Файл: Разработка регламента выполнения процесса « Складской учет ».pdf

Перечень видов первичной информации, с которой работают специалисты в рамках технологии складской логистики, представлен в таблице 2.

Таблица 2 - Перечень видов первичной информации отдела складского учета ООО «Пожсервис-01»

Вид информации	Исполнитель	Носитель	Способ
Накладная на получение продукции	Начальник склада	Журнал накладных	Не автоматизирован
Отпуск ТМЦ со склада	Начальник склада	Журнал отгрузки товара	Не автоматизирован
Инвентаризация складских запасов	Начальник склада	Номенклатура дел	Не автоматизирован
Счета и счета-фактуры	Начальник склада	Номенклатура дел	Не автоматизирован
Заявки на отгрузку товара	Начальник склада	Журнал заявок	Не автоматизирован
Заявки на перевозку товара	Начальник склада	Путевые листы	Не автоматизирован

Таким образом, как показано в таблице 2, большая часть первичной системы ООО «Пожсервис-01» поступает в неавтоматизированной форме. Далее начальник склада вводит поступившую информацию в АИС программных комплексов предприятия, после чего формируется отчетность для руководителей подразделений и консолидированная отчетность для генерального директора. Вместе с тем, существует ряд технологий, в рамках которых на этапе консолидации информации работа с информацией производится в ручном режиме путем ввода данных в MS Excel.

Также в рамках технологии работы специалистов финансового отдела ООО «Пожсервис-01» отсутствует единая автоматизированная система учета операций по приходу и расходу ТМЦ и мониторингу состояния склада, формирования документации о приеме и отгрузке, формирования актов и ведомостей инвентаризации склада, учету перевозок и формированию сопроводительных транспортных документов. Таким образом, актуальной является задача внедрения программного обеспечения для автоматизации технологии работы специалистов отдела логистики в части ведения реестра принятых и выданных товаров, документов на перевозку товара, и формирования отчетных документов.

Технология складского учета включает следующие работы:

1. Производится учет прихода продукции, согласно приходным накладным.
2. Выполняется инвентаризация склада.
3. После проведения инвентаризации рассчитывается фактический расход оборудования и материалов за период.
4. Формируется отчетность по наличию и движению оборудования и материалов.

---

Модель AS-IS (как есть) — это модель текущей организации бизнес-процессов предприятия. Схема бизнес-процессов в варианте AS-IS в нотации IDEF0 (методология функционального моделирования) до внедрения ЭИС представлена на рисунке 3.

Как видно из рис. 3, основными технологическими процессами складского учета являются:

- учет прихода оборудования и материалов;

- учета расхода оборудования и материалов;

- учет площадей склада;

- мониторинг наличия оборудования и материалов на складе.

Результатными информационными потоками в информационной системе являются сформированные печатные формы:

- «Торг-14» (Приходно-расходные накладные);

- «Торг-18» (Ведомость движения продукции);

- Отчет по остаткам материалов на складе, представляющий собой ведомость складских остатков продукции на рассматриваемую дату;

- отчет по использованию площадей, представляющий собой расширенную ведомость, включающую данные о размещении товаров на участках склада;

- Сводный отчет по площадям, - содержащий сводные данные об использовании складских площадей с указанием перечня незанятых площадей склада.

Рисунок 3 - IDEF0 диаграмма бизнес-процессов (контекстная)

Рисунок 4 - IDEF0 диаграмма бизнес-процессов (декомпозиция)

Рисунок 5 - Диаграмма декомпозиции первого уровня

Рисунок 6 - Диаграмма декомпозиции второго уровня

Рисунок 7 - Диаграмма декомпозиции третьего уровня

2. Разработка информационной системы складского учёта

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Начальник склада ООО «Пожсервис-01» обрабатывают большое количество данных: учитывают приходные накладные, данные о фактических остатках товара на складе, проводят инвентаризацию, работают с данными по выдаче товара со склада, составляют отчетность для руководителей и др. Большая часть операций производится в ручном режиме. Разработка информационной системы складского учета позволит значительно снизить трудозатраты этого специалиста, снизить вероятность ошибок, возникающих вследствие человеческого фактора. За счет автоматизации функций складского учета предполагается сокращение времени обработки данных по каждой операции.

---

Обработка информации в системе складского учета предполагает возможность обеспечения:

- полноты и достаточности данных для реализации функций управления складским учетом;

- своевременности предоставления данных;

- обеспечения достоверности информации;

- экономичности обработки данных - величина затрат на обработку данных должна не превышать получаемый эффект;

- возможность адаптации к изменяющимся информационным потребностям сотрудников.

Каждое из вышеперечисленных требований было учтено и реализовано в рамках разработки информационной системы складского учета ООО «Пожсервис-01». Разработка информационной системы позволяет частично изменять алгоритмы работы начальника склада.

Проведем анализ бизнес-процессов компании с учетом внедрения системы складского учета.

Данные о наличии, расходе и остатке оборудования и материалов переносятся в базу данных ЭИС. В результате этого кардинальных изменений процесса не происходит, но существенно упрощается его выполнение, а также сокращается трудоёмкость работы начальника склада.

По диаграммам, представленным выше, мы можем сделать вывод, что кардинально работа начальника не изменилась, однако появление автоматизированной системы упрощает его работу и обеспечивает более быстрый мониторинг наличия ТМЦ на складе, что в свою очередь позволит обрабатывать больше данных.

Разработка и внедрение автоматизированной системы позволит снизить число используемых начальником склада учету офисных приложений и снизить нагрузку. Проведем анализ изменений в технологии работы этого специалиста с учетом внедрения информационной системы.

Существующая технология без использования автоматизированной системы имеет следующие недостатки:

- наличие задержек в работе организации из-за ошибок в расчетах количества оборудования и материалов на складе;

- нерациональность использования рабочего времени;

- отсутствие подсистемы анализа состояния склада приводило к ошибкам, из-за чего случаются простои в выполнении работ ООО "Пожсервис-01";

- наличие указанных факторов приводит к общему снижению эффективности складского учета и риск потери в клиента из-за простоев в работе.

Совершенствование технологии складского учета в ООО «Пожсервис-01» позволит минимизировать влияния указанных недостатков и повысить эффективность работы предприятия в целом.

---

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

На рисунках 8-9 приведены диаграммы бизнес-процессов "Как должно быть".

Рисунок 8 - Контекстная диаграмма "AS TO-BE"

Рисунок 9 - Диаграмма декомпозиции "AS TO-BE"

Как показано на рисунке 10, входящим информационным потоком в технологии учета выдачи товара является расходная накладная, в которой указаны реквизиты выдаваемых ТМЦ, а также данные объекта, включая адресные на который они отгружаются. Результатом данного этапа деятельности является отгруженные ТМЦ.

Рисунок 10 - Контекстная диаграмма

Диаграмма декомпозиции процесса выдачи товара в методологии IDEF3 показана на рис.11.

Рисунок 11 – IDEF3-диаграмма процесса выдачи товара

Таким образом, как показано на рис.11, выдача оборудования и материалов со склада производится на основании расходной накладной, после чего начальником склада производится контроль наличия оборудования и материалов на складе, проверка его качества и комплектности и в случае соответствия требованиям, производится отгрузка ТМЦ исполнителю работ (начальник производственно-технического отдела).

На рис.123 приведена DFD – диаграмма процесса учета выдачи товара со склада исполнителю работ.

Рисунок 12 - DFD – диаграмма процесса выдачи товара со склада

По диаграммам, представленным выше, мы можем сделать вывод, что кардинально работа начальника склада не изменилась, однако появление автоматизированной системы упрощает его работу и обеспечивает более быстрый мониторинг наличия ТМЦ на складе, что в свою очередь позволит обрабатывать больше данных.

Разработка и внедрение автоматизированной системы позволит снизить число используемых начальником склада офисных приложений и снизить нагрузку. Проведем анализ изменений в технологии работы начальника склада с учетом внедрения информационной системы.

Существующая технология без использования автоматизированной системы имеет следующие недостатки:

- наличие задержек в работе организации из-за ошибок в расчетах количества оборудования и материалов на складе;

- нерациональность использования рабочего времени;

- отсутствие подсистемы анализа состояния склада приводило к ошибкам, из-за чего случаются простои в выполнении работ ООО "Пожсервис-01";

---

- наличие указанных факторов приводит к общему снижению эффективности складского учета и риск потери в клиента из-за простоев в работе.

Совершенствование технологии складского учета в ООО «Пожсервис-01» позволит минимизировать влияния указанных недостатков и повысить эффективность работы предприятия в целом.

На рисунке 13 приведена диаграмма вариантов использования. Как показано на рисунке 14, в разрабатываемой системе предполагается активность пользователей с ролями администратора (инженер по информационной безопасности), оператора склада (начальник склада), и аналитика (начальник финансового отдела). На рисунке 15 приведена диаграмма деятельности. На рисунке 15 приведена диаграмма компонентов, на рисунке 16 – диаграмма классов.

Рисунок 13 - Диаграмма деятельности

Рисунок 14 - Use – Case диаграмма

Рисунок 15 - Диаграмма компонентов

Под техническим (аппаратным) обеспечением информационной системы понимается весь комплекс электронных, электрических и механических устройств, входящих в состав системы и/или сети, исключая программное обеспечение и хранимую информацию. В этот комплекс входят: компьютеры, периферийные устройства ввода/вывода и хранения информации, а также сетевое оборудование различных типов и энергетическое оборудование (батареи и аккумуляторы).

Требования к техническому обеспечению формировались исходя из аппаратных требований используемого программного обеспечения, и представлены в таблице 2.20 [21].

Таблица 2.20

	Сервер	Клиент
Процессор	2,8 ГГц (с архитектурой x64)	1,6 ГГц
ОЗУ	4 ГБ	1024 МБ
Видеокарта и монитор	монитор SVGA (с минимальным разрешением 1024х768 точек)
Жесткий диск	120 Гб	100 МБ
Оптический привод	DVD-ROM	-
Устройства ввода	клавиатура и мышь
ЛВС	Пропускная способность 100мбит/с.

В комплект технического обеспечения входят также:

- Камера Basler daA2500-14um;

- Весы Мера ВП-3/30-К-СД-П;

- сканер штрихкодов Griphon.

Анализ аппаратных требований дает основание утверждать, что существующих средств технического обеспечения для функционирования создаваемой информационной системы складского учёта достаточно, необходимость в модернизации и замене отсутствует.

---