Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования. Использование баз данных и информационных систем становится неизменной составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. Большую актуальность приобретает освоение принципов построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов. Одним из таких продуктов являются системы управления базами данных.

Покупка сырья и материалов реализуется при помощи вычислительной техники. Именно для упрощения ввода, хранения и получения информации, и разрабатывается данная информационная система.

Целью исследования в данной курсовой работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов».

Для достижения поставленной цели были поставлены следующие задачи:

• описать предметную область;
• сделать анализ бизнес-процесса «покупка сырья и материалов»
• охарактеризовать информационные потоки;
• обосновать проектные решения по реализации операций бизнес-процесса «покупка сырья и материалов»;
• разработка концептуальную модель информационной системы;
• построить функциональную модель информационной системы;
• разработать архитектуру информационной системы;
• определить требования к информационной системе;
• разработать структуру базы данных информационной системы;
• формализовать описание информационных запросов пользователей;
• предложить способы защиты базы данных;
• обосновать экономическую эффективность информационной системы.

Объектом исследования является бизнес-процесс «Покупка сырья и материалов».

Предметом исследования являются проектирование информационной системы бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов».

Информационной базой для написания курсовой работы были теоретико-методологические пособия, учебно-справочная литература.

Для решения поставленных задач использовались такие методы исследования, как теоретический анализ, системный анализ, CASE-моделирование, проектирование.

Курсовая работа состоит из введения, трех разделов, выводов, списка литературы.

Работа изложена на 39 страницах. Материал курсовой работы иллюстрируют 16 рисунков и 2 таблицы.

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 Общая характеристика предметной области проектирования

Проектируемая информационная система предназначена для автоматизации операций покупки сырья и материалов.Данный бизнес-процесс является неотъемлемой частью многих экономических субъектов, в частности, промышленных предприятий, строительных организаций, предприятий пищевого производства и других. Основная цель разработки информационной системы – сократить время на ввод данных, поиск и обработку информации, составление отчетов.

Предметной областью проектирования является процесс покупки сырья и материалов.

Основной задачей бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов» является своевременное снабжение предприятия необходимым сырьем и материалами для бесперебойного процесса производства.

На реализацию операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов» управленческое влияние оказывают такие субъекты, как менеджер по закупкам (диспетчер), поставщик материалов и сырья, менеджер по складским операциям, бухгалтер.

В рамках бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов» основными функциями работы менеджера по закупкам сырья и материалов являются:

• постоянно обеспечивать наличие материалов и сырья;
• поиск поставщиков;
• формирование заказов для поставщиков;
• обобщать информацию и предоставлять ее в другие отделы;
• отслеживание выполнения заказа;
• мониторинг рынка поставщиков;
• обеспечивать требуемое количество товаров на складе;
• контроль движения доставки заказа;
• контроль качества поставляемых материалов и сырья.

Функции бухгалтера в реализации бизнес-процесса заключаются в ведение учетной документации, составление приходных накладных и расчетно-платежных ведомостей.

Функции менеджера по складским операциям в покупке сырья и материалов:

• принятие сырья и материалов на склад;
• ведение учетной документации.

Основной функциейпоставщикаявляется поставка сырья и материалов согласно требованиям заказа и условиям договора сотрудничества с предприятием.

• 1. Описание бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов»

Бизнес-процесс «Покупка сырья и материалов» включает в себя шесть подпроцессов:

• планирование закупки сырья и материалов;
• поиск поставщика;
• заключение договора о сотрудничестве с поставщиком;
• формирование заказа;
• доставка заказанных материалов и сырья поставщиком;
• оприходование заказа.
• оплата заказа;

Процедура бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов» представлена на рис.1.1.

Рис.1.1 Процедура бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов»

Рассмотрим более подробно подпроцессы бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов».

Планирование сырья и материалов на предприятии представляет собой определениепотребности в материальных ресурсах по специфициро­ванной номенклатуре на согласованный период планирования.

Процесс планирования предусматривает такие этапы, как:

• исследование рынка сырья и материалов;
• определение потребности предприятия по всей номенклатуре потребляемых материалов;
• составление плана закупок материалов;
• стоимостный анализ заготовительного предприятия.

Выбор поставщика зависит от ряда факторов. Поставщик должен удовлетворять по качеству и объему поставляемой продукции, условиям доставки продукции, цене и уровню обслуживания. Немаловажным при выборе предприятием поставщика является местонахождение, развитость инфраструктуры, финансовое положение, его техническое состояние, трудовые отношения.

Заключение договора о сотрудничестве происходит после полного согласования условий обеими сторонами. Важнейшей частью этого процесса является утверждение договорных цен на поставляемую номенклатуру и согласование сторон о способах и сроках доставки будущих заказов.

При условии, что предприятие удовлетворяют услуги поставщика и нет необходимости в другой продукции, то при взаимодействии с этим поставщиком данные подпроцессы не повторяются.

Формирование заказа осуществляется менеджером по закупке. Заказ может быть сформирован на основании плановых закупок или внеплановой потребности предприятия в сырье и материалах. Обязательными атрибутами сформированного заказа являются код и тип продукции, ее количество, дата формирования и предполагаемая дата доставки.

После формирования структуры заказа менеджер по закупкам направляет заявку на заказ поставщику. После подтверждения поставщиком принятия заказа осуществляется доставка материалов и сырья.

Процесс доставки заказа также контролируется менеджером по закупке. После доставки заказа на предприятия поставщик обязан передать товарную накладную и другую сопроводительную документацию, которую менеджер по закупкам своевременно передает менеджеру по складским операциям.

Оприходование заказа – компетентность менеджера по складским помещением. Данный работник принимает доставленные сырье и материалы, составляет товарную ведомость, ставит их на учет. Документацию передает бухгалтеру.

Оплата товара осуществляется после соответствующего документирования бухгалтером предприятия.

Функциональная модель бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов» представлена на рис.1.2..

Рис.1.2 Функциональная модель бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов»

В качестве функциональных блоков выступают основные операции бизнес-процесса: формирование плана заказов, выбор поставщика, оформление заказа, доставка заказа, оприходования сырья и материалов, оплата заказа.

Основными механизмами являются руководитель предприятия, менеджер по закупкам, менеджер по складским помещениям, поставщик, бухгалтер.

Управление осуществляется стратегией развития предприятия, планами закупок, сопроводительной документацией, внутренней документацией предприятия, информацией о поставщиках, бухгалтерской отчетностью, бюджетом предприятия.

1.2 Характеристика информационных потоков предметной области

Информационный поток как элемент системы закупок функционирует по правилами определенной информационной системы на предприятии. На предприятии припринятиитехилииныхрешенийвсегдасуществуютопределенныеинформационныепотребности,классифицированныевсоответствиисфункциональнымназначением.Тоестьдляреализацииобщихфункцийуправления,вчастностиорганамипрогнозирования,планирования,регулирования,мотивациииконтроля,необходимасоответствующаяинформация.Именноэтимвызванацелесообразность создания информационныхсистем,благодарякоторымобеспечиваетсянепрерывныйдоступкактуальной,точнойиправдивойинформации

Информационный поток – это совокупность сообщений, который циркулируют в системе закупок или между системой закупок и внешней средой, необходимых для управления и контролем за процессами системы закупок.

Информационная потребность оперативной закупочной деятельности предприятия диктуется необходимостью организации получения, обработки и доставки материалов и сырья так, как это необходимо для бесперебойной организации производственного процесса. Оперативный информационный поток охватывает обработкой информации о запасах сырья и материалов, управления заказами, операциями взаимодействия с поставщиком, операциями взаимодействия отдела закупок и отдела складирования, оперативного учета материальных ресурсов.

Главным заданием информационных поток системы закупок сырья и материалов является предоставление полноценной и достоверной информации о состоянии запасов, на основании которых будут сформированы заказы необходимых материальных ресурсов. Управление запасами сводится к использованию входной информации для строгого исполнения планов закупок, чтобы производственная система предприятия не испытывала нехватки ресурсов, необходимых для работы в плановом режиме. Для поставок необходима информация, которая годна для подготовки, изменения или отмены заказа на закупку в соответствии с договоренностью с поставщиком. Таким образом, координационный поток обеспечивает предприятие информацией о плановых параметрах его деятельности, а оперативный покое необходим для управления повседневной работой предприятия.

Информационный поток системы закупки сырья и материалов формируется в языковых, бумажных, электронных формах, а потом генерируется с товарными, финансовыми потоками при взаимодействии с внешней и внутренней средой.

Как уже говорилось, информационные потоки передается непрерывно и разными способами. Каждое из направлений взаимодействия подразделений и взаимодействия предприятия с внешней средой сопровождается передачей внушительного массива данных. Основные информационные потоки системы закупок сырья и материалов представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Основные информационные потоки отдела снабжения