Файл: Основные функции в системе менеджмента.pdf

Мотивация — это процесс побуждения работников к высокопродуктивной деятельности для удовлетворения своих потребностей и достижения целей организации. С помощью этой функции менеджмент создает условия работы на предприятии, в которых становится выгодно и удобно работать всему коллективу.

Для этого осуществляется экономическое и моральное стимулирование персонала и создаются условия для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития.

Контроль — это система наблюдения и проверки соответствия функционирования предприятия установленным стандартам и другим нормативам, выявление допущенных отклонений от принятых решений и определения причин их невыполнения. 

Контроль завершает управленческий цикл и, таким образом, гарантирует эффективность осуществления всех остальных функций. Контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем, до того как они превратятся в серьезные неполадки.

Также функция контроля используется для стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Координация как функция менеджмента представляет собой процесс, направленный на обеспечение пропорционального и гармоничного развития различных сторон (производственной, технической, финансовой и др.) объекта при оптимальных затратах материальных, финансовых и трудовых ресурсов. 

Целью координации является установление взаимодействия в работе различных подразделений компании, руководителей, специалистов, а также устранение помех и отклонений от заданного режима работы. Задача функции координации состоит в достижении согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними.

Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Наиболее часто используются отчеты, интервью, собрания, компьютерная связь, средства радио и телевещания, документы.

С помощью этих и других форм связей устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирования, организации, мотивации и контроля), а так же действий руководителей.

Специальные функции менеджмента – функции аппарата управления предприятием, которые зависят от особенностей управляемого объекта, называются специальными или конкретными. В условиях отраслевых предприятий выделяют следующие специальные функции менеджмента.

---

Планирование - основная функция управления - это вид деятельности по формированию средств воздействия, обеспечивающих достижение целей. Планирование применяется к важным решениям, которые определяют дальнейшее развитие компании. Согласно концепции немецкого профессора Д. Хан, планирование является ориентированным на будущее систематическим процессом принятия решений. Суть планирования проявляется в конкретизации целей компании и каждой единицы отдельно на определенный период: определение экономических задач, способов их достижения, сроки и последовательность реализации, определение материального труда и финансовых ресурсов для решения задач^[7].

Формы планирования:

— перспективное;

— среднесрочное;

— текущее (бюджетное, оперативное)^[8].

Виды планов:

1. В зависимости от содержания хозяйственной деятельности: планы производства, планы сбыта, материально-технического снабжения, финансовый план, план рекламной работы, план по НОТ и др^[9].

2. В зависимости от структуры компании: план работы предприятия, раздел, филиал, отдел.

Планирование предполагает разумный выбор целей, определение политики, разработку мер и мероприятий, выбор методов для достижения целей.

В зависимости от фокуса и характера рассматриваемых задач существуют три типа планирования: стратегические или долгосрочные; среднесрочной и тактической или текущей ^[10].

Стратегическое планирование ориентировано на долгосрочное существование предприятия и охватывает период 10-20 лет. Он предусматривает разработку общих целей компании на будущее, определяет программу развития, содержание и последовательность действий для достижения целей с учетом средств и предоставления необходимых ресурсов.

Стратегический план должен поддерживаться обширными исследованиями и доказательствами. Чтобы эффективно конкурировать в современном деловом мире, фирма должна постоянно собирать и анализировать огромное количество информации об отрасли, рынке, конкуренции и других факторах^[11].

На основе координации наиболее перспективными направлениями развития компании на основе потребностей и ресурсов^[12].

Стратегическое планирование осуществляется в форме:

- долгосрочные планы: когда показатели прошлого периода по принципу «будущее будет лучше прошлого» реализуются в программах действий, бюджетах, планах прибыли с определением отклонений фактических показателей от запланированных.

---

- стратегические планы: показатели развития компании на будущий период разрабатываются с учетом научного обоснования проблем, с которыми может столкнуться компания. Здесь перспективы и цели связаны с разработкой стратегии^[13].

Стратегические планы должны быть разработаны не только для того, чтобы оставаться согласованными в течение длительных периодов времени, но и быть достаточно гибкими, чтобы при необходимости можно было модифицировать и переориентировать.

Организация, которая создает стратегические планы, может потерпеть неудачу из-за ошибок в организации, мотивации и контроле^[14].

Планы календаря составлены на основе информации о наличии заказов, степени использования мощностей и их использовании с учетом сроков исполнения каждого заказа, запасов, поставок товаров, рыночных условий. В планах календаря предусматривается стоимость реконструкции и замены оборудования, строительство новых предприятий, подготовка рабочей силы. Планы по маркетингу продуктов и услуг включают показатели по экспортному производству, предоставление технических услуг и обслуживания.

Таким образом, можно сказать, что планирование позволяет заранее учитывать внутренние и внешние факторы, которые создают благоприятные условия для нормального функционирования и развития предприятия, предприятия или другого структурного подразделения^[15].

Функция организации реализуется двумя способами: посредством административного и организационного управления и посредством оперативного управления^[16].

Административное и организационное управление включает в себя определение структуры компании, установление отношений и распределение функций между всеми отделами, предоставление прав и установление ответственности между сотрудниками аппарата управления^[17].

Оперативное управление обеспечивает функционирование компании в соответствии с утвержденным планом. Он состоит из периодического или непрерывного сравнения фактических результатов с результатами плана и их последующей корректировкой. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.

Существует два основных аспекта организационного процесса:

1. Разделение организации на подразделения в соответствии с целями и стратегиями.

2. Делегирование полномочий^[18].

---

Делегирование, как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое берет на себя ответственность за их работу^[19].

Организация как процесс является функцией координации многих задач: есть два основных аспекта организационного процесса:

1. Разделение организации на подразделения в соответствии с целями и стратегиями.

2. Делегирование полномочий.

Делегирование, как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое берет на себя ответственность за их работу.

Классификация организационных структур.

A) Организационная структура.

Предполагает создание в структуре фирмы независимых экономических подразделений - производственных отделов, ориентированных на производство и продажу конкретных видов продукции^[20].

B) Организационная структура региона.

Предполагается, что ответственность руководства за деятельность крупной компании распределяется между независимыми подразделениями. Эти подразделения по содержанию и характеру деятельности могут выступать в качестве производственных отделов и быть центром прибыли и ответственности^[21]. Они координируют деятельность дочерних и производственных компаний для всех видов продукции. Аппарат возглавляет менеджер, который подчиняется непосредственно старшему руководству и осуществляет свою деятельность в тесном контакте со всеми центральными службами. Он может иметь в своих подчиненных руководителей отдельных отделов^[22].

C) Смешанная структура.

Это предполагает сочетание различных типов организационных структур управления.

Наиболее распространенное сочетание отраслевых и региональных принципов в построении организационной структуры^[23]. Это отражает общие закономерности развития производственного процесса в современных условиях, что требует комплексного подхода к формированию организационной структуры компании с учетом охвата всех сторон, направлений и направлений деятельности. В этих условиях сочетание отраслевых и региональных аспектов наилучшим образом отвечает потребностям компании.

Таким образом, организация как процесс является функцией координации многих задач.

Контроль - это системный мониторинг реализации планов, задач и результатов экономической деятельности, обеспечение обратной связи с помощью информации управляемому объекту.

---

Процесс мониторинга состоит в установлении стандартов, изменении фактических достигнутых результатов и внесении корректировок, если достигнутые результаты значительно отличаются от установленных стандартов^[24].

Предварительный контроль обычно осуществляется в виде конкретных политик, процедур и правил.

Прежде всего, он применяется к трудовым, материальным и финансовым ресурсам^[25].

Текущий контроль осуществляется, когда работа уже выполняется и обычно выполняется в виде контроля подчиненного его непосредственным начальником^[26].

Окончательный контроль выполняется после завершения работы или отведенного для него времени.

Текущий и окончательный контроль основан на обратной связи. Системы управления в организациях имеют открытую обратную связь, поскольку исполнительный сотрудник, являющийся внешним элементом системы, может вмешиваться в свою работу, изменяя как цели системы, так и характер ее работы^[27].

В процессе мониторинга есть три различных этапа: разработка стандартов и критериев, сопоставление фактических результатов с ними и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется множество различных мер^[28].

При планировании и организации работы менеджер определяет, что именно должно быть сделано организацией, когда, как и кто, по его мнению, должен это делать.

Если выбор этих решений будет эффективен, менеджер имеет возможность воплотить свои решения в действие, применяя основные принципы мотивации^[29].

Мотив - это мотив, причина активности. Различные теории мотивации делятся на две категории: материальные и процедурные. Значимые теории мотивации в первую очередь пытаются определить потребности, которые мотивируют людей к действию, особенно при определении объема и содержания работы.

Потребности - это сознательное отсутствие чего-то, что вызывает призыв к действию.

Первичные потребности - генетические, а вторичные потребности - через обучение и жизненный опыт.

Потребности не могут быть непосредственно обнаружены или измерены. Их существование можно судить только по поведению человека. Потребности служат мотивом для действий^[30]. Потребности можно встретить с вознаграждением.

Теория мотивации - это особая область знаний, которая сформировалась последовательно с начала 20-го века^[31].

---