Файл: Профессиональный стресс в управленческой деятельности (Понятие стресса и современные подходы к его изучению)..pdf

22% опрошенных служащих, так же считают, что было бы рационально уделять больше внимания укреплению корпоративного духа. В министерстве проводятся различные мероприятия по управлению отношениями в коллективе: корпоративные праздники, конкурсы, соревнования и т.п. Такой метод системы управления организационными стрессами позволяет развивать культуру общения в коллективе. Формирование культуры общения способствует концентрации эмоций сотрудников на единой цели, а не на личностных разногласиях, создаётся благоприятный психологический климат.

2.3. Рекомендации по оптимизации системы управления стрессами в Административном департаменте МЧС

Основная проблема административного отдела заключается в том, что недостаточно внимания уделяется роли человеческого фактора в работе сотрудников. Это часто негативно сказывается не только на работе каждого специалиста, но и всего отдела. Этот стиль руководства (авторитарный) создает сильное психологическое давление на сотрудников, что способствует трудностям в достижении результатов выполненных мероприятий.

Следует отметить, что процесс управления стрессом должен проходить с двух сторон: индивидуальной (личностная саморегуляция) и организации.

Так, к отдельным методам борьбы со стрессом обычно относятся следующие меры: распределение времени на регулярные физические нагрузки (различные виды активного досуга); снятие стресса с помощью техник релаксации - йога, медитация и др .; тренировка самоконтроля; управление временем (рациональное распределение собственного времени); достаточно спать, чтобы полностью восстановить организм (обычно в количестве 8 часов в день); методы когнитивной терапии и др.

Учитывая уровень стресса сотрудников, было бы целесообразно проинформировать команду о том, какие методы каждый человек может использовать, чтобы справиться со своим стрессом. Для этого будет достаточно созвать одноразовую встречу психолога Министерства, который сможет представить этот материал в доступной форме и дать рекомендации работникам, чтобы ответить на их вопросы.

Что касается всей организации или, как в данном случае, большого отдела, то следующие методы воздействия на организационную нагрузку доказали свою эффективность. Это необходимо:

- Проводить постоянный мониторинг социально-психологического климата в коллективе и своевременно влиять на его состояние с целью создания благоприятной среды.

- Рассматривая компетенции конкретных работников, совершенствовать организационную структуру: правильно распределять обязанности, полномочия работников и соответствующие обязанности.

- Предотвращение ситуационных контекстов, которые могут послужить возникновению ролевых конфликтов и устранению уже существующих конфликтных ситуаций.

- доведение до подчиненных информации о том, какие действия поощряются, а какие, наоборот, не приветствуются. Необходимо установить специальный корпоративный кодекс поведения для сотрудников, а также ознакомить сотрудников с системой стимулов и штрафов и т. Д. Заранее предупреждайте сотрудников о любых изменениях, которые могут произойти в отделе, и информируйте их о том, как эти изменения могут повлиять на каждого конкретный сотрудник.

- Расширение круга обязанностей сотрудников.

- Контроль за соблюдением санитарно-гигиенических норм и правил.

- По возможности привлекать сотрудников к планированию и принятию решений, создавать чувство принадлежности и способность лично влиять на ситуацию. Предоставление обширного набора полномочий при планировании пространства вашего рабочего места и организации вашего собственного рабочего времени увеличит чувство причастности и лояльности, тем самым уменьшая психологический стресс работника.

- Обеспечение постоянной обратной связи между начальством и подчиненными, для создания возможности информирования сотрудников о качестве их трудовой деятельности. Наличие обратной связи способствует установлению понятных отношений и исключает возможность возникновения стрессового состояния из-за неопределенности.

- Тренинг по приобретению навыков управления конфликтами

Эти методы считаются основой управления стрессом. Их должно быть достаточно, чтобы степень стресса окружающей среды не проходила критическую точку.

С учетом специфики министерства и деятельности отдела наиболее подходящими рекомендациями, повышающими эффективность управления стрессом, будут: нормализация психологического состояния работников посредством обязательных посещений психоэмоциональных кабинетов разгрузки, предусмотренных в МЧС для всех категорий работников; во избежание потери времени из-за стрессовых ситуаций, разработать план адаптации новых сотрудников. Учитывая, что у руководства есть проблемы с делегированием полномочий и адекватным разделением управленческих функций, привлекайте профессиональных тренеров к решению этой проблемы и изменяйте ситуацию, проводя тренинги по построению команды и делегированию полномочий.

Цели разработки программы адаптации для вновь пришедших сотрудников - снижение стрессовой ситуации при введении в должность и сокращение времени для периода адаптации. Необходимым элементом данной программы будет прикрепление наставника к молодому специалисту из числа давно работающих в департаменте, что позволит ему чувствовать себя более уверенно.

В соответствии с целью, план мероприятий для первичной адаптации молодых сотрудников, не имеющих опыта профессиональной деятельности, выглядит следующим образом (табл. 1).

Таблица 1 - План введения в должность и мероприятия процесса адаптации

Благодаря реализации плана адаптации можно с комфортом ввести нового специалиста в бизнес. Сотрудник быстро адаптируется к команде, устанавливает контакты, и в течение месяца он сможет эффективно выполнять свою трудовую деятельность. Работа будет выполнена им в полном объеме. Можно будет избежать большого количества ошибок, которые часто встречаются у начинающих. Вновь прибывшие сотрудники не будут испытывать дискомфорта из-за страха совершить ошибку и невозможности обратиться за помощью к руководителю.

Положительным моментом наставничества будет и возможность, исходя из оценки испытательного срока, составить план развития специалиста на следующий год. Этот план может включать специализированные курсы повышения квалификации по данному предмету или приобретение каких-либо навыков межличностного общения, активного общения и т. Д.

Также при прохождении испытательного срока целесообразно провести специализированное обучение, также направленное на эффективную адаптацию и установление четких и четких взаимоотношений в коллективе.

Данный тренинг направлен на развитие способностей участников: вести себя в команде с уверенностью, исключая агрессию; взять на себя ответственность за свое поведение; свободно выражать свое мнение, обсуждать, эффективно общаться; уметь находить выход из трудных ситуаций, достигать рабочего компромисса, поддерживая нейтральные отношения с другими, сохраняя при этом свою жизненную силу.

Цели тренинга включают в себя: развитие адаптивного и активного стиля поведения в среде, с которой вы никогда раньше не сталкивались; усвоение различий между агрессивным, напористым и небезопасным поведением; формирование навыков агрессивного поведения при различных обстоятельствах; формирование специальных навыков для управления своим состоянием, способностей удерживать и адекватно воспринимать критические суждения и реагировать на требования начальников и других работников.

Обучение проводится по следующим методикам: теоретическая часть. (Должно быть коротким и емким); коллективные упражнения для усвоения материала; ролевые игры, основанные на примерах наиболее часто встречающихся ситуаций.

Тренинг должен обеспечить следующие эффекты: овладев принципами напористого поведения, работник сможет более эффективно выполнять поставленные задачи, в том числе оперативно реагировать на различные ограничения и проблемные ситуации; поведение сотрудников будет более адаптивным к меняющимся условиям; Критика и жалобы на кого-либо из персонала не вызовут конфликтных ситуаций. Человек сможет реагировать приемлемым образом без усиления напряженности в социальной среде команды; появится возможность выбраться из сложных ситуаций с минимальными потерями или даже без потери имиджа персонажа; сотрудники научатся восстанавливать свое психоэмоциональное отношение, тем самым нейтрализуя общий уровень стресса в команде.

Такие мероприятия, направленные на адаптацию молодых специалистов, позволят устранить потенциал для текучести кадров, более эффективно работать над планами карьерного продвижения сотрудников, повысить лояльность к отделу и создать благоприятный психологический климат непосредственно в коллективе.

При реализации этих мероприятий возможны следующие риски: нежелание опытных специалистов участвовать в процессе адаптации; отсутствие свободных специалистов для наставничества; нехватка финансовых ресурсов для обучения; отсутствие достаточного количества людей, желающих принять участие в тренинге.

Эти риски могут быть минимизированы путем формальной формализации работы наставника. В дополнительном соглашении к трудовому договору должна быть указана плата за наставничество. Таким образом, будет создан материальный стимул для выполнения роли наставника.

Что касается обучения, направленного на эффективную адаптацию и установление четких и четких взаимоотношений в команде, следует учитывать тот факт, что команда не так часто пополняется новыми сотрудниками, поэтому можно собрать группу из примерно 10 человек каждые 2-3 года проводят его. Чтобы сотрудники захотели посетить его, необходимо провести семинар о преимуществах приобретения практических навыков управления собственным поведением в ситуациях непредсказуемости, агрессивности и возникновения конфликтов.

Также возможно собирать предложения от сотрудников о том, какие навыки и знания они хотели бы получить, участвуя в таких мероприятиях. Это позволит скорректировать программу обучения и гарантированно заинтересует участников, что даст возможность провести этот тренинг максимально эффективно.

Следующая рекомендация связана с высоким уровнем напряженности и наличием конфликтов из-за того, что у руководства возникают проблемы с делегированием полномочий и адекватным разделением управленческих функций. Целесообразно изменить эту ситуацию с помощью тренеров-экспертов. Этот метод позволит еще больше устранить дублирование функций, снизить координацию при принятии решений и создать более эффективный уровень взаимодействия в отделе.

Привлечение профессиональных коучей (тренеров) поможет повлиять на качество работы руководства, а именно повысить эффективность работы. Коучинг будет способствовать тому, что потенциал менеджеров будет использован в полной мере на благо рабочего процесса, а также увеличится мотивация. Использование коучинга упростит процесс делегирования полномочий, что, в свою очередь, повлияет на экономию рабочего времени.

Во время мероприятия, проводимого тренером, произойдет значительный набор качественных изменений: первое, что нужно сделать, это превратить проблемы в четко определенные цели и задачи. Кроме того, жизненные цели определены и размещены на приоритетной основе. Кроме того, скрытые ресурсы ищут для достижения целей. И, что действительно важно, как для снятия психологического стресса, так и для эффективности действий, открывается и консолидируется позитивный подход к решению различных жизненных проблем, и формируются алгоритмы, которым необходимо следовать для достижения новых целей.

Возможно, самая важная вещь, которую дает коучинг, - это осознанность и ответственность. То есть руководитель в процессе коучинга начинает четко понимать, что и для чего он делает, а также несет полную ответственность за свои действия. И делает это абсолютно осознанно.

Что касается тренингов по построению команды, они способствуют созданию единой команды с общими целями и желанием их достичь.

Целью проведения общих собраний является информирование специалистов о планах развития кафедры, предстоящих изменениях, возможных конкурсах, подведение итогов работы, обсуждение существующих сложностей и т. Д.

Стоит также отметить, что сотрудники, вовлеченные в планирование и обсуждение организационных изменений, менее подвержены стрессу, чем те, кто остался позади или игнорируется руководством.

Известно, что существенным фактором для управления стрессом является корпоративная культура, которая сложилась в административном отделе. Именно это влияет на стиль поведения сотрудников в условиях существующей неопределенности и конфликтных ситуаций. Сотрудники создают и подпитывают культуру организации. И если они находятся под воздействием стресса, если они склонны к депрессивным настроениям и враждебности, то все это непременно отразится на культуре.