Файл: Основные функции в системе менеджмента (Характеристика организации ООО “ПРОМФИНСТРОЙ”).pdf

Централизация предполагает сосредоточение прав принятия управленческих решений в центральном органе управления. Преимуществом централизации является улучшение координации и контроля работы фирм, эффективное использование центрального аппарата, однозначность решений, активное использование технических средств, углубление специализации. Недостатком централизации управления является снижение оперативности принятия решений, ослабление инициативы работников, сдерживание роста квалификации кадров.

Децентрализация выражает передачу полномочий по принятию оперативно-хозяйственных решений подведомственным предприятиям, подразделениям, службам. В последнее время широко применяются децентрализованные структуры, при этом преследуется цель развития внутрифирменной конкуренции.

В самом конце прошлого века, в отечественной практике управления бизнесом стал широко использоваться процесс реструктуризации, одной из форм которого является реинжиниринг. Особенность бизнес-реинжиниринга состоит в кардинальном изменении функционирования предприятия, как субъекта, так и объекта управления, нацеленного на повышение эффективности деятельности не в процентном отношении, а в разах, переход от функционального управления к процессному. Формой организационных преобразований на предприятиях в мировой практике последних лет, стала сетизация организационных структур, использование более плоских организационных структур, создание виртуальных предприятий.

Функция контроля в менеджменте, является так же необходимым звеном в управлении. Контроль – это процесс постоянного сложения за осуществлением производственного цикла согласно принятым стандартам, нормам, правилам для достижения поставленных фирмой целей. Необходимость контроля на предприятии вызывается рядом внутренних и внешних причин.

Внутренние причины:

- развитие неблагоприятных тенденций в коллективе;

- “хронические болезни” предприятия (не лучшие условия труда, изношенное оборудование и т.д

- негативное воздействие внешней среды, ошибки в ее прогнозировании;

- ошибки и неточности планов, принятых норм и нормативов.

Внешние причины:

- внезапное действие конкурентов;

- срыв графиков поставок продукции;

- неожиданное поведение потребителей, вызванное изменением ситуации на рынке (завоз импорта и т.д.).

Назначение функции контроля состоит в обнаружении на ранней стадии отклонений от намеченных действий и принятии своевременных мер по их устранению.

---

Содержанием функции контроля является:

- сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах деятельности (материалы обратной связи);

- сравнение фактических данных с плановыми и выявление отклонений;

- анализ причин отклонений;

- разработка мероприятий по достижению намеченных целей с учетом фактического положения дел в фирме и их реализация.

В зависимости от предмета контроля различают:

- финансовый контроль;

- контроль за качеством продукции;

- контроль за ценообразованием на предприятии;

- административный контроль.

Инфраструктурой функции контроля являются:

- автоматизированные информационные системы;

- компьютерная техника;

- современные средства транспорта и связи;

- определенная степень сочетания централизации и децентрализации в управлении.

Контролю подвергаются как сами объекты, так и субъекты управления. За деятельностью объекта ведется контроль со стороны управленческого аппарата и общественности. Так же контроль за деятельностью субъекта осуществляют финансовые и кредитные органы, вышестоящие инстанции, органы местного самоуправления. Необходимой информацией для осуществления контроля являются:

- оперативные материалы наблюдения за ходом производственных процессов;

- статистические данные, бухгалтерские отчеты, результаты проверок;

- опросы общественного мнения и др.

Требования, предъявляемые к выполнению функции контроля;

- контроль должен иметь стратегическую направленность на общие приоритеты деятельности фирмы;

- ориентация контроля не только на выявление проблем, но и на их решение для достижения целей;

- эффективность контроля определяется соотношением затрат на контроль и потенциальной прибыли от его проведения;

- контроль должен быть своевременным, предупреждать появление серьезных отклонений;

- контроль должен быть гибким и простым, соответствовать складывающейся ситуации (должен быть понятен людям);

- экономичность контроля (если система контроля слишком дорого стоит, то от нее целесообразно отказаться);

- необходимо учитывать диапазон контроля.

На предприятиях используют три вида контроля:

- предварительный;

- текущий;

- заключительный (итоговый).

Предварительный контроль осуществляется до начала выполнения работ, посредством его устанавливается готовность фирмы к работе. В рамках данного вида контроля проверка осуществляется по трем направлениям, таким как принятие необходимых управленческих решений, проверка готовности персонала к выполнению работы и проверка состояния ресурсов предприятия.

---

По первому направлению проверяются установленные сроки выполнения работ, ответственных исполнителей, утверждение документов и доведение его до конкретных исполнителей. По второму направлению оценивается профпригодность персонала к работе, их квалификации, личные и деловые качества, понимание работниками миссии, цели и ценностей предприятия, их прав, обязанностей и ответственности, а также используемой на предприятии системы стимулирования труда. По третьему направлению проверяется наличие, качество, надежность ресурсов и их своевременное поступление.

Текущий контроль, как правило является основным, производится в ходе выполнения работ и имеет два направления: стратегическое и оперативное. С помощью оперативного контроля осуществляется наблюдение за текущей производственно-хозяйственной деятельностью. Возможности стратегического контроля помогают оценивать эффективность выполняемых работ, рационально использовать ресурсы, соответствовать целям и миссии предприятия.

По масштабу проведения контроль может быть полным и выборочным. Механизм выполнения текущего контроля включает в себя три блока работы как информационный, оценочный и корректировку решений. Информационный блок предполагает сбор информации по параметрам, подлежащим проверке. Оценочный блок включает в себя сравнение фактических результатов с запланированными, выявление отклонений от стандартов, норм, стратегий. Корректировка решений может содержать два вида действий, такие как меры по приведению предприятий в штатное состояние и устранение причин отклонений, пересмотр стандартов, норм, нормативов, если это необходимо.

Итоговый контроль проводится по результатам деятельности предприятия, носит глубокий характер, включает в себя экономический анализ, выявление сильных и слабых сторон работы фирмы. Результаты этого контроля используются для разработки перспектив развития предприятия и планирования деятельности на следующий период.

Контроль осуществляется людьми и направлен на деятельность людей. Поэтому при реализации данной функции, особое значение приобретает поведенческий аспект, который, как правило, обусловлен психологическими особенностями работника. В связи с этим различаются две формы контроля: внешний и внутренний. Самоконтроль как эффективная форма возможен при соблюдении следующих условиях:

- в широком привлечении работников к формированию целей и процедуре принятия решений;

- здоровом психологическом климате коллектива;

---

- соответствующем уровне воспитания и сознания человека;

- преобладании групповых форм работы;

- постепенном внедрении данной формы контроля.

На развитие и применение самоконтроля оказывают влияние стиль руководства, способности подчиненных, атмосфера в коллективе. В практике менеджмента особенно важно не допускать типичных ошибок контроля.

Функция мотивации менеджмента так же является одним из главных моментов в управлении. Еще до появления понятия “мотивация” было известно, что добиться успешного выполнения поставленных задач людьми возможно путем воздействия на них определенных рычагов. В связи с повышением жизненного и образовательного уровня метод наказания и поощрения перестал оправдывать себя, это и побудило специалистов в области менеджмента к поиску новых методов воздействия на людей.

Первыми работами в данной области были публикации Элтона Мэйо^[3] известные как “теория человеческих отношений” (30-е гг. XX в.). В данной теории делался акцент на групповое поведение, взаимодействие отдельных групп, социальные отношения и их влияние на производительность труда. В 50-х гг. XX в. появились психологические теории мотивации труда, разработка которых продолжается и в настоящее время.

Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и целей организации. Рассматривая сущность мотивации необходимо уточнить смысл таких категорий, как потребность, мотив и стимул. Потребность означает нужду, в чем либо. Потребности бывают осознанными и неосознанными. Мотив – это определенная побудительная сила, вызывает конкретные действия у человека. Мотивы зависят от множества внешних и внутренних факторов относительно человека. Они не только побуждают к действию, но и определяют, что надо сделать и как это осуществить практически. Поведение человека обычно определяется совокупностью мотивов, находящихся в определенном соотношении которые образуют мотивационную структуру. Знание мотивов это ключ к пониманию поведения человека и возможностям воздействия на него.

Эффективное трудовое поведение работников проявляется в надежном и добросовестном исполнении обязанностей, готовности выполнить работу, не входящую в непосредственные обязанности, в интересах дела в связи со сложившейся ситуацией и активности, взаимопомощи, инициативе.

Мотивация – это процесс, которая имеет стадии:

- возникновения потребностей;

- поиск путей устранения потребностей;

---

- определение направления действий;

- осуществление действий;

- получение вознаграждения за предпринятые действия;

- устранение потребности.

Процесс мотивации сложен и неоднозначен, поскольку потребности в конкретном человеке могут противоречить друг другу, а также меняться со временем. Существует понятие “мотивирование”, которое означает влияние на человека с целью проявления, пробуждения в нем каких-либо мотивов. Стимулы – это рычаги внешнего воздействия на человека, вызывающие появление определенных мотивов. В качестве стимулов выступают предметы, действия. Реакция на одни и те же стимулы у людей разные. Стимулирование выступает в качестве одного из средств мотивации. Значение мотивации состоит в том, что она способствует проявлению таких психологических свойств, как усилие, старание, настойчивость, добросовестность. В целом, мотивация служит развитию личности, повышению производительности труда и эффективности работы предприятия.

Существует несколько теорий мотивации, которые условно подразделяются на две группы: содержательная и процессуальная. Основу содержательной группы составляют потребности работников, а в основу процессуальной группы входит оценка результатов труда, восприятие окружающей трудовой среды. Авторы содержательных теорий мотивации А. Маслоу^[4], Макклелланд Дэвид^[5], Герцберг^[6] и др.

По теории А. Маслоу человек имеет пять уровней совокупности потребностей. Реализации вторичных потребностей должно предшествовать удовлетворение первичных. Согласно существующим точкам зрения эти процессы могут проходить параллельно либо при неполном удовлетворении первичных потребностей, что подтверждается современной отечественной практикой мотивации труда на предприятиях.

Теория Макклеланда также основывается на потребностях, но психологического характера, в которой выделяют три вида потребностей: власть, успех и причастность.

В двухфакторной теории Герцберга выделяются две группы потребностей: гигиенические и собственно мотивации. Гигиенические они связаны с окружающей средой, стилем руководства, условиями и оплаты труда, гарантией занятости и политикой фирмы. Для мотивации важен личный успех, продвижение по службе, признание, творческий рост и степень ответственности.

Процессуальные теории включают теорию ожидания, теорию справедливости, теорию Портера-Лоулера^[7]. В основе теории ожидания, автором которой является В.Врум^[8], лежат три взаимодействующих фактора, обеспечивающих эффективную мотивацию труда работников, это фактор ожидания возможного результата труда, фактор возможного вознаграждения за результаты труда и ожидание соответствия вознаграждения его ценности. Согласно теории справедливости люди субъективно оценивают затраты труда и вознаграждение, поэтому сравнивают их с вознаграждением за аналогичную работу на других предприятиях. В результате может быть выявлена несправедливая оценка их труда. Руководителю в таком случае следует снять напряжение, устранить дисбаланс, восстановить справедливость. Теория Портера-Лоулера имеет комплексный характер, сочетая элементы теории ожидания и теории справедливости. Авторы дополнительно ввели категорию усилия и уверенность. Согласно данной теории усилия работника определяется ценностью вознаграждения и уверенностью в том, что оно будет получено.

---