Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Основные этапы коммуникационного процесса).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Организационная коммуникация существует уже более четырех столетий, однако, в последние десятилетия она стала базовой сферой эффективного функционирования всех организаций. Коммуникация позволяет решать проблемы и минимизировать конфликты. Сегодня важным требованием к работе является коммуникабельность. Специалист по коммуникации с клиентами в организации играет в ней очень важную роль. Считается, что коммуникация особенно важна для разного рода организаций, которые для своего выживания нуждаются в добровольном вовлечении людей в их организации. Большое число организаций, как деловых, так и политических, издают разного рода публикации, имеющие отношение к реальным вопросам и реальным проблемам, связывая их с реальными людьми. Таким образом, сфера организационной коммуникации в наши дни создает все больше и больше рабочих мест для специалистов по коммуникации

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Все это уже давно осознали зарубежные и многие отечественные менеджеры. Но как добиться эффективных коммуникаций? Как приобрести навыки и умение управлять коммуникативными процессами? - вот главные вопросы, которые беспокоят современных российских руководителей.

В рамках вышесказанного актуальность выбранной темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных руководителей, их заинтересованностью в изучении коммуникационных связей и их эффективному развитию.

Цель данной курсовой работы – рассмотреть коммуникации в менеджменте и оценку их эффективности на предприятии.

В соответствии с поставленной целью в работе должны быть решены следующие задачи:

1. Изучить основные этапы коммуникационного процесса,
2. Рассмотреть организационно-экономическую характеристику предприятию (АО «Череповец-связь»),
3. Исследовать виды коммуникаций на предприятии,
4. Провести оценку и анализ межличностных коммуникаций в трудовом коллективе,
5. Выявить коммуникационные «помехи» и предложить пути их устранения,
6. Предложить пути повышения эффективности коммуникаций.

Предметом нашей работы будет являться процесс коммуникаций в системе управления предприятием, объектом – АО «Череповец-связь».

При написании данной курсовой работы мы использовали научные труды, методические разработки, предложения, статьи разных ученых.

ГЛАВА 1. Сущность и значение процесса коммуникаций в системе управления

1.1. Основные этапы коммуникационного процесса

Коммуникации – это обмен информацией между двумя людьми и более. Руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контроля. Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами [6, c. 24].

Организационная коммуникация совмещает в себе большое количество профессий, знаний и навыков, таких как журналистика, социальные науки, психология, бизнес, политика и другие. [1, c. 95] Главной задачей организационных коммуникаций является снижение уровня недопонимания между адресантом необходимой информации и целевой аудиторией.

Организационная коммуникация – это обмен информацией по определенным организационным каналам. Посредством обмена информацией по информационным каналам решаются следующие задачи: − Поддержка и распространение организационной политики, целей организации и программ; − Удовлетворение потребностей аудитории. Эти задачи кажутся противоположными на первый взгляд. Однако эффективные коммуникации должны удовлетворять эти задачи одновременно, снимая противоречия между двумя задачами. [2, c. 132]

Аудитория, до которой доводится информация, не должна рассматриваться как единая масса, несмотря на то, что она относится к одной компании или имеют один круг интересов. Любая аудитория по составу очень разнородна, так как участники групп состоят в разных экономических, финансовых и политических институтах, то есть участники группы являются одновременно избирателями, акционерами, потребителями, членами различных партий и т.д. В реальности аудитория имеет гораздо больше измерений, нежели те, которые учитываются в организационной коммуникации.

При проведении организационных коммуникаций всегда учитывается наличие этих групп, которые имеют индивидуальный социальный фон, состоят в разных социальных средах, имеют свою личную точку зрения по определенным ситуациям, что часто сказывается на результатах выборов разных уровней в разных странах. Все организации осуществляют взаимодействие с аудиторией внутренней и внешней среды. Информация, поступающая в ту или иную среду, имеет значительные различия. Аудитория внутренней среды должна получать информацию об организации, тем самым необходимо удовлетворять потребности сотрудников в информации о функционировании организации. Аудитория внешней среды организации должна иметь представления о миссии и целях, планах и экономических показателях деятельности организации. Организация должна стремиться к максимальному пониманию информации как внутренней, так и внешней аудитории. Процесс организационной коммуникации сопровождается постоянным обменом различных сообщений посредством вербальных и невербальных форм. Коммуникация разделяет аудиторию, позволяя внутренним сотрудникам прочувствовать их особенность. [3, c. 109]

Это особенно касается партийных организаций, риторика и коммуникативный стиль которых отличаются. Усвоение языка, как и усвоение идеологии определенной политической группы, означает, что человек стал полноправным членом этой группы.

Отправитель и получатель в процессе обмена информацией взаимодействуют между собой на нескольких этапах. Их задачами
являются составления сообщения, выбор канала передачи сообщения
таким образом, чтобы обе стороны поняли и восприняли исходную
идею. Трудность заключается в том, что на каждом этапе смысл
информации может быть искажен или полностью утрачен [2, c.114].

Этими этапами являются: формирование идеи; кодирование и выбор канала; передача; декодирование. На рисунке 1 отражены этапы коммуникационного процесса в организации

Рис. 1- Коммуникационный процесс

В практике управления процесс коммуникаций часто завершается в несколько секунд. Однако на каждом этапе могут возникать свои проблемы

Коммуникационный процесс начинается с отбора информации (формирование идеи). Какое сообщение следует сделать предметом обмена, решает отправитель. Именно на этом этапе чаше всего возникают противоречия, так как многие руководители пытаются передать идею, не обдумав её. Идея ещё не преобразована в ту форму, в которой она может достичь своей цели, не трансформирована в слова, которые послужат обмену информацией. В начале зарождения идеи отправитель только решает, какую точку зрения следует передать получателю. Но чтобы обмен информацией прошел эффективно, необходимо учесть множество ситуационных факторов характеризующих обстановку в целом, воспринимающую сторону и возможные последствия коммуникационного процесса. Так, например, если руководитель хочет обменяться информацией о результатах работы, то он должен четко понимать, что речь пойдет о сильных
и слабых сторонах личности работника или группы людей. В таких случаях нельзя говорить только хорошо или только плохо [10, c.156].

Часто неприемлемую форму передачи информации руководители избирают, подражая вышестоящим начальникам. В таких случаях руководители высшего звена являются примером ролевой модели для
руководителей низового звена.

На втором этапе идею необходимо превратить в сообщение, т.е. закодировать ее с помощью символов – слов, интонацию, жестов. Типу
символов должен соответствовать канал передачи информации. Общеизвестными каналами является передача речи, письменных материалов, электронные средства связи, электронная почта, видеоленты,
видеоконференции. Для удобства иногда рассылают памятные записки, которые затем обсуждается на групповых собраниях. Независимо
от канала передачи сообщения более эффективными являются официальные коммуникации (прямые разговоры, письменные приказы).

Для того чтобы быть уверенным в том, что информация поступила к получателю, пользуются двумя - тремя каналами связи. Так, например, переданное по телефону сообщение подтверждается письменным сообщением
по почтовой связи. Эффективность двух, трехканальной связи подтверждается исследованиями. Но все же без крайней необходимости увлекаться письменными коммуникациями не рекомендуется, чтобы не увеличивать потони бумаг.

Эффективность коммуникаций зависит от важности и своевременности возникновения идеи, умения ее правильно закодировать и после выбора оптимального начала связи донести до получателя. Для этого ее передают по выбранному каналу связи. Это чисто физическая передача сообщения. Ее не следует отождествлять с процессом коммуникаций.

Получив сообщение, адресат декодирует его. В процессе декодирования происходит превращение символов отправителя в мысли получателя. Если символы отправителя и получателя совпадают, получатель осознает идею отправителя, т.е. что отправитель имел
в виду, формируя свою идею. На этом процесс обмена информацией
завершается, но только в том случае, когда реакцию на идее не требуется [4, c.71].

Таким образом, деятельность любой организации построена на организационных коммуникациях, которые построены на четырёх основных уровнях: интроперсональном, интерперсональном, коммуникации на уровне «группаиндивид» и «индивид-группа», а также «группа-группа». Интроперсональные коммуникации представляют собой когнитивный процесс, интерперсональные коммуникации – это взаимодействие двух человек, Коммуникация «группагруппа» представляет собой взаимодействие между деловыми и политическими организациями. Результатом взаимодействия четырёх выделенных уровней является определённая система взаимодействия людей, в результате чего на базе обработанной информации формируется основа принятия решений. [5, c. 76]

Таким образом, организационные коммуникации – это процесс передачи информации между людьми. Они сегодня представляет собой важный ресурс экономического, социального, технологического развития любой организации. Быстрое получение всех видов информации является одной из предпосылок ускорения развития производства. Известное изречение « кто владеет информацией, тот владеет миром» приобретает все более глубокий смысл. Особенностями информации как ресурса являются ее неисчерпаемость и возможность параллельного использования, легкость передачи.

1.2 Классификация коммуникаций: внешние и внутренние

Формирование коммуникационной системы и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации сегодня является одной из важнейших задач управления.

Внутренние коммуникационные процессы выступают в роли связующего звена между руководителем и подчиненными в рамках конкретного объекта управления и между отдельными звеньями в организационной структуре управления предприятиями. Руководитель должен располагать своевременной, точной и полной информацией, без которой невозможно принятие эффективных решений.

Согласно проведенным исследованиям, руководитель от 50 до 90 % всего своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным и невозможным, но становится понятным и ясным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои важные роли в межличностных отношениях, обмене информацией и процессах принятия решений, не говоря уже об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля [6].

Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, называется коммуникации связующим процессом. Коммуникации относительно организации подразделяются на внешние и внутренние. Рассмотрим сущность внешних и внутренних коммуникаций.

Внешние коммуникации – это коммуникации с внешней средой, цель которых удовлетворение информационных потребностей организации. Они позволяют получать информацию о состоянии рынка и действиях конкурентов. Внешние коммуникации подразумевают под собой рекламу, при этом они выходят на новый уровень, государственный, а затем международный. При этом они должны постоянно подчиняться государственному регулированию, создавать письменные отчеты [3].