Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом..pdf

Рисунок 2.13 Загрузка документов

Форма Документы, раздел Договоры представлена на рисунке 2.14.

Рисунок 2.14 Форма Документы, раздел Договоры

Поскольку не только Клиент присылает компании документы, но и компания отправляет клиенту сервис-репорты, счета и документы, закрывающие сделки, было решено включить раздел «взаиморасчеты» (рисунок 2.15) на внешний портал. На него будут автоматически грузиться сформированные бухгалтерией закрывающие документы и счета, а также сервис-репорты, проверенные клиентской службой.

Рисунок 2.15 Взаиморасчеты

Помимо разработанных разделов планируется подготовить раздел для кадровых документов, который будет включать кадровые документы, выгружаемые из бухгалтерских баз и консультантами финансового аутсорсинга.

Также перенос календаря на внешний портал позволит присылать клиенту уведомления о событиях по его проекту, что позволит заходить на портал только в нужное время.

Такой раздел, как отчеты, будет включать в себя репорты клиенту.

На таблице 2.1 представлен расчет эффективности внедрения внешнего портала со всеми планируемыми формами.

Таблица 2.1 Расчет эффективности внедрения внешнего портала на платформе SharePoint

Средневзвешенный процент эффективности, рассчитываемый по формуле:

(E8*E7*E6*E5*E4*E3*E2)^(1/7), где E8 – экономия на отчетах, а E2 – на реквестах, равен 49%.

Итого, учитывая результаты пункта 2.1 главы 2, внедрение решения InfoPath для оптимизации документооборота компании повысит эффективность документооборота практически на 50%.

Заключение

В ходе работы был исследован документооборот консалтинговой компании «Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг», была доказана актуальность выбранной темы для организации и ее дальнейшее применение в схожих сферах деятельности.

В ходе работы было изучено и описано решение InfoPath для оптимизации документооборота, которое представляет собой набор из трех основных компонентов:

• Web SQL Server
• Web SharePoint Designer
• SharePoint Services

Web SQL Server – база данных, в которой хранится информация.

Web SharePoint Designer – отвечает за интерфейс и формы.

SharePoint Services – средство формирования алгоритма процедур. Оно соединяет web-формы и базу данных.

В ходе работы был описан и проанализирован процесс документооборота после внедрения InfoPath.

Результатом проведенной работы является анализ документооборота компании «Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг» до и после внедрения InfoPath. Были разработаны формы внешнего облачного портала с целью оптимизации документооборота с клиентами.

Произведен расчет эффективности внедрения InfoPath, эффективность документооборота выросла на 50%.

Проведенное исследование может быть полезно не только аутсорсинговым и консалтинговым компаниям, но и организациям, ведущим деятельность в сфере индустрии. В дальнейшем планируется доработать внешний портал и адаптировать его под мобильную версию.

Список использованной литературы

1. Сапков В.В. «Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства». - С - Пб.: Академия, 2006. - 288 с.;
2. Горовой А. Выбор системы электронного документооборота // Система электронного документооборота FossDoc [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.fossdoc.ru/Article_03.aspx (дата обращения: 15.10.2015)
3. Майкл Ноэл, Колин Спенс. InfoPath 2010. Полное руководство = InfoPath 2010 Unleashed. — М.: «Вильямс», 2011. — С. 800.
4. Кондакова Н. Пути совершенствования документооборота // Секретарское дело. – 2010. – № 3
5. Храмцовская Н. А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота // Секретарь – референт. – 2010. - № 5.
6. Грекул В.И., Коровкина Н.Л., Куприянов Ю.В. Проектирование информационных систем. Практикум. - М.: Национальный открытый университет «ИНТУИТ», 2012
7. Пагонин В.А. Корпоративные информационные системы / В.А. Погонин, А.Г. Схиртладзе, С.И. Татаренко, С.Б. Путин. – Тамбов:

Изд-во ФГБОУ ВПО «ТГТУ». 2012.

1. Electronic Imaging – Information Stored electronically – Recommendations for trustworthiness and reliability [Text]: ISO/TR 15801:2004. –ISO:2004.
2. Поляк Ю.Е. От безбумажной информатики к электронному государству // «Информационные ресурсы России» №2, 2010
3. Weldon, L. S. (2012). Knowledge sharing through InfoPath. Collaborative Librarianship, 4(1), 23-30.
4. Stolle, C., Sparber, K., & Menger, M. (2011). Integrating Workflow and Document Management with Domain Applications by Using InfoPath 2010 with REST Interfaces.
5. Dockal, L. (2012). Tool for supporting IT Infrastructure Library based on integration of Business Process Management system and InfoPath(Doctoral dissertation, Diploma thesis, Faculty of Informatics, Masarik University, Brno, Czech Republic).
6. Muscholl, A., Abiteboul, S., & Benveniste, A. (2006). DocFlow: analysis, monitoring, and optimization of Web documents and services.
7. Van Der Aalst, W., & Van Hee, K. M. (2004). Workflow management: models, methods, and systems. MIT press.
8. Eloranta, E., Hameri, A. P., & Lahti, M. (2001). Improved project management through improved document management. Computers in Industry, 45(3), 231-243.
9. Yimwadsana, B., Chaihirunkarn, C., Jaichoom, A., & Thawornchak, A. (2011). DocFlow: An Integrated Document Workflow for Business Process Management.International Journal of Digital Information and Wireless Communications (IJDIWC), 1(1), 219-229.
10. Robb, J. D. (2008). Corporate Intranet based upon MS Office SharePoint Server 2007.