Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.pdf

Входы процесса: 

-        поступают в процесс извне; 

-        их объем планируется на один или несколько циклов работы процесса, или выпуск определенного объема продукта. 

Выход (продукт) – материальный или информационный объект или услуга, являющийся результатом выполнения процесса и потребляемый внешними по отношению к процессу клиентами. 

Выход (продукт) процесса всегда имеет потребителя. В случае, если потребителем является другой процесс, то для него этот выход является входом. Выход (продукт) процесса также может использоваться в качестве ресурса при выполнении другого процесса. К выходам процесса могут относиться: готовая продукция, документация, информация, в т. ч. отчетная, персонал, услуги и т.д. 

Ресурс бизнес-процесса – материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполнения процесса, но не являющийся входом процесса. 

1.2 Ресурсная база и декомпозиция процесса

К ресурсам процесса могут относиться: информация, персонал, оборудование, программное обеспечение, инфраструктура, среда, транспорт, связь и пр. 

Ресурсы процесса: 

-        находятся под управлением владельца процесса; 

-        их объем планируется на большое количество циклов или

длительный период работы процесса. 

Отнесение информации и персонала одновременно ко входам, ресурсам и выходам процесса не является ошибкой. Так, к примеру, персонал, с точки зрения основных процессов, является ресурсом, который поставляет кадровая служба. С точки зрения кадровой службы – персонал – это продукт, который поступает на вход в виде необученных кандидатов на заполнение вакансий, а на выходе процесса подбора и обучения кадров готовые специалисты передаются руководителям подразделений. 

Деление объектов, необходимых для выполнения процесса, на «входы» и «ресурсы» является достаточно условным. Более важным для выполнения процесса является точное определение того, что должно поступить в распоряжение владельца процесса, чтобы процесс состоялся и был выполнен успешно. 

Выходы, входы и ресурсы должны обозначаться существительными, поскольку они являются материальными объектами. 

Рисунок 1 – Упрощенная схема Процесса 

Процесс, представленный на рисунке 1, имеет входы и выходы. Для выполнения процесса используются ресурсы (персонал, оборудование, инфраструктура, среда и пр.). Управление процессом осуществляет владелец процесса. Все ресурсы, необходимые для выполнения процесса, находятся в его распоряжении. Можно дополнить определение владельца процесса, приведенное выше, следующим образом: «владелец процесса – должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о процессе, управляет ходом процесса и несет ответственность за результаты и эффективность процесса». 

Для того, чтобы вести управление процессом, владелец процесса должен получать информацию о ходе процесса и информацию от потребителя (клиента) процесса. Поэтому одной из составляющих частей процессного управления является система поступления информации владельцу процесса. Соответственно, вышестоящему руководству должна поступать регулярная отчетность о ходе процесса. 

Для работы процессов вышестоящее руководство должно определить назначение процесса, поставить перед владельцем процесса цели и утвердить плановые значения показателей результативности и эффективности процесса. Владелец процесса, в свою очередь, принимает управленческие решения на основании поступившей информации и установленных планов. 
Таким образом, на рисунке 1 представлена достаточно сложная схема процесса, учитывающая взаимосвязь горизонтальных материальных потоков, ресурсов и вертикальных информационных потоков и управленческих взаимодействий. 

На рисунке 2 представлена декомпозиция одного из процессов верхнего уровня на более детальный процесс (подпроцесс, функцию). Если рассматривать деятельность организации в целом, то для ее описания используются укрупненные процессы. Примером процесса верхнего уровня может быть процесс закупок сырья и материалов для производства, который включает такие функции, как: планирование закупок, заключение договоров, оформление заказов, получение ТМЦ (товарно-материальных ценностей), оплата ТМЦ, отпуск ТМЦ в производство. Число уровней декомпозиции процессов определяется задачами проекта и не должно быть слишком большим – более 6…8 уровней. При определении бизнес-процессов, существующих в организации, целесообразно начинать описание процессов с верхнего уровня. 

 

Рисунок 2 - Анимация декомпозиции процесса на подпроцессы 

Одним из важнейших вопросов, возникающих при моделировании бизнес-процессов, является определение необходимой глубины описания. При проведении декомпозиции моделей количество объектов на диаграмме растет в геометрической прогрессии. Поэтому всегда очень важно изначально определить практически целесообразную степень детальности описания. 

Верхний уровень описания бизнес-процессов соответствует процессам, которыми управляют топ-менеджеры уровня заместителей генерального директора. Второй уровень процессов, как правило, рассматривается на уровне крупных функциональных подразделений предприятия. Третий уровень – уровень функций подразделений и отделов. Четвертый уровень – функции, выполняемые на рабочих местах, и т.д[6]. 

1.3 Понимание процессного подхода

В настоящее время профессиональные консультанты по управлению не имеют стандартного понимания процессного подхода к управлению предприятием. Как следствие, заказчики услуг консультантов – руководители промышленных предприятий вынуждены разбираться с многообразием подходов и методик. Одни компании активно продвигают методику построения сбалансированных показателей управления (BSC), другие – создание т.н. «процессной модели предприятия» с использованием ARIS, третьи предлагают за короткий срок и фиксированное вознаграждение оптимизировать все существующие процессы, четвертые – призывают сразу взяться за внедрение TQM и т.п. Появление стандартов ISO серии 9000:2000 дало серьезный импульс к развитию методик процессного управления, тем не менее, проблему различных толкований процесса и процессного подхода не решило. Некоторые консалтинговые фирмы в перечне своих услуг указывают, например, следующий набор: описание и оптимизация бизнес-процессов, создание должностных инструкций, сертификация по ISO и прочее. Таким образом, для многих консультантов процессный подход и реорганизация (реинжиниринг) процессов – это одно, а внедрение системы менеджмента качества, основанной на процессах, – нечто другое, мало с первым связанное. 

Несмотря на многообразие подходов, следует выделить одно понимание процессного подхода, основанное на комплексном, системном рассмотрении деятельности организации как совокупности процессов, разработке системы управления процессами с использованием принципов ISO серии 9000:2000 как наиболее оптимальное. 

Сеть процессов организации - такой подход управления организацией условно можно называть «полным» или, что более точно его характеризует, системным подходом к выделению процессов предприятия, как этого требует ISO 9001:2000. Рассматриваемый подход базируется на следующих четырех основных положениях: 

-        определении процессного и системного подходов применительно к организации; 

-        определении процесса (бизнес-процесса) организации; 

-        понимании шагов, необходимых для внедрения процессного подхода в организации; 

-        определении сети (системы) взаимосвязанных процессов организации. 

Понятие сети или системы процессов определить довольно трудно, так как любая деятельность может рассматриваться на разном уровне детализации. Чтобы не вводить сложных, искусственных определений типа: «макропроцесс», «бизнес-процесс», «субпроцесс» и т.п., сеть процессов предприятия можно определить следующим образом: сеть процессов – это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих процессов предприятия, включающих в себя все виды деятельности, осуществляемые на предприятии. Таким образом, при использовании данного определения сети (системы) процессов не важно, сколько процессов выделено на предприятии. Важно, что вся деятельность без исключения рассматривается в виде процессов. 

Применение для управления деятельностью и ресурсами организации системы взаимосвязанных процессов может называться «процессным подходом». Для обеспечения внедрения системы процессного управления в соответствии с п. 4.1 ISO 9001:2000 организация должна: 

-        выявить процессы, необходимые для системы менеджмента качества, и их применения внутри организации; 

-        определить последовательность этих процессов и их взаимосвязь; 

-        определить критерии и методы, необходимые для обеспечения уверенности в том, что как сами эти процессы, так и управление ими результативны; 

-        обеспечить уверенность в наличии ресурсов и информации, необходимых для поддержки хода реализации этих процессов и их мониторинга;

-        наблюдать, измерять и осуществлять анализ этих процессов, а также реализовывать мероприятия, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов. 

В рамках системы процессного управления должны рассматриваться все процессы предприятия, причем реальные процессы, а не искусственно обособленные от деятельности. «Реальность» процессов достигается путем привязки сети (системы) процессов к функциональным подразделениям предприятия. 

Противопоставление «функциональной» и «процессной» организации является некорректным. Неправильно было бы утверждать, что в иерархически построенной организации нет процессов. Они есть в любой организации. Вопрос лишь в том, обеспечит ли существующая система управления устойчивое, в заданной владельцами степени рентабельное функционирование предприятия в определенной перспективе. Если нет, то нужно что-то менять, причем, в первую очередь – в системе управления. Процессный подход в данном случае является базовым средством в наборе важнейших инструментов, которые может использовать руководитель, планируя реорганизацию системы управления.

Привязав процессы к функциональным подразделениям, можно добиться следующего: 

-        однозначного определения границ процессов (по входам/выходам, выполняемым функциям подразделений); 

-        однозначного определения взаимодействия процессов в рамках сети (системы) процессов предприятия; 

-        однозначного определения владельцев процессов, отвечающих за результативность и эффективность каждого процесса[7]. 

2. Реализация процессного подхода к управлению

2.1 Эффективность процессного подхода

Желаемый результат достигается более эффективно, когда деятельность и соответствующие ресурсы управляются как процессы.

Функциональное управление, которое использовалось повсюду и везде для повышения производительности управленческой работы, создало барьеры, скалы и ямы между частями процессов, что привело к разрушению непрерывности процессов создания продуктов или предоставления услуг. В результате цепи стали очень длинными, сложными и запутанными, а в конце - неэффективными.

Процессный подход, не разрушая полностью функциональное управление (специализация необходима везде, в том числе в управлении), позволяет вам присоединиться к цепочке процессов, выкинуть ненужные цепи и устранить повторяющиеся процессы, распараллелить те процессы, которые могут и должны быть реализованы параллельно.

Чтобы овладеть технологическим подходом на предприятиях, возможно и необходимо правильно использовать опыт, накопленный в военных отраслях, где, согласно военному механизму принятия, сопровождают развитие клиентов (а не государственных должностных лиц) и производство продукта с первого по последний этап. Однако использование опыта военного признания явно недостаточно для необходимого обновления промышленности. В конце концов, процессный подход, присущий военному согласию, навязывается клиентом, но должен быть результатом осознания внутренней потребности компании в повышении эффективности ее деятельности. Поэтому для предприятий и организаций реинжиниринг сейчас более уместен - реорганизация используемых процессов [8].

В некотором смысле понимание процессов близко к понятию алгоритмов. Дело в том, что информационные технологии (ИТ) играют все более важную роль в жизни организаций. И ИТ не понимает язык, отличный от языка алгоритмов. Во многих областях человеческой деятельности ИТ является предварительным условием для обеспечения конкурентоспособности, поэтому описание процесса деятельности организации вполне уместно. Кроме того, технологический подход также удобен вне контекста ИТ, прежде всего потому, что он открывает широкие возможности для визуализации и, следовательно, для участия сотрудников. Таким образом, мы говорим о феномене процессуального мышления, т. Е. О таком взгляде на мир, который превращает все видимое в этом мире в процессы. С этой целью предлагается метапроцесс, состоящий из следующих 14 этапов: