Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление персоналом».pdf

Введение

Актуальность изучаемой темы заключается в том, что использование систем обработки данных о персонале фирмы обеспечивает получение общих или детализированных данных по внутрифирменным бизнес-процессам. Легко определять тенденции изменения важнейших показателей в области управления кадровым составом фирмы. Обеспечивать получение оперативной информации, критической по времени, без существенной задержки. Выполнять точный и полный анализ накопленных оперативных данных. Подход к обработке оперативной информации как к управленческим бизнес-процессам могут быть широко приняты специалистами по автоматизации систем организационного управления фирмы.

В современной организации, как руководитель сталкивается с необходимостью решать множество задач в условиях дефицита рабочего времени, так и любой другой сотрудник, например, сотрудника отдела кадров. Среди основных источников проблем в работе сотрудника отдела кадров можно выделить:

– большое количество процессов, в которых задействован работник отдела кадров, исполняющий при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя, контролера;

– огромное количество документов, которые требуют согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения;

– необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и отслеживание взятых на себя обязательств;

– постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой для принятия управленческих решений.

С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта для принятия управленческих решений. Все это может быть обеспечено по средствам использования информационно-коммуникационных технологий.

Целью данной работы является разработка регламента выполнения процесса «Управление персоналом».

В соответствии с целью была определена необходимость постановки и решения следующих задач:

– разработать общие положения регламента;

– описать термины, определения, сокращения, ответственность и контроль регламента;

– описать процессы;

– описать обеспечивающие информационные технологии.

Глава 1. Описание бизнес-процессов «AS-IS»

1.1. Описание предметной области

Консалтинговая Группа «Филия» успешно работает на рынке юридических услуг уже 10 лет, помогая предприятиям региона внедрять передовые технологии в сфере правового и налогового регулирования бизнеса. Фирма одновременно выступает в роли консультантов и деловых партнеров для клиентов, и видит свою основную задачу в эффективном решении наиболее сложных, часто выходящих за рамки юриспруденции вопросов, создавая тем самым эксклюзивный продукт, способный принести положительный экономический эффект.

Специализация фирмы: решение вопросов в области налоговой безопасность, аудита; решение вопросов в области коммерческих конфликтов и медиации; решение вопросов в области покупки и продажи готового бизнеса; решение вопросов в области защиты интеллектуальной собственности; решение вопросов в области экспертизы и исследований; решение вопросов в области хозяйственных споров, арбитраж; решение вопросов в области договорного права; решение вопросов в области оптимизации финансового управления; решение вопросов в области ВЭД. Таможня. Экспорт-импорт; решение вопросов в области управленческого консалтинга, антикризисного менеджмента.

В процессе анализа деятельности фирмы была установлена необходимость автоматизации отдела кадров и организации эффективного ведения учета персонала.

Личные дела относятся к группе дел, которую подбирает в организации кадровая служба. Личные дела формируются в течение всего периода работы данного лица в организации. Исключение может составлять случай, когда сотрудник уволился из организации в том же году, в котором поступил в данную организацию на работу.

Личное дело представляет собой подборку оперативных документов о сотруднике фирмы, которая содержит в себе, в том числе, его персональные данные.

В личных делах группируются документы, которые представлены сотрудниками при поступлении на работу, а также формируются в процессе их профессиональной деятельности в фирме.

В состав личного дела сотрудника входят: внутрифирменная опись всех документов сотрудника; анкета, личный листок по учету кадров в фирме; копии всех документов об образовании, и имеющиеся удостоверения личности сотрудника; справки и другие документы, которые подтверждают выполненные изменения анкетных данных сотрудников фирмы, к которым относятся: копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей; копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках сотрудников фирмы и т. д.; трудовой контракт с сотрудником; данные аттестаций сотрудников; характеристики сотрудника фирмы; план карьерного роста сотрудника.

В течение периода работы сотрудника в фирме кадровая служба учитывает все документы личного дела во внутренней описи.

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в организации во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также, сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие оперативные документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа [6].

Для безошибочного и быстрого нахождения личных дел в фирме необходимо составлять картотеку личных дел работников. Карточки систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям, в пределах одинаковых фамилий – по именам и отчествам. В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы и подразделы отделяются друг от друга карточками-разделителями и указываются на ящиках с картотекой.

Условия хранения картотеки личных дел работников должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них оперативных документов от хищения. С этой целью картотеки личных дел работников следует хранить в сейфах или плотно закрывающихся металлических шкафах.

Переход к новой технологии обработки информации может на базе использования регламента. Регламент бизнес-процесса «Управление персоналом» определяет устанавливаемый порядок выполнения контроля исполнения заданий по управленческим документам в компании. Требования и правила данного Регламента распространяются на все структурные подразделения компании. Утверждение Регламента, внесение в него необходимых дополнительных изменений и отмена производятся приказом директора компании «Филия».

Работники компании обязаны знать и выполнять все установленные требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники компании должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в компании «Филия».

В Регламенте используются следующие термины и определения: автор задачи – работник, направивший исполнителю электронное сообщение, которое содержит задание; документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; задание – поручение руководителя; исполнитель – работник салона красоты, которому поручено исполнение задачи; контроль – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа; ответственный исполнитель – работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым; руководитель – должностное лицо, выносящее резолюцию на выполнение определенной задачи.

Срок исполнения – календарная дата исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии салона красоты и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки: с конкретной даты исполнения – в указанный срок, если управленческий документ поступил в салон красоты не позже чем за три дня до истечения указанного срока; без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок – в течение тридцати дней; без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» – в течение трех дней; без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» – в течение десяти дней.

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

AllFusion ERwin Data Modeler (ранее ERwin) является CASE-средством для поддержки процессов проектирования и документирования баз данных, которое позволяет создавать, документировать и сопровождать базы данных, хранилища и витрины данных. Модели данных помогают визуализировать структуру данных, обеспечивая эффективный процесс организации, управления и администрирования таких аспектов деятельности предприятия, как уровень сложности данных, технологий баз данных и среды развертывания.

CASE средство CA ERwin r9 обладает следующими возможностями, важными для моделирования бизнес процессов: графическое представление комплексных структур данных. За счет графических средств ERwin можно в автоматическом режиме создавать модели, которые обеспечивают наглядное представление всей структуры данных; применение стандартных элементов. В ERwin предусмотрен набор типовых моделей, которые позволяют повысить эффективность работы и исключить ошибки дублирования информации [8].

Преимущества, предоставляемые ERwin, можно рассматривать по отношению к CASE средствам, направленным на моделирование данных. С этой точки зрения у пакета CA ERwin r9 существуют следующие преимущества:

– возможность взаимодействия пользователей;

– применение открытой архитектуры;

– визуальное представление больших массивов данных;

– совместная работа пользователей с репозиторием.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Формулирование цели моделирования, точки зрения, описание области и источников информации.

Цель – организация информационного потока.

Точка зрения – начальник отдела кадров.

Область – Консалтинговая Группа «Филия».

Источники информации – информация о сотрудниках; информация о приказах о приеме на работу; информация о приказах на увольнение; первичные документы.

Учитывая особенности методологии IDEF0 можно выделить ряд требований.

Каждый компонент модели может быть декомпозирован (расшифрован более подробно) на другой диаграмме. Рекомендуется прекращать моделирование, когда уровень детализации модели удовлетворяет ее цель.

Построение диаграмм начинается с представления всей системы в виде одного блока и дуг, изображающих интерфейсы с функциями вне системы. Затем блок, который представляет систему в качестве единого модуля, детализируется на другой диаграмме с помощью нескольких блоков, соединенных интерфейсными дугами. Каждая детальная диаграмма является декомпозицией блока из диаграммы предыдущего уровня. На каждом шаге декомпозиции диаграмма предыдущего уровня называется родительской для более детальной диаграммы [14].

На таких диаграммах не указаны явно, ни последовательность, ни время. Метод обладает рядом недостатков: сложность восприятия, трудность увязки нескольких процессов.

На основании проведенного анализ деятельности компании можно выделить следующие бизнес-процессы салона красоты. Модель бизнес-процесса «Управление персоналом» представлена на рис. 1.

Рисунок 1 – Модель бизнес-процесса «Управление персоналом»

Входы данной модели: информация о первичных документах; информация о персонале; сроки исполнения кадровых задач в области ведения кадров.

Управление исследуемым бизнес-процессом выполняется с учетом: непосредственных указаний генерального директора; устава компании; законодательной базы.

Механизмы исследуемой модели: сотрудники компании; используемая информационная система.

Выходы модели: отчетная информация о личных карточках сотрудников; отчетная информация о приказах; отчетная информация о формировании выполнении задач.

Декомпозированная модель процесса «Управление персоналом» включает следующие подпроцессы: обработка первичных документов; обработка личной карточки сотрудника; обработка приказа на примем и увольнение; формирование базы данных о выполнении кадровых задач, рис. 2.