Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление персоналом».pdf

Введение

Проблемы автоматизации производственных процессов и процессов управления как средства повышения, всегда были актуальны. Необходимость автоматизации управления является главной задачей, для облегчения труда управленческого персонала, необходимые при развитии организации, в плане производства/оказания услуг, увеличением управленческой функции.

Наиболее перспективным направлением, является автоматизация управления на базе персональных ЭВМ.

За последнее время, появилось более приоритетная отрасль, это информационная индустрия. Эта отрасль, вызвана из-за быстрого развития компьютерных технологий.

В быстро развивающемся информационном обществе, главную роль, играет производство информационного продукта. Из-за этого у людей начинает меняться система ценностей(все больше идет спрос на культурный досуг).

За последние несколько лет вырос уровень потребительских качеств систем управления базами данных: разнообразие поддерживаемых функций, удобный для пользователя интерфейс, сопряжение с программными продуктами, в частности с другими системами управления базами данных, возможности для работы в сети и т.д. Система управления базами данных позволяет сводить информацию из самых разных источников (электронные таблицы, другие базы данных) и помогает быстро найти необходимую информацию.

Благодаря большому накопленному опыту создания баз данных, на данный момент стал возможно делать их более эффективными. Даже создаются целые системы, которые позволяют разрабатывать собственный программный продукт или осуществлять его настройку.

Целью курсового проектирования является разработка системы управления персоналом для Element Group, которая позволит автоматизировать процессы, связанные с управлением персоналом.

Разработанный программный продукт позволит автоматизировать протекающие процессы и ускорить выполнение типовых задач управления персоналом.

1 Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Element Group- коммуникационная группа полного цикла. Element Group работает на российском рынке более 15 лет.

В структуре - 4 функциональных подразделения: PR, реклама, EVENT и DIGITAL.

Принципы работы:

1. Индивидуальный подход
2. Лояльность интересам Клиента как основа корпоративного стандарта

iMARS является холдинговой компанией, в состав которой также входят четыре основных подразделения: Optimist (seo-продвижение), SMM-агенство GreenPR, Блогун автоматизированный сервис по продвижению в блогосфере и CPA-сеть TradeTracker.Russia

Агентство было основано в 2002 году для обслуживания крупных и мелких корпоративных структур FMCG. В направления соответствии с уставом, агентство работает с крупными коммерческими и общественными.

Рисунок 1.1 Организационная структура

11

1.2.  Характеристика существующих бизнес –процессов

Отдел кадров - это структура в организации, которая занимается управлением персоналом в организации, направление человеческих ресурсов, для более эффективного использования.

Цель отдела кадров - это способствование достижению целей организации, путем обеспечения ее необходимыми кадрами и эффективного использования их квалификации.

Главный ресурс любой организации, являются ее сотрудники. Поиском новых сотрудников и учетом работающих занимается отдел кадров. В малых фирмах, эту функцию выполняет руководитель.

Основными задачами отдела кадров являются:

• Организация набора и найма персонала, необходимой квалификации и в требуемом объеме;
• создание эффективной системы штатных сотрудников;
• разработка карьерных планов сотрудников;

Управление персоналом организации осуществляет группа специалистов, выполняющих соответствующую функцию, в качестве работников кадровой службы, а также руководителей всех линейных подразделений, выполняющих функцию управляющих по отношению к своим подчиненным.

Как и в любой организации, в данной организации есть отдел кадров, который осуществляет следующие функции:

• оформление новых сотрудников;
• оптимизирует внутреннее перемещение сотрудников и прием новых сотрудников;
• разработка критериев отбора персонала;
• распределение сотрудников по рабочим местам.
• проведение собеседований с сотрудниками;
• хранение документации относительно действующих сотрудниках;
• работа с пенсионным фондом и с другими государственными структурами;
• изменение персональных данных о сотрудниках;
• составление кадровых документов;

В отделе кадров имеется входная и выходная информация. Работнику отдела кадров при необходимости нужно сформировать поток документов относительно сотрудников. На сегодняшний день в отделе кадров в основном для учета личных данных используется стандартные офисные приложения: текстовые редакторы, электронные таблицы и т.п. кроме того, не редки случаи хранения данных на бумажных носителях в подшитых папках для отдельных сотрудников. Данные методы не эффективны, поскольку требуется значительные затраты времени при создании отчетности для руководителей предприятия и т.д.. При хранении информации на бумаге возникают и другие сложности, такие как (хранение и их поиск).

У отдел кадров, так же есть руководитель. Он выполняет следующие обязанности:

1. осуществляет руководство работой отдела;
2. обеспечивает выполнение работ;
3. разрабатывает необходимую документацию, предложения, рекомендации, инструкции и т. п.;
4. проводит работу по защите информации(служебная тайна);

5) осуществляет контроль за субординации у себя в отделе;

1. вносит предложения о поощрении и наложении штрафов на сотрудников.

Кроме этого, руководитель отделка кадров проводит аттестацию сотрудников компании

1.3. Характеристика документооборота

Реализуемый программный продукт направлен на автоматизацию процессов, протекающих в отделе кадров предприятия, в том числе учет прохождения аттестации сотрудниками компании. Программный продукт должен обеспечивать возможность учета сотрудников компании, формирования необходимой документации как периодической, так и формируемой по требованию клиента.

Основные процессы, протекающие в отделе кадров любой организации:

• поиск, прием и увольнение персонала
• планирование, регистрация и учет рабочего времени;
• подготовка персонала и повышение квалификации;
• управление и регистрация переводов персонала;

Почти каждый из данных процессов, протекающих в отделе кадров может разбить еще на подпроцессы. Наиболее удобная форма представления информации относительно протекающих бизнес-процессов это диаграммы стандарта IDEF0.

IDEF0 — методология функционального моделирования и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов. В IDEF0 рассматривается логические отношения между работами, а не их временная последовательность (WorkFlow).

Так же отображаются все сигналы управления, которые на диаграмме потоков данных не отображались. Данная модель является одной из самых прогрессивных моделей и используется при организации бизнес проектов основанных на моделировании всех процессов как административных, так и организационных.

Данные процессы, протекающие в отделе кадров более подробно представлены на диаграммах стандарта IDEF0 на рисунках 1.1. Контекстная диаграмма, представленная на рисунке 1.2, отображает общую концепцию процессов, а именно отображает входную и выходную информацию, а также кто выполняет данные функции и контролирует их выполнение.

Все входящие документы можно сгруппировать по следующим группам:

• приказы;
• Стандартные документы;
• документы соискателей;
• штатное расписание;
• программы СП;
• заявления;
• резюме.

Приказы включают в себя различные приказы вышестоящего руководства.

Стандартные документы – необходимые для оформления стандартной отчетности.

Документы соискателей – документы необходимые для трудоустройства в организацию.

Заявления – документы написанные сотрудниками и поданные в отдел кадров.

Рассмотрим функции начальника отдела кадров (рисунок 1.1).

Рисунок 1.1 Деятельность начальника отдела кадров

Декомпозиция процесса представлена на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 Декомпозиция деятельности начальника отдела кадров

Основной функцией руководителя отдела кадров, является контроль и аттестация персонала. (рисунок 1.3).

Рисунок 1.3 Проведение аттестации

C нормативным актом аттестации, работник ознакомляется под роспись. В случае возникновения спора с сотрудником, работодатель обязан предоставить доказательства, того что работник был поставлен в известность.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение:

1) информация, необходимая для управления экономическими процессами, содержащаяся в базах данных информационных систем;

2) создание информационных условий функционирования системы, обеспечение необходимой информацией, включение в систему средств поиска, получения, хранения, накопления, передачи, обработки информации, организация банков данных.

Создание информационного обеспечения — непременное условие построения и функционирования автоматизированных систем управления.

Для полного представления о программном продукте необходима текстовая информация описательного характера. Особую значимость информационные модели и структуры данных имеют для информационного моделирования предметной области, в основе которого лежит положение об определяющей роли данных при проектировании алгоритмов и программ. Подход появился в условиях развития программных средств организации хранения и обработки данных - СУБД. Для работы программного продукта необходимо хранить сведения о товаре, агентах реализующих товар, клиентах, а также поставщиках и осуществляемых поставках. Вся эта информация может быть изменена или добавлена новая информация относительно любых данных хранящихся в базе данных.

Таким образом, для реализации программного продукта необходимо создать базу данных для хранения информации компании. Создание базы данных продиктовано следующими требованиями:

• хранение информации о различных объектах;
• малый объем занимаемого места на носителе при большом количестве информации;
• структурированность хранимой информации.

Реализация всех пунктов может быть достигнута только при использовании базы данных. Малый объем занимаемого места на носителе осуществляется с помощью нормализации базы данных. Любая информация, хранимая в базе данных, автоматически структурируется, поскольку заноситься в определенные таблицы по определенным правилам. При использовании базы данных, создание отчетности не занимает большого количества времени, даже если используется в качестве приложения пользователя не система управления базами данных (СУБД), а специально реализованное приложение на одном из языков программирования. Возможность расширения функциональности программного продукта достигается путем расширения либо возможностей приложения пользователя, либо с помощью расширения базы данных, добавления новых таблиц и связей. Под расширением возможностей приложения пользователя, как правило, подразумевается создание осуществление дальнейшей автоматизации процессов протекающих на предприятии. После реализации приложения пользователя возможность расширения функций приложения пользователя не занимает много времени, а иногда даже может быть реализована отдельным программистом.

Информационное обеспечение (ИО) подсистемы представляет собой информационную модель работы сотрудников предприятия. Различают внемашинное и внутримашинное обеспечение.