Файл: РАЗЛИЧНЫЕ СПОСОБЫ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДАННЫХ В ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМАХ (Информационные системы предприятий).pdf

2. Применение различных способов предоставления данных в информационных системах предприятия

2.1. Информационные системы предприятий

Информационный продукт – совокупность данных, сформированная производителем для распространения в вещественной или невещественной форме.^[36] Информационный продукт может распространяться такими же способами, как и любой другой материальный продукт, с помощью услуг (документы, данные, подборки документов, данных, справки, аналитические справки, базы данных, банки данных /другие виды информационных продуктов).

Услуга – результат непроизводственной деятельности предприятия или лица, направленный на удовлетворение потребности человека или организации в использовании различных продуктов.

Информационная услуга – получение и предоставление в распоряжение пользователя информационных продуктов^[37].

В узком смысле информационная услуга часто воспринимается как услуга, получаемая с помощью компьютеров, хотя на самом деле это понятие намного шире. При предоставлении услуги заключается соглашение (договор) между двумя сторонами – предоставляющей и использующей услугу. В договоре указываются срок ее использования и соответствующее этому вознаграждение.

Перечень услуг определяется объемом, качеством, предметной ориентацией по сфере использования информационных ресурсов и создаваемых на их основе информационных продуктов.

Информационные услуги возникают только при наличии баз данных в компьютерном или некомпьютерном варианте (услуги по информационному обслуживанию: поиск информации, обработка информации, выдача данных (документов); хранение информации: услуги по предоставлению пользования АИС, БД, их сетями: консультационные услуги; услуги по передаче информации; классификация форм организации и предоставления продуктов и услуг).

База данных – совокупность связанных данных, правила, организации которых основаны на общих принципах описания, хранения и манипулирования данными^[38]. Базы данных являются источником и своего рода полуфабрикатом при подготовке информационных услуг соответствующими службами. Базы данных, хотя они так и не назывались, существовали и до компьютерного периода в библиотеках, архивах, фондах, справочных бюро и других подобных организациях. В них содержатся всевозможные сведения о событиях, явлениях, объектах, процессах, публикациях и т.п. С появлением компьютеров существенно увеличиваются объемы хранимых баз данных и, соответственно, расширяется круг информационных услуг.

Рассмотрим классификацию баз данных с позиций их использования для систематизации информационных услуг и продуктов. Базы данных принято разделять на библиографические и небиблиографические^[39].

Библиографические базы данных содержат вторичную информацию о документах, включая рефераты и аннотации.

Небиблиографические базы данных имеют множество видов:

• справочные, содержащие информацию о различных объектах и явлениях, например, адреса, расписания движения, телефоны магазинов и т.п.;
• полного текста, содержащие первичную информацию, например, статьи, журналы, брошюры и т.п.;
• числовые, содержащие количественные характеристики и параметры объектов и явлений, например, химические и физические данные, статистические и демографические данные и т.п.;
• текстово-числовые, содержащие описания объектов и их характеристики, например, по промышленной продукции, фирмам, странам и т.п.;
• финансовые, содержащие финансовую информацию, предоставляемую банками, биржами, фирмами и т.п.;
• юридические, содержащие правовые документы по отраслям, регионам, странам.

Исходя из возможных видов информационных продуктов, баз данных и ресурсов существует классификация информационных услуг. Выпуск информационных изданий означает подготовку печатной продукции: библиографических и других указателей; реферативных сборников; обзорных изданий; справочных изданий. Информационные издания подготавливаются практически всеми видами информационных служб, органов и систем. Эти издания содержат вторичную информацию, которая создается на основе работы с базами данных, предоставление работы с которыми также является услугой.

Ретроспективный поиск информации – это целенаправленный по заявке пользователя поиск информации в базе данных и пересылка результатов либо по почте в виде распечаток, либо по электронной почте в виде файла^[40].

Предоставление первоисточника является традиционной услугой библиотечных служб. Эта услуга предусматривает не только выдачу первоисточников, но и их копий, полученных с помощью устройств различного принципа действия. Традиционные услуги научно–технической информации осуществляются по предварительному заказу и включают в себя: подготовку обзоров в виде рукописей; подготовку переводов текстов.

Дистанционный доступ к удаленным базам данных организуется в компьютерной сети в диалоговом режиме. Популярность услуг дистанционного доступа к базам данных нарастает быстрыми темпами и опережает все виды других услуг благодаря^[41]:

• все большему числу пользователей, овладевших информационной технологией работы в коммуникационной среде компьютерных сетей;
• высокой оперативности предоставления услуг;
• возможности отказа от собственных информационных систем.

Традиционно основными пользователями услуг дистанционного доступа к базам данных являются организации. Однако за последние годы наметилась тенденция к существенному увеличению числа индивидуальных пользователей.

В основном эти услуги предоставляются специальными организациями, называемыми вычислительными центрами коллективного пользования, располагающими мощными ЭВМ с внешней памятью более сотен гигабайт и лазерными принтерами. Дистанционный доступ к базам данных может быть предоставлен по подписке на основе абонементной платы или по договорам. Схема оплаты может быть разная, но в основном это почасовая оплата, зависящая от объема получаемой информации.

Услуги дистанционного доступа к базам данных можно классифицировать следующим образом^[42]:

• непосредственный доступ к базам данных может быть организован с локального места пользователя только при условии его обученности работе в коммуникационной среде. В противном случае следует воспользоваться услугами, предоставляемыми специальными организациями;
• косвенный доступ включает организацию обучения пользователей, выпуск бюллетеня новостей, организацию справочной службы, организацию встреч с пользователем для выяснения интересующих его вопросов, рассылку вопросников пользователям;
• услуга Downloading позволяет загрузить результаты поиска в центральной базе данных в свой персональный компьютер для дальнейшего использования в качестве персональной базы данных;
• регулярный поиск предусматривает регулярное проведение поиска в массивах одной или нескольких центральных баз данных и предоставление результатов поиска на терминал пользователю в удобное для него время.

Подготовка и оказание информационных услуг^[43]:

• связь (телефонная, телекоммуникационная) для предоставления осуществляемых в форме передачи данных информационных услуг;
• и обработка данных в вычислительных центрах;
• программное обеспечение;
• разработка информационных систем;
• разработка информационных технологий.

Отличительные особенности информационных услуг проистекают из особенностей самой информации^[44]:

1. Интеллектуальная сущность информационных услуг состоит в том, что информационные услуги не только высвобождают время пользователя, но и содействуют его рациональному использованию или освоению свободного времени людей. При этом потребность в информации не может быть удовлетворена раз и навсегда.

Дело в том, что информация представляет собой опосредованное знание, отчужденное от его создателя (автора или авторского коллектива) и закрепленного в документе. Только так и обеспечивается социальное функционирование знания, возможность его общественного хранения и распространения.

Полученная индивидом информация может быть превращена в новое для него знание. Но такое превращение не происходит автоматически, оно всегда есть акт творчества, требующий усилий и времени.

2. Информация как скоропортящийся товар. Известно, что старение информации, ее многократное дублирование в документах приводит к тому, что опубликованные и неопубликованные материалы теряют актуальность, перестают представлять интерес для потребителей. Являясь скоропортящимся товаром, информация одновременно не имеет временных ограничений использования. Ее «старит» не время, а появление новых сведений, отрицающих или существенно дополняющих данные.

3. Нерасходуемость информационных ресурсов, используемых для предоставления информационных услуг. Создатель информационных продуктов предоставляя их пользователям, не лишается своего товара. Информация не переходит от одного к другому, но становится собственностью обоих. Ю. А. Шрейдер называет это свойство «неуничтожимостью» информации, подчеркивая, что она может использоваться неограниченное число раз, а при современных средствах связи большим числом пользователей одновременно^[45].

Однако неограниченное количество обращений разных людей к одной и той же информации не означает возможность тиражирования информационных услуг. Для спроса на них характерна индивидуальность: в разных ситуациях разным людям нужны разные «наборы» материалов, будь то тексты документов, факты, мнения и т.д. Их индивидуальная «расфасовка» – вот отличительная черта информационного обслуживания.

2.2. Выбор способов предоставления данных предприятиями

Информационные ресурсы можно классифицировать по различным основаниям^[46]:

1. Информационные ресурсы по виду информации:

правовая информация; научно-техническая информация; политическая информация; финансово-экономическая информация; статистическая информация; информация о стандартах и регламентах, метрологическая информация; социальная информация; политическая информация; информация о здравоохранении; информация о чрезвычайных ситуациях; персональная информация (персональные данные); кадастры (земельный, градостроительный, имущественный, лесной, другие).

1. Информационные ресурсы по способу доступа:

открытая информация (без ограничения); информация ограниченного доступа: государственная тайна, конфиденциальная информация, коммерческая тайна, профессиональная тайна, служебная тайна, персональные данные, личная (персональная) тайна.

3.Информационные ресурсы по виду носителя:

на бумаге; на машиночитаемых носителях; в виде изображения на экране ЭВМ; в памяти ЭВМ; в канале связи; на других видах носителей.

4. Информационные ресурсы по способу формирования и распространения:

стационарные; передвижные (мобильные).

5. Информационные ресурсы по способу организации хранения и использования:

традиционные формы: массив документов, фонд документов, архив;

автоматизированные формы: Интернет, банк данных, автоматизированная информационная система (сеть), база знаний.

6. Информационные ресурсы по форме собственности:

общероссийское национальное достояние; государственная собственность; федеральная собственность; собственность субъектов Российской Федерации; совместная (федеральная и субъектов федерации); муниципальная собственность; частная собственность; коллективная собственность.

Информационные продукты и информационные услуги также делятся на виды:

1. Информационные продукты^[47]:

документы, данные; подборки документов, данных; справки, аналитические справки; базы данных, банки данных; другие виды информационных продуктов.

2. Информационные услуги^[48]:

услуги по информационному обслуживанию: поиск информации, обработка информации, выдача данных (документов), хранение информации; услуги по пользованию Интернет, АИС, БД, их сетями: консультационные услуги, услуги по передаче информации, услуги по доступу к Интернет, услуги по пользованию электронной почтой и формированию личных сайтов.