Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях.pdf

Генеральный директор

Начальник производства

Коммерческий директор

Технический директор

Главный бухгалтер

Начальник административного отдела

Бюро материально-технического обеспечения

Отдел сбыта

Отдел качества и стандартов

Бухгалтерия

Производственные участки

Отдел маркетинга и рекламы

Технологический отдел

АХЧ

Бюро комплектации

Отдел кадров

Рисунок 3. Система внутренних формальных вертикальных коммуникаций^[23]

Информационный обмен высшего руководства (генерального директора) с рядовыми работниками сведен к коммуникационным контактам с секретарем, который, является в данной ситуации прямым носителем слухов, носящих ограниченный и субъективный характер.

Система горизонтальных внутренних коммуникаций представлена на рис. 4. Из рисунка 4 видно, что горизонтальные коммуникационные связи присутствуют между всем руководством предприятия. Горизонтальные связи между работниками отдельных структурных подразделений определены производственной необходимостью.

Начальник производства

Коммерческий директор

Технический директор

Главный бухгалтер

Начальник административного отдела

Бюро материально-технического обеспечения

Бухгалтерия

Отдел сбыта

Отдел качества и стандартов

Производственные участки

АХЧ

Отдел маркетинга и рекламы

Технологический отдел

Отдел кадров

Бюро комплектации

Рисунок 4. Система внутренних формальных горизонтальных коммуникаций^[24]

Следует отметить, что руководство не приветствует общение между работниками отделов. Зачастую сотрудники организации не знают друг друга, хотя штат главного офиса составляет лишь 180 человек.

Внутренняя коммуникационная структура компании является многоканальной. Так, бухгалтерия связана со всеми другими подразделениями компании; отдел сбыта связан с производственными участками, бюро комплектации, бухгалтерией, юридическим отделом. Практически всегда запросы идут напрямую, минуя промежуточные звенья. Достоинством прямых каналов коммуникации является снижение риска потери или искажения информации.

В пределах структурных единиц компании информация передается по горизонтальным каналам. Здесь, наряду с формальной, активно присутствует и неформальная коммуникация.

Несомненно, что коммуникации являются жизненно важной системой любой организации, они пронизывают все виды деятельности предприятий, являясь главным рабочим инструментом для обеспечения восприятия людьми своих организационных ролей и для интеграции организационных подразделений. ООО «Технология Чистоты» является развитой сетью каналов коммуникаций, которые служат для сбора, систематизации и анализа информации, для выработки и исполнения решений осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации.

2.3. Оценка исходной ситуации и определение уровня проблем в
коммуникационной структуре ООО «Технология чистоты»

Сложившаяся коммуникационная структура ООО «Технология чистоты» имеет ряд недостатков, представленных в таблице 4.

Таблица 4

Анализ недостатков в коммуникационной структуре предприятия^[25]

Продолжение таблицы 4

Из таблицы 4 видно, что основным недостатком внешних коммуникаций является недостаточно полное использование возможностей рекламных средств, а также выставок. Если первый факт несет потенциальную угрозу риска потери прибыли, то недостаток внимания к выставкам отражается на снижении уровня имиджа предприятия и не способствует формированию положительного образа предприятия «Технология чистоты» в глазах широкой общественности, существующих и потенциальных заказчиков, конкурентов.

В таблице 5 представлены основные причины отказа от участия в выставках.

Таблица 5

Причины отказа от участия в выставках^[26]

Как видно из данных таблицы 5, причины отказа от участия в выставках носят организационный, а не стратегический, характер. Они могут быть устранены путем рациональной организации планирования маркетинговых мероприятий на предприятии.

Наиболее существенной проблемой внутренних коммуникаций в ООО «Технология чистоты» является низкий уровень обмена информацией между генеральным директором и рядовыми работниками. В организации не сформированы каналы и процедуры доведения исходящей информации, генерируемой директором, до рядовых работников. Вся информация, как восходящая, так нисходящая передается по каналам «слухов», что не обеспечивает ее достоверность. Информация искажается как непреднамеренно (в силу недостаточного ее объема, неясности ситуации, затруднений в межличностных контактах), так и сознательно (в личных целях, по причине предвзятого отношения к тому или иному сотруднику). В результате повышается уровень конфликтности, ухудшается социально-психологический климат.

Еще одной причиной снижения эффективности внутренних коммуникаций в ООО «Технология чистоты» является практическое отсутствие системы внутрикорпоративной коммуникации, то есть коммуникаций, направленных на формирование лояльности персонала по отношению к компании. Как результат – текучесть кадров, низкий уровень мотивации повышения производительности труда и развития трудового потенциала работников.

Выводы:

В ООО «Технология чистоты» показал, что коммуникационная структура организации представлена двумя основными блоками: системой внешних коммуникаций и системой внутренних коммуникаций.

Основным недостатком внешних коммуникаций является недостаточно полное использование возможностей рекламных средств, а также выставок. Если первый факт несет потенциальную угрозу риска потери прибыли, то недостаток внимания к выставкам отражается на снижении уровня имиджа предприятия и не способствует формированию положительного образа предприятия «Технология чистоты» в глазах широкой общественности, существующих и потенциальных заказчиков, конкурентов.

Наиболее существенной проблемой внутренних коммуникаций в ООО «Технология чистоты» является низкий уровень обмена информацией между генеральным директором и рядовыми работниками. В организации не сформированы каналы и процедуры доведения исходящей информации, генерируемой директором, до рядовых работников. Вся информация, как восходящая, так нисходящая передается по каналам «слухов», что не обеспечивает ее достоверность.

Таким образом, коммуникационная структура ООО «Технология чистоты» не является достаточно эффективной и имеет резервы совершенствования.

Глава 3. Разработка программы совершенствования коммуникаций в ООО «Технология чистоты»

3.1.Рекомендации по повышению эффективности внешней
коммуникации

Выявленные недостатки коммуникаций в ООО «Технология чистоты» делают необходимым разработку рекомендаций, направленных на ее совершенствование. В таблице 6 представлены предлагаемые организационные пути решения выявленных проблем внешних коммуникаций.

Таблица 6

Мероприятия, направленные на совершенствование внешней коммуникационной структуры ООО «Технология чистоты» ^[27]

В целях привлечения дополнительных клиентов ООО «Технология чистоты» рекомендуется наиболее активно использовать возможности коммуникации через рекламные журналы. Причем, не следует ограничиваться модулями рекламных сообщений. Рациональнее публикация статей рекламно-информационного характера, что позволит решить задачу собственно рекламирования, а также донесения до читателей сведений об организации, преимуществах ее услуг, истории, достижениях, планах. Такой подход будет способствовать повышению узнаваемости фирмы, формированию ее позитивного образа, повышению внешнего статуса.