Файл: Автоматизация учета продаж в ООО "Прайм".pdf

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время на Российском рынке существует множество бухгалтерских компьютерных программ, призванных облегчить и автоматизировать работу бухгалтера. Практика показывает, что на сегодняшний день бухгалтер должен владеть не только теорией и практикой бухгалтерского учёта, но и иметь навыки работы в конкретной бухгалтерской информационной системе, уметь подготовить информацию для информационных систем внешних пользователей, обладать обширными знаниями в области информационных технологий.

Актуальность. Продажи являются двигателем всей экономики, а их учёт позволяет более эффективно строить свою деятельность. В этом заключается актуальность курсовой работы.

Объект исследования - ООО "Прайм".

Предмет исследования - автоматизированный учёт продаж.

Целью работы является изучение и анализ вопросов, связанных с различными аспектами автоматизированной обработки учётной информации с применением ПЭВМ.

Задачи:

• дать технико-экономическую характеристику предметной области и предприятия;
• проанализировать информационное обеспечение и задачи;
• рассмотреть программное обеспечение задачи;
• провести описание программных модулей;
• привести контрольный пример реализации проекта и его описание.

За счет внедрения данной системы общество должно получить экономические выгоды в виде снижения трудоемкости автоматизируемых операций.

Методами исследования являются: анализ, сравнение, описание, обобщение, систематизация научно-технической и практической информации.

Практическая значимость работы способствует улучшению и развитию учета продаж в организации.

Научная новизна исследования: Систематизированы качественные характеристики, раскрывающие специфику работы автоматизации учёта продаж.

Апробация исследования: результаты поведенного исследования могут быть использованными в процессе работы в ООО "Прайм".

Структура работы: курсовая работа состоит из четырех глав. В заключении подведены основные итоги проделанной работы и сделаны выводы по исследованию.

1.ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

ООО «Прайм» представляет на отечественном рынке, продукцию многих известных производителей, занимается поставками серверного и сетевого оборудования, офисной оргтехники, расходных материалов, оборудования и материалов для телекоммуникационных систем, внедрением комплексных решений по усовершенствованию бизнес-процессов, услуг по экспертизе, аудиту и консалтингу.

Юридический адрес: г. Москва, ул. Бойцовая, д.17, корп.3, офис 25.

В рамках договоров по обслуживанию ООО «Прайм» предлагает:

1. Проведение профилактических работ в соответствии с регламентом обслуживания.
2. Удаленное администрирование систем.
3. Экстренное устранение технических проблем.
4. Консультирование по повышению эффективности систем связи и передачи данных.

Таблица 1

Стоимостные оценки деятельности компании

Компания также производит поставку телекоммуникационного оборудования компаний AVAYA, Cisco, HP необходимых запасных частей и лицензий на выгодных для заказчика условиях. Выгодные условия поставки подкреплены договорами с ведущими дистрибуторами и вендорами телекоммуникационного оборудования.

ООО "Прайм" является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, может от своего имени заключать договоры, приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в арбитражном суде, суде и третейском суде.

Показатели, отображающие масштабы деятельности компании приведены в таблице 1.

1.2 Организационная структура управления предприятием

Организационно ООО "Прайм" состоит из следующих структурных звеньев (рисунок 1).

Рисунок 1 –Организационная структура ООО "Прайм"

Деятельностью общества управляет генеральный директор, он же определяет основные направления развития.

Генеральный директор решает вопросы изменения устава, утверждает годовые результаты деятельности, а также решает вопросы по ликвидации и реорганизации фирмы. Работников фирма набирает с биржи труда в соответствии с их квалификацией и разрядом. Также возможно привлечение молодых сотрудников с незаконченным высшим или средним специальным образованием для прохождения практики. Взаимоотношения генерального директора с подчиненными, охрана труда, социальное развитие регулируется законодательством РФ.

У генерального директора находятся в непосредственном подчинении:

• заместитель генерального директора;
• финансовый директор;
• коммерческий директор;
• начальник службы безопасности;
• директор по логистике.

Заместитель директора выполняет его обязанности в случае отсутствия генерального директора и практически дублирует его функции.

К преимуществам данной структуры относятся:

1) высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций;

2) освобождение линейных менеджеров от решения некоторых специальных вопросов;

3) стандартизация, формализация и программирование явлений и процессов.

Взаимодействие между сотрудниками осуществляется как по вертикали, так и по горизонтали. При этом это не означает, что с руководителем службы доставки в обязательном порядке взаимодействует только руководитель отдела затрат. Любой сотрудник по затратам всегда имеет возможность обратиться как напрямую к экспедитору, так и напрямую к руководителю службы доставки. Руководители среднего звена также взаимодействуют как с директором, так и друг с другом.

Все руководители обязательно должны иметь высшее образование, равно как и сотрудники по затратам. Что касается исполнителей на местах (комплектовщики, грузчики, экспедиторы и т.д.), то здесь уровень среднего образования считается достаточным для принятия человека на данную должность. В случае конкурсной вакансии предпочтение отдаётся человеку с высшим образованием, в некоторых случаях оно даже имеет приоритет над опытом работы.

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

В качестве процесса автоматизации выбран учет продаж, так как:

• продажи являются ключевым бизнес-процессом компании;
• учет продаж компании не автоматизирован;
• в настоящее время при учете продаж допускаются ошибки и неточности, что влияет на всю отчетность компании;
• неверные результаты учета продаж затрудняют анализ продаж, вернее, приводят к неверным результатам;
• на основании неверных результатов анализа продаж управлением компании могут приниматься неверные решения по стратегическому развитию компании.

Среди функций управления осуществляемых на предприятии ООО «Прайм» целесообразно выбрать ту совокупность функций, для которых будет в дальнейшем разрабатываться проект автоматизации. Очевидно, что в связи с обоснованием тематики данного проекта, в качестве комплекса задач автоматизации будут выбраны те, которые касаются оформления заказа.

Диаграмма основного процесса приведена на рисунке 2.

Рисунок 2 – Диаграмма основного процесса

Рисунок 3 – Диаграмма учета технологии производства

Рисунок 4 – Диаграмма работы с производственными заданиями

Анализ существующего функционала показал следующие недостатки:

Узкое место 1. Невозможно провести оценку себестоимости сетевого оборудования;

Узкое место 2. Отсутствуют возможности накопления данных по стоимости сырья на производство продукции;

Узкое место 3. Отсутствует возможности внесения изменений в технологические карты;

Узкое место 4. Значительные временные затраты на формирование расчетов себестоимости IT - продукции.

2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ

2.1 Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Рисунок информационной модели приведен на рисунке 5.

Рисунок 5 - Информационная модель системы учета продаж

Информационная модель включает в себя три области – область 1, в которой происходит заполнение справочников, область 2, в которой показана, как осуществляется учет продаж, и область 3, где указано, каким образом осуществляется получение выходных документов.

На модели приведены следующие входные документы:

• сведения о пользователях, поступающие от отдела кадров;
• прайс-лист, поступающий из отдела продаж;
• перечень точек продаж, поступающий из бухгалтерии.

В системе предусмотрены следующие справочники:

1. Пользователи
2. Товары
3. Типы товаров
4. Производители
5. Точки продаж

К таблицам с промежуточной информацией относятся таблица Продажи и Наличие.

К результатным документам относятся следующие:

• список пользователей;
• список производителей;
• список точек продаж;
• список типов товаров;
• список товаров;
• отчет о наличии товаров;
• отчет о продажах.

Заполнение справочников происходит при первом запуске системы, далее они только редактируются. При использовании основных справочников происходит учет продаж, в ходе которого записывается информация в таблицу Продажи. Учет поступления товаров на точки продажи регистрируется путем занесения информации в таблицу Наличие. Ее же данные меняются при продажах товара, позволяя постоянно иметь сведения об актуальном количестве того или иного товара.

Отчетные документы формируется в виде экранных форм на основании выбора форм сортировки и могут быть выведены на печать стандартными средствами браузера.