Файл: Автоматизация учета продаж компании «ФаворитПартс».pdf

Используемые классификаторы и коды приведены в таблице 4.

Таблица 4

Используемые классификаторы и коды

В таблице 4 представлены классификаторы для учёта всей входящей информации. Введение кодов необходимо для систематического учёта и быстрого поиска.

Данные классификаторы используются в процессе работы постоянно. Данные заносятся по мере необходимости, например при формировании новых групп. Изменения данных тоже периодичны и производятся по мере необходимости, например, смена фамилии сотрудницы несет изменение информации о ней.

2.3 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Информационная система для учета продаж систематизирует информацию по работе менеджера. Ее база данных содержит сведения о клиентах, запчастях, заказах и категориях.

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения основных задач в организации. Полученные данные хранятся в первичных документах, на машинных носителях, в памяти персонального компьютера.

Для автоматизации программного обеспечения необходимо:

1. Составить список входной информации;
2. Грамотно расположить реквизиты каждого вида входной информации;
3. Сделать описание реквизитов входных документов.

Вся входная информация заносится в БД. В разработанный программный продукт удобно заносить необходимые данные, а также выбирать эти данные из предложенного списка, что позволяет сохранить целостность данных.

К входной информации относятся следующие данные:

• Данные по менеджерам;
• Данные по клиентам;
• Данные по категориям;
• Данные по запчастям;
• Данные по заказам;
• Данные по продажам.

Рассмотрим процесс создания и заполнения таблиц данных. Таблицы в БД строятся и постепенно заполняются данными последовательно, от основных таблиц к зависимым. Приведем вид всех таблиц в режиме конструктора и режиме таблицы.

Таблица «Менеджеры» содержит основные сведения по менеджерам компании (рис. 7).

Рисунок 7 - Таблица «Менеджеры»

Таблица «Клиенты» содержит основные сведения по клиентам (рис. 8).

Рисунок 8 - Таблица «Клиенты»

Сведения по категориям представлены в таблицы «Категории» (рис.9).

Рисунок 9 - Таблица «Категории»

Сведения по запчастям представлены в таблице «Запчасти» (рис. 10).

Рисунок 10 - Таблица «Запчасти»

Для хранения данных по заказам создана таблица «Заказы» (рис. 11).

Рисунок 11 - Таблица «Заказы»

Сведения по продажам заносятся в таблицу «Продажи» (рис. 12).

Рисунок 12 - Таблица «Продажи»

Форма «Добавить категорию» позволяет хранить и редактировать данные по категориям (рис. 13).

Рисунок 13 - Форма «Добавить категорию»

Форма «Добавить клиента» позволяет хранить и редактировать данные по клиентам (рис. 14).

Рисунок 14 - Форма «Добавить клиента»

Форма «Менеджеры» позволяет хранить и редактировать данные по менеджерам (рис. 15).

Рисунок 15 - Форма «Менеджеры»

Форма «Запчасти» позволяет хранить и редактировать данные по запчастям (рис. 16).

Рисунок 16 - Форма «Запчасти»

Форма «Заказы» позволяет хранить и редактировать данные по заказам (рис. 17).

Рисунок 17 - Форма «Заказы»

Форма «Категории» позволяет хранить и редактировать данные по категориям и запчастям в этих категориях (рис. 18).

Рисунок 18 - Форма «Категории»

Форма «Клиенты» содержит данные по клиентам и продажам (рис.19)

Рисунок 19 - Форма «Клиенты»

После внесения и заполнения всех таблиц формируются основные запросы, необходимые для работы с приложением. Каждый запрос отвечает за свой отчёт в программе.

Запрос «По категориям» создан для вывода на печать данных по категориям и товарам в них. Запрос организован с помощью ввода параметра.

Рисунок 20 - Запрос «По категориям»

Запрос «По клиенту и дате» содержит данные по продажам запчастей клиентам за определённую дату.

Рисунок 21 - Запрос «По клиенту и дате»

Запрос «По наименованию и его части» содержит данные по поиску запчастей при помощи задания параметра с поиском наименований или их части.

Рисунок 22 - Запрос «По наименованию и его части»

Запрос «Продажи по дате» выбирает данные по всем продажам за введенную дату.

Рисунок 23 - Запрос «Продажи по дате»

2.4 Характеристика результатной информации

К результатной информации относятся все виды отчетных документов по работе информационной системы.

Система формирует три отчета:

• Прайс-лист;
• По клиенту и дате;
• По наименованию или его части.

Рассмотрим все отчеты (рисунки 24-26).

Рисунок 24 – Отчет «Прайс»

Рисунок 25 – Отчет «По клиенту и дате»

Рисунок 26 – Отчет «По наименованию или его части»

3. Программное обеспечение задачи

3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Каждая функция, выполняемая при работе с программным продуктом информационных систем возможно разделить на две группы: с основными и служебными функциями. Дерево функций отражено на рис. 27.

Вопросом основных функций, является реализацией всех функций, которые были оговорены при постановке задач при создании данного программного продукта. К списку основных функций относят:

• Обработку информации – проверку вносимых данных в БД, сверку с предыдущим значением и корректировкой информации;
• Созданием документов;
• Корректировкой и просмотром документов;
• Проведением – производится проведение документов в управленческом, бухгалтерском и налоговом учете;
• Печать.

Рисунок 27 - Дерево функций

Служебными функциями производится:

• Формированием интерфейса - загрузкой интерфейса систем. Интерфейсы продукта зависят от того, кто его применяет. Для сотрудника отдела продаж назначен один и з интерфейсов – запчасти, для другой службы создан свои интерфейс;
• Обращением к БД. Ведение баз данных производится заполнением необходимых для функционирования системы справочных данных.

Взаимодействие между пользователями и ЭВМ производится диалоговым режимом, которым будет являться наиболее удобный сотруднику, так как отражает каждый этап его работы, с отображением тем самым всего производственного процесса. Диалоговым режимом является обмен сообщениями пользователей и ЭВМ, в процессе которого производится постоянная замена роли информаторов и реципиентов (пользователей, которые принимают данные), при этом замены ролей должны быть оперативными. Диалог (оно же диалоговое окно) необходим для формирования интерактивной работы с пользователями. Это позволяет создать графические интерфейсы.

По формам общения диалоги реализованы по типам «меню», «запрос-ответ». Диалоги по типам «меню» имеют место реализации в процессе выбора необходимого пользователям нормативно - справочных данных или формирования документа. Диалоги по типам «запрос - ответ» осуществляются при отражении отчета, когда пользователи задают параметры в качестве запросов, по которым надо получить соответствующие данные (ответ).

3.2 Характеристика базы данных

Инфологической моделью данных называют обобщенное неформальное описание создаваемой базы данных, выполненное с использованием естественного языка, математических формул, таблиц, графиков и других средств, понятных всем людям, работающим над проектированием базы данных. Она является человеко-ориентированной моделью, которая полностью независима от физических параметров среды хранения данных.

Рисунок 28 - Инфологическая модель

Даталогическое проектирование сводится к представлению инфологической модели в терминах выбранной системы управления базами данных (СУБД), т. е. даталогическая модель описывает собственно данные (информацию, которая будет записана в памяти компьютера) и связи между данными. Каждая СУБД опирается на определенную модель данных. Наиболее популярной в настоящее время является реляционная модель данных.

Рисунок 29 - Даталогическая модель

Таблица 5

Описание таблиц схемы данных