Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом..pdf

Прочие внутренние документы используются реже или не включают в себя взаимодействие нескольких сотрудников, поэтому не были использованы для показа оптимизации.

Документ коммерческого предложения клиенту

Участники документооборота:	Консультанты различных практик, и руководители данных практик, партнеры и клиенты
Периодичность заполнения:	По мере запроса на предложение
Жизненный цикл:	На основании входных данных, полученных от клиента, партнер или руководитель практики отправляет консультанту драфт с вводными данными, консультант заполняет пропоузал по шаблону, находящемуся в документах для обучения и отправляет промежуточный вариант руководителю практики. После комментариев консультант дорабатывает предложение и высылает его клиенту. В дальнейшем по данному предложению идет переписка между консультантом и клиентом.

Сервис-репорт

Это заполняемый на основе тайм-репортов отчет клиенту, в котором указывается количество часов, затраченных на разовый проект или в месяц и сумма к доплате, если цена не была зафиксирована.

Участники документооборота:	Консультанты различных практик, и руководители данных практик, партнеры и клиенты
Периодичность заполнения:	Ежемесячно
Жизненный цикл:	На основании тайм-репортов, полученных от консультантов, руководитель практики готовит сервис-репорт. Данный отчет проверяется клиентской службой и отправляется клиенту вместе со счетом (если цена не была зафиксирована).

Договор с клиентом

Договор с клиентом заполняется на основании принятого предложения.

Участники документооборота:	Консультанты юридической практики, партнеры и клиенты
Периодичность заполнения:	По мере принятия предложений
Жизненный цикл:	После принятого предложения, партнер присылает его консультанту, который заполняет договор и отсылает руководителю практики на проверку. После проверки договор высылается клиенту на подписание.

Отчеты клиенту

Это могут быть как отчеты практик аутсорсинга, так и разовые консультации.

Участники документооборота:	Консультанты различных практик, руководители практик
Периодичность заполнения:	По запросу (обычно ежемесячно)
Жизненный цикл:	Консультанты различных практик отправляют отчеты руководителям, они их проверяют и возвращают консультантам. После проверки консультанты отправляют отчеты клиентам.

---

Документы, закрывающие сделку с клиентом

Обычно это акты о выполненных услугах и счета-фактуры.

Участники документооборота:	Бухгалтерия, клиентская служба, клиент
Периодичность заполнения:	Ежемесячно для проектов аутсорсинга и еженедельно по разовым консультациям
Жизненный цикл:	На основании сервис репортов, получаемых от клиентской службы, бухгалтерия выставляет счета и закрывающие документы. Затем данные документы пересылаются клиентской службе, которая в свою очередь отправляет их клиенту.

Документы, полученные от клиента

Данная группа документов характерна в основном для практики финансового аутсорсинга, которые ведут учет компаний. Это могут быть акты, договоры, товарные накладные, счета и прочие документы клиента. В зависимости от типа документа клиент ожидает от работников финансового аутсорсинга различных действий. Например, для договоров и регистрационных документов это проверка и хранение, для счетов - это оплата, а для документов закрывающих сделки – проведение их в учете.

Участники документооборота:	Консультанты финансового аутсорсинга, клиенты
Периодичность получения:	Ежедневно
Жизненный цикл:	Консультант либо принимает присланные документы и выполняет задачу, а после хранит документы и сортирует, либо возвращает документы клиенту в связи с не-корректностью.

Документы, полученные от поставщика

Это могут быть счета, договоры, документы, закрывающие сделки.

Участники документооборота:	Административная служба, бухгалтерия, директор
Периодичность получения:	Ежедневно
Жизненный цикл:	Административная служба получает документы от поставщиков, передает их бухгалтерии и, в случае необходимости, документы отправляются на исправление административной службе, которая возвращает их поставщику, либо они подписываются у директора.

Глава 2. Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом».

InfoPath – набор программных решений, который фактически базируется на трех глобальных продуктах:

• Web SQL Server
• Web SharePoint Designer
• Sharepoint Services

Web SQL Server – база данных, в которой хранится вся информация, пользовательские настройки и документы.

Web SharePoint Designer – отвечает за интерфейс и формы. Именно благодаря этому средству доступно заполнение полей и отсылка к коду.

---

SharePoint Services – ядро данной системы. Оно соединяет web-формы и базу данных. SharePoint Services – средство формирования алгоритма процедур.

Ниже приведены формы и отчеты, которые разработаны на базе InfoPath и призваны облегчить документооборот организации.

На рисунке 2.0 представлена стартовая страница, пользователь подхватывается автоматически после захода в Windows.

Рисунок 2.0 Стартовая страница

На рисунке 2.1 представлена форма ввода информации о потенциаль-ной продаже. Преимуществом использования данной формы в отличие от документов является возможность одновременного введения различных вариантов «opportunity», возможность уведомления руководителей практик и партнеров о заведенных «opportunity» и о смененном статусе.

Рисунок 2.1 Форма ввода информации о потенциальной продаже - «opportunity»

На рисунке 2.2 представлен аналог документа «Задачи по проектам». Преимуществом использования данной формы в отличие от документов является наглядное отображение всех открытых задач. Кроме того, задачи могут заноситься одновременно, каждую задачу можно пошагово детализировать до необходимого уровня и отписать о мере ее готовности. Каждый пользователь, заходя под своим логином и паролем, видит лишь тот список задач, к которому он имеет отношение. Либо он их создал, либо отвечает за тот или иной проект.

Рисунок 2.2 Активные задачи

На рисунке 2.3 представлен аналог документа «Календари проектов». Документ отражает периодические работы и имеет преимущество над своим документарным аналогом благодаря оповещениям, не требующим следить за просрочками и упущениями.

Рисунок 2.3 Календарь

На рисунке 2.4 представлен аналог документа «список клиентов на аутсорсинге». Преимуществом веб-формы является автоматическое добавление клиента в данный список после заведения продажи. Не требуется ни заполнение, ни проверка.

Рисунок 2.4 Список проектов

Такие документы, как заявления на отпуск, кадровые документы, расчетные листки и таблицы с остатками отпусков могут автоматически выкладываться на портал в раздел Personal Documents. При этом будет сохранена конфиденциальность, поскольку есть возможность установить связь с базой бухгалтерии, откуда документы и будут попадать в профиль сотрудника. (рисунок 2.5)

---

Рисунок 2.5 Профиль сотрудника

На рисунке 2.6 представлен список папок с загруженными полезными документами. Основными преимуществами является удобный поиск, и в отличие от сетевого диска показан родитель данного файла, дата загрузки и существует возможность привязки файл к проекту.

Рисунок 2.6 Образование

На рисунке 2.7 представлен аналог «списку выявленных продаж и возможностей». Основными преимуществами является автоматический расчет стоимости бонуса при проставлении счета на оплату (рисунок 2.8), и после того как бонус подтвержден уполномоченным пользователем – поощрение попадает в форму качества работы.

Рисунок 2.7 Список бонусов с продаж

Рисунок 2.8 Форма формирования бонуса с продаж

На рисунке 2.9 представлен аналог документа «Заявка на курьера». Веб-форма требует проставления проекта и после сохранения подгружается в сервис-репорт клиенту.

Рисунок 2.9 Список заявок на курьера

На рисунке 2.10 представлен список документов, отсканированных в систему, требующих добавление атрибутов. В свойствах документу присваивается проект, дата документа и тип документа. На основании этих атрибутов документ распределяется в хранилище.

Рисунок 2.10 Библиотека отсканированных документов

При анализе эффективности внедрения системы оптимизации внутреннего документооборота выделены следующие основные преимущества:

• Одновременный доступ к документам/многопользовательский вход
• Интеграция различных форм между собой, позволяющая минимизировать затраты на заполнения документов
• Уведомление ответственных лиц при заходе в систему об изменениях в документах, которые им нужно проверить
• Распределение и хранение документов в разделах соответствующих проектам, типам и датам документов в Библиотеке отсканированных документов

Проведенные расчеты показали, что эффективность внедрения системы позволила сократить издержки на внутренний документооборот в 1,5 раза. Основными факторами сокращения издержек послужили средства полуавтоматического заполнения форм и ускоренного поиска документов за счет средств их систематизации.

Несмотря на возросшую эффективность оборота внутренних документов, как уже ранее упоминалось, в аутсорсинговых и консалтинговых компаниях большое количество документов приходит от клиентов.

---

Что касается платформы SharePoint, то она позволяет подключаться к удаленному серверу и запускает веб-формы. Другими словами, на основе SharePoint можно получить облачный портал, через который будет происходить документооборот с клиентом.

На данный момент такое решение в компании Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг еще находится в стадии разработке, однако, этот общий принцип имеет большие перспективы.

Клиент подключается к удаленному серверу через свою пару логин-пароль, как у сотрудников, только у него в доступе находится информация, относящаяся только к его компании.

Автором данной работы в составе команды разработчиков велась разработка и прорисовка форм системы. Было принято решение организовать сообщения между клиентом и компанией в форме клиент-банк.

Предусматриваются следующие основные разделы системы:

• Реквесты
• Загрузка документов
• Документы
• Взаиморасчеты

На рисунке 2.11 представлена форма реквеста – запроса от компании или от клиента к компании. Важно, что в случае запроса от клиента – реквест так же попадает в список задач по проектам, находящийся на внутреннем портале.

Данная форма реквеста будет содержать следующие атрибуты:

• Тип реквеста – для обеспечения эффективности фильтра
• Инициатор
• Держать в копии
• Тема письма
• Детали
• Срочность выполнения

В реквесте возможно вести переписку, комментировать, прикреплять файлы.

Основные преимущества в сравнении с почтовым клиентом:

• возможность контролировать статус вопроса,
• список активных реквестов будет включать только незавершенные
• возможность вести переписку в отдельных формах по каждым задачам
• удобный поиск и фильтр (рисунок 2.12)
• практически не ограниченный размер вложений по количеству и объему
• возможность отслеживать просрочку за счет уведомлений, приходящих в зависимости от атрибута “due date”

Рисунок 2.11 Форма реквест

Рисунок 2.12 Список активных реквестов

Еще одна разработанная форма – аналог электронной библиотеки на внутреннем портале – раздел «загрузка документов» представлена на рисунке 2.13. При этом библиотеки документов будут совмещены и предусматривается доступ к документам с любого компьютера. При этом при обработке документа и проставлении его типа и других атрибутов, будет возможность отклонить данный документ с комментарием о плохом качестве и/или некачественных данных, и впоследствии клиент сможет заменить данный документ.

---