей.

Основной задачей оптимизации процессов документирования деятельности ООО «Алтайтара» является упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным функциям и ситуациям.

Важным аспектом регламентации делопроизводства ООО «Алтайтара» является включение в Инструкцию Табеля форм документов, в котором необходимо представить все создаваемые в организации документы, сгруппированные по управленческим функциям. Принятие в ООО «Алтайтара» табеля позволит исключить применение в организации видов и разновидностей документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности, необоснованно и несанкционированно заменяющих принятые в государстве типовые унифицированные формы документов.

Для повышения эффективности проведения инвентаризации было предложено внедрить современную систему идентификации товаров, что позволит значительно упростить процесс инвентаризации. Инвентаризация поводится на основе применения платформы по сбору данных, которая позволяет в автономном режиме сформировать отчеты по актуальному наличию остатков на складе, показать их движение. Отчет о проведении инвентаризации после считывания штрих кодов фактически находящейся на складе продукции формируется автоматически.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Гражданский кодекс Российской Федерации, от 30.11.1994 № 51-ФЗ//СПС КонсультантПлюс 2016

2. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 29.07.2018) «О бухгалтерском учете» // Электронная справочно-правовая система Консультант Плюс/ Федеральное законодательство

3. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) "Об электронной подписи"// Электронная справочно-правовая система Консультант Плюс/ Федеральное законодательство

4. Астахов, В.П. Бухгалтерский финансовый учет : учебное пособие / В.П. Астахов : М. : Издательский центр "МарТ", 2016. - 928 с. 
5. Байкова И. Ю. Настольная книга секретаря-референта. – М.: Эксмо, 2010. - 304 c.

6. Басаков М. И. Современное делопроизводство. – М.: Феникс, 2013. – 300 с..

7. Бургонова Г.Н. Бухгалтерский учет на предприятиях различных организационно-правовых форм / Г.Н. Бургонова. - М.: СПб:; Издание 2-е, перераб. и доп., 2017. - 102 c.

8. Грекова, В.А. Ошибки бухгалтерского учета, влияющие на достоверность отчетов предприятия / В.А. Грекова // Научный вестник: финансы, банки, инвестиции. 2017. - № 4 (41). - С. 145-152.

9. Епанчинцев, В.Ю., Алещенко, В.В., Ильиных, Е.А. Методика аудиторской проверки основных средств / В.Ю. Епанчинцев, В.В. Алещенко, Е.А. Ильиных // Вестник Омского государственного аграрного университета. - 2016. - № 2 (22). - С. 307-314. 

10. Каверина О. Д. Управленческий учет: системы, методы, процедуры. – М.: Финансы и статистика, 2016. – 352 с.

11. Кабашов С. Ю., Асфандиярова И. Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях; Флинта, Наука - Москва, 2013. – 550 с.

12. Каджаметова, Т. Н. Теоретико-методологические основы организации бухгалтерского учета как элемента системы управления предприятием / в книге Модернизация учетно-аналитической системы управления предприятием. Коллективная монография / под общей ред. д.э.н., проф. Абдуллаева Р. А. — Симферополь: ДИАЙПИ, 2016. — С. 6-18.