Файл: Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования.pdf

Глава 2 Этапы построения модели при осуществлении решений

2.1 Обнаружение проблемы и определение задач

Как же определять проблемы, для решения которых рационально реализовывать и разрабатывать целевые комплексные программы? Как правило, для этого, не нужно проводить всеобщий, детальный анализ деятельности предприятий. Самым значимым является не детальность анализа (аналогичную работу осуществляют по своим сферам все отделы и службы), а характер исследования объединения или значительный сферы его деятельности как целого. Для обнаружения между функциональных проблем высокое значение имеют законодательные и нормативные документы, а также результаты проведенных исследований и обобщений на уровне отрасли либо региона, взгляд руководителей.

Для решения каждого вопроса на программной и целевой основе формируется своя организационная система действий разового характера (она формируется после того, как был создан вопрос и расформировывается после осуществления программы). Подобная система «накладывается» на имеющуюся систему управления.

Первый и максимально важный этап построения модели, который способен обеспечивать правильное решение управленческих проблем, состоит в грамотной постановке задач.

Для примера можно рассмотреть фармацевтическую компанию, которая получала множество жалоб от аптек на задержки при выполнении их заказов. Подлинная проблема заключалась не в самой задержке. Исследование вопроса показало, что заказы, как правило, задерживаются из-за производственных затруднений на трех химических предприятиях компании, которые были вызваны нехваткой исходных химических реагентов, а также запасных частей к оборудованиям и технике, что в свою очередь обуславливалось некачественным и безграмотным прогнозированием потребности в материалах и запасных деталях.

Разработка результатов близко связана с установлением структуры решаемой задачи. Разработать структуру задачи обозначало определение некоторых факторов:

• основные связи между частными задачами на каждой стадии решения;
• перечень частных задач на всех этапах;
• причина для подготовки заданий на разработку проектов;
• причина для подготовки заданий на реализацию проектов;
• этапы задачи, которые должны была быть решены. [11, С. 109]

Схематическая структура из множества стадий процессов при решении задач отражает рассмотрение задачи на всех стадиях, процесс решения часто возникающих задач, синтез общего решения на основе отчетов полученных от решения частных задач. Получаемые на предыдущих стадиях общие решения является основанием для постановки задачи на будущее в последующих стадиях. Так, в ходе проектирования машиностроительных предприятий результатом решения задач на первом этапе считается документом, который называется экономико-техническим обоснованием. В нем устанавливаются экономико-технические целесообразности строительства предприятия данного профиля вообще, вариация главных параметров предприятия:

• масштаб производства
• вид продукции
• и прочее.

Экономико-технические обоснования, являются основой для вырабатывания задания на разработку технических проектов. В свою очередь, технический проект (как отчет и результат решения поставленных задач на второй стадии) считается основой для разработки заданий на третьем этапе решения – рабочих проектов.

Определение структуры задачи считается весьма существенным элементом разработки программы. Тогда когда структура задачи установлена, появляются возможности: выстроить график решений с указанием сроков и ответственных лиц за решение каждой полной задачи в виде сетевого или ленточного графика. К примеру, на второй стадии установлено 25 частных задач. Имея данные о том, как они связаны между собой, есть возможность составлять последовательность или сетку событий. Оценивая трудоемкость решения каждой из задач, есть возможность устанавливать время наступления каждой из событий, т. е. выстроить график решений, определять необходимые для решения всех частных задач ресурсов, устанавливать формы взаимного содействия между подразделениями, решающими самостоятельные, по взаимосвязанные задачи. К примеру, устанавливать порядок взаимного координирования решений, оценивать уровень нормативного и методического обеспечения решения частных вопросов и задач, а также намечать разработку недостающих нормативных и методических материалов, приступать к решению частных вопросов и задач. Часть из таких задач обычно относится к нестандартным задачам. Определять структуру задач и вопросов, решаемых на программно-целевой основе, в некоторой степени сложно. [15, С. 108]

Задачи по этапам определенности структуры делятся на три главных формы, к которым относятся следующие формы:

1. Грамотно структурированные или количественно формулированные задачи, в которых важнейшие связи между подзадачами, как правило, известны настолько хорошо, что они имеют возможность выражаться в числах или символах, которые получаются в численные оценки.

2. Не подвергнутые структурированию или качественно выраженные задачи, которые, как правило, содержат лишь описания самых важнейших признаков, а также характеристик частных задач, количественные зависимости между задачами, являющиеся совершенно неизвестными.

Слабо структурированные или смешанные задачи, которые, как правило, содержат как количественные, так и качественные элементы; причем качественные как таковые малоизвестны и неопределенны сторонами задач, а также владеют тенденцией к доминированию.

На программно-целевом фундаменте решаются более сложные задачи, которые не подвергаются программированию, и имеют соответствующий класс. Их относят к слабо структурированным задачам, что устанавливает сложность обнаружения структуры задач. Трудности появляются не только из-за грамотно выражаемых связей между видами подзадач (к примеру, известно, что между задачами ответственности любой должности и определения прав существуют соответствия, но количественно оно не определяется). Часто бывает нелегко выбрать удачный вариант разделения задач на подзадачи. Это связанно с тем, что существует множество возможных вариаций разделения.

Структура задач превращается в более определенную структуру, по мере воспроизведения решения аналогичных им задач, к примеру, в разных объединениях.

После грамотной постановки задачи последующим этапом процесса – является построение модели. Разработчик должен устанавливать главные цели модели, а вместе с тем: какие информационные данные и выходные нормативы намечается получить, применяя модель, для того чтобы оказать помощь руководству разрешать стоящие перед руководством вопросы, задачи и проблемы.

Если продолжать приведенные выше примеры, необходимые выходные информационные данные должны представлять уточненные и проверенные нормативы времени и количества исходных материалов, которые подлежат заказу, а также запасных деталей.

В дополнение к определению главных целей профессионал по науке управления, как правило, определяет, какая информация необходима для построения моделей, которые удовлетворяют данным целям и выдают на выходе необходимые сведения.

В вышеупомянутом случае потребной информацией будет точный прогноз потребностей по каждым исходным реагентам, а также информация о характере закупаемых материалов для всех видов продукции, которая ожидается в хорошем качестве и обладает долговечностью деталей оборудования, а также целесообразном сроке службы всех деталей в отдельности.

Также к факторам, которые требуют учета при построении модели, можно отнести реакцию и расходы людей. Модель, являющаяся более дорогостоящей, чем вся задача, которая требует решения с применением модели, не может внести какого либо вклада в достижение целей предприятия. Аналогичным образом, чересчур сложная модель может быть отвергнута конечными пользователями, так как будет восприниматься ими как угроза.

Следовательно, для построения результативной модели специалистам по управлению и руководству необходимо вместе сотрудничать, увязывая взаимно потребности всех сторон.

2.2 Формирование модели управленческого решения

Для системы, которая создается для решения проблем, можно выделять пять главных элементов:

• другие виды обеспечения;
• методический вид обеспечения;
• Методологический вид обеспечения;
• организационная структура, которая реализует процедуры разработки;
• организационная структура, которая реализует процессы управления;
• процедуры разработки программы;
• процедуры управления разработкой программы;
• процедуры управления реализацией программы;
• собственно программа. [7, С. 76]

Можно определить несколько видов разработки программ, таких как: результаты, структуры решаемых задач и проектно-научных разработок, которая включает обоснование проектов и мероприятий.

Формулирование целей или разработка результатов программы считается исходным для дальнейших работ. Цели программы, как это очень часто случается в ходе решения не легких проблем, изначально реализуется в общем виде, после чего, по мере того как реализуются наборы мероприятий, цели уточняются, доля из которых выражается количественно.

Например, на самом начальном этапе разработки программы «Повышение результативности применения прогрессивного оборудования» цель может быть выражена так:

существенное повышение результативности применения прогрессивного оборудования и увеличение сферы его использования.

На последнем этапе разработки, в случае, если состав мероприятий уже определен и программа оформляется в виде документа для утверждения, обусловливаться цели, выражаемые количественно: уменьшение себестоимости обрабатывания, на какое либо количество тысяч рублей, сокращение трудозатрат на энное количество тысяч.

Всеми формами разработки программ (результатов, той структуры, в которых есть решаемые задачи, научных и проектных работ) и ее реализацией необходимо управлять. В ходе решения проблем на целевой и программной основе выделяются такие области управления как:

• внедрение проектов;
• выражение общего определения задач на внедрение или разработку программы; разработка программы;
• разработка отдельных проектов в рамках программы.

Для всех из областей управления создаются рабочие планы, в которые были включены главные работы и связи между работами, исполнителей и сроков.

В процессе осуществления управленческой деятельности, над разработкой программы надо выбирать процедуры и методы воздействия на ее внедрение и ход, включая определенные вопросы, как выбор подпрограмм и руководителей программ, утверждение решений и рассмотрение предложений, контроль над ходом осуществления, а также стимулирование сотрудников. Зависимо от определенных, соответствующих правилам условий по всем названным вопросам, решения выбираются по вариантам.

К примеру, координация и согласование работ по программам, осуществляющим только по завершении стадий по формам заседаний руководства компаний; существуют также системы предварительных обсуждений в местах, на специальных семинарах с привлечением большого количества работающих.

Другой пример – это материальное стимулирование лиц, которые задействованы в решении проблем, производится из фондов стимулирования по новым технологиям или специальным премиальным фондам программ.

После того, как были приняты главные решения по управлению реализацией и разработкой данной программы. Как правило, издается приказ, содержащий в себе:

• план работы подразделения с определением главных сроков, мероприятий, соисполнителей и ответственных лиц по каждой работе;
• решение о разработке программы и целях выбранной программы;
• состав временных подразделений по разработке;
• указания о том, какие методические материалы используются, назначение лица, которое их готовит;
• и прочие.

Управление исполнением программы реализовывается по некоторым каналам. Их два:

1. Принимаемый в объединении метод управления осуществлением всех мероприятий. Мероприятия целевых программ, когда осуществляется их утверждение, включаются в состав надлежащих разделов планов предприятия. К примеру, мероприятия социального характера, которые включаются в состав разделов, к примеру «План по социальному развитию коллектива». На организациях известно, кто несет ответственность за реализацию любого мероприятия, кто и в какие сроки должен проверять выполнение, кому необходимо докладывать в случае отклонения от графиков реализации мероприятии. Следовательно, выполнение всех мероприятий целевой программы, разбитых по разным разделам плана, должно находиться под постоянным контролем; но данный контроль над ходом выполнения мероприятии, вне зависимости от программы, ответственных за это.
2. Вторая система управления реализацией программ в целом. Для подобного формируется временное подразделение по управлению над осуществлением программы. Оно должно учитывать, контролировать и анализировать ход выполнения программ в целом, независимо от того, в какие планы попадают отдельные мероприятия, а также о того какие подразделения осуществляют эти мероприятия. Следовательно, в каждый момент оно должно иметь сведения о состоянии осуществления программ в целом.