Файл: Основные функции в системе менеджмента(Понятие функций менеджмента их классификация.).pdf

Обычно выделяют восемь этапов в процессе планирования. 

Этап 1. Формулировка целей. Чего именно вы (или ваша фирма) хотите достичь? Это - самый трудный этап. Его нельзя формализовать. Личность менеджера проявляется именно в том, какие цели он ставит.

Этап 2. Подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей. Обычно можно действовать разными способами. Какой из них представляется наилучшим? Какие способы достижения целей можно сразу отбросить как нецелесообразные?

Этап 3. Составление перечня необходимых действий. Что конкретно нужно сделать, чтобы осуществить выбранный на предыдущем этапе вариант достижения поставленных целей?

Этап 4. Составление программы работ (плана мероприятий). В каком порядке лучше всего выполнять намеченные на предыдущем этапе действия, учитывая, что многие из них связаны между собой?

[⁹ Карминский А.М., Оленев Н.И., Примак А.Г., Фалько С.Г. Контроллинг в бизнесе. Методологические и практические основы построения контроллинга в организациях. – М; 1998. - 256 с.]

Этап 5. Анализ ресурсов. Какие материальные, финансовые, информационные, кадровые ресурсы понадобятся для реализации плана? Сколько времени уйдет на его выполнение?

 Этап 6. Анализ разработанного варианта плана. Решает ли разработанный план поставленные на этапе 1 задачи? Являются ли затраты ресурсов приемлемыми? Есть ли соображения по улучшению плана, возникшие в ходе его разработки при движении от этапа 2 к этапу 5? Возможно, целесообразно вернуться к этапу 2 или 3, или даже к этапу 1.

Этап 7. Подготовка детального плана действий. Необходимо детализировать разработанный на предыдущих этапах план, выбрать согласованные между собой сроки выполнения отдельных работ, рассчитать необходимые ресурсы. Кто будет отвечать за отдельные участки работы?

Этап 8. Контроль за выполнением плана, внесение необходимых изменений в случае необходимости. Контроль как функцию менеджмента обсудим в одном из дальнейших разделов настоящей главы.

Среднесрочное (тактическое) планирование разрабатывается руководителями среднего уровня управления и подразумевает под собой деление глобальных планов на части и их дальнейшую реализацию, срок реализации от 1 года до 5 лет.

Краткосрочное (текущее, оперативное) планирование разрабатывается и реализуется данный тип планов начальниками низшего уровня управления представляет собой детальную разработку предыдущего вида плана а так же инструктаж по его реализации. Срок реализации от 1 дня до 1 года.

---

Принципы планирования:

1. Полнота планирования – при планировании необходимо учитывать все события и факты, которые происходят в данный момент в организации.
2. Точность планирования.
3. Ясность планирования.
4. Непрерывность планирования.
5. Экономичность планирования.

Методы планирования:

Бюджетный метод – наиболее распространенный метод планирования с помощью которого можно наглядно представить приток и отток ресурсов в организации.

Анализ (окупаемость) при помощи которого моно точно просчитать и сравнить затраты и доходы полученные организацией.

Оперативное исследование – самый сложный метод базируется на использование математики и информатики а так же комплексное регулирование.

Функция организации – это средство с помощью которого организация решает поставленные задачи в своей хозяйственной деятельности.

Организация должна предусматривать:

– разработку обезличенной организационной схемы предприятия, обеспечивающей возможность решения его задач;

– установление организационных отношений, между работниками исходя из анализа процессов разделения и кооперации труда;

– формирование системы управления;

– составление штатного расписания;

– определение функциональных обязанностей работников (разработку должностных инструкций);

– отработку организационной схемы в динамике.¹⁰

Организация деятельности персонала фирмы должна осуществ­ляться не только в целях выполнения плана. Важно обеспечить заинте­ресованность работников в выполнении своих обязанностей и общих результатах работы коллектива.

[¹⁰Абчук В. А. А17 Менеджмент: Учебник. – СПб.: Издательство «Союз», 2002. – 463 с. – (Серия «Высшая школа»)].

Функция организации реализуется двумя путями: через административно-организационное управление и через оперативное управление.

Административно-организационное управление предполагает определение структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления.

Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующей их корректировке. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.

---

Существует два основных аспекта организационного процесса: Деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям.

Делегирование полномочий.

Делегирование, как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Организация деятельности персонала фирмы должна осуществ­ляться не только в целях выполнения плана. Важно обеспечить заинте­ресованность работников в выполнении своих обязанностей и общих результатах работы коллектива. Эту задачу решает функция мотивации.

Функция мотивации. Поведение человека всегда мотивировано, сотрудник может трудиться усердно с энтузиазмом, а может наоборот, уклоняться от работы. Поведение личности может иметь и другие проявления всегда следует искать мотив поведения. Функция мотивации – это процесс побуждения себя и других к активной деятельности для удовлетворения личных потребностей, а так же для достижения целей организации. Существуют разновидности мотиваций:

1. Материальная мотивация – это создание определенных материальных стимулов для труда сотрудников организации, например в виде заработной платы, служебного транспорта.
2. Моральная мотивация – создание моральных стимулов для деятельности работников, например хороший капитал, начальство.

Существуют группы теорий мотивации труда: содержательная теория мотивации основывается на том, что какие существуют внутренние побуждения личности, которые заставляют людей действовать определенным образом. Процессуальные теории мотивации базируется на том, как ведут себя люди с учетом их воспитания и познания.

Функция координации  предполагает деятельность руководителя по поддержанию работы предприятия на запланированном уровне.

Координация – это согласование деятельности организации и ее подразделений с намеченным планом. В отличие от прямого, административного вмешательства в деятельность подчиненных координация предполагает косвенные, преимущественно экономические методы управления. При этом создаются условия, при которых управляемый объект сам, по собственной инициативе будет работать в определенном, оптимальном для организации, направлении.

Регулирование – это коррекция деятельности организации, изменение ее состояния путем принятия необходимых поправок к управляющим воздействиям руководителей всех уровней. Регулирование дополняет координацию и применяется тогда, когда одной координации оказывается недостаточно.

---

Для осуществления координации и регулирования менеджер должен располагать достоверной и своевременной информацией о требуемом и фактическом состоянии объекта управления, а также о причинах, вызывающих сбои в его работе. Такими причинами могут быть ошибки в прогнозах, необоснованно, непродуманно составленные планы, постоянный или временный дефицит информации, некачественные решения, плохая исполнительская дисциплина, плохой учет, анализ деятельности и контроль.

Функция контроля - это процесс сопоставления фактически достигнутых результатов в работе организации с теми результатами, которые были запланированы. Существуют основные требования к контролю: 1. эффективность контроля – позволяет определить успешность и полезность поведения контроля в организации, а так же его необходимость . 2. эффект влияния на людей выясняет вопрос: вызывает ли у работников положительные или отрицательные эмоции, а так же результаты работы, сам факт проведения контроля. 3. Выполнение задач контроля - контроль должен иметь определенную цель для чего он осуществляется в организации. 4. Определение границ контроля – контрольные мероприятия в организации не должны осуществляться без ограничений поэтому руководитель должен соблюдать нормы контроля, а так же обращать внимание на государственные нормативно-правовые законодательства.

Виды контроля: предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ в организации, его цель дать все необходимые инструкции работнику организации для того чтобы он справился с работой, бывает двух видов: диагностический и терапевтический. Текущий контроль – осуществляется в ходе работы его цель простое наблюдение за работой в организации. Заключительный контроль проводится после завершения работ в организации его цель предотвратить ошибки в будущей деятельности.

Глава 2 Анализ функции управления на предприятии «Шмель»

2.1 Характеристика предприятия

Мебельная компания «Шмель» областью деятельности фирмы является предоставление всего комплекса услуг по изготовлению мебели, как по индивидуальным эскизам, так и коллекцией самой фирмы, развитие сети продаж производимой продукции, организация системы обслуживания клиентов.

---

Таким образом, в узком смысле слова миссия компании «Шмель» состоит в организации для обеспечения их индивидуальности и узнаваемости, а также в обеспечении удобства работы их персонала; чтобы предоставлять населению качественную мебель по доступным ценам, отвечающей мировым стандартам.

Основные технико-экономические показатели, характеризующие деятельность компании «Шмель» за последний год следующие:

– управленческие расходы  1405,8 тыс. руб.

– чистая прибыль                 232,7    тыс. руб.

– чистая рентабельность      16,4 %.

– оборот капитала                 1,5.

– численность персонала      18 чел.

– доля рынка                          14,2 %.

Результаты хозяйственной деятельности свидетельствуют о том, что предприятие не вышло за пределы финансовой устойчивости и платежеспособности. В данной ситуации риск банкротства сводиться к минимум, несмотря на то, что показатель рентабельности говорит о необходимости повышения эффективности управления на предприятии.

Тип организационной структуры управления компании– линейно-функциональная.

Положительной стороной такой структуры является грамотное решение производственных вопросов, освобождение директора от решения вопросов, в которых он менее компетентен. Отрицательной стороной такой организационной структуры управления является нарушение принципа единоначалия, слабая горизонтальная связь между функциональными звеньями. Кроме того, при достаточно небольшом штате сотрудников (18 человек) звено в лице заместителя директора является лишним, так как оно дублирует функции менеджера по работе с клиентами

На предприятии «Шмель» в достаточном  объеме выполняются все функции управления. В целях анализа рассмотрим одну из них более подробно.

Для подробного изучения выбрана функция мотивации деятельности сотрудников. Социально-психологические методы мотивации в мебельной компании «Шмель» реализуются по нескольким основным направлениям. В реальной практике деятельности фирмы все эти направления используются в определенной комбинации, так как они очень тесно связаны друг с другом и очень хорошо дополняют друг друга. Данная комбинация направлений в компании «Шмель» позволяет отдельным направлениям проявить себя. Данная комбинация социально-психологических методов мотивации на анализируемой фирме состоит из следующих элементов:

1. Работникам отдела предоставляют право самостоятельно принимать решения по поводу того, как им осуществлять свою деятельность. Самостоятельность касается, режима работы и/или выбор средств осуществления работы;
2. работники отделов участвуют в принятие решений по поводу выполняемой ими работы. В этом случае начальники отделов советуются с сотрудниками по поводу того, что ему делать и как выполнять поставленные перед ним задачи. То есть, работник привлекается к постановке целей, которых ему предстоит достичь, определенные задачи, которые ему придется решить;
3. работникам отделов предоставляется право контроля, за качеством и количеством исполняемого ими труда, и данным правом, автоматически сами работники устанавливают ответственность за конечный результат. За аналогию здесь взята «японская система кружков качества» адаптированная к российским условиям. Работникам дается право на формирование рабочих групп (своего отдела) из тех членов организации, с которыми им хотелось бы работать вместе, то есть с кем кооперироваться в процессе групповой деятельности;
4. в компании, так же предусмотрены внесения предложений по улучшению их собственной работы и работы организации в целом. За основу здесь взята старая советская система «рацпредложений».

---