Файл: Автоматизация документооборота предприятия ООО Империя Мосигра.pdf

ВВЕДЕНИЕ

На сегодняшний день развитие практически всех сфер человеческой жизни напрямую связано с увеличением сферы внедрения и использования вычислительных средств и техники. С помощью новейших вычислительных средств непрерывно повышается скорость и объем обрабатываемой информации, и, что немаловажно, качество и достоверность этой информации. Естественным следствием данного процесса является то, что сегодня сложно представить многие области деятельности общества без минимального внедрения вычислительных средств.

Исходя из вышесказанного, становится очевидным и понятным, почему на сегодняшний день индустрия производства электронно-вычислительных машин и программного обеспечения является одной из наиболее прогрессирующих в экономике развитых стран. Благодаря неостановимому совершенствованию, новые вычислительные средства позволяют автоматизировать решение задач очень широкого спектра, которые ранее необходимо было выполнять исключительно вручную. И это более чем закономерно, так как вычислительная техника предоставляет возможность осуществлять продолжительные операции и процессы в условиях отсутствия человеческого фактора.

Также можно смело сказать, что настольные игры в последние годы активно возвращаются в досуг граждан нашей страны, следовательно, развивается и соответствующая отрасль бизнеса. И данная отрасль, как и большинство сегодня, во многом зависят от уровня и грамотности автоматизации протекающих в компаниях бизнес-процессов и документооборота.

Исходя из вышесказанного, определяется цель курсовой работы: произвести автоматизацию документооборота предприятия ООО «Империя Мосигра».

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. Охарактеризовать предметную область и предприятие.
2. Выбрать комплекс задач автоматизации.
3. Рассмотреть информационное обеспечение задачи.
4. Изучить программное обеспечение задачи.
5. Предоставить контрольный пример реализации проекта и его описание.

Объектом изучения предметной области является документооборот ООО «Империя Мосигра», а предметом процесс автоматизации этого документооборота.

Структура работы включает в себя пять глав, первая из которых, в свою очередь, содержит два параграфа, третья – четыре и четвертая – четыре. В состав работы также включены такие единицы, как Содержание, Введение, Заключение и Список литературы, а также рисунки и таблицы.

1 Технико-экономическая характеристика предметной области

1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Объектом автоматизации в настоящем исследовании является ООО «Империя Мосигра». Сеть магазинов настольных игр Мосигра — крупнейшая отечественная специализированная сеть с самым широким ассортиментом игр. В настоящий момент игры можно купить в 32 крупнейших городах России, доставка осуществляется во все регионы России и стран СНГ.

Мосигра регулярно проводит собственные игротеки (встречи, где можно бесплатно поиграть в любые игры или научиться правилам), участвует в крупных мероприятиях (Нашествие, Селигер, «Дикая мята», «Другие вещи», «Пикник Афиши», «Джаз-Коктебейль», день города в Москве и другие).

Компания напрямую работает с рядом европейских поставщиков, что позволяет удерживать низкие розничные цены на большинство позиций. Мосигра сотрудничает с крупными компаниями, в т. ч. «Пфайзер», «Epson», «МТС», «Мегафон», «Твелл-Инвест», Московским Государственным Университетом им. М. В. Ломоносова и более 50 других организаций [18]

1.2 Организационная структура управления предприятием

Тип организационной структуры предприятия ООО «Империя Мосигра» - линейная.

Это одна из простейших организационных структур управления. Она характеризуется тем, что во главе структурного подразделения находится руководитель - единоначальник, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками.

Линейная организационная структура управления имеет свои преимущества и недостатки:

Преимущества:

1. Единство и четкость распорядительства.
2. Согласованность действий исполнителей.
3. Простота управления (один канал связи).
4. Четко выраженная ответственность.
5. Оперативность в принятии решений.
6. Личная ответственность руководителя за конечные результаты деятельности своего подразделения.

Недостатки:

1. Высокие требования к руководителю, который должен быть подготовлен всесторонне, чтобы обеспечивать эффективное руководство по всем функциям управления.
2. Отсутствие звеньев по планированию и подготовке решений.
3. Перегрузка информацией, множество контактов с подчиненными, вышестоящими и сменными структурами.
4. Затруднительные связи между инстанциями.
5. Концентрация власти в управляющей верхушке [3].

Система управления фирмой включает в себя три уровня. Уровни менеджеров соответствуют уровням управления. В ООО «Империя Мосигра» руководителей традиционно делят на группы:

1. Технологический уровень - ежедневно осуществляющие операции и действия.
2. Управленческий уровень - координируют работу внутри организации, согласовывая разные формы деятельности.
3. Институционный уровень - занимаются разработкой долгосрочных планов, установлением целей, изменениями политики организации, ее связями с другими организациями.

Схематичное изображение организационной структуры ООО «Империя Мосигра» представлено на рис. 1 [18].

Рис. 1 Организационная структура ООО «Империя Мосигра»

Руководители технологического уровня выполняют следующие функции:

• осуществляют контроль за выполнением заданий;
• постоянно получают информацию о ходе выполнения заданий;
• распоряжаются выделенным им товарами и оборудованием, несут ответственность за его сохранность;
• распределяют задания среди работников.

Руководители управленческого уровня в ООО «Империя Мосигра» выполняют следующие функции:

• выполняют работу руководителя высшего звена, если этой должности переданы соответствующие полномочия;
• принимают решения по работе своего подразделения;
• определяют возникающие проблемы, выносят их на обсуждение;
• организуют разработку предложений по улучшению работы;
• подготавливают информацию для вышестоящего руководителя и для своих подчиненных;
• доводят решения вышестоящего руководителя до своих подчиненных, реализуют их.

Общими для всех руководителей высшего звена (институционного уровня) в ООО «Империя Мосигра» являются следующие функции:

• принимают важнейшие решения;
• выполняют большой объем работ в высоком темпе;
• несут генеральную ответственность за деятельность компании.

Руководство ООО «Империя Мосигра» осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и уставом. ООО «Империя Мосигра» самостоятельно определяет структуру управления и затраты на их содержание [18].

2. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов

Центральной целью деятельности исследуемой организации выступает реализация настольных игр в розничных магазинах. Основные задачи, которые необходимо выполнить для реализации игр, изображены в Таблице 1. Они были выделены в последовательности, учитывающей значимость назначения. Кроме того, в данной таблице перечислена необходимая входная и выходная информация, исполнитель и назначение каждой задачи.

Таблица №1

2.1 Основные задачи процесса

Схема связей задач бизнес–процесса приведена на рис. 2.

01

02

03

04

05

Рис. 2 Взаимосвязь задач бизнес–процесса

Основной задачей была выбрана задача «Непосредственная продажа», которая подразумевает сам процесс продаж игр клиентам в розничных магазинах.

Источником информации выступает отдел по продажам. Входной информацией для задачи является договор по продаже. Выходной информацией задачи является список покупателей, заключивших договор. Исполнителем выступает отдел по продажам. Пользователями информации будут покупатели, сотрудники отдела по продажам, сотрудники отдела по маркетингу и сотрудники отдела по финансам.

При проектировании системы автоматизации документооборота ООО «Империя Мосигра» необходимо обеспечить ввод, хранение и редактирование информации. Кроме того, необходимо реализовать функцию удаления записей.

В связи с этим, обнаруживается необходимость хранения и обработки данных, сгруппированных следующим образом:

• информация о товарах (код товара, название, тип товара, цена, кол-во в магазине, кол-во на складе);
• информация о сотрудниках (код сотрудника, фамилия, имя, отчество, должность, номер телефона, паспортные данные);
• информация о покупателях (код покупателя, фамилия, имя, номер телефона);
• информация о продажах (код продажи, код покупателя, код сотрудника, код товара, количество, сумма).

3. Информационное обеспечение задач

3.1 Информационная модель и ее описание

Информационная модель системы будет состоять из справочников, в которые заносится информация о регистрируемых документах. Таких справочников будет четыре:

1. Справочник сотрудников;
2. Справочник товаров;
3. Справочник покупателей;
4. Справочник продаж.

Информационная модель изображена на рисунке 3.

Рис. 3 Информационная модель

3.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Группировка информации осуществляется на основе системы классификации и кодирования, позволяющих представить информацию в форме, удобной для ввода и обработки данных с помощью вычислительной техники.