Файл: Документирование и инвентаризация (на примере ООО «Алтайтара»).pdf

- подготовка документов, организация документооборота;

- информационно-поисковая система организации;

- контроль исполнения документов;

- организация документов в делопроизводстве;

- передача документов на архивное хранение.

Организация бухгалтерского учета отражена в Положении об учетной политике ООО «Алтайтара».

В целях соблюдения единой методики отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций и оценки имущества, учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется способом двойной записи.

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции.

Бухгалтерский учет имущества, обязательств, хозяйственных операций ведется на основе натуральных измерителей в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения в аналитическом и синтетическом учете. Бухгалтерский учет обеспечивает:

- Полноту отражения в бухгалтерской отчетности всех факторов хозяйственной деятельности;

- Своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в учете и бухгалтерской отчетности;

- Тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца.

Бухгалтерский учет в организации осуществляется бухгалтерией как самостоятельным структурным подразделением под руководством главного бухгалтера.

Организация использует рабочий план счетов разработанный на основе типового Плана счетов, утвержденного Приказом Минфина от 31 октября 2000 года № 94.

Хозяйственные операции оформляются с помощью первичных унифицированных учетных документов. Документы, по которым не предусмотрены типовые формы, разрабатываются организацией самостоятельно.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает директор общества отдельным приказом по предприятию.

Общество использует типовые формы бухгалтерской отчетности (Приказ Минфина РФ от 2 июля 2010 г. N 66н "О формах бухгалтерской отчетности организаций" (ред. от 06.03.2018)). Уровень существенности при составлении бухгалтерской отчетности принимается равным 5%. Показатель считается существенным, если его не раскрытие может повлиять на экономические решения заинтересованных пользователей, принимаемые на основе отчетной информации. По общему правилу, существенным признается отклонение одной величины от другой на 5% и более.

Годовая бухгалтерская отчетность ООО «Алтайтара» состоит из бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах и приложений к ним.

К приложениям относятся (п.п. 2, 4 Приказа Минфина от 02.07.2010 № 66н):

- Отчет об изменениях капитала;

- Отчет о движении денежных средств;

- Отчет о целевом использовании средств (для некоммерческих организаций).

Бухгалтерская информация о финансово-хозяйственной деятельности общества хранится на бумажных и машинных носителях.

Сроки хранения документов в архиве определяются правилами, установленными Главным архивным управлением.

Таким образом, можно отметить, что на предприятии разработана эффективная система документооборота, учитывающая его интересы и соответствующая нормативно-правовым требованиям.

2.3 Подходы к проведению инвентаризаций в ООО «Алтайтара»

Большую роль в организации бухгалтерского учета играет проведение инвентаризаций, выступающих инструментом внутреннего контроля.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждаемыми Министерством финансов, а также могут проводится по решению руководителя общества.

В ООО «Алтайтара» утвержден график проведения инвентаризации по всем разделам учета.

Обязательные инвентаризации в ООО «Алтайтара» проводятся:

- перед формированием годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

- в случае чрезвычайных ситуаций.

Несмотря на то, что ООО «Алтайтара» является малым предприятием, руководитель утвердил приказом состав постоянных комиссий, в том числе и рабочей комиссии по проведению инвентаризаций. В каждом случае в состав постоянной комиссии приказом руководителя вводится еще два члена. Состав инвентаризационной комиссии таким образом включает в себя три постоянных члена и два утверждаемых.

При подготовке к инвентаризации издается приказ, в котором указываются сроки инвентаризации, причины, предмет инвентаризации. Приказ о проведении инвентаризации в ООО «Алтайтара» утверждается генеральным директором и подписывается председателем и членами инвентаризационной комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который в ООО «Алтайтара» ведется по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Перед началом непосредственной проверки в ООО «Алтайтара» фиксируются последние поступившие документы и товарно-материальные ценности. На следующем этапе материально-ответственное инвентаризируемое лицо составляет расписку, подтверждающую факт оприходования всех документов и материальных ценностей.

В ходе проведения непосредственной проверки инвентаризационная комиссия ООО «Алтайтара» определяет:

- фактическое наличие инвентаризируемого имущества или документов;

- наличие прав на инвентаризируемые активы;

- состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные в ходе проведения инвентаризации результаты инвентаризационная комиссия ООО «Алтайтара» заносит в инвентаризационные описи.

На следующем этапе производится сравнение фактически выявленного наличия с зафиксированными данными учета. Выявляются ошибки, недостачи.

В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).

Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. "б" п. 28 Положения по бухучету N 34н).

Списание стоимости утраченного имущества отражается проводкой:

Д 94 - К 10 (41, 43).

Списание недостачи в пределах норм естественной убыли отражается проводкой : Д 20 (25, 26, 44) - К 94

Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация.

Излишки, выявленные при инвентаризации отражаются проводкой: Д 01 (10, 41, 43, 50) - К 91.

В ООО «Алтайтара» в ходе проведения инвентаризации самым проблемным участком выступает склад ТМЦ, где хранятся химические соединения, применяемые при изготовлении гофротары и полипропилен, применяемый при изготовлении упаковочной пленки. Проблема заключается в том, что гофротара выпускается нескольких сортов, при изготовлении тары первого сорта применяются дорогие материалы, при изготовлении тары третьего сорта – более дешевые. Однако название растворителей и красителей одинаковое, оно отличается лишь несколькими буквами и цифрами в составе маркировки, поэтому зачастую отмечаются ситуации, когда со склада при изготовлении тары более низкого сорта отпускаются более дорогие материалы. В ходе инвентаризации выявляется несоответствие между фактическим наличием и учетными данными, отмечается путаница в отчетах по производству.

Вывод по главе: ООО «Алтайтара» является предприятием по изготовлению тары из гофрокартона. Предприятие является экономически эффективным, одним из факторов эффективности является рациональная система документирования, построенная с соблюдением действующего законодательства и закрепленная в учетной политике. Контроль за правильностью и полнотой документирования осуществляется посредством инвентаризации. Основным проблемным аспектом является сложность в учете и инвентаризации материалов, применяемых при изготовлении тары и упаковочной пленки.

3 Пути совершенствования документирования и инвентаризации в ООО «Алтайтара»

3.1 Пути совершенствования процесса документирования

Совершенствование процесса документирования должно строится на основе совершенствования документооборота предприятия в целом и включать в себя соблюдение таких ключевых моментов как:

- утверждение графиков документооборота и доведение до исполнителей их функций при создании и проверке первичного документа;

- закрепить круг лиц, имеющих право подписи и утверждения документов;

- регламентация особенностей проведения контроля со стороны работников бухгалтерии за правильностью оформления первичной документации (вменение в обязанность бухгалтера, производящего обработку документа, этой функции через должностные инструкции и установление ответственности за её несоблюдение);

- проверка службами внутреннего контроля соблюдения требований законодательства в части оформления документации.

Одним из эффективных методов контроля ошибок в сфере документирования бухгалтерского учета является «метод служебных записок». Служебная записка должна содержать информацию :

- раскрывающую факт, отражаемый в документе;

- о требованиях к правильному оформлению документа;

- об отражении хозяйственной операции в бухгалтерском учете ( бухгалтерская проводка )[13, с.50].

Важными требования выступает соблюдение сплошной нумерации и централизованной регистрации документации[16, с.10].

Таким образом, основной задачей оптимизации процессов документирования деятельности ООО «Алтайтара» является упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным функциям и ситуациям.

Важным аспектом регламентации делопроизводства ООО «Алтайтара» является включение в Инструкцию Табеля форм документов, в котором необходимо представить все создаваемые в организации документы, сгруппированные по управленческим функциям. Целью разработки и утверждения Табеля выступает необходимость определения оптимального количества форм документов для юридического оформления управленческих действий. Принятие в ООО «Алтайтара» табеля позволит исключить применение в организации видов и разновидностей документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности, необоснованно и несанкционированно заменяющих принятые в государстве типовые унифицированные формы документов. Использование Табеля будет способствовать сокращению трудозатрат и рабочего времени при решении задач документирования управленческих ситуаций ООО «Алтайтара». Форма Табеля определяется самой организацией. Предлагается в ООО «Алтайтара» в Табель включить сведения:

- о наименовании формы документа;

- о присвоенном этой форме коде;

- о наличии общегосударственной формы документа;

- об условиях ее составления (периодичность; лицо, ответственное за подготовку документа, и др.);

- о степени ограничения доступа к документу.

Еще одним недостатком выступает отсутствие Альбома документов и Сборника типовых и трафаретных текстов документов, разработка которых приблизит систему документирования к эталонной.

Эффективность документирования будет выше, если разработать систему поощрений и наказаний за надлежащее исполнение исполнителями своих обязанностей.

Таким образом, можно отметить, что совершенствование документирования в ООО «Алтайтара» должно базироваться на соблюдении ключевых требований. Основной мерой совершенствования должна стать разработка Табеля форм документов, в котором необходимо представить все создаваемые в организации документы, сгруппированные по управленческим функциям.

3.2 Совершенствование учетных технологий и инвентаризации

Так как основной проблемой, выявленной в ходе анализа инвентаризации является сложность идентификации отдельных материалов как при учете так и при инвентаризации необходимо внедрить современную систему идентификации товаров.