Файл: Особенности работы с персоналом, владеющим конфиденциальной информацией (Система доступа к конфиденциальным документам).pdf

Основная цель разрешительной системы доступа персонала к коммерческой тайне - исключение нанесения ущерба предприятию посредством несанкционированного распространения сведений, составляющих коммерческую тайну. Чтобы понять роль разрешительной системы доступа к информации всех категорий сотрудников, в том числе командированных лиц, в совокупности с другими организационными, правовыми и иными мерами, направленными на установление режима коммерческой тайны, необходимо рассмотреть порядок правовой регламентации данной системы. Она должна быть простой, но достаточно эффективной, гибкой и способной адекватно реагировать на изменения, происходящие в хозяйственной, производственной и других сферах деятельности предприятия. В структуре управления процессом доступа особое место занимают руководитель предприятия и его заместители.

Однако наиболее важная роль в этой структуре отводится руководителям структурных подразделений предприятия, сотрудники которых непосредственно допускаются к коммерческой тайне (работают с носителями сведений, составляющих коммерческую тайну). Эти руководители наделяются правом определять степень доступа непосредственно подчиненных им сотрудников к конкретным сведениям (носителям). В зависимости от категорий сотрудников предприятия или командированных лиц, необходимости ознакомления их с теми или иными сведениями (в пределах должностных обязанностей или в объеме предписания на выполнение задания) соответствующие руководители определяют права этих лиц на доступ к информации.

Права сотрудников на доступ к коммерческой тайне и работу с ее носителями регулируются разрешениями полномочных должностных лиц, оформленными в письменном (документальном) виде. Оформление таких разрешений осуществляется руководителем предприятия, его заместителями и руководителями структурных подразделений в отношении непосредственно подчиненных им сотрудников.

Основным внутренним организационно - распорядительным документом предприятия, регулирующим вопросы доступа всех категорий работников и иных лиц к коммерческой тайне, является положение о разрешительной системе доступа к информации, составляющей коммерческую тайну.

Разработку данного положения осуществляет, как правило, специально создаваемая комиссия предприятия, которая состоит из представителей его структурных подразделений, осуществляющих производственную, хозяйственную и иные виды деятельности. Члены комиссии должны знать специфику работы предприятия, порядок организации и обеспечения защиты конфиденциальной информации.

В состав комиссии в обязательном порядке входят сотрудники службы безопасности предприятия. В целях более точного определения ограничений для конкретных лиц на доступ к различным категориям информации (с учетом ее тематики) комиссия может включать несколько подкомиссий. Методическое руководство деятельностью комиссии (подкомиссий) осуществляет служба безопасности предприятия.

Разработке положения предшествует всесторонний анализ различных документов (материалов), проводимый в целях выявления и классификации всех информационных потоков, существующих на предприятии. В ходе анализа изучаются все направления и стороны деятельности предприятия, в том числе его взаимодействие с организациями - соисполнителями и заказчиками, работа диссертационных советов, образовательная деятельность и т.п. После получения результатов анализа формируется структура положения (готовится его проект).

Основными разделами положения являются: общие требования по доступу работников к коммерческой тайне; порядок доступа к носителям информации, имеющим различные категории (степени) конфиденциальности; порядок доступа к делам и документам архивного хранения; порядок копирования (размножения) документов и рассылки их нескольким адресатам; порядок доступа к носителям информации командированных лиц, представителей органов местного самоуправления, различных территориальных и надзорных органов; порядок доступа к информации (ее носителям) в ходе проведения совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

В вопросах разработки положения, реализации его требований и контроля за выполнением предусмотренных мероприятий особая роль отводится службе безопасности, в задачи которой входит: проведение мероприятий, направленных на ограничение круга лиц, допускаемых к конкретной информации (ее носителям); выявление фактов неправомерного доступа лиц к коммерческой тайне; оценка эффективности принимаемых руководителями структурных подразделений предприятия мер по исключению утечки информации; подготовка предложений о внесении изменений в должностные инструкции и иные документы, определяющие задачи и функции подразделений (отдельных должностных лиц) предприятия; разработка и представление на утверждение руководителю предприятия проектов внутренних организационно - распорядительных документов по вопросам защиты коммерческой тайны, в том числе определяющих порядок функционирования разрешительной системы доступа; методическое руководство деятельностью должностных лиц и структурных подразделений по реализации положения о разрешительной системе доступа к коммерческой тайне предприятия.

Наиболее важная функция службы безопасности предприятия - контроль над соблюдением его сотрудниками положений организационно - плановых, распорядительных документов, регламентирующих вопросы создания и функционирования разрешительной системы доступа, в целях исключения случаев неправомерного доступа сотрудников предприятия, а также командированных лиц к коммерческой тайне.

Служба безопасности контролирует: наличие оформленного в установленном порядке допуска сотрудников к коммерческой тайне; соответствие выданного руководителем структурного подразделения предприятия разрешения требованиям разрешительной системы; правомерность передачи носителей сведений, содержащих коммерческую тайну, на другие предприятия; соблюдение работниками предприятия установленных требований по работе с носителями сведений, составляющих коммерческую тайну, на рабочих местах; правомочность и целесообразность использования материалов, содержащих коммерческую тайну, на конференциях, совещаниях и других мероприятиях, проводимых с привлечением представителей других организаций.

Результаты контроля используются при анализе состояния дел в сфере защиты коммерческой тайны на предприятии и служат основой для доработки (уточнения) отдельных положений организационно - распорядительных документов, регулирующих вопросы функционирования разрешительной системы на предприятии.

3.3 Особенности увольнения сотрудников, владеющих конфиденциальной информацией

Практически каждый работник компании является носителем конфиденциальной или секретной информации. Правила работы с секретными документами, слабые места системы охраны, служебные проступки персонала или предприятия в целом, контакты с клиентами и т.д. вся эта информация является конфиденциальной, знают многие работники.

Уберечься от утечки такой информации нельзя: каждый работник является носителем каких-то секретов, какой-то служебной информации. Эта информация уйдет с работником. Вопрос только в том будет ли он ее использовать, и нанесет ли это компании вред.

Лояльность работника в отношении организации является в настоящее время довольно активной величиной: если предложение другой фирмы будет существенно превышать заработную плату и пакет социальных услуг данной организации, то работник в течении короткого промежутка времени может уволиться. К тому же сейчас больше ценятся специалисты, которые проработали в нескольких организациях, чем те, которые десять - двадцать лет проработали в одной.

Поэтому возможность увольнения любого сотрудника (в т.ч. ведущих сотрудников и заместителей начальника организации) необходимо учитывать при организации защиты информации.

Если сотрудник в письменной и устной форме сообщает о своем уходе, то необходимо выполнить следующий ряд действий:

- организовать защиту информации до увольнения сотрудника;

определить причины увольнения;

побеседовать с сотрудником, обсудить вопрос сохранения коммерческой тайны;

организовать защиту информации после увольнения сотрудника.

При увольнении сотрудника необходимо провести следующие мероприятия:

- проинформировать всех сотрудников о предстоящем увольнении и запретить передавать ему информацию, имеющую отношение к работе, если того не требует служебная необходимость;

сделать резервную копию файлов увольняемого;

по мере передачи дел, сокращать права доступа к информации;

запретить вынос и внос бумажных и электронных носителей.

Внос запрещается по причине возможной замены объекта выноса: стопки дискет или компакт - дисков, книг на полках.

Меры по контролю утечки информации не должны быть слишком настойчивы: может пострадать социально - психологический климат. К тому же от увольняемого сотрудника может понадобиться помощь или консультация после увольнения, поэтому процесс увольнения не должен оказывать сильное негативное воздействие.

Сотрудник может не сообщить истинную причину увольнения: не всегда удобно говорить, что ему очень тяжело работать с этим начальником или коллективом, но необходимо определить истинную причину:

если сотрудник переходит к конкурентам, например при окончании разработки новой технологии, то необходимо искусственно задержать данного сотрудника;

если не устраивает зарплата, то при необходимости данного работника можно ему зарплату повысить;

при наличии психологических причин (конфликты с коллегами, с начальником, плохая организация труда, неудовлетворенность профессией, отсутствие продвижения по службе, несоответствие оплаты труда по сравнению с другими), по возможности попытаться их устранить или просто откровенно поговорить: у сотрудника может просто накопиться обида, недовольство, непонимание, и простая беседа поможет ему сбросить тяжесть накопившейся обиды.

Иногда после беседы узнается, что причина скрывается в субъективном (неверном) понимании работником какой-либо ситуации. И потому как желание ухода в таких ситуациях является нередко субъективным фактором, то ликвидировав их, можно оставить человека на прежнем рабочем месте.

При передаче имущества нужно передать все числящиеся документы, базы данных, носители информации, изделия, материалы, проверить их комплектность. Необходимо сдать пропуск (идентификатор) для входа на объект, все ключи и печати. В базе данных системы контроля доступа необходимо заблокировать все идентификаторы пользователя на тот случай, если он сделал себе копию, например магнитной карты.

После увольнения может быть целесообразным еще раз сменить пароли, к которым уволенный мог иметь доступ, проводить оперативную проверку его деятельности в случае работы с конкурентами на предмет использования знаний и технологий, программных комплексов в новой организации.

Увольнение сотрудника по инициативе организации может происходить при плановом сокращении персонала, при общем негативном фоне в отношении данного сотрудника, при его проступках. Однако даже при серьезных проступках рекомендуется не сразу увольнять сотрудника имеющего доступ к сведениям составляющих коммерческую тайну.

Особенно если эта тайна не защищена или ущерб от использования этой информации может принести значительный экономический ущерб в ближайшие полгода. Необходимо перевести сотрудника на другую должность желательно с сохранением зарплаты на это время. После обеспечения условий по защите информации или достаточного снижения ее значимости можно произвести увольнение сотрудника, однако причины увольнения должны быть объективными и проверяемыми, и не должны касаться личных и деловых качеств сотрудника (15).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В наше время, когда современное общество стремительно развивается, наибольшую ценность приобретает не новый, но всегда ценный, ресурс, имеющий название информация. Информация на сегодняшний день становиться первенствующим ресурсом научно–технического и социально- экономического развития мирового сообщества.

Практически вся деятельность в современном обществе так или иначе связана с получением, хранением, использованием различных информационных потоков. Можно говорить, что за счет плотного информационного обмена, обеспечивается целостность современного мира как сообщества.

В связи с этим, в новых условиях происходит возникновение множества проблем, связанных прежде всего с обеспечением сохранности конфиденциальных документов.

В процессе работы над поставленными задачами были сделаны следующие выводы: под документами, отнесенными законом к категории конфиденциально подразумевается информация, используемая предпринимателем в бизнесе и управлении предприятием, банком, компанией или другой структурой, является его собственной, или частной информацией, представляющей значительную ценность для предпринимателя. Эта информация в законодательстве именуется конфиденциальной.