Файл: Анализ деятельности складского учета.pdf

При помощи ЭВМ на складе автоматизирован учет поступления и отгрузки товаров, учет входящих и исходящих документов, количественный учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и отгрузки конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Главное назначение автоматизированной системы в данном случае – повысить эффективность выполнения основных функций работников склада.

Автоматизация управления процессами на складе, повышает его оперативность и эффективность. Критериями выбора технических средств являются:

надежность функционирования системы;
функциональная полнота системы; быстродействие;
минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

В зависимости от поставщика решения, реализация основных и сопутствующих функций по управлению складом может существенно различаться, однако общим остается принцип построения логики процессов размещения, комплектации, приема, отгрузки на базе концепций «товар», «место хранения», «количество», «единица измерения», «заказ».

Минимальная функциональность системы автоматизации склада:

Инструменты для обеспечения адресного хранения.
Мониторинг исполнения заданий в режиме реального времени.
Встроенные средства интеграции с технологическим оборудованием для сбора данных.

Системы автоматизации склада это большие, сложные, высокотехнологические продукты, которые потребуют комплексного внедрения и квалифицированных специалистов для настройки и последующей работы.

Информационной система должна давать полную, достоверную информацию и отвечать на любые вопросы, в пределах предметной области. Поэтому крайне важно иметь эффективные средства автоматизации всех этапов реализации проекта.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению.

Базы данных позволяют использовать более эффективные методы поиска, с помощью большого количества запросов. Также наглядность форм в базах данных очень удобна в использовании. В настоящее время широко используются пакетный и диалоговый режимы обработки данных, причем последний не является альтернативой первого, а может рассматриваться скорее как его развитие. Выбор того или иного режима вытекает из особенностей каждого из них и особенностей решаемой задачи.

Пакетный режим обработки данных имеет следующие характерные черты. Ввод потока заданий осуществляется с локальных устройств ввода. Выполнение режима включает три фазы обработки: подготовку, выполнение и завершение процесса. При этом первая фаза требует определения последовательности действий и ввода исходных данных. Вторая фаза предполагает логическое преобразование исходных файлов, создания и упорядочения рабочих файлов, обработку информации и формирование выходных данных, осуществляя контроль результатов решения. На завершающей фазе выполняется выдача результатов.

При пакетном режиме участие оператора в процессе решения задачи, минимально и требует только предварительного ввода данных. Пакетный режим более тесно связан с бумажной технологией.

Диалоговый режим предполагает активное участие пользователя в процессе вычислений и ориентирован в большей мере на безбумажную технологию. В ходе его выполнения чаще всего отсутствует заранее установленная последовательность операций обработки данных и дополнительного ввода уточняющих данных или указаний.

Удобство диалогового режима в полной мере проявляется в процессе работы с базами данных. Это обусловлено следующими обстоятельствами:

возможность перебора различных комбинаций поисковых признаков в запросе;
обеспечение более быстрого поиска данных;
улучшение характеристик выходных данных за счет оперативной коррекции запроса;
возможность расширения, сужения или изменения направлений поиска сразу после получения результатов;
множественность точек доступа;
быстрый доступ к относительно редко используемой информации;
оперативный анализ получаемых сведений.

Для построения информационных систем наиболее часто применяются различные системы управления базами данных (СУБД), различающиеся как своими возможностями, так и требованиями к вычислительным ресурсам. Все многообразие применяемых СУБД, можно свести к двум основным их классам: персональные и многопользовательские.

К первому классу относятся СУБД, ориентированные для работы на персональном компьютере (dBASE, FoxPro, MS Access и т.п.). Изначально они поддерживали работу с данными только одного пользователя. Вся СУБД такого класса выполняется как единая программа, таблицы базы данных представляются отдельными файлами на диске того же персонального компьютера. С развитием локальных сетей разработчики СУБД этого класса стали приспосабливать их к работе в сетевой среде, в которой потенциально стало возможным организовать доступ к данным с нескольких персональных компьютеров, включенных в локальную сеть. Файлы базы данных при этом размещаются на файловом сервере. На каждом же рабочем месте работает собственная копия программы-СУБД и прикладная программа, и на их выполнение могут оказывать существенное влияние характеристики компьютера этого рабочего места.

СУБД второго класса изначально создавались для выполнения на больших компьютерах и обеспечения параллельной работы многих пользователей. Такие СУБД, как правило, состоят из ядра, постоянно присутствующего в памяти, (сервера) и большого количества программ-агентов, обслуживающих запросы конечных пользователей и прикладных программ (клиентов). В этом случае и ядро СУБД, и данные находятся на одном и том же компьютере. Одна копия СУБД управляет одной копией данных. Единая управляющая система позволяет эффективно организовать одновременный доступ к данным многих агентов, предотвращая конфликты между ними.

Все СУБД поддерживают в той или иной форме четыре основных операции:

Добавить в базу данных одну или несколько записей.
Удалить из базы данных одну или несколько записей.
Найти в базе данных одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.
Обновить в базе данных значение некоторых полей.

В качестве среды разработки было решено использовать СУБД MS Access, поскольку это программное обеспечение позволяет создать не только таблицы с данными, но и эргономичный интерфейс для пользователей. С помощью мастера просто и легко создавать не только простые запросы, но и весьма сложно структурированные формы для работы с данными. Для опытных и продвинутых пользователей существуют возможности более гибкого управления ресурсами и возможностями объектов СУБД, таких как создание таблиц, запросов, форм в режиме конструктора.

Приложение MS Access предназначено для работы на автономном ПК или в локальной вычислительной сети под управлением Microsoft Windows. Другими словами, MS Access — это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации информационных систем. На первый взгляд интерфейс Access кажется необозримым (например, набор команд меню и панелей инструментов меняется при переходе к очередной операции). Поэтому очень важно последовательно уяснить себе основные возможности, которые предоставляет вам Access, и общую логику интерфейса. Средствами Access вы проводите следующие операции:

проектирование базовых объектов информационной системы — двумерных таблиц, с разными типами данных, включая поля объектов OLE;
установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей;
ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры (для фильтрации данных);
создание, модификация и использование производных объектов информационной системы (форм, запросов и отчетов). Запросы и отчеты выполняют основную функцию информационной системы — извлечение, преобразование и представление информации.

MS Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, и это дает возможность пользователю при минимуме предварительной подготовки довольно быстро создать полноценную информационную систему — на уровне таблиц, форм, запросов-выборок и отчетов. Наконец, система очень дружелюбна и устроена так, что активный пользователь, работая с ней, имеет возможность последовательно овладеть двумя рубежами: сначала научиться составлять макросы (т.е. наборы простых инструкций по управлению данными); затем освоить подготовку собственных приложений (программ) на языке Access Basic или VBA (Visual Basic for Applications). С помощью объектов OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов) в Windows и компонентах Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint и Outlook) можно превратить Access в настоящую операционную среду баз данных.

Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

Access содержит свыше ста функции (небольших встроенных программ, которые в результате выполнения возвращают значение), выполняющих множество разнообразных задач. Есть функции для манипулирования базами данных, строками, числами в формате даты и времени, математические, деловые и финансовые. Их можно использовать для создания вычисляемых выражений в формах, отчетах и запросах.

Для непрограммистов (или опытных пользователей, которые просто не желают программировать) в Access предусмотрены макросы. Они позволяют автоматизировать выполнение некоторых задач. Около пятидесяти макросов дают возможность манипулировать данными, создавать меню и диалоговые окна, открывать формы и отчеты, словом, автоматизировать выполнение практически любой задачи. С помощью макросов можно решить порядка 90% всех задач обработки данных.

Процесс разработки конкретного программного приложения в среде MS Access в первую очередь определяется спецификой автоматизируемой предметной области. Однако для большинства из них можно выделить ряд типичных этапов:

разработка и описание структур таблиц данных;
разработка схемы данных и задание системы взаимосвязей между таблицами;
разработка системы запросов к таблицам базы данных и (при необходимости) их интеграция в схему данных;
разработка экранных форм ввода/вывода данных;
разработка системы отчетов по данным;
разработка программных расширений для базы данных, решающих специфические задачи по обработке содержащейся в ней информации, с помощью инструментария макросов и модулей;
разработка системы защиты данных, прав и ограничений по доступу.

Поэтому для выполнения задач проекта был выбран Microsoft Access. Необходимо создать объемную базу данных, которой смогут пользоваться на любом рабочем месте, подключенном к сети. Просмотреть остатки продукции или грядущие поставки сможет как и работник склада так и, например, менеджер по продажам. Так же информация всегда будет актуальна для всех в данный момент, что предотвратит путаницу между отделами.

2. Проектная часть.

2.1. Информационная модель и её описание.

На этапе проектирования информационной системы формируется модель данных. Проектировщики в качестве исходной информации получают результаты анализа. Конечным продуктом этапа проектирования являются: