Добавлен: 06.04.2023
Просмотров: 129
Скачиваний: 2
СОДЕРЖАНИЕ
Глава 1. Теоретические аспекты коммуникаций в организации
1.1. Понятие и структура коммуникаций организации
1.2. Направления совершенствования коммуникационной структуры организации
Глава 2. Исследование коммуникаций в ООО «Технология чистоты»
2.1. Характеристика и особенности ООО «Технология чистоты»
2.2. Анализ коммуникационной структуры ООО «Технология чистоты»
Глава 3. Разработка программы совершенствования коммуникаций в ООО «Технология чистоты»
3.1.Рекомендации по повышению эффективности внешней коммуникации
В процессе исследования было выявлено, что недостаточное внимание руководства компании к такому методу продвижения продукции как выставки, обусловлено, главным образом, организационными причинами. Так, слабое владение маркетологов компании иностранными языками приводит к невозможности оперативно перевести приглашение к участию в зарубежной выставке оборудования для оказания клилинговых услуг и подготовить ответ. В связи с этим рационально ввести в требования к маркетологам дополнительный пункт «Знание иностранного языка». Отказ от участия в российских выставках, главным образом, связан с нежеланием руководства компании вкладывать в это мероприятие финансовые ресурсы. Вместе с тем, выставки занимают особое место в арсенале средств коммуникации с внешней средой организации и продвижения товаров, так как представляют очень широкие возможности демонстрации товаров и услуг для установления прямых контактов с непосредственными покупателями и потребителями.
В таблице 7 представлен расчет затрат на реализацию мероприятий.
Таблица 7
Расчет затрат на реализацию мероприятий, направленных на совершенствование внешних коммуникаций[28]
|
Рекомендация, направленная на решения проблемы |
Периодичность |
Затраты |
|
1 |
2 |
3 |
|
Публикация статей рекламно-информационного характера в журналах |
4 статьи в течение года в журнале «Недвижимость. Комфорт» |
Стоимость одной рекламной статьи (1 полоса формата А4 – 16000 руб.) Затраты за год: 64000 руб. |
|
Затраты на участие в выставках |
||
|
Международная специализированная выставка по клинингу, Выставочный холдинг MVK на территории КВЦ Сокольники, Москва |
Февраль |
По смете затрат (таблица 8) 4 280 тыс.руб. |
Продолжение таблицы 7
|
1 |
2 |
3 |
|
Московская международная специализированная выставка клинингового оборудования и услуг «Индустрия чистоты», Москва, СК Олимпийский |
Ноябрь |
По смете затрат, (таблица 8) 280 тыс.руб. |
|
Итого затрат |
624 тыс.руб. |
|
Таблица 8
Затраты на участие в выставке[29]
|
Статья затрат |
Сумма, тыс.руб. |
|
Аренда экспозиционной площади |
80,00 |
|
Транспортные затраты |
30,00 |
|
Затраты на товары для экспозиции |
40,00 |
|
Затраты на заработную плату персонала |
50,00 |
|
Рекламные материалы |
80,00 |
|
Итого затрат |
280,00 |
Общие затрат на проведение мероприятий, направленных на совершенствование системы внешних коммуникаций составляют 624 тыс.руб. в год.
3.2. Совершенствование внутренних коммуникаций
В таблице 9 представлены предлагаемые организационные пути решения выявленных проблем внутренних коммуникаций.
Таблица 9
Мероприятия, направленные на совершенствование внутренних коммуникаций в ООО «Технология чистоты» [30]
|
Проблема |
Рекомендация, направленная на решения проблемы |
Исполнители |
Сроки |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Недостатки внутренней коммуникационной системы |
|||
|
Низкий уровень обмена информацией между высшим руководством (генеральным директором) и рядовыми работниками |
Подготовка онлайновых интервью генерального директора с ответами на вопросы персонала (либо, интервью, предусматривающих ответы в течение некоторого, определенного времени) |
Генеральный директор |
Ежеквартально |
Продолжение таблицы 9
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Отсутствие системы внутрикорпора-тивной коммуникации |
Выработка и утверждение миссии и корпоративных стандартов компании. Создание системы информирования сотрудников о событиях в компании. Дополнение системы мотивации стимулами, учитывающими стаж работы в компании. Проведение мероприятий, направленных на повышение сплоченности коллектива (в том числе с привлечение членов семей сотрудников) |
Работник отдела кадров |
Разработка документов, регламентирующих корпоративные стандарты – перед началом отчетного года. Проведение мероприятий в рамках направления – в течение года |
Оценка системы внутренних коммуникаций ООО «Технология чистоты» выявила такую проблему, как низкий уровень обмена информацией между высшим руководством (генеральным директором) и рядовыми работниками. Для ее решения можно использовать онлайновые интервью генерального директора с ответами на вопросы персонала. Если организация режима он-лайн не возможна по производственным либо организационным причинам, то возможен сбор вопросов в течение определенного (заранее отведенного времени), а затем публикация ответов на них. При этом необходимо обеспечить возможность обращения с вопросами к генеральному директору всех сотрудников организации. По желанию работника должна быть обеспечена его анонимность. Рекомендуемая периодичность таких интервью – один раз в квартал.
Проведенное исследование позволило выявить необходимость создания в ООО «Технология чистоты» системы внутрикорпоративной коммуникации. С момента образования фирмы прошло 13 лет. Изначально это была небольшая компания, количество сотрудников не превышало 20 человек; работники размещались в небольшом помещении, состоящем из четырех кабинетов. На начальном этапе проблем с внутренними коммуникациями практически не возникало: все сотрудники находились в непосредственной близости и могли коммуницировать достаточно легко; уровень неформальных отношений был высок.
С ростом компании, увеличением штата, уходом одних и приходом новых работников сложилась ситуация, когда не только руководители других отделов, но и рядовые сотрудники не знают друг друга не только по имени, но и даже в лицо. Очевидно, что на данном этапе ООО «Технология чистоты» необходима система внутрикорпоративной коммуникации.
Для ее создания и функционирования необходимы, во-первых, выработка и утверждение миссии и корпоративного кодекса компании.
Для того, чтобы своевременно донести информацию до сотрудников, должен быть произведен выбор оптимальных коммуникационных каналов.
В Приложении 1 представлены плюсы и минусы печатных средств внутрикорпоративных коммуникаций; в Приложении 2 – технических средств; в Приложении 3 - устных каналов внутрикорпоративных коммуникаций. Оценка каналов передачи информации позволяет определить наиболее целесообразные для ООО «Технология чистоты».
- создание информационного стенда. Для выбора места размещения стенда необходимо провести анализ потоков в течение рабочего дня. На этом же стенде можно размещать групповые фотографии сотрудников;
- проведение внутрикорпоративных событийных мероприятий ООО «Технология чистоты» (например, «День рождения фирмы»), а также вручение призов лучшим в профессиональных категориях по итогам года. Рационально предусмотреть возможность посещения данных мероприятий родственниками сотрудников;
- создание корпоративного внутреннего Интернет-портала;
- налаживание горизонтальной коммуникации между сотрудниками через внутренний Интернет-портал.
В целях развития лояльности рациональная также разработка Положения о награждении сотрудников, проработавших в ООО «Технология чистоты» десять и пять лет.
В таблице 10 представлен расчет затрат на реализацию мероприятий.
Таблица 10
Расчет затрат на реализацию мероприятий, направленных на совершенствование внутренних коммуникаций в ООО «Технология чистоты» [31]
|
Рекомендация, направленная на решения проблемы |
Периодичность |
Затраты |
|
Создание информационного стенда |
Январь |
Единовременные затраты на изготовление стенда – 2000 руб. |
|
Проведение внутрикорпоративных событийных мероприятий – «День рождения фирмы» |
Июль |
Общие затраты 108000 руб. |
|
Вручение призов лучшим в профессиональных категориях по итогам года |
Декабрь |
Десять призов на общую сумму 50000 руб. Затраты на проведение мероприятия – 54000 руб. |
|
Создание и поддержание функционирования внутреннего Интернет-портала |
В течение года |
Ежемесячные затрат – 3000 руб. Затрат в год – 36000 руб. |
|
Награждение сотрудников, проработавших в компании более 10 и 5 лет |
Декабрь |
Премии сотрудникам, проработавшим 10 лет в компании – 25000 руб. (4 сотрудника) Премии сотрудникам, проработавшим 5 лет в компании – 10000 руб. (6 премий) Итого затрат – 150000 руб. |
|
Итого затрат |
400 тыс. руб. |
|
|
Всего затрат на совершенствование коммуникационной структуры (с учетом затрат на внешние и внутренние коммуникации) |
1024 тыс.руб. |
|
Внедрение предлагаемых мероприятий позволит повысить сплоченность коллектива, улучшить социально-психологический климат, а, соответственно, снизить текучесть кадров, повысить производительность труда и эффективность работы предприятия в целом.
Выводы:
В целях совершенствования внешних коммуникаций рекомендовано:
- наиболее активно использовать возможности коммуникации через рекламные журналы, что будет способствовать привлечению дополнительных заказчиков и, что не менее важно, росту узнаваемости фирмы, формированию ее позитивного образа, повышению внешнего статуса;
- в целях повышения эффективности коммуникационного обмена с организаторами зарубежных выставок ввести в требования к маркетологам дополнительный пункт «Знание иностранного языка»;
- разработать план участия в российских выставках, так как они представляют широкие возможности демонстрации товаров и услуг для установления прямых контактов с непосредственными покупателями и потребителями.
В целях совершенствования внутренних коммуникаций рекомендовано:
- в целях обмена информацией между высшим руководством (генеральным директором) и рядовыми работниками использовать онлайновые интервью генерального директора с ответами на вопросы персонала;
- создание системы внутрикорпоративной коммуникации. Для чего необходимы выработка и утверждение миссии и корпоративного кодекса компании; создание информационного стенда; проведение внутрикорпоративных событийных мероприятий ООО «Технология чистоты» (рационально предусмотреть возможность посещения данных мероприятий родственниками сотрудников); создание корпоративного внутреннего Интернет-портала; налаживание горизонтальной коммуникации между сотрудниками через внутренний Интернет-портал.
Внедрение предлагаемых мероприятий позволит повысить сплоченность коллектива, улучшить социально-психологический климат, а, соответственно, снизить текучесть кадров, повысить производительность труда и эффективность работы предприятия в целом.
Заключение
Коммуникации представляют собой общение, передачу информации от человека к человеку, форму взаимодействия людей. Коммуникации в организации подразделяются на две большие группы: между организацией и её средой (внешняя коммуникация) и внутри организации (внутренние коммуникации).
Коммуникационная структура организации – это совокупность ее коммуникационных каналов, то есть средств передачи информации. Эффективность коммуникационной структуры – это мера достижения поставленных целей, то есть обеспечение оптимального функционирования коммуникационных каналов предусматривающего целенаправленную, оперативную передачу точной и актуальной информации, ее получение, правильную интерпретацию и адекватную реакцию на нее.
В ООО «Технология чистоты» показал, что коммуникационная структура организации представлена двумя основными блоками: системой внешних коммуникаций и системой внутренних коммуникаций.
Внешние коммуникации предусматривают коммуникационный обмен с внешней средой. Потоки информации из внешней среды имеют двустороннюю направленность (входящие и исходящие). Входящие потоки информации в большей своей части разнородны по своей структуре (то есть преимущественно не имеют исключительного предназначения для компании «Технология чистоты). Исходящие потоки однородны по структуре, то есть, предназначены конкретным субъектам внешней среды.