Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Основные проблемы коммуникаций в организациях).pdf

По данным таблицы следует, что показатели в конце 2017 г. активно возросли по отношению к 2016 г., следовательно деятельность ООО «Лимтрейд» в данный период времени была более эффективно и прибыльной, по сравнению с 2018 г., в виду того, что все показатели рентабельности стали активно сокращаться.

В 2018 г. ООО «Лимтрейд» стало работать менее эффективно, о чем свидетельствует показатель общей рентабельности. Снижение показателя рентабельности услуг ООО «Лимтрейд» в конце 2018 г. свидетельствует о снижении эффективности управления затратами предприятия. Рентабельность (убыточность) продаж так же характеризуется отрицательной динамикой в конце 2018 г. Это неблагоприятная тенденция. Для исправления положения следует проанализировать вопросы ценообразования на предприятии, ассортиментную политику, систему контроля затрат. Снижение показателя рентабельности внеоборотных активов в 2018 году по сравнению с 2017 годом свидетельствует о неэффективном использовании основных средств. Рентабельность оборотных активов так же характеризуется снижением в конце отчетного периода, следовательно, предприятие не эффективно управляет оборотными средствами в своей деятельности. Снижение показателя рентабельности собственного капитала в 2018 г. свидетельствует о том, что руководству необходимо использовать собственный капитал более эффективно, т.к. уменьшается прибыль, которую получит собственник с рубля вложенных в предприятие средств. Таким образом, выполненный анализ ООО «Лимтрейд» показал, что согласно данным отчета о финансовых результатах выручка и прибыль ООО «Лимтрейд» сокращается, тем самым негативно отражается на показателях рентабельности, что свидетельствует о недостаточно эффективной деятельности ООО «Лимтрейд».

2.3. Особенности коммуникаций в ООО «Лимтрейд»

Как и на любом другом предприятии в ООО «Лимтрейд» присутствуют внешние и внутренние коммуникации.

• Внешние коммуникации:

1. Потребители. В процессе коммуникации ООО «Лимтрейд» доводит до потребителя информацию о продукции предприятия, ее качества, сроков изготовления, порядка заключения договоров и т.д. С другой стороны, потребитель в процессе коммуникации с ООО «Лимтрейд» доводит до предприятия сообщение о своих пожелания, о своих требованиях и предпочтениях по поводу приобретаемой продукции.

Коммуникации с потребителями - физическими лицами (население) осуществляет торговый персонал (менеджеры). Если в роли покупателей выступает юридическое лицо (предприятия, организации и учреждения) переговоры по продажам проводит директор ООО «Лимтрейд».

1. Поставщики и посредники. Их осуществляют менеджер по снабжению (иногда директор). Составляющей коммуникации в данном случае является информация о качестве и стоимости материальных ресурсах, о сроках ее поставки, формах оплаты и пр.
2. Государственные органы (администрация города, налоговая служба и другие) - осуществляют директор и бухгалтер предприятия.

Внешние коммуникации проходят в следующих формах:

• переговоры, беседы (для поставщиков, посредников, потребителей);
• совещания (государственные органы);
• телефонограммы (государственные органы);
• указы и распоряжения (государственные органы);
• письма (покупатели, поставщики, посредники, государственные органы).

Если рассматривать коммуникации процессы по средствам передачи, то на данном предприятии присутствуют:

• речевая коммуникация (письменная и устная);
• паралингвистическая коммуникация (жесты, мимика, позы);
• вещественно-знаковая коммуникация (например, демонстрация покупателям образцов производимой продукции).
• Внутренние коммуникации:

К внутренним коммуникациям можно отнести:

• коммуникациями между руководителем и рабочей группой, например, коммуникации между менеджером по сбыту и менеджером по снабжению;
• коммуникации между различными подразделениями и отделами, например, коммуникации между директором и бухгалтером;
• коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, например, от специалиста по работе с поставщиками к директору;
• неформальные коммуникации в ООО «Лимтрейд» присутствуют как и на любом другом предприятии, и связаны с общением сотрудников на личные темы, обсуждение общественных и политических явлений и др.

Следует отметить, что неформальных групп на предприятии практически нет, т.к. коллектив небольшой, и никакого влияния на деятельность предприятия не оказывают. Эти неформальные группы образуются в результате общих интересов, близкого места жительства или же по возрасту.

Формами внутренних коммуникаций являются приказы, распоряжения, просьбы, указания, убеждение и др.

Внутренние коммуникации осуществляются в устной форме (указания, просьбы и др.), в письменной (письма, приказы, акты) и изредка в механической (например, передача информации через интернет).

Основными способами делового общения на в ООО «Лимтрейд» являются собрание, совещание, переговоры, беседа и диалог, присутствует так же и спор.

Собрания проводятся по мере необходимости при решении сложных проблем с участием всего коллектива предприятия.

Совещания проводятся тоже редко, 1-2 раза в месяц - по мере появления какой-либо проблемы.

Если классифицировать совещания, проводимые в ООО «Лимтрейд», то можно выделить такие их виды как:

• по форме организации диктаторское, когда ведущая роль в процессе ведения совещания принадлежит директору;
• по целевой установке иногда совещания принимают информационный характер (доклад о текущей работе), а иногда совещание направлено на принятие решения.

Деловые переговоры в ООО «Лимтрейд» ведутся директором, но иногда могут и, например, менеджером по сбыту в процессе общения с потребителями.

2.4. Рекомендации по совершенствованию коммуникаций в ООО «Лимтрейд»

Рассмотрим основные мероприятия, которые необходимо осуществлять, чтобы повысить эффективность коммуникационных процессов в ООО «Лимтрейд».

Регулирование информационных потоков. Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах. Информационные потребности в значительной мере зависит от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.

Управленческие действия. Регулирование информационного потока - лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Есть и другие. К примеру, руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т. п. Руководитель может своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Многие организации настаивают на проведении работниками руководящего звена таких еженедельных встреч-совещаний. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или товарищами по работе. Все эти примеры суть отображения ролей контролера, распределителя и источника в информационном процессе по Минцбергу. Планирование, реализация и контроль, формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля - вот дополнительные действия, подвластные руководителю.

Системы обратной связи. В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые и организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов:

• четко ли доведены до них цели их деятельности;
• с потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;
• получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую для работы;
• открыт ли их руководитель дли предложений;
• информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся ил их работе.

Системы сбора предложений. Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Вес работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. К сожалению, этот вариант не слишком эффективен, ибо часто отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли организации на пользу.

Программы, обеспечивающие такое стимулирование и располагающие механизмом, объясняющим, почему та или иная идея внедряется, позволяют работникам понять причины принятия или отказа от их предложений. Кроме того, у работников есть шанс получить денежное вознаграждение.

Систему сбора предложений можно создать и по-иному. Организации может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджера, тут же отвечающие на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимным), либо печатаются в информационном бюллетене. Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

Для формирования в сознании персонала положительного имиджа компании и доведения до сотрудников ключевых сообщений применяются следующие формы внутриорганизационных коммуникаций:

• листок новостей;
• бюллетень для менеджеров;
• ежегодные отчеты сотрудников (аналог годового отчета для акционеров);
• доски объявлений;
• страница компании в Интернете;
• общие собрания работников.

При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою компанию.

Заключение

Сегодня почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном потоке и процессах принятия решений, не говоря уж об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации читаются связующим звеном в деятельности организации.

Процессы коммуникации, в которых участвуют работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и организацией, между организацией и внешней средой. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных источников - вышестоящих руководителей, подчиненных, руководителей того же уровня, заказчиков, поставщиков, средств массовой информации и т.д.

Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Для успешной работы любой организации необходимы эффективные коммуникации, которые состоят из качественной передачи информации, средств передачи и верного восприятия послания получателем.

В силу своей исключительной роли в обеспечении эффективного функционирования всех организационных процессов коммуникация сама по себе является важнейшим процессом и требует специальною изучения и особых методов управления.