Файл: Разработка проекта информационной системы автотранспортного предприятия («TO-BE»).pdf

Компания ООО «Логистика-авто» с течением времени развивается и соответственно расширяет штат водителей. В текущей информационной системе не предусмотрена возможность автоматизированного расчета заработных плат, в связи с этим бухгалтерии компании приходится ежемесячно анализировать большое количество документов, маршрутных листов, отчетов с систем ГЛОНАСС по движению транспортных средств и вручную насчитывать заработную плату каждому водителю. Это занимает огромное количество времени.

Более того, порой возникают ситуации, при которых необходимо спланировать приблизительный расход запчастей, технических жидкостей, затрат на топливо и так далее. В действующей информационной системе такой функционал реализовать крайне трудоемко и сложно, поскольку данная система не рассчитана на выполнение таких задач. Эти и многие другие причины подтолкнули начальство транспортной компании на покупку новой, более совершенной в транспортной отрасли информационной системы, которая могла бы выполнять все возложенные на неё задачи и имела потенциал для дальнейшего развития и расширения наряду с развитием компании.

Помимо вышеперечисленных причин, компании необходимо расширять штат менеджеров, что позволит увеличить количество выполненных заказов и повысить доход компании. Однако, поскольку деятельность компании нельзя назвать автоматизированной, то в первую очередь, необходимо автоматизировать её процессы, что позволит оформлять заказы заказчиков быстрее, повысив тем самым производительность менеджеров. После автоматизации необходимо рассматривать текущую ситуацию на рынке и в компании и принимать решение о расширении штата менеджеров.

Рассматривая вышеперечисленные проблемы, можно выделить наиболее значимые цели замены действующей информационной системы, а именно: сокращение времени работы с заявкой не менее, чем на 20%; сокращение количества ошибок в документе, связанных с человеческим фактором; сокращение времени на расчет заработных плат водителям; сокращение времени на контроль и его усиление за транспортными средствами. Все это приведет к тому, что увеличится производительность сотрудников компании, вследствие чего увеличится количество и качество выполняемых заявок. Это ожидаемые результаты наиболее явно отразятся в положительную сторону на прибыли транспортной компании.

Из всего вышесказанного следует, что новая информационная система должна выполнять следующие функции (или иметь потенциал для дальнейшего развития):

1. Контроль за обслуживанием транспортных средств.
2. Автоматизированное формирование путевых листов и прочих документов.
3. Автоматизированный расчет заработных плат водителям.
4. Планирование затрат.

Согласно рассмотренным выше требованиям, необходимо проанализировать наиболее популярные классы информационных систем для определения наиболее подходящего под поставленные задачи.

Классы информационных систем

Прежде всего, необходимо дать определение информационной системы для дальнейшей работы с этим понятием. Существует большое количество определений информационной системы, необходимо рассмотреть некоторые из них. Итак, информационная система (ИС) – это среда, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди и т.д. Основная цель информационной системы – организация хранения, обработки и передачи итоговой информации, необходимой для принятия решения. Информационная система представляет собой человеко-компьютерную систему обработки информации [1]. Согласно ГОСТ 34.321-96, информационная система – система, которая организует хранение и манипулирование информацией о предметной области. Однако, наиболее полное определение можно считать следующее: Информационная система – это совокупность программных и аппаратных средств, а также организационное обеспечение, в совокупности оказывающие информационную поддержку человеку в различных сферах его деятельности. Это не только программный продукт и компьютеры с сетевым оборудованием, но и перечень регламентов и норм по эксплуатации системы, персонал, задействованный в процессах управления и администрирования всех ее компонентов и данные, которыми эта система управляет [2].

Информационные системы делятся на различные категории – классы, каждый из которых предназначен для решения определенных задач. Ниже будут рассмотрены основные классы ИС, применяемые в российских компаниях, а именно: MRP, MRP II, ERP, ERP II, CRM, SCM, TMS, CSRP [5].

ГЛАВА 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ МОДЕЛИ «TO-BE»

2.1 Построение модели работы проектируемой ИС

Прежде чем приступать к доработке и адаптации новой информационной системы, необходимо разобраться, как конкретно устроена и работает выбранная информационная система. Необходимо понять логику работы выбранной информационной системы, чтобы определиться с теми задачами, которые будут реализованы в новой системе для адаптации её к реалиям транспортной компании ООО «Логистика-авто».

Так как выбранная информационная система является авторской конфигурацией, у неё на текущий момент отсутствует документация. Следовательно, необходимо самостоятельно построить модель «AS-IS» использования ИС при работе с заявкой заказчика, для дальнейшей работы.

Модель работы выбранной конфигурации 1С проектировалась на основе изучения самой информационной системы, а также на основе взаимодействия непосредственно с самим разработчиком конфигурации.

Рассматриваемая система значительно отличается от той системы, которая использовалась ранее в компании. Алгоритм работы включает в себя создание 5 различных документов конфигурации от принятия заказа до последующей обработки выполненного заказа, при условии, что заказ выполняется транспортным средством компании. В противном случае, необходимо создать 6-7 документов, справочников конфигурации для прохождения всего цикла заявки.

Построив модель «AS-IS» использования разрабатываемой ИС при работе с заявкой заказчика и сравнив с моделью «AS-IS» использования действующей в компании информационной системы можно видеть, что они значительно отличаются друг от друга, однако в своей основе имеют примерно одинаковую логику работы. В новой информационной системе недостает некоторых важных данных для работы, таких как: печатные формы документов, самих документов, различных реквизитов и справочников.

Модель «AS-IS» использования выбранной информационной системы – 1С: Управление Автотранспортом представлена в виде блок-схемы на рисунках Д1-Д2 Приложения Д.

Для внедрения выбранной информационной системы необходимы следующие изменения в конфигурации создание печатных форм документов, создание всех необходимых документов/ справочников (счет на оплату, счет фактура, условия оплаты и т.д.), добавление необходимых реквизитов или данных для работы (условия оплаты, габариты груза и т.д.).

Из этих двух моделей («AS-IS» использования предыдущей информационной системы и новой информационной системы) необходимо составить единую модель «TO-BE», при этом необходимо соблюсти логику работы как новой системы, так и действующей. Данная модель будет являться конечным состоянием системы на момент внедрения. На основе этой модели будут составлены задачи для доработки и написано техническое задание на доработку выбранной ИС. Помимо «слияния» двух моделей «AS-IS» использования ИС, были внесены изменения в виды выдаваемых водителям документов и формируемых документов менеджером. Такой документ, как «Аренда автотранспорта» в модели «TO-BE» был заменен на более совершенный документ «Договор подряда», который в свою очередь является основанием для следующих документов: «Спецификация», «Акт передачи ТС водителю», «Акт возврата ТС заказчику». Изменение документа обусловлено инцидентом, произошедшим в компании, который показал несовершенство документа «Аренда автотранспорта». Таким образом, появились новые виды документов в модели «TO-BE», более того, такой документ как «Спецификация» составлялся и подписывался ранее после выполнения заказа, однако такой подход в корне неверный. Документ «Спецификация» должен быть сформирован и подписан до выполнения заказа. Ранее, этот документ формировался менеджерами вручную. В модели «TO-BE» эти и другие виды описанных ранее документов будут формироваться автоматически в надлежащем порядке. При этом следует учесть, что к каждому путевому листу выдается только 1 договор подряда, но может содержаться несколько спецификаций, поскольку в маршрутном листе может быть несколько заказов, а спецификация формируется к каждому заказу. Также документ «Акт передачи ТС водителю» выдается один раз водителю перед выполнением заказа. И документ «Акт возврата ТС заказчику» выдается на подпись водителю после выполнения заказа и возврата водителя на базу. Результат проектирования модели «TO-BE» можно видеть на рисунках Е1 – Е3 приложения Е. Далее необходимо рассмотреть список доработок выбранной информационной системы.

2.2 Определение списка доработок новой ИС

Из построенной модели «TO-BE», можно видеть те изменения, которые необходимо внести в новую ИС, прежде чем внедрять её в компанию. Эти изменения или доработки можно выделить в отдельные области для последующей доработки:

1. Область «Создание печатных форм».
   1. Создание печатной формы документа «Договор на перевозку груза» («Договор заявка»).
   2. Создание печатной формы документа «Счет на оплату».
   3. Создание печатной формы документа «Счет фактура».
   4. Создание печатной формы документа «Акт выполненных работ» («Реализация Услуг»).
   5. Создание печатной формы документа «Договор подряда».
   6. Создание печатной формы документа «Спецификация» к договору подряда.
   7. Создание печатной формы документа «Акт передачи ТС подрядчику» к договору подряда.
   8. Создание печатной формы документа «Акт возврата ТС заказчику» к договору подряда.
2. Область «Добавление дополнительных данных».
3. Заполнение характеристик груза в заявке (габариты груза, страховка груза, ценность груза).
4. Заполнение в заявке расчетных единиц, условий оплаты, тарифа, стоимости перевозки, основного тарифа, предоплаты, стоимости основного тарифа, диспетчерских услуг, услуг наемного транспорта, доп. услуг, скидок, суммы, условия оплаты с наемником.
5. Добавление ставки НДС при работе на субподряде.
6. Область «Обмен данными».
7. Загрузка данных из действующей конфигурации 1С в новую, т.е. создание внешней обработки для загрузки данных (контрагентов, ТС, организаций и т.д.).
8. Изменение внешней обработки по передаче данных из УАТ в Бухгалтерию (изменение списка передаваемых данных, изменение обработки для использования в Бухгалтерии 8.2).
9. Отображение статусов оплаты в УАТ.
10. Область «Другие изменения».
11. Изменение документа «Реализация услуг»
12. Автоматическое заполнение банков по БИК

Ранее, в системе были реализованы печатные формы документов: «Счет на оплату», «Счет фактура», «Реализация товаров и услуг», «Договор заявка», «Договор с наемным перевозчиком». Однако, в выбранной системе таких документов и печатных форм нет. Исходя из этого, первостепенной задачей является создать печатные формы этих документов, согласно соответствующим шаблонам. Более того, необходимо поднять уровень автоматизации транспортной компании с лоскутного уровня на более высокий, следовательно, необходимо добавить печатные формы документов, формируемые автоматически на основе данных, заполненных пользователем в процессе оформления заявки. Необходимо помимо описанных выше печатных форм документов добавить следующие печатные формы: «Договор подряда», «Спецификация», «Акт передачи ТС подрядчику», «Акт возврата ТС заказчику».

Необходимо определить, что понимается под созданием печатных форм, создание печатной формы документа подразумевает формирование печатной формы по заранее определенному алгоритму и шаблону, исходя из ранее записанных пользователем данных конфигурации. Для формирования печатной формы документа, отсутствующего ранее в конфигурации, как правило, требуются данные, которые необходимо добавить в конфигурацию. Далее, добавленные поля, документы, реквизиты, будут использованы и в других задачах в ходе цикла выполнения заявок, следовательно, необходимо учитывать где и каким образом эти данные будут использоваться в дальнейшем.

Однако, если такие документы как «Счет фактура», «Счет на оплату» формировать в выбранной информационной системе не обязательно, поскольку эти документы составляются на основе данных Договор заявки и в последующем экспортируются в конфигурацию Бухгалтерии, то остальные документы необходимо реализовать в системе в полной мере. Так, договор подряда является основанием для следующих документов: «Спецификация», «Акт передачи ТС подрядчику», «Акт возврата ТС заказчику». Эти документы должны формироваться из формы самого документа «Договор подряда». Более подробно формирование печатных форм документов и создание документов в конфигурации рассматривается в Техническом Задании.

Автоматизация документооборота компании предоставит массу преимуществ, во-первых, значительно уменьшатся временные затраты на формирование и заполнение вручную перечисленных выше документов, во-вторых, это поможет избежать ошибок в заполнении документов, связанных с человеческим фактором, более того, документы компании приобретут более унифицированный вид.

Помимо добавленных данных (полей, реквизитов) в конфигурацию при создании документов и печатных форм, необходимо добавить ключевые данные для компании: характеристик груза, условия расчета с заказчиком и поле ставки НДС при работе по схеме субподряда.

Компании необходимо обладать информацией, какой груз, в каком количестве, какой ценности она везет. Также необходимо обладать информацией был ли застрахован груз. Страховка груза зависит от определенной ценности груза. Если ценность груза не превышает 1 200 000 рублей, то груз страховать не обязательно, в противном случае, согласно внутреннему уставу компании, страховка груза обязательна. Помимо этих данных заполняются также данные о погрузке (верхней/ боковой) в кузов транспортного средства. Все эти данные необходимы как для основания каких-либо действий менеджера, так и для контроля за работой менеджера.