Файл: Особенности коммуникаций в организации (Понятие коммуникации).pdf

Введение

Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие меж людьми. Внутренние коммуникации играют особенную роль в массовой динамике. Без коммуникаций нет общения, обмена информацией, а без этого не может быть и группы. Следовательно, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности.

Коммуникации – важное звено обеспечения производительности управления. Начальник расходует от 50 до 90% собственного времени как раз на коммуникации. Не только лишь текст, цифра или иная информация, которая имеет возможность быть представлена письменно или же графически, занимает ведущее пространство и считается важным в коммуникационном процессе, но и иные составляющие (жесты, мимика, паузы) имеют все шансы быть определяющими с позиций оценки производительности управления.

В связи с этим высокопрофессиональный менеджер обязан воспринимать, каким образом среда воздействует на бартер информации, и обладать искусством устного и письменного общения.

Актуальность предоставленной темы обоснована тем, что коммуникация дает способы для выработки и выполнения заключений, воплощения оборотной связи и корректировки целей и процедур работы организации в согласовании с притязаниями истории. Вследствие этого и менеджеры, и исполнители обязаны воспринимать главные концепции и методы использования коммуникационных технологий и быть способными брать на себя значимые заключения сравнительно их применения.

Задача курсовой работы – квалифицировать коммуникативные особенности управления организации.

1. Понятие коммуникации

Коммуникация - это необходимое и всеобщие условие жизнедеятельности человека и одна из фундаментальных основ существования общества. Общество - не столько совокупность индивидов, сколько те связи и отношения, в которых данные индивиды находятся друг с другом. Во многом именно этим и объясняется столь пристальный интерес к коммуникации со стороны представителей самых разных научных направлений, и, в первую очередь, обществоведов. История общественной мысли свидетельствует, что философы и социологи, лингвисты и журналисты всегда, в той или иной мере, обращались к проблемам человеческого общения.

С появлением работ Н. Винера, К. Шеннона, У.Р. Эшби, наших отечественных ученых А.И. Берга, А.Н. Колмогорова и др., термин коммуникация получил широкое распространение в самых различных отраслях науки и стал едва ли не самым многозначным. К началу 1960-х гг. только в зарубежной философской и социологической литературе насчитывалось около сотни определений коммуникации. Можно с уверенностью сказать, что сегодня таких определений существует на порядок больше. Поэтому каждый, кто интересуется результатами научных исследований в данной области, сталкивается с богатым спектром точек зрения, аспектов, срезов, попыток общетеоретического и специального подхода к исследованию и пониманию коммуникации.

По мнению Виханского О.С. термин «коммуникация» происходит от лат. «communis», что означает «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.^[1]

По мнению Латфуллиной Г.Р., под коммуникацией понимается обмен идеями, мнениями и информацией в устном и письменном виде посредством символов. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации - добиться от предпринимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

С другой стороны, Чаусов Н.Ю. считает, что коммуникации - это обмен информацией, на основе которого руководитель принимает решения и доводит их до сотрудников организации.

А Фролов С.С. считает, что термин «коммуникация» (от лат. - «communicatio» - делать общим, сообщать, беседовать связывать) появился в научной литературе в начале XX века (хотя, вероятно, первая модель коммуникации была предложена Аристотелем, выделившим такие компоненты процесса коммуникации, как оратор, речь и аудитория).

Одним из важных факторов интеграции управления является коммуникация, которая представляет собой общение людей в процессе их совместной деятельности: обмен идеями, мыслями, чувствами и информации. Без коммуникации невозможно существование абсолютно никакой организованной группы людей. Обмен информацией широко охватывает разные части организации и прямо пропорционально соотносится с ее эффективностью. Но обмен информацией в организациях не всегда так эффективен, как следовало бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.

Этот факт был проиллюстрирован Френсисом Лайкертом при изучении работы мастеров и их подчиненных на одном из предприятий коммунального обслуживания. В то время как 85% мастеров считали, что их подчиненные чувствуют себя свободно при обсуждении важных деловых вопросов, только у 51% подчиненных в действительности присутствовало это чувство свободы. Один из исследователей проанализировал работу калифорнийской компании в области здравоохранения и выявил существенные различия между руководителями высшего, среднего и низового уровней в том, как они оценивают эффективность коммуникаций в их организации. Во многих случаях передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, обмен информации - неэффективным. Джон Майнер, выдающийся исследователь в области управления, указывает, что, как правило, лишь 50% обмена информацией приводит к обоюдному согласию общающихся. Чаще всего причина низкой эффективности состоит в забвении того факта, что коммуникация - это обмен.

В ходе обмена обе стороны играют активную роль. Например, если вы как управляющий описываете одному из подчиненных, как нужно изменить работу, это только начало обмена. Чтобы обмен информацией являлся эффективным, ваш подчиненный должен сообщить вам, как он понимает задачу и ваши ожидания в отношении результатов его деятельности. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона «предлагает» информацию, а другая воспринимает ее.

Таким образом, эффективная межличностная коммуникация важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строятся на непосредственном взаимодействии людей (начальника с подчиненным, подчиненный с другим подчиненным) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью двусмысленностью.^[2]

2. Что такое коммуникации в организации

Как поговаривают о коммуникации в ограниченном значении текста, то, сначала, имеют в виду ту деталь, что в ходе общей работы люди обмениваются меж собой разными представлениями, мыслями, интересами, настроениями, эмоциями, установками и т.д. Сначала данный процесс был именно интегрирован в общую работу, и только позднее случилось его «выделение» - например, именуемая психическая спецификация, и в данной связи создание своеобразных средств – семиотическая спецификация. Комплект сведений, которыми люди обмениваются меж собой, можно рассматривать как информацию, и за это время сам процесс коммуникации имеет возможность быть понят как процесс обмена информацией. Значит, дозволено создать дальнейший шаг и интерпретировать целый процесс людской коммуникации в определениях теории информации, собственно, что и делается в ряде систем социально-психологического познания. Впрочем, подобный расклад невозможно рассматривать как методологически тактичный, ибо в нем пропущены кое-какие важные свойства как раз людской коммуникации, которая не сводится лишь только к процессу передачи информации. Не говоря уже о том, что при этом раскладе укрепляется в целом только одно назначение ветви информации, а как раз от коммуникатора к реципиенту (введение значения «обратная связь» не изменяет сущность дела), тут появляется и ещё одно значительное упущение. При всяком рассмотрении людской коммуникации с точки зрения теории информации укрепляется только формальная сторона дела: как информация передается, в то время как в критериях людского общения информация не только лишь передается, но и складывается, устанавливается, развивается.

Поэтому, не исключая возможности применения некоторых положений теории информации при описании коммуникативной стороны общения, необходимо четко расставить все акценты и выявить специфику в самом процессе обмена информацией, когда он имеет место в случае коммуникации между людьми.^[3]

Ведущими составляющими коммуникационного процесса считаются: отправитель, сообщение, канал, получатель.

Отправитель – лицо, генерирующее идею, либо собирающее информацию и передающее ее.

Сообщение – информация, закодированная в виде символов.

Канал – средства передачи информации.

Получатель (реципиент) – тот, кому предназначена информация.^[4]

Имеется возможность разделить коммуникации по типу объектов и по степени формальности.

По типу объектов:

-организация – внешняя среда;

-межуровневая (восходящая);

-межуровневая (нисходящая);

-горизонтальная;

-руководитель – подчиненный;

-руководитель – рабочая группа.

По степени формализации:

-формальные коммуникации;

-неформальные коммуникации.

Управление обязано решить 3 вопроса, формируя информационную подструктуру организации работы:

• компанию коммуникативных сетей;

• увеличение свойства информации, циркулирующей по коммуникативным сеткам, обеспечивающей управление и работу персонала;

• настоящее внедрение информации для заключения задач управления.

Эти вопросы связаны со специфичной группой психических моментов - познавательно-коммуникативных. Дабы увеличить эффективность управления, нужно знать, принимать во внимание и улучшать данную группу психических моментов.

Информационное сообщение - содержание информации, переданной при коммуникации от одного лица другому. Канал коммуникации - направление движения информационного сообщения. Информационный обмен - передача информации друг другу по каналу. Коммуникативная цепь - ряд каналов коммуникации, связанных движением однородных информационных сообщений. Могут быть индивидуальные и групповые информационные сети. Информационная роль - совокупность функций по информационному обмену, выполняемых данным лицом в коммуникативной сети.^[5]

Коммуникативная сеть — непросто объединенная и переплетенная система коммуникативных информационных потоков, циркулирующих по всем составляющим организации органа и обеспечивающая ее работа. Это схема циркуляции информации. База ее задается структурой организации и организационными отношениями меж его отрядами и должностными лицами, т.е. база лежит в организационно-правовой плоскости.

Реальная же картина передачи сообщений может не совпадать с ней, и причиной этого выступают психологические факторы. Под их влиянием происходит обрыв нормативных (формализованных) каналов и цепей, возникновение новых, их изменение (ослабление или усиление), изменение информационных ролей отдельных лиц, утечка служебной информации и др. Поэтому надо тщательно следить за влиянием психологических факторов на коммуникации.^[6]

Опытный начальник принимает меры по обеспечению позитивного воздействия психических моментов на коммуникации. К. Киллен, изучавший этот вопрос, пишет: «Представьте себе, как крайний случай, попытку общения с человеком, целящимся в вас из винтовки. До тех пор, пока этот человек относится к вам как к врагу, вряд ли удастся с ним эффективно общаться. Однако глубокое взаимное уважение отправителя и получателя сообщений чрезвычайно облегчает коммуникацию и позволяет быстро находить решение даже самых трудных проблем». Нужно, сначала, уделять внимание межличностным взаимоотношениям, взаимоотношениям глав служб и их обществ, преодолевать психологические барьеры (взаимное недоверие, отсутствие единства подходов, нездоровая конкуренция, осторожность в передаче информации, разборчивость в подключении новых коммуникативных каналов, пользование нелегальными коммуникативными каналами и пр.).

Влияет то, как развиты и развиваются у сотрудников коммуникативные способности и умения: общительность, доступность, умение слушать и ловко схватывать суть сообщения, быстро и верно решать, кому передать информацию, умение хранить и шустро находить нужную информацию, четко, ясно и кратко передавать сообщение и др.

Срывы могут происходить и из-за перегрузки отдельных точек, лиц в коммуникативных сетях, превышающей их психологическую пропускную способность.

Коммуникативный процесс включает следующие этапы:

1. Формулирование идеи или выбор информации для передачи. Отправитель должен хорошо оценить значимость идеи (информации) и продумать суть ее изложения.

2. Кодирование и выбор канала передачи информации. Чтобы передать идею или информацию, отправитель кодирует ее с помощью символов и выбирает канал передачи, соответствующий типу символов. Выбор средства сообщения не должен быть ограничен единственным каналом – необходимо использовать сочетание разных каналов.

3. Передача информации – непосредственно передача конкретной информации.

4. Декодирование (расшифровка) – на этом этапе осуществляется перевод информации отправителя в информацию получателя. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются местами.^[7]