Файл: Основы и организация управленческого контроля (на примере ООО «ВолгаСтройЭкология»).pdf

Предварительный контроль осуществляется в отношении финансовых, материальных и человеческих ресурсов.

Текущий контроль реализуется в процессе осуществления деятельности организации, начиная с момента принятия решений и заканчивая достижением определенных итогов. Его главная задача состоит в выявлении нарушений принятых норм и стандартов, правил и предписаний в отношении выполнения трудовых обязанностей и поведения персонала. Реализация текущего контроля возлагается на управленческую структуру компании и состоит в отслеживании текущей деятельности сотрудников. В технологическом плане, завершение текущего контроля возможно ко времени завершения работы, на этапе завершения половины необходимого объема работы или же он может осуществляться периодически.

Последующий контроль производится по окончании осуществления планов с целью проверки правильности их реализации. Данный вид контроля также называют итоговым контролем, так как в его процессе все внимание управленческого аппарата обращается на итоги реализации принятых решений.

В зависимости от выполняемых задач разделяют стратегический и оперативный контроль.

Стратегический контроль состоит в наблюдении за осуществлением стратегического управления и его оценке с точки зрения эффективности для реализации поставленных целей. Он подразумевает учет, изучение и оценку выработанных организацией стратегических планов. Сферу осуществления стратегического контроля составляют основные элементы политики организации: организация производства и сбыта товаров и услуг, научно-техническое прогнозирование, кадровая политика организации.

Оперативный контроль заключается в повседневном осуществлении анализа и учета происходящих процессов. Его главной целью является поддержание избранного курса деятельности организации. Объектами оперативного контроля являются технические задания, качество выполнения и сроки завершения работ, экономия ресурсов и расходы на производственные нужды.

В зависимости от предмета осуществления контроля выделяют административный и финансовый контроль.

Административный контроль осуществляется в отношении процессов деятельности организации и руководство ими. Данный вид контроля обладает иерархической структурой. Объектами осуществления административного контроля являются экономические и производственные процессы и их элементы, реализация плановых заданий, сроки снабжения, обстановка в рабочих группах.

---

Финансовый контроль осуществляется в сфере формирования, распределения и использования фондов и потоков денежных средств. Этот вид контроля концентрируется на итогах экономической деятельности организации. Объектами финансового контроля являются доходы и расходы, объемы выпускаемой и реализуемой продукции, финансовое состояние организации.

В процессе финансового контроля применяется комплекс мероприятий, к примеру изучение финансовых отчетов или аудиторские проверки.

В зависимости от масштабов осуществления контроль бывает полным или выборочным.

Осуществление полного контроля подразумевает существование в структуре организации сформированной, действующей на постоянной основе системы контроля.

Выборочный контроль имеет место в виде разовой акции, направленной на достижение конкретной цели, к примеру на выполнение установленных правил внутреннего распорядка или инструкции по охране труда.

В зависимости от формы реализации контроль бывает внутренним и внешним.

Внутренний контроль подразумевает существование в структуре организации собственной контрольной системы.

Осуществление внешнего контроля выполняется извне специальными государственными органами или независимыми частными организациями.

В зависимости от избранных подходов к осуществлению контрольной деятельности существует традиционный централизованный (бюрократический) контроль и децентрализованный контроль. В деятельности современных компаний обычно применяются оба подхода в комплексе, при этом какой-то из них является приоритетным, в зависимости от предпочтений руководства и сложившейся корпоративной практики.

В любой системе контроля, не зависимо от ее вида, принято выделять четыре стадии:

1. Утверждение стандартов и нормативов. На данной стадии процесса контроля утверждаются стандарты, требования к качеству и параметры оценки деятельности объекта управления. Применяемые в процессе контроля параметры и стандарты находят свое отображение в плановых заданиях, показателях и нормативах, извлекаемых из целей и стратегических планов развития организации;

2. Оценка параметров деятельности. На этой стадии контрольного процесса производятся мероприятия по замеру полученных результатов деятельности организации. Главное требование к качеству реализации данной стадии — подбор критериев, которые отображают фактическое состояние выполняемого плана, направленного на достижение намеченных целей;

---

3. Сопоставление итогов деятельности стандартам и нормативам. На данной стадии контрольного процесса происходит сравнение полученных в процессе деятельности результатов и выдвинутых требований и норм. В процессе сопоставления устанавливается диапазон допустимых погрешностей и обнаруживаются значительные нарушения принятых норм и стандартов, в отношении которых необходимо осуществление соответствующих коррекционных мероприятий;

4. Производство коррекционной деятельности. Данная стадия процесса контроля является итоговой. В ходе ее осуществления принимаются решения о целесообразности проведения коррекционных мероприятий. Данные решения требуют от управленца владения специфическими навыками в области диагностики и аналитики.

К понятию контроля совершенно не применимы категории доверия или недоверия к персоналу. Контроль является непременным неотъемлемым элементом системы управления, осуществляемым в обязательном порядке в условиях выполнения необходимых принципов:

• тотальный характер контроля;
• централизованный подход (руководитель должен в максимально сжатые сроки быть оповещен о каждом существенном нарушении или сбое выполнения намеченного плана; если организовать работу таким образом затруднительно, руководитель обязан лично осуществлять контроль на наиболее значимых направлениях работы);
• соответствие содержанию деятельности (контрольная система должна быть адаптирована к сфере деятельности конкретной организации);
• непосредственный характер контроля (контрольная деятельность выполняется прямым руководителем, который несет ответственность за реализацию намеченных планов);
• стратегический курс (отображение в контрольной деятельности основных стратегических приоритетов организации и следование им);
• объективный характер контроля (непредвзятость, неприемлемость влияния на результаты контрольной деятельности личного отношения субъекта контроля к объекту; недопустимость использования контроля в качестве угнетения интересов сотрудников, в отношении которых существует предвзятое мнение; соблюдение данного принципа обеспечивается формированием системы контроля в соответствии с объективными критериями, которые осознаются и одобряются всем персоналом);
• гибкость (своевременная адаптация к переменам);
• превентивный характер (контроль заключается в обнаружении проблем до того, как они возникнут, с целью своевременной и адекватной реакции);
• направленность на устранение препятствий, а не на их поиск и констатацию;
• приоритет точек мониторинга (руководитель не должен осуществлять проверку каждого мелкого аспекта деятельности организации; достаточно сконцентрироваться на основных направлениях и участках работы, которые отображают общую картину ее реализации);
• стандартизация (параметры оценки эффективности деятельности должны выражаться в качественных и количественных показателях, которые отображают реальное состояние выполнения планов и которые возможно проверить);
• постоянный характер контроля (чем короче временные периоды между проводимыми контрольными мероприятиями, тем выше их эффективность);
• простота (способствует правильному толкованию целей и выбору средств контрольной деятельности и одобрению действующей контрольной системы со стороны коллектива организации);
• своевременный характер контроля (обеспечение возможности решения проблем, прежде чем они достигнут значительных масштабов);
• экономичность (положительные результаты приносимые системой контроля должны превышать издержки, необходимые для ее работы);
• автоматизация (система контроля должна функционировать в автономном режиме, внешнее вмешательство должно оказываться только в исключительных случаях);
• соответствие системы контроля конкретному руководителю (система контроля формируется в индивидуальном порядке, приспосабливаясь под стиль управления конкретного руководителя);
• учет человеческого фактора и др.

---

Помимо разнообразных видов и принципов управленческого контроля также выделяют формы контроля. Основная из современных форм управленческого контроля - внутренний аудит, под которым понимается регламентированная внутренними документами организации деятельность по контролю звеньев управления и различных аспектов функционирования организации, осуществляемая представителями специального контрольного органа в рамках помощи органам управления организации (общему собранию участников хозяйственного товарищества или общества или членов производственного кооператива, наблюдательному совету, совету директоров, исполнительному органу).

Мало у кого возникнут сомнения по поводу необходимости внутреннего аудита в крупных и средних российских коммерческих организациях. В экономически развитых государствах внутреннему аудиту уделяется такое же пристальное внимание, как и внешнему. Но, если становление внешнего аудита в России, можно сказать, уже состоялось, то отечественный внутренний аудит и в профессиональном, и в законодательном, и в институциональном аспектах сегодня находится еще в "зачаточном" состоянии.Администрация разрабатывает политику компании. Однако персонал может не всегда ее понимать или не всегда содействовать ее реализации. Менеджеры не имеют достаточного времени проверить это выполнение и своевременно обнаружить недостатки. Внутренние аудиторы помогают им в этом, обеспечивают защиту от ошибок и злоупотреблений, определяют "зоны риска" и возможности устранения будущих недостатков или недостач, помогают идентифицировать и устранить слабые места в системах управления и найти те принципы управления, которые были нарушены.

Все эти действия дополняются обсуждениями с высшими органами управления, нужды и предложения которых и определяют процедуры внутреннего аудита (внутренние аудиторы должны обеспечить управляющих любой информацией, касающейся их компетенции). Таким образом, органы управления организацией пользуются услугами внутренних аудиторов как дополнительными ресурсами, помогающими им осуществлять свои функции. Иными словами, внутренний аудит вводят с целью помощи органам управления организации в осуществлении эффективного контроля над различными звеньями (элементами) системы внутреннего контроля. Главная задача отдела внутреннего аудитора - обеспечение удовлетворения потребностей органов управления в части предоставления контрольной информации по различным интересующим их вопросам.

---

В общем же виде функции внутренних аудиторов могут быть представлены следующим: а) оценка адекватности управленческих систем - осуществление проверок звеньев управления и предоставление обоснованных предложений по устранению выявленных недостатков и рекомендаций по повышению их эффективности; б) оценка эффективности деятельности - осуществление экспертных оценок различных сторон функционирования организации и предоставление обоснованных предложений по их совершенствованию. Для органов управления организацией деятельность отдела внутреннего аудита имеет информационное и консультационное значение. К институтам внутреннего аудита также можно отнести и ревизионные комиссии (ревизоров), деятельность которых регламентирована действующим законодательством (этот институт в основном распространен в акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и производственных кооперативах).

1.3 Субъекты, процедуры и характеристика эффективного контроля

Контроль – это процесс обеспечения эффективной работы на основе владения информацией об уровне достижения, запланированных результатах и своевременной коррекции возникающих отклонений от первоначального плана. В процессе управления контроль выполняет важнейшие социальные функции повышения устойчивости и эффективности самого управления, стабилизации ситуации. Контроль выступает центральным моментом в процессе принятия и реализации решений – он завершает один из циклов реализации управленческих решений и открывает новый, образуя основу «спирали» общественного развития. Эффективность контроля зависит от:

• принятых теоретических подходов к контролю как функции управления, то есть назначения, роли, целей функций контроля в системе управления;
• принятых методик организации функции контроля;
• системности и комплексности осуществления функций контроля;
• инструментальной основы функции контроля, степени её точности и допустимой погрешности;
• полноты анализа, причин отклонений.

Все эффективные системы контроля имеют общие характеристики. Их значимость варьируется в зависимости от конкретной ситуации, однако мы можем с уверенностью сказать, что если контроль соответствует некоторым требованиям, то его эффективность значительно повышается.

Итак, контроль должен быть:

• действенным;
• гибким;
• систематическим;
• комплексным;
• экономичным;
• гласным;
• своевременным;
• понятным.[2,с. 55]

---