Файл: Автоматизация учета арендованных средств для компании ООО “АрендаЗем”.pdf

Введение

Актуальность курсового проекта заключаешься в том, что, в настоящее время, автоматизация является неотъемлемой частью, любой структуры, которая стремится развивать производительность труда, путем освобождение человеческих ресурсов, для задач, где пока еще невозможно или нерентабельно использовать автоматические информационный системы.

Автоматизация позволяет повысить производительность труда, оптимизировать процессы управления и повысить качество продукции, за счет информационных систем, которые могут работать без участия человека или под его управлением.

Для ведения учетов, требуются базы данных, которые хранят в себе большие массивы информации, чтобы получить или ввести нужные данные, требуется выполнить запрос, на выгрузку требуемой информации. Существует множество программ, которые, лояльны к пользователю и позволяют вводить запросы в базу данных, тем самым получать информацию.

Большинство программ, предлагают порой избыточный функционал, который не нужен пользователю, более того он может запутать его. Колл-центр, где ведется первичный учет данных, не требуется доступ ко всей базе данных, боле того можно и ограничить редактируемую область, что облегчить работу.

Именно поэтому, разработка информационной системы автоматизации учета, является актуальной.

В рамках данного проекта, выбрана база данных Access 2013, так как она входит в базовый пакет Microsoft Office и имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных.

Разработка будет осуществляется на объектно-ориентированном языке Visual Basic, так как синтаксис языка прост и легок в исправление или добавление нового функционала.

Цель данного проекта – это разработка информационной системы, для автоматизации работы колл-центра, благодаря чему будет улучшен сервис компании, скорость обслуживания и снижена нагрузка более квалифицированных рабочих.

Для выполнения данной цели, необходимо выполнить следующие задачи:

1. Рассмотреть базы данных.
2. Рассмотреть алгоритм информационной системы.
3. Рассмотреть принцип работы информационной системы.

1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.

1.1 Характеристика предприятия и его деятельности.

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «АрендЗем» существует на рынке с 2018 года и является одной из перспективных компаний, работающей в сегменте арендодателей.

Преимуществом ООО “АрендЗем” являются земли, которые находятся в черте города, имеют удобную доступность. Некоторые участки находятся в центре города.

На рынке аренды земли, высокая конкуренция, продажа земельных участков и аренда земельных участков очень востребована для компаний и частных лиц, для удержания на плаву, компания придерживается основных принципов:

• индивидуальный подход к каждому клиенту
• опережающий сервис
• лучшие цены

ООО “АрендЗем” перспективная компания, использует современные технологии и постоянно развивается, компания постоянно расширяет базу земель под аренду и налаживает инфраструктуру и доступность участков. Основные цели компании:

• Рост
• Конкурентоспособность
• Удержание на ранке

Таблица 1 –– Технико-экономические показатели за 2019г

За период 2019 года, у компании сдается 60 участков, каждый из которых от 2х до 4х гектаров земли, благодаря чему сдача замели в аренду является рентабельным, при условии того, что у компании есть кредиты.

1.2 Организационная структура управления предприятием

Структура предприятия представлена подразделениями бухгалтерии, маркетинга, управления персоналом, закупок, склада, организации мероприятий, кухни, обслуживания (официанты, бармены, посудомойки и пр.), транспорта. Организационная схема приведена на рис. 1.

Организационная структура ООО «АрендЗем» имеет линейно-функциональный тип, который с 2018 г. и по сей день не менялся, хотя размеры предприятия выросли. По состоянию на 2020 год в компании было занято около 30 штатных работников.

Рис.1 Структурная схема предприятия

IT- отдел занимается обеспечением технического обслуживания и поддержки, подготовка рабочих мест и созданием информационной инфраструктуры внутри компании.

Бухгалтерия занимается формированием полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности — руководителям, учредителям и собственникам имущества организации, а также внешним — инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности.

Отдел маркетинга проводит анализ потребностей клиентов в нише, где работает компания и изучение предложений конкурентов на рынке, а также ценообразования. На основе полученных данных разрабатывается ценовая политика компании.

Отдел коммерции занимается непосредственно продажей услуг компании, именно данный отдел формирует прибыль всей компании.

Калл-центр, первая линия связи с компаний, данный подотдел занимается первичным учетом и информационным центром для клиентов. Данный отдел ведет непосредственное общение с клиентами.

Директор – является учредителем, формирует основную стратегию и развитее компании.

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Функциональные диаграммы деятельности ООО «АкадемЗем» созданы с помощью онлайн приложения «darwio, данная программа полностью поддерживает методологию IDEF0.

Рис.2 Диаграмма IDEF0

В компании ООО «АрендЗем» существуют следующие бизнес-процессы:

• привлечение клиентов
• оформление договоров
• оформление надлежащих документов
• ведение всех видов отчетности
• выкуп земли
• сдача земель в аренду

Сдача в аренду участка, является важной для компании процедурой, так как является основным источником дохода, который покрывает оплату сотрудников и обеспечение земельных участков.

Для ведения учетов, требуются базы данных, которые хранят в себе большие массивы информации, чтобы получить или ввести нужные данные, требуется выполнить запрос, на выгрузку требуемой информации. Существует множество программ, которые, лояльны к пользователю и позволяют вводить запросы в базу данных, тем самым получать информацию.

Процесса автоматизации выбран включающий первичный учет и информирование клиента.

Информационная система, разработанная в данном проекте позволить упростить работу с базой данных и иметь конкретный функционал. Данная информационная система создана для сотрудников калл-центра, где будет сформирована таблица с необходимой информацией, которую требуется клиенту.

Для разработки данной информационной системы требуется выделить входные информационные потоки:

• Наименование клиента (Название компании)
• Номер для связи
• Номер участка
• Стоимость

В результате будет программа, которая выводит необходимую информацию и по необходимости иметь элементы управления данным, такие как:

• Сохранить
• Изменить
• Удалить

Тем сам сотрудник калл-центра, при необходимости, сможет увидеть стоимость аренды участка, владельца и сможет озвучить клиенту всю необходимую информацию, которая может его интересовать, так же если потенциальный клиент будет заинтересован, его переведут на коммерческий отдел, благодаря чему нагрузка будет снижена на высокооплачиваемых специалистов, что позволит оптимизировать число сотрудников и затраты.

2 Информационное обеспечение задачи

2.1 Информационная модель и её описание.

Информационная система в данном проекте не является требовательной к оборудованию, основной важный параметр – это оперативная память, так как база данных, при работе с данной информационной системой загружается в оперативную память, соответственно, чем больше объем данных, тем больше требуется для корректной работы. Минимальные требования в таблице 2.

Таблица 2. Системные требования.

С помощью сторонней информационной системы, вносятся новые данные, корректируются и сохраняются в базу данных. Для реализации базы данных в архитектуре клиент-сервер, приложений на базе MS Access рекомендует использовать в качестве движка базы данных СУБД MS SQL Server. В данном проекте база данных находится в локально, в связи невозможности реализации из-за нехватки производительных мощностей.

Работа сотрудника калл-центра, будет осуществляется с базой данных через посредника, в роле которого выступает информационная система, предназначенная для сотрудников. В базе данных, ключевые поля не будут устанавливается, их роль будет выполнятся в информационной системе.

Информационная система будет установлена сотруднику заранее, перед выдачей рабочего места.

Рис.2 Информационная модель.

Коммерческий отдел имея договор на собственность, заполняет или актуализирует информацию, то же самое происходит с информацией о клиентах.

Калл-центр имеет одну роль, для получения информации которая уже есть с ограниченным инструментарием редактирования, для актуализации и предоставления информации конечному пользователю.

2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Иерархическая система классификации предполагает разбиение исходного множества на подмножества, между которыми установлены отношения соподчиненности. В зависимости от количества классификационных признаков возможно наличие нескольких уровней классификации. Уровень классификации - это совокупность классификационных группировок, расположенных на одних и тех же ступенях классификации.

Компания – содержащая в себе данные о клиентах компании, классифицируется по идентификационному номеру, уникальному для каждого клиента таблица.

Участок – имущество компании, которое сдается в аренду имеют свой порядковый идентификатор.

Данные идентификаторы помогают информационной системе, связать клиента и участки, которые он берет в аренду или просмотреть свободные участки.

Таблица 3. Используемые системы кодирования