Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Основные этапы коммуникационного процесса).pdf

Также можно уделить наше внимание, на какие типы подразделяются коммуникации. Коммуникации в пределах организации подразделяют на два типа: формальные (официально установленные или одобренные руководством) и неформальные (неофициальные и незапланированные). Формальные коммуникации являются самым действенным способом доведения информации до персонала организации, они определяют структуру предприятия, взаимосвязь между уровнями в организации, и могут быть вертикальными и горизонтальными в зависимости от характера выполняемых задач и структур власти. Неформальные коммуникации внутри организации существуют параллельно с формальными, но при этом не зависят от уровней иерархии и соединяют всех работников организации.

Но также эти коммуникации можно назвать каналом распространения слухов, так как информация распространяется быстрее, и руководители предпочитают пользоваться формальными коммуникациями, чтобы избежать утечки информации.

Рассмотрим более широкое понятие вертикальной и горизонтальной коммуникации. Вертикальные коммуникации. Информация, которая «ходит» по организации от начальства к самым низшим подчиненным, и наоборот. Это может заметно влиять на производительность предприятия. Эта коммуникация связана с передачей руководителем данных подчиненному, и наоборот.

Рассмотрим содержание компонентов коммуникационного процесса в табл. 1.

Таблица 1. Содержание элементов коммуникационного процесса

Из выше изложенного можно выделить, какими бывают основные результаты коммуникационного процесса:

Изменения в знаниях «получателя».

Изменение установок «получателя», то есть модификации касательно стабильных представлений индивида.

Изменение поведения «получателя» сообщения.

Можно сказать, что коммуникационный процесс имеет большое значение для руководителей в организациях потому, что они могут выполнять основные функции управления. Вся основная информация должна быть доведена до сведения руководителей, чтобы их реализовать. Организация также требует эффективного взаимодействия с другими задачами в работе. Точно так же, как лидеры, руководители должны эффективно общаться со своими подчиненными для достижения командных целей. Управление невозможно без письменного и устного общения [6].

В данном аспекте кроются ключевое различие коммуникационного менеджмента от PR, и данное дает возможность воспринимать коммуникативный менеджмент как целенаправленную функциональность, которая применяет для достижения результативного итога систему коммуникаций.

1.3 Современные проблемы коммуникации в организации

Спецификой коммуникаций современной организации в условиях

стремительного развития и внедрения цифровых технологий в ее деятельность является появление новых способов социального взаимодействия,

новых каналов коммуникации и вместе с ними новых проблем. Коммуникации в современной организации представляют собой систему передачи

и восприятия информации по разным каналам и при помощи различных коммуникативных средств. Отличительной чертой коммуникаций является их сложность, т.к. учитывается взаимодействие коммуникаций с внешней средой наравне с существующими в зависимости от структуры организации внутренними формальными и неформальными межличностными, межгрупповыми и межфункциональными коммуникациями.

Основные проблемы коммуникации, существующие в современной организации, можно разделить на две большие группы: функциональные проблемы и проблемы восприятия. К функциональным проблемам относятся:

1) Искажение коммуникационного сообщения. Под искажением мы понимаем информацию, не соответствующую объективной ситуации. Искажения могут возникать вследствие нескольких факторов: намеренное искажение, которое передает заведомо ложную информацию о явлениях, действиях или процессах в компании, что приводит к нарушению информационной функции коммуникации; и непреднамеренное искажение, возникающее по причинам недостатка информации и несистемном взгляде на ситуацию, передаваемую в коммуникации [7].

2) Структурные проблемы организации. При наличии сложной организационной структуры могут нарушаться связи между подразделениями организации, в связи с чем коммуникационные потоки выстраиваются не равномерно, информация не достигает необходимых реципиентов, нарушается механизм получения обратной связи. Также к структурным проблемам можно отнести наличие конфликтов в организации, которые в ряде случаев способны воздействовать на коммуникационный поток, искажая его в интересах конфликтующей стороны, либо нарушая коммуникационные связи между подразделениями организации.

3) Проблемы выбора каналов коммуникации. При налаживании системы коммуникаций в организации необходимо применять системный метод, предполагающий адаптацию к постоянно меняющимся условиям внешней и внутренней среды организации. Так, при открытии филиала в другом городе, организация должна проработать способы и каналы, по которым будет осуществляться коммуникация с территориальным подразделением. В условиях цифровой экономики возрастает роль цифровых каналов коммуникации - интернет, внутренние корпоративные сети, мобильные приложения для обмена информацией и так далее. Эффективность каналов коммуникации должна регулярно контролироваться, в случаях ее спада, необходимо предпринимать комплексные меры по улучшению канала коммуникации, либо перехода на другой канал [8].4) Переизбыток информации. Проблема информационной перегрузки возникает, когда члены организации получают чрезмерный поток информационных сообщений, на который они вынуждены реагировать. В случае перегрузки информации, члены организации могут пропускать нужные для принятия решений информационные сообщения, что в конечном итоге может привести к принятию неверных управленческих решений и влиять на эффективность взаимодействия как внутри организации, так и вовне при коммуникации с внешней средой.

К группе проблем восприятия относятся следующие основные проблемы:

1) Различия в восприятии коммуникации. При осуществлении коммуникации необходимо учитывать особенности аудитории, на которую она направлена. Коммуникационное сообщение должно отвечать критериям ясности, однозначного трактования и осуществляться с учетом социальных, профессиональных, возрастных и других особенностей аудитории. Так, в международных организациях коммуникация должна осуществляться также с учетом кросс-культурных особенностей и различий, которые проявляются в социальных установках и ценностных структур членов организации. Коммуникация без учета особенностей культуры членов организации влечет за собой ее неверное трактование, что может стать причиной конфликта в организации [7].

2) Получение обратной связи. Неудовлетворительная либо отсутствующая обратная связь свидетельствует о невозможности оценки эффективности коммуникации. Данная проблема приводит к нарушению целостности системы организации, сбоям при получении информации о результатах принятия того или иного управленческого решения, возникновению конфликтов в организации, вплоть до повышения текучести персонала.

Проблемы могут возникнуть даже в очень небольшом коллективе.

Одной из важнейших причин недооценки важности коммуникаций является не столько непосредственно недооценка, сколько простой психологический фактор: людям часто свойственно ожидать, что их деятельность, мысли, действия, решения известны всем окружающим, просто потому, что они известны им самим.

В результате в организациях

часто может наблюдаться ситуация, когда сотрудники искренне удивляются тому, что, например, кто-то начинает по второму разу делать уже сделанную ими работу и пр.

Для предотвращения этой причины руководителю важно формировать командный дух в организации. Для этого необязательно прибегать к модному ныне «тимбилдингу», поскольку далеко не все люди относятся положительно к «командной работе», многие любят работать максимально автономно и самостоятельно.

В любом случае, крайне важно, чтобы каждый сотрудник понимал, что его деятельность, его решения – влияют как на его ближайших коллег, так и на всю организацию в целом.

Это приводит к пониманию важности отчетности о своей деятельности перед руководителем не только с целью контроля, но и с целью информирования, координации деятельности [11].

В свою очередь руководителю необходимо создать условия для доведения важной информации о деятельности каждого отдельного сотрудника до всех служащих в организации. Немаловажно для сотрудника поддерживать и горизонтальные связи, ставя в известность о своей деятельности тех сотрудников, кого эта деятельность может затронуть прямо или косвенно.

Другой причиной является неумение руководителя скоординировать работу подчиненных, неумение управлять информацией и информационными потоками.

В этой связи изучение руководителем информационного менеджмента является очень важным для понимания процессов управления информацией, получаемой от сотрудников организации и из внешней среды [1].

Важность коммуникаций нельзя переоценить, однако возможно и такое. В этом случае фокус внимания сотрудников сосредоточен на взаимодействии друг с другом.

Это приводит к тому, что коммуникации из инструмента достижения целей – сами становятся целью, информация становится избыточной, вырастают временные затраты, что приводит к снижению эффективности в достижении основных целей организации.

Для преодоления проблем коммуникации организации необходимо предпринимать комплексные меры, включающие в себя: формирование и регулирование коммуникационных потоков в организации, отслеживание эффективности каналов коммуникации, налаживание механизма обратной связи и использование современных технологий в сфере осуществления коммуникаций.

ГЛАВА 2. Анализ коммуникаций на предприятии

2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия

АО «Череповец-связь» было основано в 2001 г.

Уставной деятельностью предприятия является предоставление услуг сотовой связи. Лицензионная территория АО «Череповец-связь» охватывает 100% территории Череповца и Череповецкого района, где проживает 450 тыс. человек.

Организационно-правовая форма: открытое акционерное общество: «Череповец-связь».

Целью общества является получение максимальной прибыли в интересах акционеров, способствовать реализации успешных творческих и деловых, межличностных и корпоративных коммуникаций.

АО «Череповец-связь» имеет двухуровневую структуру управления.

Организационная структура управления АО «Череповец-связь» представлена на рисунке 2.

Рис. 2 - Организационная структура

УТЭТ - Управление технической эксплуатации телекоммуникаций;

УЭФ - Управление экономики и финансов;

УИРиС - Управление информационных ресурсов и систем;

УАСиТ - Управление автоматизированных систем и технологий;

НТУ - Научно-техническое управление;

УИТО - Управление инженерно-технического обеспечения.

Органами управления Общества являются:

• общее собрание акционеров
• ревизионная комиссия
• совет директоров
• генеральный директор
• правление

Высшим органом управления является общее собрание акционеров. На годовом общем собрании акционеров избирается Совет директоров и Ревизионная комиссия. Совет директоров осуществляет общее руководство деятельностью. Руководство текущей деятельностью осуществляет Генеральный директор и Правление. Правление возглавляет Генеральный директор, который назначается общим собранием акционеров сроком на 5 лет.