Файл: Автоматизация складского учета на предприятии ООО «Ви Менеджмент».pdf

Курсовая работа была выполнена в компании ООО «Ви Менеджмент», которая входит в крупнейший холдинг Москвы, занимающийся строительством стендов и проведением выставок, производственное объединение (ПО) «Монтажник».

Компания «Ви Менеджмент» имеет собственное производство, личный склад. Компания сама проектирует стенды в программах 3Д моделирования, и сама производит на собственных производственных мощностях. После производства транспортирует произведенный стенд в разобранном состоянии к месту проведения выставочного мероприятия, собирает, после окончания мероприятия разбирает и утилизирует.

К самым значимым проектам компании можно смело отнести стенд, произведенный по заказу правительства московской области, в нем было использовано несколько видов подвесов с экранами на которых выводилась актуальная информация о проведенных экологических мерах правительством московской области. Было использовано несколько интерактивных экранов для демонстрации структуры мусороперерабатывающих организаций. Была представлена симуляция водоочистительных сооружений с уменьшенными фильтрами, куда заливалась вода с примесями, а на выходе получалась чистая вода, которая попадала в резервуар под прозрачным полом, в котором плавали рыбы осетровых пород.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

По праву можно назвать компанию «Ви Менеджмент» профессионалами своего дела, а стало доступно это благодаря слаженной работе всех ее механизмов. Начиная от менеджера по продажам и заканчивая генеральным директором. Однако, как и в любой другой компании, всегда есть куда приложить руки и что-либо доработать. Именно такой доработкой и является моя выпускная квалификационная работа.

1.2 Организационная структура управления предприятием

Организационная структура определяется как «система, используемая для определения иерархии внутри организации. Она определяет каждую должность, ее функцию и то, где она отчитывается внутри организации». Затем разрабатывается структура, позволяющая установить, как организация работает для достижения своих целей.

Рис. 1.1 Схема организационной структуры предприятия ООО «Ви Менеджмент»

- Генеральный директор. Основной целью генерального директора является управление делами компании. Генеральный директор несет ответственность за все принятые решения, результаты деятельности и сохранность имущества компании.

- Заместитель генерального директора. Осуществляет контроль за финансово-хозяйственной деятельностью компании. При отсутствии генерального директора принимает большую часть хозяйственно-организационных работ на себя. Отслеживает работу всех отделов и не посредственно проверяет исполнимость указаний, отданных генеральным директором. Информирует генерального директора об имеющих недостатках в работе предприятия и принимаемых мерах по их ликвидации.

- Бухгалтерский отдел. Это специальная команда специалистов, которые управляют финансами организации.

Раздел кредиторской задолженности бухгалтерского отдела регистрирует товары и услуги, которые он получает, и платежи, которые он должен, например, инвентарь от поставщика или другие расходы. Департамент регистрирует каждую кредиторскую задолженность как обязательство, а дебиторскую задолженность - как активы. Такие активы, как доходы и обязательства клиентов, оплачивают товары и услуги.

Бухгалтерия отслеживает стоимость запасов за определенный период по отношению к своим доходам, чтобы убедиться, что стоимость сырья, рабочей силы и накладных расходов не оказывает негативного влияния на денежные потоки. Бухгалтерия пытается найти баланс между высокими уровнями запасов, которые удовлетворяют клиентов, но являются дорогостоящими для компании, и низкими уровнями запасов, которые удовлетворяют расходы компании, но могут вызвать недовольство клиентов.

- Отдел закупок. Закупки включают в себя процесс выбора поставщиков, установления условий оплаты, отбора, согласования контрактов и фактической покупки товаров. Закупки связаны с приобретением всех товаров, услуг и работ, которые жизненно важны для организации.

- Отдел продаж. Обязанность отдела продаж, как правило, заключается в поиске и идентификации потенциальных клиентов. Следующей обязанностью отдела продаж является установление контактов с этими потенциальными клиентами и установление контактов, когда начинается серьезное построение отношений. Торговый представитель определит потребности клиента и выяснит любую соответствующую информацию для совершения продажи.

Далее, отдел продаж отвечает за создание презентаций и предложений, которые помогут для привлечения новых клиентов. Отдел продаж готовит для клиента презентацию, иллюстрирующую преимущество товаров, изготавливаемых компанией. Обычно члены команды также составляют предложения для бизнеса.

- Юридический отдел. Отдел, занимающийся соблюдением законности при оформлении документов, урегулированием отношений экономического характера, заключением договоров, составлением нормативно-правовых документом, оформлением претензий и подачей исков.

Основной обязанностью является контролирование грамотности юридических действий в структуре самой организации и при внешних взаимодействиях с другими предприятиями.

Юридическая служба также является чрезвычайно важным подразделением, так-как отслеживает правомерность действий всех участников сделки и законность проводимых мероприятий. В современных условиях предприятию очень важно иметь квалифицированного юриста, потому что часто бывает так что уровень правовой грамотности руководителя оставляет желать лучшего.

- Отдел дизайна. Дизайнерский отдел является одним из основных в компании, поскольку именно от его успешной работы зависит количество подписанных контрактов.

Конкретно в рамках данного предприятия отдел занимается разработкой 3Д моделей будущих продуктов, которые в последствии предлагаются клиентам к приобретению. Дизайнер в своей работе должен учитывать современные тенденции моды стендостроения, бюджет организации, тематику выставки и возможности компании застройщика.

Верным спутником дизайнера на этом пути является его компьютер с высокопроизводительным аппаратным обеспечением и специализированным программным обеспечением. В своей работе дизайнер использует такие программы как: 3Ds Max, Coral Draw, Adobe Photoshop, v-ray и korona render.

- Инженерно-конструкторский отдел. К функциям конструкторского отдела можно отнести разработку технического обеспечения стенда.

После успешной работы дизайнера и подписанного договора отделом продаж, все наработки по стенду передаются в инженерно-конструкторский отдел, который занимается: проектированием стенда для строительства, разработкой проектной документации на строительную часть выставочного стенда с расчетом на устойчивость и прочность, разработкой схем подключения, электропроводки и развода кабелей.

По своей сути дизайнеры просто создают картинку, которая должна понравиться клиенту, а инженеры детально прорабатывают стенд в соответствии с ГОСТами и стандартами компании и разрабатывают техническо-сопроводительную документацию для строительства стенда.

- IT отдел. Осуществляет следующие функции:

Обслуживание компьютеров и ноутбуков на программном уровне, а также аппаратном уровне. Подбор офисной техники исходя из конкретных потребностей предприятия. Очистка компьютеров от пыли и кэша. Инсталляция и настройка операционных систем, антивирусов драйверов, офисного и прочего ПО. Настройка доступа к сети интернет, по кабелю, а также беспроводному подключению с использованием технологии Wi-Fi. Обеспечение бесперебойности и отказоустойчивости серверной составляющей предприятия. Прокладка, настройка и обслуживание локальной сети. Восстановление утерянных данных с портативных и стационарных накопителей. Обеспечение защиты от вирусов, спама и другого вредоносного ПО. Обеспечение регулярной архивации баз данных, резервного копирования.

- Склад. Представляет собой здание для хранения товаров. Основной функцией склада являются перемещение товаров, хранение товаров и управление информацией.

Склад обеспечивает защиту товаров от потери или повреждения из-за жары, пыли, ветра и влаги и т.д. На складе принимаются специальные меры для различных продуктов, в соответствии с их спецификой, физическими и химическими свойствами.

Склад принимает на себя риски, связанные с хранением товаров. Как только товары передаются на склад для хранения, ответственность за эти товары переходит к начальнику склада. Таким образом, риск потери или повреждения товара при хранении несет начальник склада. Так как он обязан сохранить товар в надлежащем состоянии, начальник склада несет ответственность за любые потери, кражи или повреждения, поэтому он принимает все меры предосторожности, чтобы предотвратить любую неудачу.

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Главными функциями разрабатываемого программного обеспечения являются учет продаж товаров, их количества и разновидностей на складе, оформление документов по продаже, списание товара со склада и при поступлении того или иного товара на склад (приходные накладные).

Целью разрабатываемого проекта является построение системы автоматизации, в рамках единого информационного пространства которой выполняют свои функции сотрудники всех магазинов компании, ограничиваясь лишь правами доступа к различным разделам и функциям системы.

Компания обладает головной структурой (в т. ч.складами для хранения товаров) и распределенной сетью розничных магазинов.

С точки зрения организации торгового процесса на головную структуру возложены следующие функции:

формирование коллекций или ассортиментной матрицы (в т.ч. с учетом заказов, поступающих от магазинов сети и магазинов-франчайзи);
централизованное размещение заказов на поставку товаров;
централизованное заключение договоров на поставку и контроль их выполнения;
контроль доставки товаров до складов предприятия в случае, если приемка товара производится на складах поставщика (например, закупка у иностранных производителей/поставщиков);
приемка и хранение товаров для всех магазинов сети на центральных складах компании (или арендуемых складах);
контроль взаимоотношений с поставщиками/производителями, а также с мелкооптовыми покупателями и реализаторами;
распределение товаров по магазинам сети и доставка товаров до магазинов;
контроль работы магазинов;
формирование и контроль ценовой политики для всей сети и для отдельных магазинов/групп магазинов, в т. ч. проведение скидочных акций на отдельные перечни товаров;
технологическая экспертиза брака и формирование программ реализации бракованных товаров;
формирование и контроль программ повышения лояльности покупателей;
формирование схемы выкладки товаров в торговых залах отдельных магазинов;
анализ деятельности компании в целом, отдельных магазинов или магазинов по регионам;
формирование и поддержка информационной структуры компании (в т. ч. поддержка информационной структуры магазинов сети).

На магазины сети возложены следующие функции:

качественная организация розничной торговли;
выполнение торговых программ и акций, сформированных головной структурой;
приемка товаров, поступающих из головной структуры (с контролем поступившего товара по ассортименту, количеству и распределению по размерам);
оформление и обработка возврата товаров от покупателей;
передача бракованных товаров на склады брака компании;
выдача дисконтных карт покупателям и сбор персональных данных покупателей, которым выдаются дисконтные карты;
сбор информации по количеству посетителей магазинов;
и контроль графика работы персонала;
контроль выработки продавцов и кассиров магазина.

Основными бизнес-процессами в любой торговой компании являются следующие: