Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (Проектный офис как инфраструктурая).pdf

Введение

Целью написания данной курсовой работы является рассмотрение принципов и этапов формирования Проектного офиса. В современном мире компаниям необходимо понимать каким образом развиваться во время деятельности, с учётом мировых тенденций к увеличению творческой и производственной отдачи персонала, увеличению конкуренции и необходимости формирования интегрированной организации с перекрещивающимися функциями управления.

В связи с данными тенденциями развития можно прийти к выводу, что необходимо, с одной стороны, упрощать структуру управления процессов, с другой, усиливать требования к самому управленческому процессу. В рамках реагирования на сложившуюся ситуацию производственных компании, при создании новой продукции стали использовать проектных подход. В таких случаях работа над проектами часто осуществляется по принципу «предприятие в предприятии» с выделением отдельной единицы управленческой структуры – Проектного офиса.

Для изучения данной темы необходимо рассмотреть основные принципы формирования Проектного офиса, а также этапы формирования и существования как обособленное структурное подразделение, а также провести исследование на примере компании N методом опроса.

При подготовке теоретической части использовались доступные источники, связанные с проектной деятельности, признаваемые специалистами как пособия для изучения специальности, либо информация от зарекомендовавших себя компаний в области проектного менеджмента на страницах компаний в сети Интернет.

1. Принципы формирования проектного офиса

При формировании проектно-ориентированной системы управления в компании становится важным вопрос о создании Проектного офиса [6]

Проектный офис имеет множество разнообразных определений, основную суть которых можно свести к двум понятиям:

Рис. 1.1. Разные подходы к Проектному офису

1. Как инфраструктура – единица, обеспечивающая эффективную реализацию проекта в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов деятельности и коммуникаций.
2. Как подразделение – единица, осуществляющая централизацию и координацию управления прописанных проектов [2]

---

Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии Проектный офис определяется как «Временная или постоянная организационная единица, создающая условия для повышения эффективности проектной деятельности, обеспечения целесообразности и результативности проектной деятельности» [1].

В свою очередь проектная деятельность трактуется как деятельность, осуществляемая в организации в виде проектов, которые могут объединяться в программы и портфели проектов, и включающая, в случае необходимости, связанные мероприятия.

Проектный офис может быть внедрён на различных уровнях оргструктуры компании, как на уровне департаментов, так и на уровнях ниже, в зависимости от необходимости координирования проектной деятельности того или иного подразделения [3].

Рис. 1.2. Положение Проектного офиса в организационной структуре предприятия

1.1 Проектный офис как инфраструктура

Команда проекта состоит из достаточно большого количества сотрудников, часть из которых не являются стабильной структурой в рамках организации и может меняться по мере выполнения этапов проекта. Возникает необходимость организации инфраструктуры, которая позволила бы реализовывать как централизованные, так и децентрализованные функции проекта и обеспечить конфиденциальность и защиту коммерческой тайны проекта [4]

Также часть команды может работать над проектом не полный рабочий день, а выделяться на проект определённое время наряду с обычной деятельностью.

Дополнительно необходимо сформировать инфраструктуру, которая позволила бы реализовать как централизованные, так и децентрализованные функции проекта и обеспечивать конфиденциальность и защиту коммерческой тайны проекта.

Современное понятие Проектного офиса, как комплекса рабочих мест включает большое количество технических и организационных решений, таких как [2]:

1. Помещение:
   1. Проектирование пространственно-планировочных решений – основных помещений головного офиса проекта;
   2. Проработка вопросов интерьера и внутренней отделки помещений, обустройства мебелью.
2. Оргтехника и вспомогательное оборудование:
   1. Устройства для организации документооборота;
   2. организационные средства — доски для рисования, планшеты для календарных графиков, оборудование для проведения совещаний и пр.;
   3. организационная техника — копиры, проекторы, уничтожители бумаги;
   4. средства безопасности — сигнализация, регламентация доступов в помещение;
   5. хозяйственный инвентарь и оборудование;
3. Программно-компьютерные комплексы, средства связи и телекоммуникаций:
   1. компьютерная техника — сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры;
   2. программное обеспечение;
   3. средства связи – телефонные аппараты, каналы связи, мобильные телефоны.

---

Все эти аспекты являются взаимосвязанными, соответственно Проектный офис является единой организационно-технической системой.

Рис. 1.3. Пример виртуального Проектного офиса

Дополнительной возможностью упрощения формирования Проектного офиса является возможность формирования виртуального офиса, который позволяется пользоваться едиными программными средствами, едиными базами данных и знаний, вести единый учёт, контроль, мониторинг работ по проекту, проводить видеоконференции, телекоммуникационные совещания в реальном режиме времени [2].

С помощью виртуального офиса достигается повышенная эффективность распределённой системы управления проектами. Такой тип Проектных офисов позволяется содержать две группы программных средств в рамках технологии «клиент – сервер». Первая часть программных средств размещается на сервере и включает средства ведения баз данных. Вторая часть устанавливается на рабочем месте клиента и на основе Internet поддерживает функции виртуального офиса. Эти виртуальные функции первого уровня позволяют менеджеру проекта фиксировать текущее состояние проекта по ресурсам, выполнению работ и затрат не зависимо от реального нахождения членов команды проекта [4].

Прикладное программное обеспечение документооборота офиса проекта должно включать следующие ключевые компоненты:

1. систему управления хранением документов — программное обеспечение, реализующее функции управления единым документарным фондом проекта (централизованным архивом);
2. систему управления документооборотом — программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацией документопотоков, контролем за передвижением документов, за своевременной их обработкой и т. д.;
3. набор стандартных бизнес-приложений, использующихся командой проекта для подготовки документов — текстовых процессоров, электронных таблиц и т. п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес-приложений они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию);
4. систему экспорта/импорта документов.

В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения электронного офиса выступает система управления полномочиями пользователей, которая:

1. осуществляет разграничение доступа пользователей к информации (в том числе к документам различной степени секретности);
2. осуществляет регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой.

---

Зачастую руководство компании не может осознать каковы последствия необходимости внедрения Проектного офиса с учётом всех вспомогательных трат, таких как ПО, каналы связи, системы хранения и управления документами, вследствие чего Проектный офис становится окупаемым лишь спустя длительный срок.

1.2 Проектный офис как подразделение

Создание проектного офиса как обособленного подразделения целесообразно при достижения компанией определенного уровня зрелости в управлении проектами. В борьбе за эффективное распределение ресурсов проектов, повышение количества успешно реализуемых проектов, повышения качества мультипроектного управления, формирования внутрифирменных стандартов управления проектами, распределения приоритетов проектов существенно может помочь создание в рамках корпорации такой структуры как Проектный офис.

Мультипроект(НТК) - это Программа или мегапроект, состоящий из множества проектов имеющих логические, ресурсные или другие взаимосвязи.

Проектный офис как подразделение – «это подразделение, осуществляющее централизацию и координацию управления приписанных к нему проектов» [5].

Одним из показателей зрелости организации, а точнее менеджмента организации являются и осознание необходимости, и создание такого подразделения.

Диапазон его обязанностей можно разделить на следующие сегменты:

1. создание и развитие адекватной организации системы стандартов управления проектами, ее поэтапное внедрение и модернизация, воспитание персонала;
2. анализ всей проектной деятельности организации, сопоставление реализуемых проектов и программ стратегическим целям организации, отбор проектов, формирование портфеля проектов организации;
3. создание единого хранилища результатов проектов, анализ завершенных проектов, создание шаблонов по проектам.

Внедрение такого звена как Проектный офис позволяет компании:

1. повысить рентабельность реализации проектов;
2. увеличить число успешно завершаемых проектов;
3. сформировать штат профессионалов, готовых использовать передовые методики в управлении проектами.

Проектный офис в корпорации позволяет компании сформировать систему управления проектами, включая в нее доказавшие свою эффективность методы управления, планирования и анализа проектов для завершения проектов в рамках заданных ограничений.

---

Для создания эффективного Проектного офиса, который не служит бюрократическим заслоном в организации, менеджмент компании должен осознавать его необходимость и оказывать всяческую поддержку на начальных этапах его работы.

На мой взгляд основными принципами формирования Проектного офиса являются:

Правильно провести проект внедрения корпоративной системы управления проектами. Именно проект – с фиксацией целей, результатов, планом коммуникаций, реестром рисков и прочими приемами управления.

Выбрать правильную методологию и внедрять ее, обязательно пилотируя использование документов и методик.

Использовать информационную систему управления проектами в соответствии с уровнем зрелости проектного управления, сложностью проектов и компетенциями пользователей.

Разработать единую систему мотивации для Руководителей проектов/программ и сотрудников Проектного офиса.

Непрерывно совершенствовать процессы управления: анализировать применение практик проектного управления, убирать неиспользуемые и лишние инструменты и добавлять необходимые процедуры для поддержки проектов.

2. Этапы формирования проектного офиса

Инициатива по созданию Проектного офиса должна исходить «сверху» и уже позже новая структура, доказав свою эффективность и необходимость будет воспринята всей организацией.

Внедрение Проектного офиса в компанию, первоначально может встретить сопротивление и даже саботаж со стороны сотрудников организации.

В результате анализа российского и зарубежного опыта в области создания и внедрения Проектных офисов были сформулированы следующие этапы эволюции Проектного офиса компании:

1. «информационный центр». На данном этапе осуществляется постановка целей и задач, определение функций и инфраструктуры Проектного офиса, сбор информации; 
2. «офис сопровождения проектов». На данном этапе Проектный офис начинает свою работу и в кратчайшие сроки должен показать свою эффективность. Здесь могут рассматриваться такие задачи как:
3. формирование и анализ отчетов,
4. обзоры всей проектной деятельности в организации,
5. внедрение корпоративных стандартов управления всеми проектами компании и др.

Таким образом, Проектный офис еще не работает в полную силу и является структурой анализирующей и аккумулирующей в себе информацию по проектам. Он только еще формирует свой имидж и начинает оправдывать свое существование, дает сотрудникам почувствовать необходимость и удобство в использовании общих принципов ведения проектов.

---