Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление персоналом.pdf

Введение

Управление бизнес-процессами  – важнейший элемент системы управления современной компании. Методики процессного управления активно развиваются. Появляются новые и совершенствуются существующие инструменты для описания и регламентации бизнес-процессов. Активно используются подходы и инструменты для управления процессами на основе показателей (метрик). Но собственникам и руководителям компаний подчас не хватает системного понимания возможностей процессного подхода и методов его внедрения. Для совершенствования управления нужно системно представлять себе существующие возможности.

Чтобы успешно внедрить процессный подход к управлению, руководители компании должны четко понимать, в чем заключается процессное управление, как будут выделяться и управляться процессы организации, почему такой подход эффективен. Концепция должна восприниматься не только интуитивно, но и формулироваться в конкретных терминах:

• бизнес-процесс (процесс);
• архитектура процессов;
• владелец процесса;
• описание процесса;
• регламентация процесса;
• стабильность процесса;
• улучшение процесса;
• автоматизация процесса и т. д.

Предметом исследования является рассмотрение разработки регламента выполнения процесса «Управление персоналом» средствами оптимизации бизнес-процессов и разработки информационной системы. Объектом исследования является предприятие ООО «ВиИнСи».

Целью данной работы является изучение работы предприятия и разработка регламента управления персоналом и внедрения информационной системы.

Для достижения поставленной цели должны быть решены следующие задачи:

• дать характеристику предметной области;
• рассмотреть ресурсы, входы и выходы процесса, владельцев и ответственных за управление процессом;
• обосновать необходимость внесения изменений.

При выполнении работы использовалась учебная литература по проектированию информационных систем таких авторов, как Агальцов, В.П[3], Афонин А.М.[11], Барановская Т.П [12].

Теоретические аспекты разработки

регламента бизнес-процессов

Описание предметной области. Постановка задачи

Детская городская поликлиника № 3 осуществляет самостоятельную хозяйственную деятельность в пределах, установленных Уставом учреждения.

Высшим должностным лицом детской частной поликлиники «ВиИнСи» является главный врач, назначаемый и освобождаемый Минздравом г. Москва.

---

Главный врач осуществляет текущее руководство деятельностью поликлиники, подотчетен Минздраву г. Москва и действует по вопросам его компетенции на принципах единоначалия.

Главный врач выполняет следующие функции и обязанности по обеспечению деятельности поликлиники:

• распоряжается имуществом (в пределах, установленных Уставом), заключает договора, выдает доверенности;
• утверждает штатное расписание структуры учреждения, и их управление;
• издает приказы и дает указания обязательные для работников.

Главный врач самостоятельно определяет структуру администрации аппарата управления, численность, квалифицированный и штатный составы, назначает на должность и освобождает работников администрации и других работников детской поликлиники.

В соответствии с этими правами главным врачом поликлиники установлена следующая структура управления:

• Главный врач (высшее должностное лицо);
• Заместители главного врача:
• по медицинской части;
• главная медицинская сестра;
• по экономическим вопросам;
• главный бухгалтер;
• по техническим вопросам.

Рассмотрим организационные подразделения поликлиники и выполняемые ими функции более подробно.

Рисунок 1. Организационная структура управления детской частной поликлиники «ВиИнСи»

Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Для качественного развития компании необходимо специализированное программное обеспечение, которое позволит реализовать системный подход при организационном развитии компании и её бизнеса. К сожалению, обычное прикладное программное обеспечение, например MS Visio или пакет MS Office не предназначен для реализации комплексного подхода в развитии организации (MS Visio является сильной универсальной системой графического анализа, но не является специализированным программным обеспечением в области моделирования бизнес-процессов).

Компания поставила для себя цель – оптимизировать, улучшить процесс с учетом относительно низкой трудоемкости и сроков работы на выполнение цели.[2]

После анализа рынка программного обеспечения и опыта различных компаний в области использования систем бизнес-моделирования, руководство компании стало рассматривать два программных продукта – Aris 9.7 и AllFusion Process Modeler r7.

Компания учла при выборе, что для организации локальной оптимизации бизнес-процесса «Управление персоналом» и небольшом количестве аналитиков отдела бизнес-анализа лучше выбрать более простой продукт - AllFusion Process Modeler r7 нежели более функциональный и сложный Aris Toolset 9.7. В пользу такого выбора повлияли также сроки проекта оптимизации процесса - 2-3 месяца и тот факт, что в компании уже была куплена лицензия на продукт, но не использовалась до сих пор. Все эти факторы и факты способствовали выбору использовать инструмент моделирования бизнес-процессов - AllFusion Process Modeler r7.[1]

---

В пользу такого выбора повлияло то также и то, что использование данного программного продукта позволяет применять нотации IDEF0 и нотацию IDEF3, а также ряд других нотаций (например DFD), что является необходимым для компании исходя из анализа выбора методологии, при этом скорость разработки моделей в целом выше чем у аналогов – например ARIS.

Моделирование бизнес-процессов «Как есть»

Для анализа понимания структуры и взаимосвязей автоматизируемых процессов необходимо построить структурно-функциональную модель, с помощью которой можно достаточно эффективно проанализировать узкие места в управлении и оптимизировать общую схему бизнеса.[3]

Моделирование будем проводить с помощью стандарта IDEF0 в контексте AS-IS. Данная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии.[4]

IDEF0 Методология функционального моделирования, являющаяся составной частью SADT, позволяет наглядно и эффективно отобразить весь механизм деятельности предприятия в виде иерархической системы взаимосвязанных функций. Она позволит понять, какой результат последует из проводимой работы, какие объекты или информация служат необходимым набором для реализации процессов, что является управляющими факторами. Так же по средствам нотации IDEF0 можно выявить и недостатки бизнес-процессов, что является весьма ощутимой помощью входе анализа деятельности организации [5].

Контекстная диаграмма автоматизируемого процесса представлена на рисунке 1.3. На данном рисунке представлен нулевой уровень диаграммы, которая отражает смысл автоматизируемого бизнес-процесса. На ней видно какие данные являются входными и выходными, и по средствам каких исполнителей, и с учетом каких ограничений протекает процесс.

Рисунок 2. Контекстная диаграмма процесса повременной оплаты труда

Декомпозиция процесса повременной оплаты труда представлена на рисунке 3.

Рисунок 3. Декомпозиция диаграммы процесса повременной оплаты труда

При возникновении в потребности в пополнении штата сотрудников специалист отдела кадров проводит поиск кандидата. После проведения успешного собеседования, специалист отдела кадров вносит данные о кандидате в реестр сотрудников. На основании должностных обязанностей будущему сотруднику устанавливается размер тарифной ставки и формируется приказ о приёме на работу, который подписывается директором (рис. 4).

---

Рисунок 4. Декомпозиция блока А1. Учёт кадров

Для учёта отработанного времени сотрудникам необходимо отражать количество отработанных часов в специальном журнале учёта рабочего времени. После чего специалист отдела кадров вносит в журнал информацию об отсутствии сотрудника на рабочем месте (больничный или отпуска), подкрепляя данную информацию документами или справками. На основании заполненных табелей формируется ведомость учёта рабочего времени (рис. 5).

Рисунок 5. Декомпозиция блока А2. Учёт отработанного времени

На основании ведомости учёта отработанного времени специалист отдела кадров проводит расчёт суммы заработной платы и передаёт эту информацию в бухгалтерский отдел, сотрудники которого рассчитывают сумму отчислений в пенсионный фонд Российской федерации и проводят выплату заработной платы сотрудникам (рис. 6).

Рисунок 6. Декомпозиция блока А3. Расчёт и выплата заработной платы

Данные о расходах на зарплату передаются специалисту отдела кадров, который проводит анализ и обработку полученной информации и формирует статистическую отчётность по специальным шаблонам. Сформированная отчётность проходит проверку директором (рис. 7).

Рисунок 7. Декомпозиция блока А4. Учёт кадров

На основе построенной диаграммы можно сделать вывод о необходимости внедрения системы повременной оплаты труда, прототипом которой будут являться информационные системы кадрового менеджмента, которые наиболее полно реализует потребности в автоматизации данного бизнес-процесса.

Разработка регламента процесса «УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ»

Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

На сегодняшний день процесс управления персоналом на предприятии ООО «ВиИнСи» не организован: приказы формируются вручную в текстовом редакторе Microsoft Word, кадровый учет и расчёт заработной платы и отчислений ведется с помощью электронных таблиц Microsoft Excel. Очевидно, что при большой численности работников трудозатраты на получение статистических данных, а также на проверку информации, получаемой руководством из разных подразделений, непомерно возрастают.[6]

Стоит отметить, что отсутствие организованного учёта сотрудников, работающих на предприятии, приводит к тому, что поиск актуальной информации о сотрудниках и их данных, структуре компании, классификаторах и проведенных операциях в бумажном виде занимает много времени.[8]

---

Среди наиболее трудоемких процессов особое место занимают расчеты с персоналом по оплате труда. Для работы на данном участке необходимы высокая точность, аккуратность, максимум внимания и своевременное выполнение всех расчетных операций. В роли объектов учета могут выступать десятки, сотни и даже тысячи человек, по каждому из которых нужно учитывать и обрабатывать достаточно большие объемы данных. [7]

Наличие большой доли ручной обработки элементарных операций, таких как формирование печатных форм приказов на принятие, перевод, увольнение сотрудника, заполнение табеля учёта рабочего времени и т.д., приводит к высоким временным затратам сотрудников. В процессе выполнения этих операций создаётся несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратится немало средств.

Ввиду отсутствия многопользовательского режима работы с документами и согласованности действий сотрудников возможен многократный ввод одних и тех же данных.[9]

При хранении информации на бумажных носителях не исключена вероятность попадания документов и информации в них в чужие руки злоумышленников, а также возможность утери важных документов;

Для того чтобы в дальнейшем избежать перечисленных проблем и привести в порядок процесс управления персоналом в в частной поликлинике ООО «ВиИнСи» необходимо рассмотреть возможность автоматизации.[10]

Одной из современных тенденций в применении средств автоматизации процессов управления персоналом на предприятиях становится создание единой централизованной информационной системы управления персоналом, которая служит эффективным инструментом для автоматизации задач отдела кадров, для консолидации и анализа информации о кадровых ресурсах. Единая система позволяет вводить данные однократно и в дальнейшем использовать в разных видах кадровых операций и учета. В централизованной автоматизированной системе поддерживается единое хранилище информации, что позволит формировать статистические отчеты и получать интересующую руководителя информацию [11].

Важно автоматизировать именно те функции, которые важны на текущий момент и будут востребованы в ближайшее время. Избыточные функции системы затруднят работу пользователей и отнимут дополнительные ресурсы компьютерного парка компании. Стоит выделить основные и наиболее трудоемкие процессы, связанные с управлением персоналом: прием на работу, перевод, увольнение, оформление отпусков и т. д. Также в автоматизации нуждаются такие процессы, как учет рабочего времени и начисление заработной платы [8].

---