Файл: Адаптация персона в организациях разных типов (подробно).pdf

Результатом успешно реализованной программы адаптации станет показатель длительности работы сотрудника в конкретном учреждении. Успех адаптационной процедуры во многом зависит и от второй стороны, участвующей в процессе, — руководителя или наставника. Их желание помочь новичку поможет последнему освоиться в организации как можно быстрее.

1.4 Способы адаптации персонала

Процедура адаптации может проходить через:

• руководителя;
• коллег;
• координатора;
• систему приятелей “buddy”;
• наставничество.

Сотрудник компании в роли приятеля “buddy” может быть любого возраста и статуса. Как правило, такая деятельность не оплачивается дополнительно. Основная мотивация “buddy” — это положительные отзывы о его деятельности и возможность помочь другому человеку. Решение стать “buddy” сотрудник должен принимать добровольно и без принуждения со стороны начальника. В противном случае формальное отношение к этой роли сведет на нет всю плюсы такого способа адаптации.

Методы адаптации персонала

Методы профессиональной и корпоративной адаптации персонала варьируются в зависимости от должности, особенностей бизнес-процессов и уровня квалификации сотрудника. На практике многие компании разделают методы адаптации для:

• молодых сотрудников и выпускников;
• сотрудников на позиции массового подбора;
• высококвалифицированных специалистов;
• менеджеров руководящего звена.

Комплексы мероприятий и затраты на адаптацию этих категорий будут сильно отличаться. Наиболее распространенные и часто практикуемые методы адаптации квалифицированного персонала включают в себя:

• различные вводные и командные тренинги;
• тренинги на освоение моделей поведения;
• инструктаж в подразделениях;
• регулярные совещания с линейным руководителем;
• план работ и заданий на испытательный срок;
• онлайн обучение через интернет-сайт;
• наставничество и систему “приятелей”
• неформальные кофе-брейки и совместное времяпровождение с коллективом.

Молодые специалисты обычно требуют более детального введения в должность и дополнительного обучения. Дополнительные методы адаптации таких сотрудников могут включать:

• различные формы сопровождения — наставничество, коучинг, менторство;
• закрепления нового специалиста за опытным сотрудником;
• профессиональные онлайн тренинги, аттестации и инструктажи;
• краткосрочная ротация молодого сотрудника между различными подразделениями и стажировки.

Все эти мероприятия нацелены на то, чтобы молодой сотрудник быстро и качественно освоил практические умения и навыки, нужные компании. Различные формы сопровождения также нацелены на трансляцию мисси, стратегий и ценностей компании и создание ощущения вовлеченности сотрудников в жизнь команды. Сотрудники на должности массового набора обычно в ходе ввода в должность проходят минимальную адаптацию, которая включает:

• обязательное обучения по технике безопасности и профессиональные инструктажи;
• детальный инструктаж в подразделении;
• на первое время закрепления нового специалиста за опытным сотрудником — краткосрочная стажировка.

Процесс адаптации сотрудника на руководящей позиции в большинстве случаев носит индивидуальный характер и проходит по уникальному сценарию.

В Европе используется более широкий термин «менторинг» (с англ. mentoring — наставничество). Он означает достижение более отдаленной цели — развитие кадрового резерва. Обязанности и задачи наставника прописываются в Положении о наставничестве. Не каждый сумеет работать наставником. Для этого необходимо иметь ряд качеств — способность обучать, влиятельность, ответственность, умение мотивировать.

1.5 Методы адаптации персонала в организациях

Программа исследования системы адаптации персонала выделяет следующие формы адаптации персонала:

• наставничество (оказание помощи на начальном этапе работы более опытным сотрудником путем консультирования, ввода в курс дела, помощь в знакомстве с коллективом);
• посещение тренингов и семинаров (обучение и развитие определенных навыков работника, например, коммуникативных, навыков ораторского мастерства, подготовка презентаций, развитие стрессоустойчивости и прочее);
• беседа (ознакомительная беседа новичка с менеджером по персоналу, руководителем, сотрудником отдела кадров, при которой сотрудник получает ответы на имеющиеся у него вопросы);
• специализированная программа (например, обучающие фильмы или командные ролевые игры, направленные на сплочение коллектива);
• экскурсия (обзорная экскурсия по организации, ее структурным подразделениям, территории, ознакомление с историей компании, сотрудниками, корпоративной культурой);
• запрос обратной связи (по завершению периода привыкания и прохождения испытательного срока работнику предлагают заполнить анкету-отзыв);
• прочие методы (корпоративные мероприятия, аттестации, тестирования, обучения и т. д.).

Глава II. 2.Примеры адаптации

2.1 Задачи отдела управления персоналом в построении системы адаптации

Обычно в крупных компаниях ответственность за создание эффективной системы введения в компанию и должность несет отдел кадров. Он должен:

1. Сформулировать принципы и правила адаптации персонала для компании;
2. Составить перечень методов адаптации новых сотрудников, которые приемлемы для корпоративной культуры компании и соответствуют бюджету;
3. Разработать инструменты адаптации;
4. Составить регламент и процедуры адаптации нового сотрудника;
5. Составить план мероприятий по вводу персонала в должность;

Проводить оценку эффективности адаптационных мероприятий.

Основные ошибки при адаптации сотрудников

Обычно основные причины, заставляющие нового сотрудника принять решение уйти из компании во время испытательного срока связаны: с неверным представлением о работе; некорректными установками, данными во время ввода в должность; неправильными ожиданиями. Часто компании допускают следующие ошибки и упущения в процессе адаптации сотрудников: зачастую слишком позитивное позиционирование организации перед кандидатом на должность на этапе подбора, из-за чего у соискателя формируются завышенные ожидания. Компания нанимает сотрудников, чьи компетенции выходят за рамки должностных обязанностей. В результате новые сотрудники не используют весь свой ресурс и быстро утрачивают удовлетворенность трудом. Не информируют сотрудников об условиях труда, особенностях рабочего места. Например, некоторые сотрудники не могут привыкнуть к работе в “открытом пространстве” (open space). Не готовят морально к работе в условиях субординации. Не все сотрудники готовы к работе под давлением, в режиме цейтнота, с авторитарным стилем руководства. Не предупреждают новопринятых об особенностях корпоративной культуры и правилах организационного поведения.

Способы ускорения и удешевления адаптации

Как обучать персонал, быстрее выводить новичков в бой, но не тратить много ресурсов впустую?

Есть 2 пути сокращения этих затрат:

1. Сокращение времени на усвоение и запоминание информации.
2. Сокращение времени, которое компания тратит на обучение.

Рассмотрим каждый из них и начнем с первого пути.

7 способов ускорить процесс запоминания

Есть простые и базовые вещи, внедрив которые, можно получить 2-х кратное улучшение запоминания новой информации

1. Инфографика и блок-схемы.

При восприятии информации человек раскладывает ее по полочкам, создавая структуру или смысловую карту. На это уходит много ресурсов, поэтому обучающему целесообразно подготовить красочные блок-схемы в виде инфографики заранее.

Такая подготовка позволит сразу раскладывать на нужные полочки весь воспринимаемый материал. Текст, структурированный в блок-схемах, экономит мозговые ресурсу новичка на их самостоятельное выстраивание. Этот подход многократно ускоряет запоминание новой информации, делает его более простым. Так происходит потому, что к каждой смысловой единице привязана картинка, которая активизирует ассоциативную память.

2. Видеоматериалы.

Не зря YouTube стал вторым в мире поисковиком после Google. Люди лучше воспринимают информацию через видео, т.к. оно воздействует на большее количество каналов восприятия: одновременно есть картинка и звук, а если встроить субтитры, человек сможет еще и читать. Таким образом, все внимание полностью погружается в процесс восприятия и посторонним мыслям сложно помешать запоминанию. Например, если обучение новых сотрудников руководителем длится 2 часа, за счет видео-обучения можно сократить эту инвестицию до 20 минут.

3. Карточки вместо длинных текстов.

Когда компания быстро развивается, постоянно появляются новые технологии и регламенты, которым необходимо как можно скорее обучить персонал и внедрить в работу. Чаще всего, особенно если предприятие большое, применяются многостраничные инструкции. Информация в них важная, но как воспринимается большой объем текста? Как правило, такие инструкции не работают. Если нельзя уйти от длинных инструкций и регламентов, нужно делать из них простые, короткие и информативные карточки, содержащие только суть вопроса.

Карточки могут находиться под рукой, их можно быстро найти, посмотреть и вспомнить забытый нюанс. Это позволяет избежать ошибок, экономя средства компании еще и на их устранение. Стажеры не пугаются кратких и емких карточек, в отличие от многотомных регламентов и это сокращает текучку во время введения в должность.

4. Нестандартные вопросы, на которые нужно искать ответ.

Какая методичка лучше запомнится: в которой нужно найти ответ на заданный вопрос или которую нужно просто прочитать и запомнить? Знания, добытые самостоятельно, запоминается лучше. Очень эффективно дать специалисту список вопросов и материал, в котором он должен найти ответ, попросить кратко записать ответы, например, как в Twitter не более 144 символов. Как показывает практика, если новичок прочитает большой объем информации, чаще всего, он возвращается с пустой головой. А если дать список вопросов, то информация воспринимается более осознанно, так как он проживает ответ. Так можно исключить необходимость в проведении обучения: дать материал, список вопросов и обозначить время на то, чтобы подготовить письменный ответ. Вопросы можно совершенствовать, например, дать задачу найти ответ на возражения клиента.

5. База знаний.

Руководитель может заранее подготовить простые и лаконичные ответы на часто задаваемые вопросы. Это сэкономит время наставников и устранит эффект глухого телефона. Часто наставники доносят ответы на вопросы новичка или передают им информацию через призму своего сознания, в итоге получается глухой телефон.

База знаний позволяет исключить такую ошибку и обеспечивает возможность обращаться к ней всякий раз, когда возникает необходимость изучить какую-то тему, специалисту достаточно будет зайти в соответствующую папку.

6. Истории.

В историях из практики компании зашиты правила эффективности: как делать можно, а как нельзя. В истории легко включить нюансы из корпоративной культуры, морали, ценных данных. Ведь именно через истории люди легко и без усилий запоминают все, что вам нужно. Можно рассказать историю про клиента, в работе с которым возникла проблема, обусловленная отсутствием знания какого-либо правила; рассказать о том, как много времени и денег потерял менеджер из-за ошибки.

Очень действенно к обучающим материала прикладывать видео, на которых коллеги рассказывают свои личные истории из жизни или профессионального развития, затем объясняют как нужно действовать исходя из тех ошибок, что были совершены. Благодаря историям новичкам не приходится объяснять почему следует делать так, а не иначе. С помощью этого метода, стажер словно проживает приведенные истории сам, они словно становятся его личным опытом.

7. Поэтапное обучение, когда нужно запомнить большой объем.