Файл: КурАнализ деятельности учреждения и обоснование необходимости автоматизации учета рабочего времени.pdf

• Время начала и завершения выполнения работ, длительность и интервал перерывов в работе;

• Общее количество смен в сутки, следование рабочих и нерабочих дней.

Ненормированный рабочий день подразумевает под собой специфический режим работы, когда некоторые работники имеют возможность, при согласовании руководства, иметь частичную занятость и выполнять свои трудовые функции удаленно (за пределами рабочего места), отрабатывая необходимую длительность рабочего времени.

Перечень должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем формируется коллективным договором, соглашениями или внутренним нормативным актом, который составляется с учетом мнения представительного органа сотрудника учреждения.

Режим времени работы фиксируется регламентом внутреннего трудового распорядка и полностью соответствует нормам трудового законодательства и других нормативно-правовых актов, содержащих пункты трудового права.

Стандартная длительность времени работы на каждую неделю зачастую не превышает 40 часов.

Подсчёт показателя рабочего времени на некоторые календарные периоды (месяц, квартал, год) в совокупностью с указанной продолжительностью рабочего времени в неделю выражается федеральным органом исполнительной власти, который ответственен за выработку государственной политики и нормативно-правовое регулирование в трудовой сфере.

Чтобы учитывать рабочее время, внедряются следующие обобщенные формы первичной учетной документации:

• Т-12 Табель учета отработанного времени и подсчета заработной платы;

• Т-13 Табель учета отработанного времени.

Специфика табельного учета состоит в ежедневном отслеживании явки работников на свои рабочие места, их уход с работы, случаи неявок с описанием причин опозданий, длительности простоя, учета сверхурочной работы и т. д.

Табель учета отработанного времени и подсчета заработной платы (по форме № Т-12) используется для учета времени, которое отработал или не отработал каждый работник учреждения, для отслеживания соблюдения сотрудниками указанного режима рабочего времени, для представлении данных об отработанном времени, подсчёта З/П, а также для представления статистической отчетности по трудовой деятельности.

В случае раздельного ведения контроля рабочего времени и подсчета итоговых сумм заработной платы возможно использования раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12 в виде самостоятельного документа без учета второго раздела «Расчет с персоналом заработной плате».

---

Форма № Т-12 подготавливается в едином экземпляре уполномоченным лицом, ответственным за данные операции, подписывается руководителем конкретного департамента и сотрудником кадровой службы. Готовая форма отправляется в бухгалтерию, использующую табель в качестве главного основания для начисления оплаты труда сотрудникам учреждения.

Табель учета времени работы (форма № 9 Т-13) используется для контроля рабочего времени и актуален в процессе автоматической обработке всех поступающих данных.

Такая форма также делается в едином экземпляре уполномоченным лицом, ответственным за данную операцию, подписывается руководителем конкретного департамента и сотрудником кадровой службы. Готовая форма отправляется в бухгалтерию, использующую табель в качестве регулятора в процессе перечисления заработной платы сотрудникам учреждения. Для указания каждодневных затрат рабочего времени за месяц на любого сотрудника в табеле (формы № Т-12 и формы № Т-13) есть две строки: первая строка для отметок заранее установленных видов затрат рабочего времени, а вторая стока для записи суммы часов по ним. Коррективы в табеле касательно причин неявок на работу, неполном рабочем дне, работе сверх установленных норм и других отступлениях от установленных условий работы должны указываться только на основании документов, оформленных правильным образом (больничный лист, справка о реализации государственных обязанностей и т. д.).

Контроль рабочего времени выполняется в табеле методом сплошной фиксации явок и неявок на работу либо путем фиксации только отклонений от нормы (неявок, опозданий и т. д.).

В настоящее время учет рабочего времени сотрудников учреждения не автоматизирован, так как он ведется без применения средств информационных технологий. Для составления табеля используют унифицированную форму № Т-12. Она утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № Код формы по

Форма № Т-12 составляется в одном экземпляре ответственным лицом за заполнение табеля, подписывается руководителем отдела и работником кадровой службы. Заполненная форма передается в «расчетную группу» для дальнейшего начисления оплаты труда работникам учреждения.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме не-полного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

---

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено (графа 4) - четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

Однако для формирования данного документа необходимо вести оперативный учет рабочего времени. В настоящее время этот процесс осуществляет сотрудник с применением карандаша и записной книжки, что имеет множество недостатков.

Сущность процесса учета рабочего времени приведена на рисунке 1.4.

Рис. 1.4 Характеристика процесса по учету рабочего времени

Декомпозиция данного процесса представлена на рисунке 1.5.

Рис. 1.5 Характеристика процесса по учету рабочего времени, декомпозиция

Таким образом, данные о прибытии и убытии сотрудником поступают с системы КУД.

При учете рабочего времени лицу, ответственному за учет, необходимо внести данные о работнике, его фамилию, имя, отчество, , длительность смены, количество фактически отработанного времени Кроме того, необходимо учитывать возможность отсутствия работников по причине отпусков, больничных или без всяких причин..

Схема документооборота документов при учете рабочего времени приведена на рисунке 1.6.

Рис. 1.6 Схема документооборота при учете рабочего времени

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.4.

Таблица 1.6

Характеристики описанных процессов

Действие	Среднее количество за рабочий день	Время, необходимое для выполнении одного действия, минут	Общее время, минут
Учет рабочего времени	10	10	100
Оформление записки	10	10	100
Учет в журнале	3	15	45
Формирование табеля учета рабочего времени	15	7	105
Подготовка отчетов	1	35	35
ИТОГО, минут:			475

---

Исходя из приведенных расчетов ежедневно сотрудник службы около 475 минут, то есть практически полный рабочий день, тратит на учет заявлений и оформление пропусков, а также подготовку отчетов, что не является рациональным использованием рабочего времени.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации.

В случае использования вычислительной техники данный процесс сводится к вводу данных в приложение и получению общего отчета. В таблице 1.7 произведен расчет эффекта внедрения.

Таблица 1.7

Расчет эффекта внедрения

Действие	Среднее количество за рабочий день	Время, необходимое для выполнения одного действия, минут	Общее время, минут
Учет рабочего времени	10	1	10
Оформление записки	10	1	10
Учет в журнале	3	2	6
Формирование табеля учета рабочего времени	15	2	30
ИТОГО, минут:			132

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 6 часов (475-132=342 минут) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников ООО «ТМК».

1.5. Анализ существующего программного обеспечения, позволяющего решить поставленную задачу

Сравнение систем приведено в таблице 1.8.

Таблица 1.8

Сравнение СУРВ

Возможность	DeskTime	CrocoTime	Yaware	Cyclope
мониторинг программ	+	+	+	+
мониторинг сайтов	+	+	+	+
веб-интерфейс	+	+	+	+
показатели по отделам	—	+	—	—
нецелевое время по сотрудникам	+	+	+
общее время опозданий	—	+	+	—
общее количество прогулов	—	+	—	—
учет праздников в графике работ	—	+	—	—

---

Исходя как из функциональных показателей, так и из цены продуктов можно сделать следующий вывод. Проведенный анализ показывает, что ни одна из них в полной мере не отражает потребности предприятия, не учитывает правила ведения внутреннего документооборота учреждения, установленного стандартами предприятия, и, как следствие, нуждается в доработке. Доработка рассмотренных систем может быть связана со значительными финансовыми затратами, в связи с чем покупка или доработка готовой системы должна быть признана нецелесообразной.

Программное обеспечение можно назвать совокупностью компьютерных программ, описаний и инструкций по их правильной работе на ПК. Все ПО принято делить на два класса:

• Общее ПО (ОС, оболочки, компиляторы, интерпретаторы, среды для создания прикладных программ, СУБД, сетевые программы и т.п.);

• Специальное ПО (несколько прикладных программ, созданных под конкретные задачи в рамках своих подсистем).

Для работы и применения ПО используется ОС. Сами ОС контролируют работу ПК, их ресурсы, запускают на выполнение разнообразные прикладные программы, реализуют всевозможные вспомогательные действия по желанию пользователя. ОС делятся на однопользовательские, многопользовательские, и сетевые. Факторы, влияющие на выбор конкретной ОС, следующие:

• Общее число поддерживаемых программных продуктов;

• Конкретные требования к аппаратным средствам;

• Поддержка сетевой технологии;

• Доступность справочной службы для пользователя;

• Скорость работы;

• Понятный и простой интерфейс.

На компьютерах, входящих в состав АРМов сотрудников на данный момент установлена ОС MS Windows XP Professional Service Pack 3, это является оптимальным выбором, т.к. ОС семейства Windows наиболее распространённые на сегодняшний день, поэтому с приходом нового сотрудника не придётся его переобучать.

На веб-сервере необходимо использовать ОС FreeBSD 7.1. Так как данная система является бесплатной, обладает повышенной степенью защиты и на сегодняшний день является лидером среди серверных ОС как по производительности, так и по отказоустойчивости.

Требования этих ОС к аппаратным средствам соответствуют характеристикам технического обеспечения, определенным в разделе 1.4.1 данного проекта. Кроме того, внедрение новых операционных систем повлечет за собой дополнительные затраты, несопоставимые с возможной выгодой от перехода на новую ОС. Это является значительным аргументом в пользу выбора существующих операционных систем.

---