Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» (Особенности ведения документооборота на предприятии).pdf

2.1 Общая характеристика ведения делопроизводства

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.

Система документации - это совокупность всех взаимосвязанных документов, циркулирующих в системе управления.

Документ – совокупность сведений, расположенная на материальном носителе, оформленная в установленном порядке и имеющая правовое значение в соответствии с действующим законодательством.

Основные свойства документа:

• полифункциональность - может предназначаться для регистрации, обработки, хранения информации и для передачи ее на расстояние;
• юридическая сила - обеспечивается присутствием подписей должностных лиц, подтверждающих достоверность информации.

Все документы характеризуются:

• наименованием, отражающим содержание документа;
• формой, определяющей структуру документа (состав, название и размещение реквизитов).

Для упрощения системы документации используют два подхода:

• проведение унификации и стандартизации документов;
• введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых технологий их обработки.

Унификация документов выполняется путем синтаксической и семантической унификации. Вводится единообразие в наименованиях показателей, единиц измерения и терминов.

Унифицированная система документации (УСД) - рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, отвечающий единым правилам и требованиям.

При разработке системы документации ЭИС проектировщик должен:

1. спроектировать новые документы;
2. отобрать документы, которые будут использоваться без изменений;
3. выявить документы, которые надо унифицировать.

В процессе проектирования можно выделить три этапа работ:

• построение новых форм документов;
• унификация всей системы документации;
• разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Сначала рассмотрим системы автоматизации документооборота западных производителей.

Documentum. Данная компания представлена на рынке одноименным продуктом, представляющим собой мощный архив документов, с возможностью разработки учетных объектов средствами управления жизненным циклом и автоматизации бизнес-процессов обработки документов.

Humminbird. Компания является владельцем группы продуктов Docs Fusion - корпоративного сервера архива документов и технологии мощной поисковой системы Fulcrum. Как мы видим, на отечественный рынок проникли лишь наиболее крупные производители программного обеспечения. К сожалению, огромное количество достаточно интересных систем, имеющихся на западном рынке, практически не доступно отечественным компаниям.

Microsoft. В качестве основы комплексной системы автоматизации документооборота компания Microsoft предлагает использовать продукт Microsoft Exchange - сервер в комплекте с клиентским приложением Microsoft Outlook. Также предлагается использовать продукт Microsoft Sharepoint Portal Server в качестве архива документов и средства организации корпоративного Intranet/Extranet портала. Кроме того, компания предоставляет полный набор средств для организации оn-line-взаимодействий.

IBM/Lotus. Компания IBM предлагает использовать платформу Lotus Notes как базовое средство автоматизации документооборота. Помимо этого предполагается расширить базовую функциональность не только средствами организации архива документов Domino.doc, WorkFlow подсистемой Domino.Workflow, но и дополнительными средствами для организации групповых взаимодействий.

Все перечисленные продукты - это открытые системы, которые являются именно платформами для разработки приложений. Более того, на базе каждого из них различные компании разработали достаточное количество приложений, которые можно использовать при создании комплексной системы.

В настоящее время отечественный рынок средств автоматизации документооборота испытывает настоящий бум - на рынке представлены как системы, имеющие уже достаточно продолжительную историю (например, "Дело", Optima Workflow, LanDocs, Office Media, "Золушка"), так и относительно молодые системы (DocsVision, NauDoc, Directum и т.д.).

К отдельной группе можно отнести продукты реализующих набор приложений на базе системы Lotus Notes ("Босс-Референт", Office Media, "Эскадо" и пр.), рынок которых распространяется только на организации, использующие в совей работе Lotus Notes. Отечественные производители демонстрируют разнообразные подходы к решению задач автоматизации документооборота. К сожалению, пока российские системы, как правило, реализуют функции определенного контура автоматизации документооборота (например, система "Дело" - автоматизация канцелярии и делопроизводства, "Евфрат" - создание архива документов). Системы, изначально позиционирующиеся как платформы автоматизации документооборота (например DocsVision, NauDoc) еще не накопили достаточно практики использования в отрыве от компании разработчика продукта.

Все перечисленные выше системы имеют большое количество избыточных функций по отношению к поставленной задаче автоматизации документооборота «Ростелеком» и не отражают специфику работы предприятия.

Разработанная система направлена на автоматизацию документооборота в рамках ведения проектов предприятия, начиная с составления технического задания по требованиям клиентов и заканчивая формированием акта выполненных работ, и полностью отражает специфику деятельности предприятия.

2.2 Построение моделей деятельности предприятия

На основе анализа деятельности «Ростелеком» построена функциональная модель, описывающая существующую организацию работы. Модель включает:

• структурную функциональную модель деятельности в соответствии со стандартом IDEF0 (иерархия SADT-диаграмм);
• функциональную модель в виде иерархии потоков данных (DFD).

Диаграммы модели в стандарте IDEF0 отображают производимые объектом действия и связи между этими действиями. SADT-модель представляет систему в виде контекстной диаграммы – одной работы (бизнес-процесса) и дуг, изображающих интерфейсы с функциями вне системы. Эта работа декомпозируется на последующих диаграммах.

SADT-модель деятельности «Ростелеком» ориентирована в большей мере на раскрытие особенностей технической деятельности предприятия.

Диаграммы функциональной модели в виде иерархии потоков данных (DFD). Контекстная диаграмма содержит один процесс «Предоставить услуги связи», взаимодействующий с внешними сущностями «Клиент», «Банк», «Поставщик». Этот процесс также декомпозируется на последующих диаграммах.

Модель потоков данных, в отличие от SADT-модели, ориентирована на раскрытие особенностей документооборота, поэтому именно она будет положена в основу системного проекта будущей автоматизированной информационной системы.

В результате изучения функциональной структуры и системы документооборота «Ростелеком» были выявлены следующие недостатки в организации работы:

• Неэффективно осуществляется ведение учета прихода, хранения и списания оборудования и расходных материалов.
• Значительную часть рабочего времени менеджеров по предоставлению услуг занимает подбор оборудования заказчику. Подбор производится по данным различных поставщиков. Клиенту предлагается несколько вариантов. В настоящее время эта процедура выполняется вручную, тогда, как применение средств автоматизации позволит ее ускорить. Возрастет качество и скорость обслуживания клиентов.

Изменения, внесенные в SADT-модель, отражены в таблице 2.1.

Таблица 2.1 – Изменения, внесенные в SADT-модель

Содержание

Изменения, внесенные в модель потоков данных (DFD), отؚражены в таблице 2.2.

Таблица 2.2 – Изменения, внесенные в модель потоков данных.

Содержание

Содержание