Файл: Этапы внедрения проектных технологий в организацию.pdf

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время проектный подход становится стандартным способом ведения бизнеса.
Факторы, которые обусловили то, что управлению проектами начали уделять все больше внимания:
1. Сокращение жизненного цикла продукта. При коротком жизненном цикле для компаний необходимо иметь в запасе новую продукцию и успеть выйти на рынок раньше своих конкурентов. Скорость здесь играет огромную роль. Организации используют методы управления проектами для более быстрого выхода новой продукции или услуги на рынок.
2. Огромная конкуренция. Современная экономика стирает рамки между региональными и национальными рынками. На открытых рынках требуются более дешевые, но в тоже время более качественные товары и услуги. В связи с этим внедрение систем управления качеством привело к управлению проектами.
3. Подъем объема знаний. В связи с тем, что проекты используют последние достижения науки и техники, рост объема знаний значительно усложняет проекты.
4. Уменьшение размера корпораций. В последнее время произошли резкие изменения в структурах многих организаций. Компании избавляются от лишних уровней управления. Это приводит к появлению новых единиц: руководителей проектов которые заменяют собой средний уровень управления и осуществляют координацию действий своих коллег и специалистов компаний-партнеров в направлении целей проектов компании.
5. Ориентация на клиента. Огромная конкуренция делает организации более зависимыми от степени удовлетворенности клиентов. Каждый клиент требует к себе особого внимания и удовлетворения своих потребностей.

Таким образом, в современном мире влияет много факторов, приводящих к необходимости применения инструментов управления проектами для решения проблем и расширения бизнеса.
Любой владелец компании задумывается над тем, как улучшить работу своей организации. Поэтому рассмотрим этапы внедрения проектов в организацию. Для этого используем литературу, в которой очень понятно и подробно разобран процесс управления проектами. Используя эти источники можно самостоятельно построить систему управления своим проектом.
 

1. Теоретические аспекты внедрения проектных технологий в организацию
1.1. Определение понятия проект

Единого, общепринятого определения понятия в литературе не существует, поэтому рассмотрим лишь его некоторые определения, используемые в управлении проектами.
1. Толковый словарь Webster's: «Проект (англ. Project) – это что-либо, что задумывается или планируется, большое предприятие.
2. Свод знаний по управлению проектами, РМI, США (Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, 2008): « Проект – временное предприятие, предназначенное для создания уникального продукта или услуги».
3. Английская Ассоциация менеджеров проекта: «Проект — это отдельное предприятие с определенными целями, часто включающими требования по времени, стоимости и качеству достигаемых результатов».

4. DIN 69901 (Германия) дает следующее нормативное определение понятия «проект»: «Проект — это предприятие (намерение), которое в большой степени характеризуется неповторимостью условий в их совокупности, например: заданием цели; временными, финансовыми, людскими и другими ограничениями; отграничениями от других намерений; специфической для проекта организацией его осуществления».

5. Мировой банк: «Понятие «проект» обозначает комплекс мероприятий, предназначенных для достижения в течение заданного периода и при установленном бюджете поставленных задач с четко определенными целями.
______________________
[Учебное пособие «Проектный менеджмент» для подготовки бакалавров и магистров направления «Менеджмент». ИЭиУ УдГУ, Ижевск, 2012] – c.5.

Анализируя перечисленные выше определения проекта, выделим следующие его основные признаки:
1. Признак «наличие цели». Каждый проект ориентирован на достижение определенной цели. Определение цели стоит, несомненно, и перед всей организацией в целом, в рамках которой осуществляется проект. Достижение цели определяет завершение проекта. Но цели проекта ограничены по времени. При успешном завершении проекта целевая установка, данная руководителю проекта заказчиком, отпадает.
2. Признак «изменения». Осуществление проекта всегда несет изменения вещественной системы или предметной области, в которой реализуется проект. По сути реализация проекта всегда связана с изменениями некоторой системы и является целенаправленным ее переводом из существующего в некоторое желаемое состояние.
3. Признак «ограниченность во времени». Любой проект имеет определенное начало и завершение, которые ограничивает продолжительность осуществления проекта. Начало проекта обычно ассоциируется с началом затрат усилий и средств на инициацию проекта. Завершение проекта наступает, когда достигаются цели проекта или когда становится ясно, что цели проекта не могут быть достигнуты и проект прекращается.
4. Признак «неповторимость». Неповторимость относится не к отдельным составляющим частям проекта, а к проекту в целом. Даже в проектах с высокой степенью новизны, несомненно, имеются процессы, которые характерны не только для данного проекта, но и используются во многих других проектах.

______________________________
[Учебное пособие «Проектный менеджмент» для подготовки бакалавров и магистров направления «Менеджмент». ИЭиУ УдГУ, Ижевск, 2012] – c.5-6.
5. Признак «ограниченность требуемых ресурсов». В каждом проекте используются различные ресурсы: финансы, люди, техника, оборудование, материалы и др. Объем выделяемых на проект ресурсов тесно связан с бюджетом и всегда конечен. Суть этого признака в том, что во всех случаях утвержденный вариант реализации проекта имеет спецификацию и график потребления ресурсов.
6. Признак «комплексность и разграничение». Комплексность проекта означает учет всех внутренних и внешних факторов, прямо или косвенно влияющих на результаты проекта. В то же время каждый проект имеет четко определенные рамки своей предметной области и должен быть отделен от других проектов или предприятий. Этот признак позволяет рассматривать проект как целостную комплексную систему с определенными характеристиками.
7. Признак «специфическая организация проекта». Организационный аспект проекта выделен в определении как «специфическая для проекта организация». Большинство крупных проектов не может быть сделано в рамках существующих организационных структур и требует на время реализации проекта создания «специфической для проекта организационной структуры». Одновременно для отдельных мелких или относительно простых проектов создание специальной организации не требуется и (или) неоправданно.

На основе анализа определений и признаков проекта можно сформулировать более общее определение этого понятия, которое удовлетворяет всем основным признакам и не противоречит ни одному из

приведенных определений.
_____________________
[Разу М.Л., Воропаев В.И., Якутии Ю.В. и др. Управление программами и проектами: 17-модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации». Модуль 8 — М: ИНФРА-М, 2000 -48-52 с.]

Проект - это ограниченное по времени, целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, с возможными ограничениями расходования средств и ресурсов и со специфической организацией.
 

1.2. Классификация проектов

Многообразие проектов, с которыми приходится сталкиваться в реальной жизни, очень велико. Они могут сильно отличаться по сфере приложения, содержанию предметной области, схемам финансирования, масштабам, длительности, составу участников, степени сложности и т.д.

Мы рассмотрим «классические» типы «нормальных» проектов, классифицированные по масштабам, качеству исполнения, ограниченности ресурсов, конструктивному исполнению, срокам реализации, участникам (рис.1) И остановимся на более подробном описании некоторых видов проектов.

Малые проекты невелики по масштабу, просты и ограничены объемами.

Малые проекты допускают ряд упрощений в процедуре проектирования и реализации, формировании команды проекта (можно просто кратковременно перераспределить интеллектуальные, трудовые и

материальные ресурсы). Одновременно с тем затруднительность исправления допущенных ошибок в связи с недостатком времени на их устранение требует весьма тщательного определения объемных характеристик проекта, участников проекта и методов их работы, графика проекта и форм отчета, а также условий контракта.
_____________________
[Учебное пособие «Проектный менеджмент» для подготовки бакалавров и магистров направления «Менеджмент». ИЭиУ УдГУ, Ижевск, 2012] – c.7.

Мегапроекты — это целевые программы, содержащие множество

взаимосвязанных проектов, объединенных общей целью, выделенными ресурсами и отпущенным на их выполнение временем. Такие программы могут быть международными, государственными, национальными, региональными (например, развитие свободных экономических зон, республик, малых народностей Севера и т. д.), межотраслевые (затрагивать интересы нескольких отраслей экономики), отраслевые и смешанные. Как правило, программы формируются, поддерживаются и координируются на верхних уровнях управления: государственном (межгосударственном), республиканском, областном, муниципальном и т. д.

Рис. 1

«Источник: Учебное пособие «Проектный менеджмент» для подготовки бакалавров и магистров направления «Менеджмент». ИЭиУ УдГУ, Ижевск, 2012] – c.8.
Мегапроекты обладают рядом отличительных черт:
• высокой стоимостью
• капиталоемкостью — потребность в финансовых средствах в таких проектах, как правило, требует нетрадиционных (акционерных, смешанных) форм финансирования, обычно силами консорциума фирм;
• трудоемкостью;
• длительностью реализации: 5—7 и более лет;
• необходимостью участия других стран;
• отдаленностью районов реализации, а следовательно, дополнительными затратами на инфраструктуру;
• влиянием на социальную и экономическую среды региона и даже страны в целом.
Сложные проекты подразумевают наличие организационных или ресурсных задач, решение которых предполагает нетривиальные подходы и повышенные затраты на их решение. Естественно, на практике встречаются «скошенные» варианты сложных проектов с преобладающим влиянием какого-либо из перечисленных видов сложности — например, использование нетрадиционных технологий строительства, значительное число участников проекта, сложные схемы финансирования и др. — все это суть проявления сложности проектов.
Краткосрочные проекты обычно реализуются на предприятиях по производству новинок различного рода, опытных восстановительных работах. На таких объектах заказчик обычно идет на увеличение окончательной (фактической) стоимости проекта, против первоначальной, поскольку более всего он заинтересован в скорейшем его завершении.
Бездефектные проекты в качестве доминирующего фактора используют повышенное качество. Обычно стоимость бездефектных проектов весьма высока и измеряется сотнями миллионов и даже миллиардами долларов (например, атомные электростанции.
Международные проекты обычно выделяются значительной сложностью и стоимостью. Их отличает также важная роль в экономике и политике тех стран, для которых они разрабатываются. Эти проекты обычно основаны на взаимодополняющих отношениях и возможностях партнеров. Нередко для решения задач таких проектов создаются совместные предприятия, объединяющие двух или более участников для достижения некоторых коммерческих целей под определенным совместным контролем. При этом каждый партнер вносит свой вклад и определенным образом участвует в прибылях.
 

1.3. Концепция и базовые понятия управления проектами

Проект функционирует в определенном окружении, включающем внутренние и внешние компоненты, учитывающие экономические, политические, социальные, технологические, нормативные, культурные и иные факторы.
___________________
[Разу М.Л., Воропаев В.И., Якутии Ю.В. и др. Управление программами и проектами: 17-модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации». Модуль 8 — М: ИНФРА-М, 2000 - 48-52 с.]

Проект всегда нацелен на результат, на достижение определенных целей, на определенную предметную область. Реализация проекта осуществляется полномочным руководством проекта, менеджером проекта и командой проекта, работающей под этим руководством, другими участниками проекта, выполняющими отдельные специфические виды деятельности, процессы по проекту. В работах по проекту — как правило, на условиях частичной занятости — могут участвовать представители линейных и функциональных подразделений компаний, ответственных за выполнение возложенных на них заданий, видов деятельности, функций, включая планирование, руководство, контроль, организацию, администрирование и другие общесистемные функции.

Управление проектом представляет собой методологию организации, планирования, руководства, координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта (говорят также проектного цикла), направленную на эффективное достижение его целей путем применения системы современных методов, техники и технологий управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству.

Для эффективного управления проектами система должна быть хорошо структурирована. Суть структуризации (говорят также декомпозиции) сводится к разбивке проекта и системы его управления на подсистемы и компоненты, которыми можно управлять.
Основной структурной единицей участников проекта является команда

проекта специальная группа, которая становится самостоятельным участником проекта (или входит в состав одного из этих участников) и осуществляет управление инвестиционным процессом в рамках проекта.
_________________
Учебное пособие «Проектный менеджмент» для подготовки бакалавров и магистров направления «Менеджмент». ИЭиУ УдГУ, Ижевск, 2012] – c.9-11.