Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление персоналом».pdf

Рисунок 2 – Декомпозированная модель «Управление персоналом»

Представленные бизнес-процессы без использования современных ИКТ сложно управляемы и неэффективны. Одним из средств автоматизации бизнес-процессов организации является внедрение информационной системы.

В результате внедрения информационной системы можно улучшить значения следующих показателей: время сбора и обработки первичной информации о сотрудниках компании; количества информационных систем, которые используются для выполнения подготовки отчетности в компании; время, необходимое на выполнение информационно-аналитической деятельности компании.

Глава 2. Описание бизнес-процессов «TO-BE»

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Решение задач предметной области напрямую зависит от комплекса задач требующих автоматизации, связанных с реализацией кадровой политики, с учетом требований законодательства и реальной практики работы предприятий. Использование информационной системы может быть в службах управления персоналом и бухгалтериях предприятий, а также в других подразделениях, заинтересованных в эффективной организации работы сотрудников, для управления человеческими ресурсами коммерческих предприятий различного масштаба.

«1С: Зарплата и управление персоналом 8» – программа массового назначения, позволяющая в комплексе автоматизировать задачи, связанные с расчетом заработной платы персонала и реализацией кадровой политики, с учетом требований законодательства и реальной практики работы предприятий. Она может успешно применяться в службах управления персоналом и бухгалтериях предприятий, а также в других подразделениях, заинтересованных в эффективной организации работы сотрудников, для управления человеческими ресурсами коммерческих предприятий различного масштаба [3].

В информационной системе поддерживаются все основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды, планирования расходов на оплату труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к управлению персоналом.

Внедрение информационной системы «1С: Зарплата и управление персоналом 8» в работу фирмы «Филия» позволит автоматизировать следующие связные с отделом кадров подразделения: отдел управления персоналом; руководство компании; руководство подразделений; планово-экономическая служба; бухгалтерия; отдел кадров. Схема информационных потоков представлена на рис. 3.

Рисунок 3 – Схема информационных потоков

Непосредственное место в информационной системе фирмы отдела кадров состоит в том, что отдел кадров предоставляет вышестоящему управляющему звену информацию о перемещении сотрудников; данные о сотрудниках. В тоже время отделу кадров поступает следующая информация: качественный состав работников; данные о сотрудниках.

С помощью информационной системы «1С: Зарплата и управление персоналом 8» можно вести кадровую, управленческую и учетную деятельность нескольких организаций, причем в роли отдельных организаций могут выступать как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели [5].

Возможность вести учет в единой информационной базе информационной системы «1С: Зарплата и управление персоналом 8» по нескольким юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям позволяет руководству видеть целостную картину всей структуры. Юридические лица, входящие в структуру предприятия, могут использовать общие списки физических лиц, классификаторы аналитической информации и т.д. При этом каждое юридическое лицо может вести оперативный учет по общей или упрощенной системе налогообложения в рамках одной и той же информационной базы информационной системы [1].

Схема взаимодействия отдела кадров с информационной системой представлена на рис. 4.

Рисунок 4 – Взаимодействие отдела кадров с информационной системой

Таким образом, использование информационной системы в работке фирмы решает задачи следующих категорий пользователей:

– кадровой службы;

– бухгалтерии;

– руководства – программа позволяет анализировать кадровый состав, планировать штатную численность и контролировать исполнение кадрового плана, формировать отчетность в различных разрезах [4].

Среди функциональных возможностей рассматриваемой информационной системы можно выделить работу с штатным расписанием, которое стало полноценным инструментом планового и (или) кадрового отделов.

Значительным преимуществом является возможность описывать позиции с одинаковыми должностями и подразделениями, но с разными условиями труда (оплатой, графиками работы и т. п.) [11].

Реализована возможность утверждения новых версий штатного расписания специальным документом и хранения истории утверждений штатного расписания.

В информационной системе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» повышено удобство работы с карточкой сотрудника – она позволяет оперативно получать всю связанную с сотрудником информацию, отражать ее изменения, рис. 5.

Рисунок 5 – Карточка сотрудника

Для смены вида занятости сотрудника достаточно ввести документ Кадровый перевод: не нужно увольнять и заново принимать на работу. Два кадровых события теперь можно зарегистрировать в один день: например, кадровый перевод и изменение начислений всему подразделению.

Совмещение должностей – документ предусмотрен специально для оформления приказа о совмещении и назначения соответствующей доплаты, Приложение. Исполнение обязанностей сотрудников позволяет выбрать сотрудника, обязанности которого будут выполняться, и назначить размер доплаты: процентом от ФОТ этого сотрудника или разницей ФОТ [12].

Совмещение должностей позволяет выбрать совмещаемую должность, а также назначить доплату процентом от ФОТ этой должности по штатному расписанию или разницей в ФОТ. Расширение зон обслуживания позволяет назначить сумму доплаты за расширение зоны обслуживания.

Обобщая вышеперечисленные информационные потоки объектов предметной области можно привести детальную схему взаимодействия и возможностей автоматизированной обработки кадровой и связной с ней информацией по средствам внедрения информационной системы исследуемой фирмы.

В качестве основной технологии решения задачи была выбрана современная методология Accelerated Implementation Methodology (AIM).

AIM представляет собой постоянно совершенствуемую методологию, которая позволяет обеспечить эффективное взаимодействие участников разработки и постоянный контроль над реализуемым проектом внедрения со стороны спонсоров и руководства [2].

AIM включает полный комплекс методических указаний для наиболее эффективного выполнению работ и специальный набор дополнительных шаблонов используемых в данном процессе документов.

Согласно данной методологии жизненный цикл реализуемого проекта внедрения может быть разделен на несколько ключевых этапов (фаз реализации проекта): определение; анализ операций; проектирование решения; разработка; переход; промышленная эксплуатация [7].

Выполняя переход из одной фазы реализации проекта в другую, в рамках жизненного цикла проекта подразумевается определенная форма технической передачи управленческой информации или сдачи полученных результатов, и часто именно это позволяет указать руководителю проекта на переход от одной фазы к другой.

Определение – результатом данного этапа являются определенные совокупные требования, сформулированные заказчиком к разрабатываемой информационной системе. В процессе выполнения проекта полученные и впоследствии задокументированные требования могут быть уточнены и изменены доступными средствами [10]. Если у заказчика появятся новые требования к проектируемой информационной система, фаза Определение будет возобновлена заново.

Анализ операций - результатом данного этапа являются в соответствии с требованиями заказчика задокументированные ключевые бизнес процессы, например в системе Oracle E-Business Suite и выполнены необходимые доработки определенного функционала разрабатываемой для заказчика информационной системы.

Проектирование решения – результатом данного этапа являются модели бизнес решений в Oracle E-Business Suite при помощи использования стандартного набора функциональности, документации на разработку дополнительного функционала и сценариев тестирования разрабатываемой информационной системы и разработок на предмет соответствия их первоначальным требованиям заказчика [15].

Разработка - результатом данного этапа являются разработанные прикладные программные модули и дополнительные приложения, которые были протестированы и являются пригодными к последующему использованию, а так же формирование определенного набора методической документации на информационную систему.

Переход - результатом этапа перехода является использование мероприятий по обучению конечных пользователей информационной системы, процесс выполнения конвертации оперативных и управленческих данных из уже существующих информационных систем и формирование экземпляра разрабатываемой информационной системы [13]. Все поставляемые прикладные приложения и копия информационной системы должны быть приняты заказчиком в результате выполнения приемочных тестов информационной системы.

Промышленная эксплуатация – результатом данного этапа являются бесперебойная работа разработанной информационной системы и последующая поддержка, в течении определенного срока разработчиком и привлеченными консультантами из конечных пользователей системы [9]. В этой фазе могут быть выявлены и исправлены все недочеты по работе информационной системы.

Разделение жизненного цикла реализуемого проекта на установленные фазы позволяет заказчику и подрядчику наиболее полно контролировать ход выполняемых работ по определенному проекту и при необходимости внесения корректив для наиболее быстрого, дешевого и полного достижения заявленных целей проекта разработки информационной системы.

Все вышеперечисленные этапы методологии проектирования информационной системы AIM не обязательно должны следовать один за другим, они могут быть наложены друг на друга, в зависимости от особенностей реализуемого проекта информационной системы. В тех случаях, когда результаты поставки фазы не будут удовлетворять заказчика, может потребоваться повторное прохождение определенной фазы проекта или нескольких фаз реализации информационной системы. Важным является то, что бы результаты выполнения поставки последующего этапа основывались на результатах предыдущего, за счет чего и могут быть наиболее полно достигнуты цели необходимой информационной системы.

Таким образом, внедрение информационной системы в работу фирмы «Филия» позволит автоматизировать следующие связные с отделом кадров подразделения: отдел управления персоналом; руководство компании; руководство подразделений; планово-экономическая служба; бухгалтерия; отдел кадров. Отделом кадров обрабатывается следующая информация: входная информация - качественный состав работников; данные о сотрудниках; выходная информация - перемещения сотрудников; данные о сотрудниках.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Моделирование бизнес-процессов будет выполнено с учетом использования информационной системы. Так, бизнес-процесс «Управление персоналом» имеет следующий вид, представленный на следующей схеме, рис. 6.

Рисунок 6 – Модель бизнес-процесса «Управление персоналом»

Входы данной модели: информация о первичных документах; информация о персонале; сроки исполнения кадровых задач в области ведения кадров. Управление исследуемым бизнес-процессом выполняется с учетом: непосредственных указаний генерального директора; устава компании; законодательной базы.

Механизмы исследуемой модели: сотрудники компании; используемая информационная система.