Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Расчет заработной платы».pdf

Введение

На протяжении истории человечество накапливало знания, навыки работы, сведения об окружающем нас мире, иначе говоря, собирало информацию. Первоначально информация передавалась из поколения в поколение в устной форме. С возникновением книги появилась возможность хранить и передавать информацию в более надежном письменном виде. Прогресс науки обусловил изобретение телеграфа, телефона, радио, телевидения, средств, позволяющих оперативно передавать и накапливать информацию. Развитие в этой области привело к резкому росту количества и качества информации, в связи с чем вопрос о её хранении и обработки становился с каждым годом всё острее. С появлением электронной вычислительной техники заметно упростились способы хранения, и главное, обработки информации.

Развитие средств вычислительной техники приводит к совершенствованию компьютеров и программного обеспечения. Создаются программы, предназначенные для обработки больших потоков информации. С их помощью разрабатываются информационные системы. Основной целью любой информационной системы является обработка данных об объектах и явлениях реального мира и предоставление нужной человеку информации о них.

Под базой данных^[1] понимают хранилище структурированных данных, при этом данные должны отвечать определенным требованиям: непротиворечивость, минимальная избыточность и целостность. Базу данных можно определить как унифицированную совокупность данных. Сама БД должна быть спроектирована так, чтобы система БД функционировала как единое целое.

Правильно организованная БД обеспечивает удобный доступ к хранящейся в ней информации. При этом будет меньше затрачиваться времени и усилий на ввод данных в базу, внесение изменений и излечение данных из базы.

Актуальность данной проблемы очевидна, так как на сегодняшний день автоматизация процесса, связанного с расчетом заработной платы, обеспечит работникам бухгалтерии экономию времени, сил и средств.

В качестве темы курсовой работы было выбрано изучение возможности разработки регламента выполнения процесса «Расчет заработной платы».

Целью данной курсовой работы является разработка информационной системы, которая позволит автоматизировать деятельность по процессам, связанным с расчетом заработной платы.

1. Теоретическая часть

Автоматизация в бухгалтерском учете

Автоматизированная информационная система^[2] – совокупность различных программно-аппаратных средств, предназначеных для автоматизации деятельности, связанной с хранением, передачей и обработкой информации.

АИС предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру. В современном толковании в термин «ИС» вкладывается обязательно понятие автоматизируемой системы.

Автоматизированные ИС, учитывая их широкое использование в организации процессов управления, имеют различные модификации и могут быть классифицированы, например, по характеру использования информации или по сфере применения.

Автоматизация, АИС, комплексные информационные системы – многие об этом говорят, но не все понимают, что это такое и самое главное, нужна ли она вам. Если задаться вопросом, зачем нужна автоматизация, то сразу возникает другой вопрос: «а что такое автоматизация?».

Автоматизация – одно из направлений научно-технического прогресса, использующее саморегулирующие технические средства и математические методы с целью освобождения человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования информации, либо существенного уменьшения степени этого участия или трудоёмкости выполняемых операций. И не зависимо от того, много или мало функций, даже если вы используете компьютер для одной рутинной операции – это уже автоматизация.

Можно заметить, что компьютеры стоят сейчас на каждом столе в офисах, учебных заведениях и дома. Сейчас почти никто не перепечатывает документы по несколько раз на печатной машинке и не складывает массивы цифр в столбик – за человека всю эту работу выполняет компьютер, что стало удобным в использовании, при этом сокращая время работы с документацией.

Для большинства людей стало уже привычным делом создание документов в текстовом редакторе или строить графики в электронной таблице. Существует большое количество программ, которые в той или иной степени помогают выполнять наши повседневные задачи. На любом персональном компьютере можно найти массу программ или утилит, которые помогают делать нам то или иное действие. Действительно, зачем складывать числа в столбик, если за вас это может сделать ваш электронный помощник.

В своей деятельности бухгалтер сталкивается с обработкой большого количества информации. При этом цена его ошибки может быть крайне высока для предприятия. Если существуют инструменты, автоматизирующие процессы, возникающие в ходе повседневной деятельности, следует их использовать.

Необходимость автоматизировать процесс возникает, если эти процессы трудоемки и время, затрачиваемое на их выполнение, становится неприемлемым. Возьмём к примеру вопрос складывания большого количества чисел в столбик. До определенного предела с этим справляется один человек, затем нужно два, затем десять и так далее с увеличением объема работы. Возникает проблема, которую нужно решать. Есть несколько способов решения. Например, можно просто нанять десять человек и пусть себе считают. Это один путь. Нанимаются операторы, которые уже сами для себя создают таблицы Excel (в лучшем случае) и считают, считают, считают.

Есть и другой путь – найти или создать такой инструмент, который позволит одному человеку выполнять работу десятерых. Возьмём простой пример. Есть задача: заполнение базы данных по стандартным анкетам. Есть бумажные формы анкет, данные из которых заполняются в базу. Можно сначала заполнять анкеты, а затем операторы будут вводить эти данные в базу. Можно посадить достаточное количество операторов, которые будут этим заниматься, а можно создать такую систему, которая при помощи модуля распознавания и обычного сканера будет автоматически загружать данные в систему.

В данной работе будет разработана программа для автоматизации расчета заработной платы, что тем самым поможет автоматизировать работу работников бухгалтерии.

Описание предметной области

Среди наиболее трудоемких процессов бухгалтерского учета особое место занимают расчеты с работниками по оплате труда. Для работы на данном участке необходимы высокая точность, аккуратность, максимум внимания и своевременное выполнение всех расчетных операций. В роли объектов учета могут выступать десятки, сотни и даже тысячи человек, по каждому из которых нужно учитывать и обрабатывать достаточно большие объемы данных.

Особенно затрудняют работу бухгалтеров частые изменения правил расчета подоходного налога с физических лиц, где в качестве объекта налогообложения выступает совокупный доход сотрудников. Во-первых, бухгалтеру, нужно учесть все доходы работника, относящиеся к налогооблагаемому периоду. Во-вторых, он должен правильно определить и исключить из налогооблагаемой базы все необходимые вычеты, что требует знания множества нюансов. В-третьих, ему нужно корректно отразить в бухучете начисление, удержание и перечисление данного налога в бюджет.

Чем больше персонала на предприятии и чем разнообразнее виды начислений и удержаний, тем сложнее решать перечисленные задачи без применения компьютерных технологий. Поэтому многим бухгалтерам, ведущим данный участок учета, хотелось бы использовать автоматизированную систему, предназначенную для расчета зарплаты, а не проводить все расчеты вручную.

Что касается модулей расчета зарплаты, входящих в программные комплексы, то диапазон их функциональных возможностей варьируется в зависимости от величины и профиля предприятий, которым адресованы эти системы. Поэтому рассмотрим основные критерии, которыми следует руководствоваться при выборе системы расчета заработной платы для средних и крупных предприятий.

Прежде всего, в ней должны быть комфортные условия для настройки и ввода необходимых данных. Поэтому программа должна располагать развитой системой нормативно-информационных справочников - подразделений, сотрудников, профессий, должностей, начислений и удержаний, минимального размера заработной платы, подоходного налога и налоговых льгот, норм рабочего времени, шифров производственных заказов и т.д.

Следующим важным моментом является наличие функции ведения табелей, с поддержкой поденного и суммированного вариантов учета рабочего времени и, соответственно, возможности настройки различных графиков работы, включая графики, имеющие циклический (сменный) характер.

Далее следует обратить внимание на технологии расчета оплаты труда, реализованные в программном продукте. Как известно, на одном и том же предприятии могут трудиться и постоянные сотрудники, и совместители, и лица, нанятые на основании договоров. Кроме того, нередко бывает и так, что один и тот же сотрудник работает по совместительству в нескольких структурных подразделениях. Следовательно, программа должна справляться с расчетом зарплаты по различным категориям персонала.

Если предприятие работает в производственной сфере, то система обязана проводить расчеты не только в рамках повременной оплаты труда - по окладу или часовой тарифной ставке, но также поддерживать сдельную форму оплаты и проводить обработку индивидуальных и бригадных нарядов. Естественно, в программе должен быть предусмотрен автоматический расчет отпускных, выплат по больничным листам, различных надбавок (северных, за вредные условия труда и т.д.), пособий, доплат (например, за работу в ночное время или сверхурочные), регулярных и разовых премий. Также должно производиться и автоматическое удержание ссуд, алиментов и сумм по исполнительным листам. Помимо обеспечения поставки стандартного набора начислений и удержаний, нужно, чтобы система давала возможность настраивать и пользовательские алгоритмы расчета. Безусловно, в списке "обязанностей" программы должен присутствовать и такой важный пункт, как поддержка выплаты аванса и выплат в межрасчетный период.

Не секрет, что во многих организациях возникают проблемы со своевременной выплатой заработной платы. В этой связи приобретает особую значимость корректность расчета подоходного налога.

Удобно, когда программный продукт предусматривает учет приказов по персоналу и данные этих приказов можно использовать при расчете зарплаты и сумм начислений во внебюджетные фонды. Как известно, на каждом предприятии существуют группы работников с однотипными начислениями и удержаниями. Следовательно, для экономии времени бухгалтеров-расчетчиков система должна обеспечить и пакетный ввод и обработку информации.

Значительный комфорт при работе создает и наличие средств быстрого поиска и устранения неточностей при расчетах. Поэтому было бы желательно, чтобы программа выдавала подробный протокол-разъяснение по расчету полученных сумм, где будут отражены исходные данные, порядок расчета, расчетные формулы, промежуточные значения и конечные результаты. Кроме того, если бухгалтер по каким-то причинам желает внести коррективы в результаты автоматического расчета, то система должна помочь ему и в этом.

Еще одним важнейшим нюансом является возможность автоматического перерасчета сумм видов оплат и начислений в фонды, относящихся к закрытым периодам. Это позволит откорректировать данные в случае изменений законодательства, вступающих в силу "задним числом" или исправить выявленные ошибки.

Поскольку заработная плата является одним из важнейших элементов издержек производства и обращения, программа должна формировать широкий набор отчетов по видам оплат, заказам, бухгалтерским счетам, начислениям в фонды и т.д. Это требуется для целей оперативного управления предприятием и для расчетов с государством.

В круг задач, решаемых данной системой, непременно должны входить и печать расчетных, расчетно-платежных и платежных ведомостей, лицевых счетов, расчетных листков, налоговых карточек и т.д.

Идеально, когда модули расчета зарплаты, входящие в состав программных комплексов, кроме взаимодействия с подсистемой бухгалтерского учета, интегрируются с подсистемами ведения кассовых и банковских операций.

Как известно, налоговые инспекции требуют предоставление справок о доходах на магнитных носителях. Аналогичные требования предъявляют и отделения Пенсионного Фонда в части предоставления данных для персонифицированного учета взносов. Поэтому наряду с предоставлением отчетов и справок в обычном, бумажном виде, система также должна позаботиться и об этом.