Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Информационные системы и технологии).pdf
Добавлен: 01.04.2023
Просмотров: 68
Скачиваний: 2
Для каждого процесса были определены цели и перечень основных операций. Так же была составлена матрица ответственности, отражающая роль сотрудников предприятия при реализации процессов.
Таблица 1. Матрица ответственности
|
Подразделения, орг. процессы/ Должностные лица |
О(ответственный) |
И(исполнитель) |
У(утверждающий) |
|---|---|---|---|
|
Диспетчеризация |
Диспетчер |
Диспетчер, водители, механик |
Начальник участка |
|
Бухгалтерский учет |
Бухгалтер, экономист |
Бухгалтер, экономист |
Начальник автоколонны |
|
Складской учет |
Начальник участка, кладовщик |
Кладовщик |
Начальник автоколонны, бухгалтер, экономист |
|
Топливный учет |
Техник по учету |
Техник по учету |
Начальник автоколонны |
|
Подбор кадров |
Специалист по кадрам |
Специалист по кадрам |
Начальник автоколонны |
|
Контроль БДД, ОТ и ТБ |
Инженер по БДД, инженер по ОТ и ТБ |
Инженер по БДД, инженер по ОТ,ТБ |
Начальник автоколонны |
|
Управленческие процессы |
Начальники участков, начальник АК |
НУЧ, НАК |
Начальник АК |
Затем был произведен подробный анализ всех процессов предприятия и определение характеристик процессов:
● Входы и выходы каждого процесса;
● Критерии результативности, характеризующие степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов;
● Контролируемые показатели;
Для каждого процесса был определен перечень операций и требования к их реализации, необходимость документированной процедуры, описывающей эти требования.
Оптимизация процесса
Рассмотрим пример оптимизации на примере процесса «Диспетчеризация».
Таблица 1. Основные характеристики процесса «Диспетчеризация»
|
Наименование операций |
Входы |
Выходы |
Исполнитель |
Описание |
|---|---|---|---|---|
|
Распределение транспорта согласно заявкам |
Бланк заказов (заказчик) |
Распределенный транспорт (Диcпетчер) |
Диспетчер |
Проводится анализ потребностей заказчиков и распределение водителей и транспортного средства. Транспорт распределяется после того, как все заказчики подадут заявку на транспорт. |
|
Закрытие табеля раб. времени |
Указанное время работы водителя в ПЛ (Заказчик) |
Внесенные данные в табель |
Диспетчер |
Расчет отработанного времени водителей, заполнение табеля рабочего времени |
|
Согласование отчетности |
ПЛ (Диcпетчер); Табель рабочего времени (Диcпетчер) |
Согласие/несогласие на дальнейшие опер-ации процесса (НУЧ города N) |
НУЧ города N |
На данном этапе выше поставленное лицо производит проверку ПЛ, табелей и прочих документов |
|
Внесение корректировок в отчет |
Неверные данные (диспетчер) |
Скорректированные данные (НУЧ города N) |
НУЧ города N |
Выше поставленное лицо вносит корректировки для дальнейшего выполнения процесса |
|
Архивация ПЛ |
1. Заполненные талоны зказчиков (Заказчик) 2. Заполненные ПЛ (Диcпетчер) |
1. Прошитые ПЛ (Диcпетчер) |
Диспетчер |
На данном этапе обрываются талоны, ПЛ сортируются по автомобилям, талоны по заказчикам, после все ПЛ прошиваются |
|
Обработка ПЛ |
ПЛ с начальными данными |
Обработанный ПЛ |
Диспетчер |
Внесение данных в программу 1С, расчет пробега и топлива |
Рис 3. Модель процесса «Диспетчеризация».
При анализе было выявлено, что процесс обработки путевых листов имеет ряд недостатков, так как процесс проводится вручную:
1) Отнимает много времени, обработка могла занимать до 2-3 часов, хотя на данный процесс отводилось до 30 минут.
2) По уровню автоматизации уступает другим компаниям, поэтому становится неконкурентоспособным в сфере предоставления транспортных услуг.
3) Один диспетчер не успевает обрабатывать большое количество информации. Не смотря на то, что процесс не такой обширный, он включает себя работу с большим количеством документов и вычислений, поэтому процесс подвержен влиянию человеческого фактора, в ходе чего допускаются ошибки.
4) Происходит срыв заявок, некачественное выполнение услуги.
5) Падение прибыли.
Бизнес-процесс по обработке путевых листов до реинжиниринга состоял из операций, показанных на рисунке 4, в зоне ответственности диспетчера.
Рис. 4. Модель «Как есть»
В Таблице 3 представлены основные выявленные проблемы процесса «Диспетчеризация» и предложены действия по его совершенствованию, а также описаны изменения графической модели процесса.
Таблица 3. Анализ выявленных проблем процесса «Диспетчеризация»
|
Проблемы |
Предложения по совершенствованию |
Изменения модели процесса |
|
Ответственных за процесс недостаточно для грамотного управления |
Добавление ответственных за процесс |
Добавление дополнительных зон ответственности «Водители», «Терминал водителей» |
|
«Подсчет данных по топливу и пробегам» не автоматизирована |
Разработка планшетного проекта с автоматической обработкой ПЛ |
Добавление операции «Автоматическая обработка ПЛ» |
|
Работа с большим объемом данных в зоне ответственности одного человека. |
Ввод информации в ПЛ самим водителем через терминал |
Добавление операции «Ввод данных в ПЛ» |
Для решения выявленных проблем было предложено автоматизировать процесс обработки путевых листов, а именно: установить «терминалы водителей», на которых водитель сам может внести данные из путевого листа, а по окончании автоматически получить все необходимые расчеты из терминала, что позволит получить всю необходимую информацию, внести ее в путевой лист, не прибегая к помощи диспетчера. Терминал автоматически исправляет все ошибки. В свою очередь диспетчеру остается лишь проверить соответствие данных учетной программы 1С:АТП и данных в путевом листе. За счет автоматизации данный процесс будет происходить гораздо быстрее, так как в обработке путевых листов будет участвовать большее количество сотрудников; влияние человеческого фактора и допущение ошибок снизится; возрастет качество. Данный процесс начал проходить за считанные минуты.